CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH ĐA LỘC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG
2.2.3. Nội dung công tác tuyển dụng tại công ty Đa Lộc
2.2.3.3. Các giai đoạn trong công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Đa Lộc.36
Hiện nay, tại Công ty TNHH Đa Lộc đã xây dựng 1 quy trình tuyển dụng và được chia ra làm 3 giai đoạn chính là Giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng, Giai đoạn tiến hành tuyển cụng và giai đoạn đánh giá sau tuyển dụng. CTTDNL của Đa Lộc triển khai gồm 7 bước như sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ triển khai CTTDNL của công ty TNHH Đa Lộc
Nguồn: Phòng Nhân sự công ty
Giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng nhân lực của Công ty TNHH Đa Lộc được tiến hành lần lượt các bước là xác định nhu cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển dụng.
Xác định nhu cầu nhân lực
Việc xác định nhu cầu nhân lực của Đa Lộc được thực hiện căn cứ vào các yếu tố: Định hướng phát triển nhân lực của công ty; Chiến lược, kế hoạch kinh doanh của công ty; Nhu cầu nhân lực của các bộ phận.
Dựa vào các yếu tố trên, các phòng ban, bộ phận xác định nhu cầu bổ sung nhân lực và gửi đề xuất tới phòng nhân sự theo mẫu có sẵn (BM/QT01HR-NCTD - Phụ lục số 3). Cán bộ nhân sự sau khi tiếp nhận ý kiến đề xuất của các phòng ban sẽ xem xét nguồn lực nội bộ để có kế hoạch bổ sung nhân sự.
Nếu xét thấy nguồn lực nội bộ hiện có vấn đáp ứng được nhu cầu nhân sự thì cán bộ nhân sự sẽ lên kế hoạch tiến hành đào tạo hoặc luân chuyển, thuyên chuyển, đề bạt, bổ nhiệm,… nhân viên vào vị trí mới.
Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn
Thử việc
Ra quyết định tuyển dụng
Nếu nguồn lực nội bộ không đủ đáp ứng hoặc không đáp ứng được hiệu quả nhu cầu sử dụng nhân lực của công ty, Giám đốc nhân sự sẽ chỉ đạo lập kế hoạch tuyển dụng và gửi lên ban lãnh đạo xét duyệt (BM/QT01-HR- KHTD – Phụ lục số 4). Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung về nhu cầu tuyển dụng, địa chỉ tuyển dụng, kinh phí, quy trình tuyển dụng. Nếu kế hoạch được Ban lãnh đạo đồng ý thì phòng nhân sự sẽ tiến hành tổ chức tuyển dụng.
Lập kế hoạch tuyển dụng: Lập kế hoạch tuyển dụng chủ yếu là cho nhân viên tuyển dụng-đào tạo phụ trách. Một số trường hợp sẽ là lập kế hoạch theo đề nghị của Ban lãnh đạo nhưng vẫn do nhân viên tuyển dụng-đào tạo phụ trách và chịu trách nhiệm.
Từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng theo đề nghị của các trưởng bộ phận. Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ xem xét để lập kế hoạch tuyển mộ và trình lên giám đốc xét duyệt. Nếu được giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau: Thông tin về nhu cầu tuyển dụng (Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn đầy đủ về kinh nghiệm, đạo đức, trình độ, tuổi, sức khỏe…); Phân công nhân lực cho công tác tuyển dụng và có sự phối kết hợp giữa các bộ phận; Nguồn và phương pháp tuyển dụng;
Thời gian và địa điểm tiến hành tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng: Công ty Đa Lộc tuyển dụng cả hai nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.Với quan điểm tuyển dụng của lãnh đạo Đa Lộc, công ty luôn ưu tiên cơ hội cho nhân viên trong công ty nhằm kích thích sự tự nỗ lực phát triển của tập thể nhân viên chính vì vậy công ty chủ yếu tập trung vào nguồn tuyển dụng bên trong.
