5. Phương pháp nghiên cứu
2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần vật tư và thiết bị toàn bộ
2.1.1.1 Tên, địa chỉ của Công ty
Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị toàn bộ là một doanh nghiệp được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0100100336 do sở kế hoạch đầu tư và thành phố Hà Nội cấp ngày 16/05/1998
Trụ sở chính của công ty tại số 36(Km 3), Đường Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Công ty sử dụng điện thoại số 02407564241 / 0243756415 / 02437564716. Công ty sử dụng địa chỉ email: vanphong@matexim.com.vn. Website chính của công ty hiện nay là www.matexim.com.vn.
Số vốn điều lệ tính đến thời điểm năm 2017 theo giấy chứng nhận ĐKKD thay đổi lần thứ 6, ngày 08/5/2017) là 222 tỷ đồng. Tại thời điểm 01/01/2017, công ty có số vốn và tài sản cho hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:Tổng cộng nguồn vốn là 1.063.119.890.143 đồng, tổng cộng Tài sản1.063.119.890.143 đồng. Trong đó tài sản ngắn hạn: 431.510.125.335 đồng, tài sản dài hạn: 631.609.764.808 đồng
Tổng số cán bộ, công nhân viên toàn công ty tính đến thời điểm hiện tại là 383 người.
2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: kinh doanh thiết bị toàn bộ, buôn bán, thiết bị dụng cụ y tế, thiết bị văn phòng, thiết bị lẻ, thiết bị dụng cụ
y tế; kinh doanh vật tư, vật tư nông nghiệp, các sản phẩm của ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng, kinh doanh khoáng sản, hóa chất, thu mua phế liệu;
kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị xây dựng; kinh doanh kim loại đen, kim loại màu, sắt thép; than đá, phương tiện vận tải, sản phẩm thủ công mỹ nghệ;
kinh doanh nhà ở, bất động sản….
Dịch vụ: cho thuê kho bãi; vận tải bằng đường bộ, đường thủy; mua bán, ký gửi hàng hóa…
Sản xuất: Gang, đúc, thép cán, thép thỏi; khai thác, sản xuất và chế biến khoáng sản; sản xuất bao bì giấy, nhựa…
Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, san lấp mặt bằng, thi công lắp đặt các công trình điện từ 110KV trở xuống…
Xuất, nhập khẩu: Vật tư, thiết bị toàn bộ, vật liệu, thiết bị xây dựng, thiết bị văn phòng, kim loại đen, kim loại màu, khoáng sản, than đá, thiết bị lẻ, phương tiện giao thông vận tải, sản phẩm thủ công mỹ nghệ, thiết bị dụng cụ y tế…
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Vật tư và Thiết bị toàn bộ
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty
a, Kinh doanh thương mại: Xác định kinh doanh thương mại là thế mạnh và là ngành kinh doanh truyền thống của công ty, đảm bảo hướng phát triển kinh tế ổn định, lâu dài, tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Phát huy tối đa vai trò là đơn vị thương mại trong Tổng Công ty máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam, Công ty cung cấp vật tư, máy móc thiết bị cho các đơn vị trong Tổng công ty, đảm bảo cạnh tranh và dịch vụ tốt nhất.
b, Kinh doanh vận tải: Kinh doanh dịch vụ vận tải trong nhiều năm qua đã mang lại hiệu quả cho công ty. Đây được xác định là mũi nhọn trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển, tăng cường quản lý, tiết giảm chi phí nhằm hạ giá thành trong công tác vận
chuyển, tìm kiếm đối tác để vận chuyển hàng ra ổn định, bền vững và hiệu quả; Làm tốt dịch vụ Logictis tại Tổng kho Đà Nẵng, tham gia đấu thầu quản lý Logictis tại địa bàn khác khi công ty Honda VN mời.
c,Công tác sản xuất: Phát triển khai thác, chế biến quặng sắt gắn với sản xuất sắt xốp. Ngoài 2 mỏ quặng sắt là bản Quân và bản Cuôn, tiếp tục làm việc với các cơ quan liên quan để xin cấp phép thăm dò các điểm mỏ quặng sắt tại tỉnh Bắc Kạn nhằm tăng nguồn nguyên liệu cho Nhà máy sắt xốp và bán thương mại.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty a, Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý
Từ ngày 01/07/2007 công ty Matexim đã chính thức chuyển đổi hình thức thành công ty cổ phần, được tổ chức theo cơ cấu phòng ban chức năng, trong đó có 8 phòng chức năng chính:
Phòng Kinh doanh
Phòng Sản xuất
Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
Phòng Tổ chức – hành chính
Phòng Kĩ thuật
Phòng Tài chính kế toán
Với cơ cấu tổ chức theo chức năng, công ty đã phân công rất rõ chức năng và nhiệm vụ cho từng phòng ban. Tuy nhiên trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh thương mại, công ty luôn khuyến khích sự phối hợp giữa các phòng ban để có thể xây dựng kế hoạch cũng như triển khai các hoạt động một cách hiệu quả.
