CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐA LỘC
3.1 ĐỊNH HƯỚNG TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY
3.1.1 Phương hướng kinh doanh của công ty
Trong những năm qua Công ty TNHH Đa Lộc đã gặt hái nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh. Trải qua nhiều năm hoạt động công ty đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
Trong giai đoạn hiện nay thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Đứng trước xu thế của hội nhập, các doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội nhưng cũng đồng nghĩa với thêm nhiều thử thách. Để đứng vững và phát triển các Doanh ngiệp, các doanh nghiệp phải không ngừng biến hóa làm mới mình. Trong thời gian tới công ty xác định sẽ gặp nhiều khó khăn, trước những thay đổi của nền kinh tế, công Đa Lộc liên tục đầu tư và đổi mới để thích ứng với những sự thay đổi đó. Trong mỗi giai đoạn hoạt động của mình, công ty luôn đặt ra những mục tiêu và phương hướng để vươn tới, căn cứ đề ra những phương hướng này là kết quả hoạt động kinh doanh của giai đoạn trước.
Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm của công ty là tiếp tục phát huy tiềm năng, nhanh chóng hoàn thành và đưa mặt hàng nông sản vào sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Duy trì và phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh đã có trong năm 2018, nhưng các hoạt động phải có tính chuyên nghiệp cao hơn, mở rộng kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh, có uy tín cả trong và ngoài nước, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước.
Định hướng của công ty trong thời gian tới là mở rộng quy mô, lĩnh vực kinh doanh. Để thực hiện được định hướng này, công ty phải có đủ về số lượng và chất lượng nhân lực đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Bởi vậy, công ty cần đẩy mạnh và phát huy hơn nữa công tác tuyển dụng nhân lực, đưa ra được những kế hoạch mang tính chiến lược lâu dài để giúp công ty phát triển.
Cần nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ quản trị nhân lực nói chung và tuyển dụng nhân lực nói riêng.
Xác định nhu cầu nhân lực cả về số lượng lẫn chất lượng, dựa trên nhu
cầu thực tế của các phòng ban, đơn vị, dự báo nhu cầu nhân lực của công ty thông qua các biến động kinh tế của thị trường lao động.
Tạo môi trường làm việc năng động, các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, tiền lương hấp dẫn nhằm thu hút các nguồn lực về làm việc.
Sàng lọc kỹ nguồn lao động đầu vào để đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên thật sự có khả năng, tâm huyết với công việc, nhiệt tình, sáng tạo và có sự găn bó lâu dài với công ty.
Phối hợp cùng với các công ty tuyển dụng, các trường đại học, các trung tâm đào tạo việc làm để tìm kiếm các ứng viên có năng lực. Đặc biệt có các chương trình hỗ trợ và tìm kiếm các ứng viên là những sinh viên có năng lực và tâm huyết ngay từ khi còn ngồi ghế nhà trường.
Thực hiện tuyển dụng công bằng, khách quan, tuân thủ đúng nguyên tắc tuyển dụng công ty đã đề ra.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH ĐA LỘC
3.2.1 Xây dựng quy chế tuyển dụng nhân lực cụ thể cho công ty
Hiện nay, nhiều hoạt động của công ty vẫn chưa được xây dựng thành quy chế, trong đó có hoạt động tuyển dụng. Mặc dù công ty vận hành đã nhiều năm, song công tác tuyển dụng tại Đa Lộc vẫn được triển khai thiếu bài bản và gặp nhiều vấn đề do thiếu một văn bản quy định cụ thể. Chính vì vậy, nghiên cứu xây dựng quy chế tuyển dụng là công việc cần thiết cho công ty hiện nay.
Giải pháp này nhằm văn bản hóa những vấn đề trong CTTD của công ty bao gồm mục đích, đối tượng, quy trình và cả quan điểm của lãnh đạo đối với hoạt động tuyển dụng. Để xây dựng được quy chế tuyển dụng, Ban giám đốc và cán bộ nhân sự của công ty cần phải cùng hợp tác nghiên cứu và phải căn cứ vào điều lệ hoạt động. Cần phải xác định được mục đích của quy chế tuyển dụng đối với công ty, đối tượng và phạm vi áp dụng quy chế này. Ban lãnh đạo công ty cần phải thống nhất các quan điểm và nguyên tắc về tuyển dụng và soạn lại thành một phần của quy chế. Trình tự tuyển dụng cũng nên được nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung trước khi đưa vào quy chế. Việc có một quy trình tuyển dụng được công bố sẽ giúp cho công tác tuyển dụng sau này được bài bản hơn cũng như tiết kiệm thời gian hơn trong khâu chuẩn bị. Ngoài ra, các cá nhân, phòng ban có nhiệm vụ cũng sẽ được quy định cụ thể trong quy chế, tạo ra sự chặt chẽ trong tổ chức tuyển dụng và tránh được sự chồng chéo
công việc.