Nguồn tuyển dụng bên trong này được xác định là Nhân viên đang làm việc trong công ty (bao gồm cả 3 chi nhánh). Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong: công ty có các phương pháp tuyển mộ như Email nội bộ của công ty.
Tuyển dụng nguồn nội bộ của công ty mang lại các lợi ích như chi phí tuyển dụng thấp, không tốn nhiều thời gian hướng dẫn người lao động làm quên với công việc, văn hóa, phong cách làm việc của công ty. Đồng thời tạo được niềm tin và động lực cho các nhân viên làm việc trong công ty vì họ có cơ hội để thăng tiến lên vị trí công việc cao hơn. Tuy nhiên nguồn tuyển dụng này lại có nhược điểm là không làm mới chất lượng nguồn nhân lực trong công ty, có thê gây ra các xung đột, bè phái trong nội bộ.
Trong trường hợp nguồn lực nội bộ không đáp ứng đủ nhu cầu thì công ty tiến hành thu hút các ứng viên từ các nguồn bên ngoài thị trường. Đối với nguồn bên ngoài, các ứng viên được nhân viên trong công ty giới thiệu thường có được sự chú ý nhất định bởi công ty sẽ có được những thông tin cụ thể và chính xác hơn thông qua người giới thiệu. Ngoài ra, công ty cũng sử dụng nguồn tuyển dụng từ các hoạt động quảng cáo.
Phương pháp tuyển dụng: Tùy vào nguồn tuyển dụng khác nhau mà nhân sự Đa Lộc lựa chọn các phương pháp tuyển dụng tương ứng sao cho hiệu quả thu hút ứng viên cao nhất.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong nội bộ công ty, các nhân viên phụ trách tuyển dụng thường đưa ra thông báo tuyển chọn thông qua bảng tin chung và e-mail chung của toàn công ty. Đây là hai kênh thông tin mà nhân viên thường xuyên phải truy cập để cập nhật tin tức trong công ty cũng là nơi thông báo các hoạt động của công ty để các nhà đầu tư có thể nắm bắt được.
Thông qua thông báo nội bộ, nhân viên trong công ty có thể tự ứng cử vào vị trí việc làm còn trống hoặc đề cử cá nhân khác trong công ty. Ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành xem xét, khảo sát và cân nhắc lựa chọn ra người phù hợp.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài, công ty chủ yếu sử dụng các kênh thông tin đại chúng. Có khá nhiều hình thức được sử dụng để đưa thông tin tuyển dụng.
Ví dụ như: Nhân viên tuyển dụng sẽ đăng các bài tuyển dụng lên trang chủ của công ty và các website tìm việc làm như careerbuilder.vn, vietnamworks.com, vieclam24h.vn, careerlink.vn,… hoặc các nhóm tìm việc làm, các hội sinh viên trên mạng xã hội facebook. Ngoài ra, các chức danh công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn cao và dày dặn kinh nghiệm, công ty cũng liên hệ thêm với các công ty tư vấn tìm người để hỗ trợ tuyển dụng.
Địa điểm, thời gian tuyển dụng: Hoạt động tuyển dụng của công ty do các chi nhánh tự tiến hành. Vì vậy, chi nhánh nào tuyển dụng thì sẽ tổ chức ở chi nhánh đó. Trong một số trường hợp nhất định, công ty cũng có thể thuê địa điểm khác để tổ chức tuyển dụng nếu cơ sở vật chất của công ty không đủ để phục vụ quá trình tuyển dụng (thường dùng khi sơ tuyển). Từ vòng phỏng vấn chuyên sâu, quá trình phỏng vấn sẽ được tiến hành tại phòng họp của công ty.
