CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU BHXH BẮT BUỘC TẠI BHXH TP VINH TỈNH NGHỆ AN
2.2 Thực trạng công tác quản lý thu BHXH bắt buộc tại BHXH TP Vinh tỉnh Nghệ An giai đoạn 2013 - 2017
2.2.1. Quản lý tổ chức thu BHXH
2.2.1.1. Phân cấp quản lý
Phân cấp thu hợp lý là một yếu tố rất quan trọng, BHXH TP Vinh, trực tiếp hướng dẫn và tổ chức thực hiện thu BHXH đối với NSDLĐ và NLĐ theo phân cấp quản lý bao gồm DNNhà nước; khối HCSN, Đảng, Đoàn; khối DN ngoài quốc doanh; DN có vốn đầu tư nước ngoài; Hợp tác xã; Xã, phường, thị
trấn; khối ngoài công lập; khối hộ SXKD cá thể, tổ HTX. Trong giai đoạn này, BHXH TP Vinh đã thực hiện tốt công tác phân cấp quản lý trên địa phận toàn thành phố
BHXH TP Vinh có 23 cán bộ phụ trách thu, đảm nhiệm việc thu và quản lý tiền thu BHXH trên địa bàn TP, việc tăng số lượng người tham gia BHXH thể hiện được hiệu quả làm việc của cán bộ thu đồng thời cũng đặt ra cho họ
nhiều thách thức trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
2.2.1.2. Lập và giao kế hoạch thu
Hàng năm, BHXH tỉnh Nghệ An căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch được giao, phân bổ lại cho các huyện, TP kế hoạch thu BHXH trước ngày 20/01 hàng năm.
BHXH TP Vinh luôn là một trong những đơn vị có tỷ lệ hoàn thành cao trong các chỉ tiêu về thu BHXH. Lãnh đạo BHXH TP thường xuyên quan tâm chỉ đạo sát sao, mỗi cán bộ thu phải thực hiện thống kê theo dõi tiến độ thu, luôn đôn đốc thu và báo cáo với Ban giám đốc để có biện pháp thu và xử lý
các tình huống kịp thời. Đơn vị trong những năm vừa qua luôn cố găng hoàn thành tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Việc thực hiện kế hoạch thu BHXH BB được thể hiện qua số liệu bảng sau:
Bảng 2.2 : Tình hình kế hoạch thu nộp BHXHBB tại BHXH TP Vinh giai đoạn 2013 - 2017
(Đơn vị: triệu đồng) Năm
Chỉ tiêu
2013 2014 2015 2016 2017
Số thực thu năm liền kề trước
- 221.183 324.383 355.146 419.216
Kế hoạch thu 263.007 382.356 426.498 500.635 541.460
Số thu được giao 228.259 332.359 336.678 336.678 336.678
(Nguồn: BHXH TP Vinh) Qua bảng 2.2, có thể thấy, số được giao hàng nằm đều được dựa trên số thực thu của năm liền kề và kế hoạch thu hàng năm. Số thu được tỉnh giao của BHXH TP Vinh luôn thấp hơn kế hoạch thu. Bởi, số thu thực tế năm liền kề trước luôn thấp số thu được giao. Giai đoạn 2013 - 2017 là giai đoạn nền kinh tế gặp nhiều biến động, việc tỉnh giao số thu như vậy khiến cho công tác quản lý thu tại BHXH TP Vinh không chịu quá nhiều sức ép nhưng đây cũng là vấn
đề mà BHXH TP cần phải khắc phục trong thời gian tới. Việc đầu tiên đó là phải hoàn thành 100% số thu tỉnh giao.
2.2.1.3. Quản lí tiền thu
BHXH TP Vinh không sử dụng tiền thu BHXH vào bất cứ mục đích gì.
Hàng quý, BHXH TP Vinh có trách nhiệm quyết toán số tiền 2% giữ lại tại các đơn vị, xác định số chênh lệch thừa thiếu, đồng thời số tiền NSDLĐ chưa chi hết gửi thông báo quyết toán cho phòng thu BHXH tỉnh Nghệ An để thực hiện thu vào đầu quý sau.
Với việc Luật BHXH 71/2006 quy định NSDLĐ trước 01/01/2016 được giữ lại 2% phí BHXH nhằm đảm bảo quyền lợi, chi trả kịp thời các chế
độ BHXH ngắn hạn như ốm đau, thai sản... cho NLĐ.Tuy nhiên trên thực tế, các đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn TP Vinh đều khá “e ngại” trong việc thực hiện quy định này. Nguyên nhân là do:
Thứ nhất: Cán bộ phụ trách về BHXH tại các đơn vị thường không thông thạo nghiệp vụ BHXH,cũng như không có phần mềm hỗ trợ trong việc tính toán các trợ cấp khi NLĐ được hưởng, cũng như việc thẩm định hồ sơ.
