CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
2.3 Các nhiệm vụ nhằm đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên thư ký tại công ty
2.3.4 Nhiệm vụ khác được phân công
Công tác công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan , một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ làm tốt hay không? Do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không?
Công tác thư ký văn phòng tại công ty Cổ phần văn hóa Phương Đông là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý giúp cho ban giám đốc nắm được toàn bộ tình hình công việc của công ty. Công tác văn phòng phải được hiểu là tất cả các hoạt động liên quan đến hành chính về xây dựng văn bản, giải quyết và xử lý văn bản đó gắn liền với hoạt động của công ty. Như vậy có thể nói công tác văn phòng giữ một vai trò , chức năng rất quan trọng trong hoạt động công ty . Nó đảm bảo tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, lưu trữ các công văn nội bộ của công ty, giữa cơ quan với các tổ chức kinh tế- xã
hội trong và ngoài nước một cách chính xác và nhanh gọn. Đồng thời, công tác này còn đảm bảo cho việc thuận tiện tra cứu các tài liệu lưu trữ, là một trong các điều kiện đảm bảo cho hoạt động của công ty thông suốt, chính xã, kịp thời và đạt hiệu quả cao.
2.3.4.2 Tình hình ban hành và quản lý văn bản tại công ty a.Tổ chức giải quyết văn bản đi
Một trong những khâu của công tác thư ký văn phòng là tổ chức và giải quyết văn bản đi. Việc tổ chức giải quyết văn bản đi được thư ký thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo chính xác, nhanh gọn.
*Trình ký:
Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của công ty, những người làm công tác thư ký văn phòng của công ty phải tổ chức, giải quyết một khối lượng văn bản đi khá lớn.Để đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất các văn bản đi của công cy CPVH Phương Đông các đơn vị sau khi tiến hành soạn thảo, đánh máy, trình ký, các văn bản từ các đơn vị đều phải tập chung cho thư ký đóng dấu.
Qua quy trình soạn thảo và trình ký, mặc dù có mất thồi gian cho giám đốc trong việc xem xét ký duyệt, nhưng lại gairm được số lượng văn bản tập trung cho những người làm công tác thư ký văn phòng. Với phương pháp làm việc tập trung, vừa phân tán nhưng rất cá tính, sáng tạo, nắm bắt của bộ phận thư ký,Theo tôi nghĩ sẽ nâng cao được chất lượng công việc hơn, vì khi đơn vị soạn thảo văn bản về việc mình phụ trách, khi trực tiếp trình ký, có vấn đề gì cần trao đổi sẽ dễ dàng hơn và chất lượng hơn, công việc sẽ đảm bảo độ chính xác cao hơn.
*Đóng dấu:
Với trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm lâu năm,thư ký đã đóng dấu các con dấu lên văn bản theo đúng yêu cầu và quy định của nhà nước. Để đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý văn bản, công ty CPVH Phương Đông
đã có một số loại con dấu sau: dấu cơ quan, dấu chức danh…. Các con dấu của công ty do thư ký quản lý.Công ty đã ban hành quy chế của công ty có quy định về cách thức đóng dấu:” Khi đóng dấu văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, sạch sẽ,đóng chùm lên 1/3 chữ ký về bên trái”.
*Đăng kí văn bản đi:
Sau khi đóng dấu ghi rõ số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản. Thư ký tiếp tục đăng ký đầy đủ các thông tin trong văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mặc dù khối lượng văn bản sản sinh ra trong ngày rất nhiều nhưng với kinh nghiệm và nghiệp vụ cùng với tinh thần trách nhiệm.Ở đây thư ký đã đăng ký đầy đủ các văn bản đi trong ngày.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của công ty được thống nhất theo mẫu quy định của nhà nước như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG Năm:
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ ngày. .ngày...
Từ số...đến số...
Quyển sổ:
Mẫu bên trong
*Việc quản lý, tiếp nhận, phương tiện, gửi văn bản đi của công ty theo cách thức sau:
- Văn bản chuyển giao theo dòng fax, đều chuyển qua máy fax do thư ký quản lý và đây là phương tiện đi chiếm khối lượng văn băn mà công ty sản sinh
- Văn bản chuyển theo dòng bưu điện theo 3 mức độ chuyển phát nhanh( chuyển phát nhanh, gửi đảm bảo, gửi thường)
- Văn bản gửi theo dòng thư điện tử( Email), quy chế công ty không đưa ra quyết định giải quyết và quản lý văn bản. Vì vậy, việc bao gói làm thủ tục chuyển đi đều được cán bộ văn phòng chuyền tải một cách chính xác đến các đối tượng khách hàng. Như vậy, về cơ bản việc quản lý và giải quyết văn bản đi của những người làm công tác thư ký ở đây rất chính xác, đăng ký đầy đủ, đảm bảo chất lượng tuân thủ các thao tác, chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối tượng.
b. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.
Cùng với một khối lượng văn bản đi, hàng ngày thư ký văn phòng của công ty CPVH Phương Đông còn phải tiếp nhận và giải quyết một khối lượng văn bản khá nhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau. Chính vì thế công ty đã được các nhân viên làm công tác văn phòng phân loại các văn bản đến rất rõ ràng:
- Loại văn bản không nhập hệ thống dữ liệu máy tính là : Sách báo, thư riêng.
- Loại văn bản nhập vào máy tính một các chi tiết gồm các văn bản gửi công ty, ban giám đốc công ty và các loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vị trong công ty.
Mỗi loại văn bản gửi đến công ty đều được thư ký văn phòng vào sổ của công ty và lưu giữ vào hệ thống sổ sách của cơ quan.
Công tác thư ký văn phòng của công ty CPVH Phương Đông trong việc giải quyết văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào, đều được thư ký văn phòng của công ty xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của thư ký văn phòng công ty CPVP Phương Đông bao gồm các bước tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến.
c. Lập hồ sơ hiện hành
Công tác thư ký văn phòng không chỉ bao gồm các khâu như : trình ký, đóng dấu, đăng ký mà còn phải lập hồ sơ công việc mình phụ trách.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư và là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư- lưu trữ đối với công việc của người thư ký văn phòng. Lập hồ sơ tốt sẽ có căn cứ giải quyết công việc hàng ngày kịp thời,chính xác. Để nhằm quản lý được hoạt động trong công ty, phân loại tài , văn bản của các đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ sơ của công ty được chặt chẽ, các cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ đã lập hồ sơ công việc.
Thực tế khảo sát cho thấy, các đơn vị và cá nhân liên quan đến công việc có lập hồ sơ theo đúng yêu cầu, quy định của nhà nước cũng như của công ty. Các cán bộ làm công tác giáy tờ đã lấp cặp tài liệu và đánh tên hồ sơ,tên sự cố, tên khách hàng mình phụ trách vào giấy file và nhét vào cặp hồ sơ ngay khi công việc bắt đầu. Hơn nữa trong quá trình thu thập, tiến hành lập hồ sơ, các cán bộ cá nhân tại công ty đã thu thập đầy đủ tài liệu theo tiến trình công việc cho đến khi kết thúc.