Một quy chế tuyển dụng hoàn thiện sẽ là giải pháp hữu hiệu cho quá trình tuyển dụng. Việc có một văn bản quy định về tuyển dụng không chỉ thể hiện được quan điểm tuyển dụng của lãnh đạo công ty mà còn giúp cho hoạt động này được tổ chức theo đúng các quy tắc, quy trình đặt ra. Khi các vấn đề liên quan được quy định cụ thể, quá trình tuyển dụng sẽ được rút ngắn mà vẫn đảm bảo được tính chính xác trong thực hiện. Đây cũng là giải pháp tiền đề để hoạt động tuyển dụng của công ty diễn ra được chuyên nghiệp, tránh được các hiện tượng tiêu cực trong tuyển dụng và góp phần nào vào việc tạo dựng hình ảnh thành công của công ty,
3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhân sự của công ty
Phòng nhân sự có vai trò tư vấn cho ban lãnh đạo công ty về các công tác đào tạo, bố trí sử dụng nhân viên, đề bạt, thuyên chuyển, xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, kế hoạch tuyển dụng, xây dựng bầu không khí tâm lý làm việc…Với những nhiệm vụ đó các cán bộ phòng nhân sự phải có một trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, vững vàng trong công việc mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm của mình. Đối với hoạt động tuyển dụng nói riêng, nâng cao chất lượng cán bộ nhân lực giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân sự. Từ các khâu xác định nhu cầu, lập kế hoạch tuyển dụng, triển khai tuyển dụng cho đến khâu ra quyết định tuyển dụng, định hướng nhân viên và cuối cùng là quản lý nhân viên đó, tất cả đều có sự tham gia của đội ngũ nhân viên quản trị nhân lực.
Chính vì vậy, đội ngũ này có trình độ càng cao thì tất cả các công việc kể trên đều được thực hiện có hiệu quả và ít sai sót.
Hiện tại, đội ngũ làm công tác nhân sự tại Đa Lộc chưa thực sự là một đội ngũ mạnh. Có thể nói, chính sách của công ty không thật quan tâm đến vấn đề quản lý nhân sự, bởi vậy phòng nhân sự thiếu một đội ngũ chuyên nghiệp và chưa thể phát huy được hết vai trò của mình. Để hoàn thiện đội ngũ này, công ty cần có sự đầu tư mạnh tay hơn nhằm nâng cao trình độ kỹ năng và chuyên môn cho họ. Thay vì chủ yếu quan tâm tới đào tạo nhân viên kinh doanh là chủ yếu, đội ngũ nhân viên phụ trách nhân lực cũng cần được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo kỹ năng nhân sự để có thể áp dụng trong thực tế. Công ty cũng cần rà soát lại đội ngũ nhân viên phòng nhân sự, đảm bảo trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc và tiến thành thay thế
hoặc bổ sung nhân sự mới nếu cần thiết. Các nhân viên này phải là những người có kiến thức chuyên môn được đào tạo bài bản hoặc có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nhân sự để có thể thực hiện được những nhiệm vụ cơ bản mà một nhân viên nhân sự phải đảm nhận.
Một khi đội ngũ này có trình độ, kỹ năng tốt, hoạt động tuyển dụng sẽ diễn ra được hiệu quả, nhanh chóng và chất lượng. Các vấn đề khác có liên quan đến nhân sự cũng sẽ được xử lý kịp thời và hài hòa, tạo ra môi trường làm việc tốt cho người lao động. Có như vậy, nhân viên mới sẽ gắn bó với tổ chức lâu dài hơn và giảm được tỉ lệ nghỉ việc cũng như chi phí tuyển dụng thay thế.
3.2.3 Tăng cường công tác chỉ đạo từ Ban lãnh đạo và sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban chức năng trong công ty.
Sự chỉ đạo, đôn đốc của giám đốc công ty giúp cho mọi hoạt động đi đúng hướng và tạo sự kích thích đối với các hoạt động đó. Công tác tuyển dụng cũng không nằm ngoài các hoạt động đó, khi công tác chỉ đạo của giám đốc và lãnh đạo công ty được tăng cường nó sẽ kéo theo công tác tuyển dụng được hoàn thiên hơn và có hiệu quả hơn.
