PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TẠI CÔNG TY. 16
2.2.2. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
2.2.2.1 Chứng từ , tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT) - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Mẫu S10-DN)
- Thẻ kho (Mẫu S12- DN)
b) Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự hạch toán.
- Quy trình luân chuyển chứng từ.
+ Quy trình nhập kho:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình nhập kho Người yêu
cầu Kế toán vật tư-
TSCĐ Thủ kho
Yêu cầu
nhập kho Lập phiếu nhập kho
Ký phiếu và chuyển hàng
Nhận phiếu và nhập kho
Ghi thẻ kho Nhập dữ liệu
vào máy tính
Khi có nghiệp vụ nhập kho, nhà cung cấp sẽ đưa yêu cầu nhập kho cho kế toán để kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được chuyển lại cho nhà cung cấp để ký xác nhận là tiến hành chuyển hàng. Khi hàng tới kho, thủ kho nhận phiếu nhập kho và tiến hàng cho nhập hàng vào kho và dựa vào phiếu nhập ghi thẻ kho. Sau đó, tùy vào lượng nhập mà kế toán có thể định kỳ hoặc hàng ngày thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan và thẻ kho cho kế toán. Khi đó Kế toán Vật tư- TSCĐ sẽ nhập liệu vào các sổ kế toán cần thiết.
Các hóa đơn đều được nhà cung cấp giao nhận trực tiếp tại phòng kế toán.
+Quy trình xuất kho:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xuất kho Giải thích sơ đồ:
Bộ phận cần sử dụng nguyên vât liệu làm đề nghị xuất kho có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, chuyển đề nghị xuất cho kế toán. Sau đó, kế toán lập phiếu xuất kho. Thủ kho nhận phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho, ghi số
Bộ phận
liên quan Kế toán vật
tư- TSCĐ Thủ kho
Đề nghị xuất
kho Lập phiếu xuất
kho Nhận phiếu
và xuất kho
Ký phiếu và nhận hàng
Nhận lại phiếu và ghi thẻ kho
Nhập dữ liệu vào máy tính
lượng thực xuất vào phiếu và giao cho bộ phận nhận vật tư. Bộ phận nhận vật tư ký xác nhận đã nhận vật tư vào phiếu xuất kho và giữ một liên theo quy định. Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho để ghi thẻ kho. Định kỳ, kế toán tiến hàng kiểm tra các chứng từ liên quan được lưu ở phòng và ở kho để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phiếu xuất kho lưu thành 3 liên:
+ Liên 01: Lưu ở phòng kế toán tài vụ
+ Liên 02: Do người lĩnh vật tư ở công ty giữ lại để hạch toán ở công ty + Liên 03: Do thủ kho giữ dùng để ghi vào thẻ kho cuối tháng chuyển lên phòng kế hoạch để hạch toán cho đơn vị lĩnh
- Trình tự hạch toán
Do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nên kế toán chỉ cần nhập số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khi có chứng từ phát sinh, phần mềm sẽ tự động vào thẻ kho, sổ chi tiết vât liệu, công cụ dụng cụ và cuối tháng tổng hợp vào sổ chi tiết N-X-T.Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ đối với từng danh điểm vật tư.
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán số liệu từ chứng từ vào các số kế toán tổng hợp, chi tiết và các báo cáo kế toán
Chứng từ kế toán -Hóa đơn giá trị gia tăng
-Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho -Thẻ kho
Sổ kế toán -Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết TK 152, 153
-Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Theo sơ đồ trên hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, HĐ GTGT xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán .
Sau đó theo quy trình dã được lập trình sẵn trong phần mềm ,các thông tin sẽ tự động được nhập vào sổ NKC ,sổ Cái các tài khoản 152, 153 và vào thẻ kho .
Cuối kì kế toán NKC và sổ cái các tài khoản được in ra và được lưu trữ theo đúng quy định.
c) Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng:
- Tài khoản 153 “công cụ, dụng cụ”
- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”
- Các tài khoản khác như: 111, 331, 621, 242…