Sơ đồ bộ máy công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Matexim
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật
Phòng tổ chức – hành chính Phòng Kinh Doanh
xuất nhập khẩu Phòng Sản Xuất
Phòng Kinh Doanh
b.Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của Phòng, ban:
- Phòng kinh doanh: Tư vấn, định hướng chiến lược phát triển kinh doanh, thực hiện việc xây dựng và kiểm soát kế hoạch kinh doanh triển khai công tác tiếp thị và bán hàng, tham gia đấu thầu, thực hiện việc quảng bá các dịch vụ của chi nhánh trên các phương tiện thông tin đại chúng một cách có hiệu quả, tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng dịch vụ, mở rộng thị trường, nghiên cứu thăm dò thị trường, nhu cầu khách hàng, đối tác, tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh, lập các báo cáo bán hàng, doanh thu hàng tháng, quý. Giao dịch với các đối tác khách hàng để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phòng hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế của công ty. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty. Quản lý bộ phận lái xe của công ty đồng thời điều phối xe khi cần.
- Phòng sản xuất: Phụ trách công tác đảm bảo máy móc vận hành tốt, bảo dưỡng bảo trì máy phục vụ cho công tác sản xuất của Nhà máy Sắt xốp Bắc Kạn; Cung ứng vật tư cho nhà máy.
- Phòng Kỹ thuật: Phụ trách việc đấu thầu vận chuyển hàng cho Honda Việt Nam, dịch vụ vận chuyển hàng vào – hàng ra; Xây dựng các hạng mục kỹ thuật, Quản lý kho tàng, Đầu tư trang thiết bị máy móc…
- Phòng tài chính kế toán: Phòng chuyên môn nghiệp vụ về tài chính, kế toán theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực quy định của Nhà nước và công ty.
Theo dõi phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái, tham mưu cho giám đốc các hoạt động quản lý và kinh doanh trong mọi lĩnh vực tài chính. Tổ chức hạch toán kế toán tài chính hoạt động kinh doanh
của chi nhánh, tổng hợp kết quả và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Theo dõi, quản lý doanh thu, chi phí, công nợ của chi nhánh, tính lương thưởng cho người lao động, giao dịch với đối tác và ngân hàng, lập các BCTC theo quy định.
2.2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
Bộ máy kế toán tại công ty
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
* Chức năng của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, chỉ đạo cách hạch toán, thuyết minh các Báo cáo tài chính cho Giám Đốc.
- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, soát xét, kế toán tổng hợp quá trình bán hàng, mua hàng, thanh toán. Kế toán tổng hợp tiếp nhận, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của kế toán trưởng và hướng dẫn các kế toán bộ phận thực hiện.
- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán: Tổ chức và quản lý kế toán liên quan tới các khoản thu chi của công ty: các khoản thu về bán hàng, các khoản chi thanh toán tiền hàng, thanh toán tạm ứng…
Kế Toán Trưởng
Kế toán Tổng hợp
Thủ Quỹ Kế toán kho Kế toán
bán hàng Kế toán
vốn bằng tiền, thanh
toán
- Kế toán bán hàng: Tổ chức hóa đơn chứng từ về hàng hóa mua vào, bán ra đồng thời thực hiện kế toán quá trình đó.
- Kế toán kho: Theo dõi chi tiết xuất nhập và tồn kho hàng hoá, cuối tháng cần có chứng từ gốc để lập báo cáo tổng hợp nhập xuất, tồn kho hàng hoá.
- Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm thanh toán các chứng từ thu chi sau khi kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Bảo quản tiền mặt của công ty, ghi chép kiểm tra kiểm soát theo dõi sổ quỹ tiền mặt.
2.2.1.5. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Để phù hợp với quy mô của công ty và các nghiệp vụ phát sinh cũng như phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, hiện nay công ty hạch toán kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp, sử dụng các loại chứng từ biểu mẫu in sẵn do Bộ tài chính, cục thống kê và cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đồng thời thực hiện đầy đủ các biểu mẫu quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê, đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp.
- Sổ sách và chứng từ kế toán áp dụng: sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ chi tiết, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT...
- Niên độ kế toán là 01 năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
* Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng tại doanh nghiệp:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Hình 2.3: Sơ đồ hạch toán theo nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số
Sổ,thẻ kế toán chi tiết
liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.