Hoạt động quản trị nhân sự là một trong các hoạt động của công ty và công tác tuyển dụng là một trong số các nội dung của hoạt động quản trị nhân sự. Vì vậy, có sự liên kết, gắn bó chặt chẽ giữa các hoạt động với nhau, giữa các công tác với nhau, chúng tạo điều kiện cho nhau cùng phát triển. Sự phối hợp hoạt động giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận phòng ban chức năng khác trong công ty cũng là một giải pháp hữu hiệu giúp công ty hoàn thiện và nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự của mình.
3.2.4 Kiểm tra, giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng nhân sự
Bởi vì một kế hoạch tuyển dụng dù được xây dựng chi tiết, cụ thể đến đâu thì có thể khi thực hiện cũng không được như mong muốn. Mỗi hoạt động đều có thể mắc sai lầm với các nguyên nhân khác nhau, điều này có thể làm các mục tiêu đi chệch hướng.
Việc kiểm tra giám sát công tác tuyển dụng cho phép xác định các sai lệch so với mục tiêu và các nguyên nhân dẫn đến sai lệch còn tồn tại đồng thời có sẽ có những sửa chữa kịp thời để khắc phục. Trong những năm tới công ty cần có biện pháp chặt chẽ giám sát toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân
sự để hạn chế tối đa các sai lầm. Để thực hiện được hoạt động này, công ty cần tìm được người hiểu rõ về quy trình tuyển dụng của công ty, có năng lực chuyên môn và trách nhiệm để có thể giám sát được quá trình tuyển dụng chặt chẽ, đem lại hiệu quả cao.
3.2.5 Chủ động linh hoạt trong lựa chọn nguồn ứng viên
Tồn tại của công ty Đa Lộc dẫn đến việc quản lý kém nằm ở chỗ chỉ sử dụng nhân sự từ nguồn nội bộ khi tuyển chọn các vị trí quản lý. Chính vì vậy, kết quả tuyển dụng thường không phải là lựa chọn tối ưu nhất dành cho vị trí đó. Để thay đổi điều này, ban lãnh đạo công ty cần phải thay đổi quan điểm tuyển dụng nhân sự quản lý và linh hoạt hơn trong việc lựa chọn nguồn ứng viên vào các vị trí này.
Thay vì chỉ sử dụng nguồn tuyển nội bộ cho các vị trí quản lý, công ty nên cân nhắc xem xét đến nguồn tuyển dụng từ thị trường lao động. Việc lựa chọn nhân viên cũ cho những vị trí quản lý có thể đem lại nhiều ưu điểm, song kết quả thực tế cũng cho thấy nhiều tồn tại của nó, chất lượng nhân viên được chọn không phù hợp với vị trí cũng như thiếu các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Không chỉ riêng chức danh quản lý, các chức danh nhân viên cũng nên được tuyển dụng từ các nguồn đa dạng để có thể làm phong phú hơn đội ngũ nhân sự. Do đó, ban lãnh đạo công ty cũng như cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng có thể tìm kiếm sử dụng linh hoạt các nguồn ứng viên khác nhau để tuyển dụng nhằm chọn ra được người phù hợp nhất cho công ty.
Hiện nay, ngoài nguồn tuyển dụng bên trong, có nhiều phương pháp để tuyển dụng từ nguồn bên ngoài rất hiệu quả. Công ty có thể trực tiếp đăng bài tuyển dụng cho vị trí quản lý như đối với các vị trí nhân viên thông thường, hoặc liên hệ với các trung tâm môi giới việc làm, các công ty săn đầu người.
Đây là những nơi có khả năng tìm kiếm được người lao động có trình độ cao làm việc ở nhiều ngành nghề khác nhau, chính vì thế các công ty săn đầu người là lựa chọn không hề tồi khi tuyển nhân viên quản lý.
Đối với các vị trí nhân viên thông thường, mặc dù hoạt động quảng cáo tuyển dụng dễ dàng thu hút họ nhưng cũng không phải là cách duy nhất. Việc liên hệ với các trường đại học để tìm kiếm những ứng viên tiềm năng hay đào tạo đội ngũ cộng tác viên trong công ty cũng là một giải pháp tốt giúp tiết kiệm chi phi tuyển dụng.
Nếu có thể sử dụng linh hoạt được các nguồn tuyển dụng, hoạt động tuyển dụng của Đa Lộc sẽ tìm được những ứng viên phù hợp nhất cho công ty, cũng là một giải pháp để cắt giảm chi phí đào tạo và nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực. Không những thế, phương pháp này cũng sẽ góp phần làm giảm đi các ảnh hưởng tiêu cực từ nhóm những ứng viên không thành công, giữ cho mối quan hệ lao động trong công ty được ổn định, tốt đẹp.
