CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
1.4 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
1.4.4 Các giai đoạn trong công tác tuyển dụng nhân lực
1.4.4.2 Giai đoạn tiến hành tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng : Đối với thông báo tuyển dụng trong nội bộ tổ chức ta có thể làm như dán thông báo lên bảng tin, gửi thông báo qua thư điện tử,… Ngoài ra có thể đăng quảng cáo, đề nghị nhân viên giới thiệu hoặc là tham gia các hội chợ việc làm.
Sàng lọc hồ sơ: Bộ phận nhân sự sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên, từ đó loại bỏ những ứng viên có hồ sơ không phù hợp.
Những căn cứ chính để loại bỏ ứng viên ở bước này là: Chuyên môn được đào tạo và trình độ được đào tạo của ứng viên; kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc của ứng viên, các văn bằng chứng chỉ của ứng viên; lý lịch của ứng viên; đơn xin việc của ứng viên; phong thái, cử chỉ, cách đi lại, nới năng, giao tiếp của ứng viên khi đến nộp hồ sơ.
Sàng lọc hồ sơ bắt đầu bằng việc nghiên cứu hồ sơ ứng viên, so sánh với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cần tuyển dụng để đảm bảo ứng viên phù hợp với yêu cầu. Bộ phận phụ trách nhân sự sẽ đưa ra báo cáo đánh giá và phân tích thông qua kết quả nghiên cứu hồ sơ ứng viên và sau đó đưa ra danh sách ứng viên tham gia vào tiếp vòng sau.
Tiếp đón và phỏng vấn sơ bộ: Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc
hay không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc thì cần loại bỏ ngay. Bước này, thường các tổ chức sử dụng ít, bởi kết quả nó mang lại chưa chính xác. Tuỳ vào trường hợp, thời điểm và công việc cụ thể mà các tổ chức có thể sử dụng.
Kiểm tra-trắc nghiệm: Mục đích của kiểm tra trắc nghiệm là giúp nhà tuyển dụng nắm được các kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên; các tố chất tâm lý, các khả năng, tiềm năng và các khả năng đặc biệt khác của ứng viên khi mà các thông tin nhân sự khác không cho người tuyển chọn biết được chính xác và đầy đủ. Có rất nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm được sử dụng để giúp nhà tuyển dụng hay tổ chức ra quyết định lựa chọn. Tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dưới hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm hoặc kiểm tra tay nghề hoặc kết hợp cả hai cả ba hình thức này.
Hình thức thi viết hay còn được gọi là tự luận thường được áp dụng khi số ứng viên dự tuyển vào vòng này không nhiều và đòi hỏi của việc tuyển chọn là kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý các nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch của ứng viên. Ngoài ra, thông qua hình thức thi này, tổ chức có thể nắm được kỹ năng viết, kỹ năng trình bày và tính logic trong nội dung trình bày của ứng viên. Để kiểm tra viết, tổ chức nên để thời gian thì từ 60-90 phút. Hình thức thi viết đòi hỏi tính chặt chẽ, kì công của việc ra đề thi. Khi đưa ra các câu hỏi phải dựa trên tiêu chuẩn của chức danh công việc cần tuyển hoặc bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Tùy điều kiện cụ thể của tổ chức và yêu cầu đối với chức danh công việc cần tuyển dụng, tổ chức sẽ quyết định có nên tổ chức hình thức thi này hay không.
Hình thức kiểm tra tay nghề gần như là bắt buộc đối với hầu hết các chức danh công việc. Thông qua hình thức thi này, tổ chức có thể nắm được ứng viên có thực sự nắm các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của tổ chức hay không. Đối với việc tuyển dụng lao động trực tiếp như công nhân sản xuất,…, tổ chức sẽ cho phép công nhân đó thực hành trực tiếp trên máy. Với các ứng viên vào một số vị trí nhân viên quản lý, các hoạt động kiểm tra tay nghề có thể tập trung vào việc yêu cầu các ứng viên soạn thảo văn bản hoặc thực hành soạn văn bản trên máy tính, thực hiện một số nghiệp vụ khác trên các phần mềm,…Nhiều khi, tổ chức có thể quyết định không kiểm tra tay nghề với quan điểm cho rằng, những kỹ năng đó hoàn toàn có thể đào tạo được trong
thời gian ngắn.
Hình thức trắc nghiệm nhân sự có mục đích giúp nhà tuyển dụng nắm được các chỉ số thông minh, các đặc trưng tâm lý của ứng viên như khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính; tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân và các công việc có tính đặc thù.
Phỏng vấn: Phỏng vấn tuyển dụng có những mục đích chính như sau:
Để xác định liệu ứng viên có phù hợp công việc không; xác định liệu công việc có phù hợp cho ứng viên; để đánh giá ứng viên; để nhận được thông tin về ứng viên và cung cấp thông tin về tổ chức; để tìm hiểu động cơ làm việc của ứng viên. Phỏng vấn tuyển dụng ở bước này là phỏng vấn đánh giá và lựa chọn tức là để đánh giá, lựa chọn và ra quyết định tuyển dụng. Vì phỏng vấn tốn nhiều thời gian và công sức nên số lượng ứng viên cho phỏng vấn đánh giá và lựa chọn thường hạn chế. Bởi vậy, phỏng vấn thường được thực hiện sau sàng lọc hồ sơ và kiểm tra, trắc nghiệm.
Đối với lao động giản đơn: Thông thường trường hợp công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn đơn giản, gọn nhẹ. Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?... Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khỏe qua ngoại hình bên ngoài.
Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật: Quá trình phỏng vấn sẽ được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu. Phỏng vấn sơ bộ căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể. Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc của ứng viên. Phỏng vấn sâu được tiến hành khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phổng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn những câu hỏi cho mỗi ứng viên ở vòng này.
Điều tra xác minh: Điều tra xác minh hay còn gọi là thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển dụng. Thực hiện bước này để xác
định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển dụng như: Xác định có đúng là ứng viên có những kinh nghiệm như họ nói không; biết ứng viên có trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật không; tìm hiểu thêm về những vấn đề chưa được làm sáng tỏ trong quá trình phỏng vấn... Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ.
Tiếp nhận thử việc và ra quyết định tuyển dụng chính thức: Kết thúc quá trình phỏng vấn tổ chức đã có thể xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng viên phù hợp nhất dựa trên những yêu cầu của tổ chức đã đưa ra. Sau khi đã điều tra xác minh thông tin của ứng viên đảm bảo yêu cầu của công ty. Bộ phận tuyển dụng thông báo ứng viên trúng tuyển và mời ứng viên tiếp nhận thử việc. Trong thời gian thử việc, ứng viên được quản lý trực tiếp đánh giá là có đủ khả năng tiếp nhận công việc và đáp ứng tốt yêu cầu công việc thì sẽ được phòng Nhân sự ra quyết định tuyển dụng chính thức.