Điều này gây khó khăn cho cán bộ phụ trách BHXH tại đơn vị trong việc tính toán hưởng trợ cấp cho NLĐ.
Thứ hai: Nhiều DN không đủ nhân lực để làm thủ tục thanh toán cho NLĐ trong vòng 3 ngày như quy định của Luật. Không những thế một số đơn vị tổ chức mô hình công ty mẹ, công ty con còn có thêm thủ tục thông qua công ty mẹ mới được chi trả.Như vậy cán bộ phụ trách BHXH của công ty phải làm cùng 1 lúc 2 thủ tục: xin công ty mẹ cho thanh toán và quyết toán lại với phía cơ quan BHXH. Thủ tục khá phức tạp, rườm rà khiến nhiều trường hợp giải thanh toán chậm cho NLĐ.
Thứ ba: Nhiều DN cho rằng, khoản 2% kinh phí giữ lại không đủ để chi trả kịp thời theo như nhu cầu của NLĐ tại đơn vị của họ, đặc biệt đối với những DN có tính chất đặc thù chủ yếu là lao động nữ như các công ty may mặc, dệt kim...
Điều này ảnh hưởng trực tiếp, gây khó khăn cho cán bộ làm công tác quản lý thu BHXH tại cơ quan BHXH TP Vinh.
Theo Luật BHXH 58/2014 thì bắt đầu từ 01/01/2016 thì 100% số tiền thu đều được gửi lên cơ quan BHXH cấp trên nên việc quản lí tiền thu có
phần thuận lợi và hợp lí hơn.
2.2.1.4. Thông tin, báo cáo thu BHXH BB
Hàng tháng BHXH TP Vinh phải lập Báo cáo nhanh theo(mẫu B01,03,05-TS; 03a,b-BCHS) gửi cho BHXH Tỉnh trước ngày 03 tháng sau, ngoài ra phải báo cáo đơn vị tăng mới, đơn vị kiểm tra liên ngành, đơn vị khởi kiện, đơn vị ngừng giao dịch và từ ngày 10 đến ngày 12.
BHXH TP Vinh báo cáo tình hình thực hiện thu BHXH trên địa bàn hàng quý, hàng năm cho BHXH Tỉnh (mẫu B02a,b-TS; B04a-TS; 01a/BC- KK; K01-TS; 01-BCHS; 05) trước ngày 20 của tháng đầu quý sau nếu là báo cáo quý, trước ngày 01 tháng 02 năm sau nếu là báo cáo năm. Các báo cáo này được thực hiện trên cơ sở báo cáo tháng của BHXH huyện, TP.
2.2.1.5. Quản lí hồ sơ tài liệu thu BHXH BB
Hồ sơ tham gia BHXH của NLĐ cũng như những tài liệu liên quan đến quá trình thu BHXH là công cụ quan trọng để quản lý các đối tượng tham gia BHXH. Vì vậy, BHXH TP Vinh luôn thực hiện phân loại, tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến thu BHXH theo đúng quy định của BHXH.
Trong những năm qua, công tác tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa được thực hiện đúng quy định và đạt hiệu quả , tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị và cá nhân khi đến làm việc tại cơ quan BHXH. Cán bộ phụ trách thu BHXH có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu thu BHXH của NLĐ ở những đơn vị SDLĐ được phân công trực tiếp quản lý. Bộ phận thu của cơ quan BHXH TP Vinh có 13 cán bộ làm nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị đăng ký
tham gia mới cho NLĐ hoặc khai báo tăng , giảm lao động, tăng, giảm tiền lương, tiền công để điều chỉnh TL-TC làm căn cứ đóng BHXH hàng.
Công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ đối tượng tham gia BHXH BB đã được BHXH TP Đồng thực hiện bằng 2 phương pháp phổ biến đó là:
* Phương pháp cất giữ truyền thống:
Mỗi đơn vị SDLĐ đều có mã đơn vị riêng và được sử dụng thống nhất trên tất cả các hồ sơ tài liệu.Hồ sơ được lưu trữ theo thời gian tham gia BHXH,mã đơn vị và số thứ tự hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, khoa học , ngăn nắp theo từng đơn vị và được để trên các kệ của bộ phận.
* Phương pháp quản lý bằng công nghệ thông tin:
Hồ sơ của các đối tượng nhập vào hệ thống phần mềm SMS chuyên ngành BHXH để thuận lợi và dễ dàng trong việc tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Các phương pháp này phục vụ cho công tác khai thác sử dụng hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ, sao lục hồ sơ khi các đối tượng yêu cầu, đảm bảo nhanh gọn,chính xác, khoa học, hợp lý.