Tùy thuộc vào vị trí việc làm cần tuyển khác nhau mà thời gian tuyển
dụng cũng khác nhau. Thông thường các chức danh nhân viên thời gian tuyển dụng thường kéo dài trong tối đa khoảng 1 tháng, các chức danh trưởng phòng, giám đốc có thể lên tới 2 hoặc 3 tháng tùy vào nguồn cung trên thị trường lao động.
Kinh phí tuyển dụng: Cũng theo nguyên tắc tuyển dụng và giống như bất cứ doanh nghiệp nào khác, kinh phí tuyển dụng luôn phải nằm trong khả năng tài chính của công ty. Việc hoạch định chi phí tuyển dụng tùy thuộc vào đối tượng cần tuyển và quy mô đợt tuyển. Nguồn chi phí này được trích ra từ nguồn thu của công ty. Thông thường chi phí mỗi đợt tuyển dụng của công ty rơi vào khoảng 5 - 10 triệu đồng.
Bảng 2.7: Bảng thống kê chi phí tuyển dụng năm 2016 – 2017
(Đơn vị: Triệu đồng)
Năm Chi
Nhánh
2016 2017
Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế
Miền Bắc 5,0 7,5 7,2 7,8
Miền Trung 7,6 5,3 7,5 7,5
Miền Nam 6,9 7,8 5,0 5,2
Tổng 18.6 20.6 19.7 20.5
Nguồn: Phòng kế toán công ty Theo bảng 2.7, ta có thể thấy rằng tổng chi phí dự tính của năm 2016 là 18,6 triệu đồng cho 3 đợt tuyển dụng định kỳ nhưng khi kết quả thực tế của phòng kế toán thống kê thì hết tổng chi phí hết 20,6 triệu đồng, vượt mức dự tính hơn 2 triệu đồng. Chi nhánh miền Bắc dự tính trong kế hoạch là 7,2 triệu đồng nhưng thực tế lại là 7,8 triệu đồng, tức là tăng 0,6 triều đồng so với kế hoạch. Năm 2017 tuy với chi phí thực tế tuyển dụng của chi nhánh miền Trung đúng với kế hoạch dự tính nhưng năm 2017 của cả 3 chi nhánh vẫn vượt mức dự tính 8 triệu đồng.
Nhìn chung thì kế hoạch chi phí tuyển dụng năm 2016, 2017 đã được đề ra nhưng trên thực tế tuyển dụng đều vượt quá kế hoạch. Dù không nhiều, nhưng nó cho thấy đội ngũ chuyên viên tuyển dụng của công ty đang làm việc kém hiệu quả ở khâu lập kế hoạch khiến phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.
Tuy nhiên con số này chỉ đảm bảo hoạt động tuyển dụng có thể diễn ra chứ
chưa giúp đem lại hiệu quả cao.
Hội đồng tuyển dụng: Hội đồng tuyển dụng của công ty thường bao gồm: Đại diện Ban giám đốc, Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng ban chức năng cần tuyển dụng và một nhân viên phụ trách tuyển dụng.
Giai đoạn tiến hành tuyển dụng nhân lực như sau:
Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra công tác chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho quá trình tuyển dụng, xác định trình tự thủ tục, cơ sở vật chất, kinh phí… để chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình tuyển dụng được tiến hành. Nhân viên phụ trách tuyển dụng – đào tạo chịu trách nhiệm xây dựng chi tiết kế hoạch tuyển dụng dưới sự chỉ đạo của giám đốc nhân sự. Nội dung kế hoạch chi tiết bao gồm: Thời gian bắt đầu và kết thúc tuyển dụng; Địa điểm tuyển dụng; Nguồn tuyển dụng; Hội đồng tuyển dụng dự kiến; Mẫu thông báo tuyển dụng; Mẫu CV và hồ sơ ứng tuyển; Tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên; Trình tự tuyển dụng; Hệ thống các câu hỏi phỏng vấn, các bài kiểm tra chuyên sâu (kiểm tra viết hoặc trắc nghiệm).