3.2.6 Hoàn thiện một số bước trong quy trình tuyển dụng 3.2.6.1 Thông báo tuyển dụng
Để thông tin tuyển dụng có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì ngoài việc đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng và gửi mail nội bộ, thì công ty nên sử dụng thêm một số kênhtuyển dụng như:
Thông báo đến các phòng ban, bộ phận trong nội bộ công ty bằng văn bản thay vì chỉ gửi vào email công ty vì có một số cán bộ công nhân viên không có điều kiện vào mạng internet thường xuyên, do đó không thể biết được nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Sử dụng thông báo tuyển dụng thích hợp để tránh lãng phí, tốn kém không cần thiết cho chi phí quảng cáo. Công ty nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Chẳng hạn khi tuyển dụng ứng viên vào vị trí quản lý thì công ty có thể đăng trên tivi hay qua người quen. Còn nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như bảo vệ, bộ phận vệ sinh thì công ty chỉ cần thông báo qua các nhân viên trong công ty nhờ giới thiệu vì yêu cầu của các công việc này rất đơn giản, chỉ cần có sức khỏe, trung thực và có người bảo lãnh là được.
3.2.6.2 Phỏng vấn
Đối với phỏng vấn chuyên sâu, công ty cần phải chú ý bổ sung ở những hoạt động sau đây:
Câu hỏi phỏng vấn cần mang tính sàng lọc, kiểm tra trình độ chuyên môn thực của các ứng viên: công ty cần đưa ra những câu hỏi, tình huống mang tính chuyên môn cao, để các ứng viên có thể bộc lộ được nhiều nhất khả năng của mình. Những câu hỏi này phải ngắn gọn, cô đọng, dễ hiểu nhưng thông tin nhận được là nhiều nhất.
Cần có sự thống nhất cách nhìn nhận, đánh giá: Các thành viên của hội đồng tuyển dụng cần thống nhất với nhau cách nhìn nhận, đánh giá trước khi
phỏng vấn để tránh tình trạng bất đồng ý kiến trong việc đánh giá ứng viên.
Đưa ra các câu hỏi đánh giá ứng viên một cách toàn diện: Trong quá trình phỏng vấn, để đánh giá ứng viên một cách toàn diện, hội đồng tuyển dụng có thể đưa ra 3 loại câu hỏi sau:
+ Câu hỏi chung: Những câu hỏi này có thể sử dụng cho việc tuyển dụng ở tất cả các vị trí, nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, gia đình, sự hòa đồng, khả năng giao tiếp,… và tạo mối quan hệ với ứng viên.
+ Loại câu hỏi đặc trưng cho từng công việc: tùy từng vị trí công việc cụ thể mà công ty cần chuẩn bị những câu hỏi phù hợp để xem xét, đánh giá năng lực, phẩm chất, trình độ ,…của từng ứng viên có thích hợp với công việc họ tham gia dự tuyển hay không? Các câu hỏi cần sát thực, đi thẳng vào vấn đề để các ứng viên có thể bộc lộ hết năng lực của mình. Chẳng hạn các câu hỏi này có thể được xây dựng dưới những tình huống thực tế.
+ Loại câu hỏi thêm: Là những câu hỏi mà tùy vào điều kiện thực tế mà phỏng vấn viên có thể đặt ra cho các ứng viên để hiểu rõ hơn về họ. Mỗi câu phỏng vấn cần dự đoán các phương án trả lời, xác định câu nào sẽ được đánh giá là tốt, khá, trung bình, yếu, kém.
Tuân thủ các nguyên tắc khách quan, trung thực và hiệu quả cao khi phỏng vấn: Khi thực hiện phỏng vấn cần tuân thủ các nguyên tắc sau để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực và hiệu quả cao:
+ Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên, không biểu thị sự khó chịu hay hài lòng khi ứng viên trả lời đúng hay sai.
+ Dù nội dung phỏng vấn đã được hoạch định trước nhưng có thể linh hoạt thay đổi theo các câu trả lời của ứng viên. Và phải ghi lại các “chú ý”
cần thiết về từng ứng viên để làm cơ sở chấm điểm.
+ Luôn chú ý lắng nghe, tỏ ra tôn trọng các ứng viên trong một không khí tin cậy, thân mật và cởi mở, tạo ra các cơ hội cho phép ứng viên tranh luận vui vẻ, thoải mái trả lời các câu hỏi mà họ đặt ra.
+ Cần giữ thái độ bình tĩnh vui vẻ, thân thiện, tránh thái độ định kiến về các ứng viên.