CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
2.3 Các nhiệm vụ nhằm đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên thư ký tại công ty
2.3.1 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân của người thư ký
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì vậy tiếp khách là hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty, phòng ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của công ty trong con mắt của đối tác.
Đây là nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng.
Hoạt động tiếp khách của thư ký dưới các hình thức: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể hiện được sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe , biết hài hòa lợi ích của các bên.
*Khi thủ trưởng làm việc tại văn phòng
Trong việc tiếp khách của cơ quan xí nghiệp, người thư ký có vai trờ cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan thay mặt lãnh đạo để bước đầu tiên giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách do người thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn luôn tạo ra sự đánh giá tốt.Hiệu quả trong việc tiếp khách của người thư ký sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt đẹp ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và được coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiếu đó là người thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở , thân thiện, tin tưởng, bình tĩnh,không được hoảng sợ, sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp thủ trưởng.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực tiếp giải quyết, thì người thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với lãnh đạo một cách ngắn gọn. Ngoài ra thư ký phải phân chia cuộc gặp cho lãnh đạo.
Nếu là công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của thư ký thì thư ký phải xin ý kiến của lãnh đạo và cho gặp khi lãnh đạo đồng ý.
* Khi thủ trưởng đi công tác vắng:
Đây là trường hợp phức tạp hơn so với trường hợp lãnh đạo có nhà. Thư ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách là người chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp đó. Hiệu quả công việc của người thư ký được đánh giá rất cao trong trường hợp này bởi thể hiện được khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc của một người thư ký.
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên người từ đâu đến, cần làm việc gì với thủ trưởng . Trong trường hợp bản thân khách hoặc khách cử người
đến thỏa thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của hộ thì người thư ký phải vào phiếu xin hẹn và đã cho khách ký vào phiếu đó.
2.3.1.2 Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
Chuyến đi công tác của lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết công việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt tình hình thực tế.
Phạm vi đi công tác của thủ trưởng phụ thuộc vào chức năng quản lý nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của lãnh đạo, cùng những tiềm năng của cơ quan
* Thư ký đi cùng thủ trưởng
Với vai trò là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo người thư ký phải xác định được:
- HIểu rõ, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của lãnh đạo.
- Nắm vững mục đích chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn liền với một mục đích riêng.
- Thư ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với chuyến đi công tác của cơ quan.
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Thư ký lập kế hoạch chuyến đi cho lãnh đạo.
Thư ký phải là người với nơi trực tiếp công tác bằng điện thoại, fax, văn bản,gặp trực tiếp, thư điện tử, để trao đổi thông tin về chuyến đi. Ngoài những thông tin được cung cấp thì thư ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ.
Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa các công ty cổ phần, tư nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi công tác của lãnh đạo có phần khác công ty nhà nước. Ngoài những công việc chuẩn
bị theo mục đích , phạm vi chuyến đi và yêu cầu trợ giúp lãnh đạo, thư ký có thể phải tiến hành một số việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng
- Xây dựng nhật ký hành trình - Chuẩn bị các nhãn mác hàng hóa - Danh thiếp
Nếu thời gian công tác kéo dài tới 2 hoặc 3 ngày thư ký là người đảm bảo nơi ở sinh hoạt…. cho thủ trưởng và cho đoàn. Thư ký phải thể hiện sự kính trọng với cấp trên của mình trước cơ quan nơi đến. Đồng thời cùng cán bộ chuyên môn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.
Khi thư ký được đi công tác với thủ trưởng thì đó vừa là cơ may vừa là thách thức. Là cơ may nếu thư ký thể hiện mặt mạnh của mình , là thách thức bởi vì thư ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng cấp trên thì coi như tự mình đánh trượt mình trong kì thăng tiến.
Sau chuyến đi công tác thư ký giúp thủ trưởng giải quyết các công việc , vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài liệu,tổ chức các cuộc họp mở rộng.hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác, các văn bản giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo, soạn thảo thư cảm ơn. Thu thập hóa đơn chứng từ cần thiết về khoản chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.
Ở đây thư ký giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
* Thư ký không đi cùng thủ trưởng
Khi thư ký không đi cùng thủ trưởng thì ngoài những công việc chuẩn bị cho chuyến đi thư ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng thuộc phạm vi công việc của mình và của lãnh đạo mà có khả năng.
Trước khi lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến lãnh đạo để định hướng giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa lãnh đạo và các cá nhân có liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy nhiệm.
2.3.1.3 Tổ chức hội nghị
Hội nghị là công cụ phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua hội nghị nhà quản lý thực hiện được các hoạt động:
-Tổng kết đánh giá lại công việc - Xây dựng phương hướng
- Phát huy quyền dân chủ trong cơ quan - Xây dựng tinh thần đoàn kết.
Do tình hình thực tế cũng như công việc thường diễn ra, Công ty CPVH Phương Đông phần lớn triệu tập những cuộc họp bất thường và đột xuất.
Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường công ty CPVH Phương Đông luôn muốn làm mới mình dưới con mắt của khách hàng. Công ty đã đổ chức hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt được và quảng cáo những dịch vụ mới của công ty. Đồng thời động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong công ty, hàng năm Phương Đông tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn công ty và đều được lập thành hồ sơ.
Khi tổ chức hội nghị , kế hoạch hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan dến việc tổ chức hội nghị, kế hoạch phải đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức hội nghị - Các thông tin cơ bản
Lập kế hoạch xong thư ký để ở dạng dự thảo để trình giám đốc và tiến hành chuẩn bị hội nghị, thư ký tiếp tục xây dựng chương trình nghị sự hội nghị, trình bày các nội dung sau:
- Trình tự các vấn đề trình bày - Nội dung vấn đề
- Thời gian thực hiện từng vấn đề - Người thực hiện
- Ghi chú.
Thư ký phải lập danh sách đại biểu, soạn thảo giấy mời, chuẩn bị địa điểm và thời gian hội nghị.
Giấy mời đảm bảo:
- Thể thức văn bản - Sự sang trọng
- Các thông tin về tên cơ quan đơn vị, tên hội nghị, ..
Thư ký ghi biên bản hội nghị, Công ty CPVH Phương Đông ghi biên bản với tất cả cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế thư ký luôn sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi biên bản. Bất kì một hội nghị , cuộc họp nào việc ghi biên bản rất quan trọng, trong đó tóm lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những hội nghị thư ký lập thành hồ sơ.