Thông báo tuyển dụng: Sau khi việc chuẩn bị cho việc tiến hành tuyển dụng hoàn tất và được Giám đốc nhân sự phê duyệt, nhân viên mảng đào tạo – tuyển dụng sẽ tiến hành đăng thông báo tuyển dụng theo kế hoạch qua các phương tiện truyền thông như .
Sau khi lập kế hoạch tuyển dụng và được giám đốc phê duyệt phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng, chậm nhất 3 ngày kể từ ngày kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt. Thông báo tuyển dụng thường được đăng trên các Email nội bộ của công ty, thông báo trên bảng tin niêm yết của công ty,
Các thông báo tuyển dụng này của công ty thường được viết ngắn gọn, rõ ràng với mô tả công việc, các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển, hình thức công việc cần tuyển (tham khảo phụ lục số 5). Tuy nhiên chúng lại không thể hiện được nhiều sức hút đối với ứng viên khi không đề cập đến các lợi thế khi làm việc tại công ty. Các thông báo này cũng không giúp ích nhiều trong việc quảng cáo công ty tới thị trường lao động.
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ : Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng nhân sự tiến hành thu nhận hồ sơ. Tùy vào đặc điểm của đợt tuyển dụng như:
công việc, số lượng cần tuyển, giới hạn thời gian công việc… mà công ty đưa ra thời gian nộp hồ sơ phù hợp. Hình thức công ty tiếp nhận hồ sơ của ứng viên là nộp qua email và nộp trực tiếp tại công ty.
Đối với ứng viên thuộc nội bộ công ty, khi ứng tuyển vào vị trí công
ty cần tuyển, nhân viên tuyển dụng sẽ tìm kiếm thông tin hồ sơ nhân viên và in trình hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng sẽ xem xét hồ sơ nhân sự của nhân viên đó để cân nhắc xem họ có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí mà công ty đang cần hay không, sau đó mới quyết định có lựa chọn họ vào vòng phỏng vấn tiếp theo hay không. Đối với ứng viên từ nguồn bên ngoài công ty, các ứng viên nộp CV về địa chỉ mail phòng nhân sự của công ty.
Căn cứ vào vị trí và nhu cầu tuyển dụng, phòng nhân sự thu nhận và sàng lọc các hồ sơ không đúng yêu cầu, hồ sơ thiếu,… và thông báo tới các ứng viên có hồ sơ không đủ yêu cầu nhưng đồng thời phòng nhân sự sẽ lưu lại thông tin ứng viên để phục vụ các đợt tuyển dụng tiếp theo.
Cách thức sàng lọc hồ sơ: Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ. Việc sàng lọc hồ sơ thường được tiến hành trong thời gian đối đa 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Các căn cứ để loại hồ sơ: Hồ sơ không đầy đủ giấy tờ như đã nêu trong thông báo tuyển dụng; Căn cứ giấy khám sức khỏe loại những người không đạt yêu cầu về ngoại hình như chiều cao, cân nặng.; Tất cả những hồ sơ không hợp lệ (trái ngành, nghề, không đủ yêu cầu vê trình độ, mà không có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Chủ tịch hội đồng đều bị loại; Đối chiếu với yêu cầu, nhiệm vụ theo vị trí công tác đã được duyệt để xác định đối tượng có hồ sơ đáp ứng yêu cầu hay không.
Ngoài ra việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với các hồ sơ ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước để xem xét lại có phù hợp hay không để vào vòng tiếp theo.
Phỏng vấn: Phỏng vấn được chia ra thành phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu.
Đối với phỏng vấn sơ bộ: Các ứng viên đủ tiêu chuẩn hồ sơ được thông báo sẽ tới phỏng vấn theo thời thời gian và địa điểm được hẹn. Thông thường trong vòng này, chịu trách nhiệm phỏng vấn sẽ do giám đốc nhân sự và nhân viên tuyển dụng đảm nhiệm.
Trình tự phỏng vấn sơ bộ diễn ra theo các bước sau:
Bước 1 - Giới thiệu: Khi bắt đầu buổi phỏng vấn, người phỏng vấn sẽ giới thiệu về bản thân và vai trò của mình trong buổi phỏng vấn, trình tự buổi phỏng vấn, giới thiệu về công ty và công việc để ứng viên có được cái nhìn khái quát. Tiếp theo, người phỏng vấn sẽ giải thích về vị trí công việc mà ứng viên đang ứng tuyển.
Bước 2 - Phỏng vấn: Các ứng viên vòng phòng vấn sẽ ngồi tại phòng chờ và khi được gọi tên thì sẽ vào phòng phỏng vấn, mỗi lần phỏng vấn một ứng viên. Người phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi cho ứng viên theo hệ thống câu hỏi chuẩn bị trước, ngoài ra cũng có thể đặt các câu hỏi phụ để có thêm thông tin từ ứng viên. Các ứng viên cũng có thể đặt câu hỏi với người phỏng vấn. Thời gian phỏng vấn mỗi ứng viên kéo dài khoảng 15 - 20 phút.
Bước 3 - Kết thúc phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn hoàn thành, người phỏng vấn thông báo cho ứng viên về hình thức thông báo kết quả, sau đó tổng hợp lại thông tin và tiếp tục mời ứng viên tiếp theo vào phỏng vấn.
Đối với phỏng vấn chuyên sâu: Đây là vòng phỏng vấn thứ hai, sau khi sàng lọc, các ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên sẽ được thông báo để đến tham gia vòng phỏng vấn này. Vòng này chủ yếu nhằm kiểm tra chuyên môn của các ứng viên cũng như để Ban lãnh đạo và bộ phận cần tuyển có thể xem xét và đưa ra quyết định. Thay vì tách riêng phần kiểm tra trắc nghiệm và chuyên môn như các công ty khác, công ty Đa Lộc kết hợp hai vòng này chung vào vòng phỏng vấn chuyên sâu. Tỷ lệ ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn này thường chỉ từ 3 đến 5 người cho một vị trí chức danh.
Trước khi bước vào phỏng vấn, ứng viên sẽ được phát một phiếu trắc nghiệm để xác định quan điểm của ứng viên cũng như đặc điểm tính cách liệu có phù hợp với công ty hay không. Khi bước vào phỏng vấn, ứng viên sẽ nộp lại phiếu trắc nghiệm cho Hội đồng tuyển dụng. Hình thức phỏng vấn ở vòng này là phỏng vấn hội đồng, ứng viên nhận câu hỏi và phải trả lời phỏng vấn trước Hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng sẽ cùng nhau đánh giá chung về câu trả lời của ứng viên. Các câu hỏi trong vòng phỏng vấn này thường là các tình huống, ứng viên phải giải quyết các tình huống mà Hội đồng đưa ra. Các tình huống này vừa để kiểm tra chuyên môn của nhân viên, vừa để kiểm tra độ nhanh nhay, khéo léo trong xử lý công việc. Các vấn đề về chế độ lương, thưởng và các phúc lợi cũng sẽ được đề cập đến và bàn bạc giữa các bên ở vòng này. Kết thúc buổi phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn tổng hợp thông tin và công bố kết quả cho các ứng viên.
Thử việc: Sau bước phỏng vấn thì cán bộ tuyển dụng sẽ thông báo kết quả cho ứng viên. Cán bộ chuyên trách CTTDNL công bố kết quả trúng tuyển, ứng viên trúng tuyển làm thủ tục tuyển dụng và ký hợp đồng thử việc.
Thời gian thử việc từ 1 – 2 tháng tùy vị trí. Các vị trí nhân viên thông thường, thời gian thử việc có thể kéo dài từ 2 tuần đến một tháng. Các vị trí quản lý thời gian thử việc thường vào khoảng 2 tháng. Sau thời gian này, nếu công ty