CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
3.1 Đánh giá, nhận xét thực trạng
Mặc dù Công ty CPVHPĐ mới được thành lập nhưng nhìn chung công tác thư ký văn phòng ở đây tương đối đồng bộ và đang dần hoàn thiện.
-Với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cùng với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Ban lãnh đạo và các chuyên viên trong công ty đã có những chính sách và cơ chế đặc biệt ưu đãi với công tác thư ký văn phòng. Đã thay đổi cách nhìn của xã hội về nghề thư ký. Với cách nhìn nhận của ban lãnh đạo về công tác thư ký văn phòng đã mang lại hiệu quả rất lớn cho công ty.Hàng ngày những cán bộ làm công tác văn phòng đã giải quyết lượng công việc lớn bằng giấy tờ khoa học, chính xác, kịp thời những văn bản đáp ứng được tốc độ phát triển của công ty. Ngoài ra công tác thư ký văn thư được công ty trang bị đầy đủ những thiết bị hiện đại, đáp ứng nhu cầu trao đổi thể thức nhanh nhất như: máy fax, gửi thư qua email..
-Cùng với công tác thư kí công tác lưu trữ cũng được đào tạo và phát triển.
Mặc dù công tác lưu trữ ở công ty mới được hình thành tại công ty nhưng đã có những văn bản kịp thời của lãnh đạo nên văn bản tài liệu của các đơn vị đã được nộp đầy đủ vào kho lưu trữ cơ quan để quản lý, bảo quản và phục vụ tra cứu.
Công tác văn phòng của công ty luôn được quan tâm kịp thời về vật chất và tinh thần.
-Bố trí phòng làm việc của thư ký tương đối hợp lý tạo điều thuận lợi trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác. Không gian môi trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng với những trang thiết bị hiện đại, sắp xếp hợp lý trang nhã và cây xanh mát mẻ. Tất cả các phòng đều được trang bị đầy đủ
thiết bị tạo nên những điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả công việc tạo nên niềm hứng khởi sáng tạo cho cán bộ khi làm việc.
-Bộ máy văn phòng được tổ chức khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, mỗi đơn vị, bộ phận trực thuộc văn phòng đều có chức năng nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, tránh chồng chéo, tạo nên một bộ máy hoạt động hiệu quả.
-Lãnh đạo cơ quan có nhận thức đúng đắn về công tác thư ký, luôn quan tâm , chú trọng , chỉ đạo và có sự đầu tư thích đáng vào công tác thư ký. Các cán bộ cũng luôn có ý thức cao và khẳng định tầm quan trọng của công tác thư ký.
- Cán bộ đều là những người có trình độ chuyên môn cao, chất lượng và có tuổi đời còn rất trẻ là một ưu điểm của một nhân viên thư ký. Về cơ bản đội ngũ cán bộ đều có trình độ, được bố trí vào những vị trí phù hợp với năng lực của mình, cán bộ đã phát huy được hết khả năng của mình , sự sáng tạo và hoàn thành công việc. Cán bộ trẻ đều tốt nghiệp trình độ đại học và trên đại học có đủ khả năng và trình độ đảm nhiệm công việc được giao. Còn các cán bộ trung cấp đều là những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề và thường xuyên được cử đi tham gia công tác huấn luyện nâng cao chuyên môn, bồi dưỡng kỹ năng nên trình độ chuyên môn ngày càng vững vàng hơn.
-Việc tổ chức các lớp huấn luyện được thực hiện thường xuyên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như cập nhật các kiến thức mới, các quy định mới, hội nhập xu thế phát triển thế giới.
-Việc tổ chức văn bản được thực hiện chặt chẽ, quy củ, văn bản được quản lý cả trên hai hệ thống: văn bản giấy tờ và văn bản điện tử.
-Công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được thực hiện khá tốt.
-Công tác thư ký đi vào nề nếp và được tổ chức rất khoa học. Việc tiếp nhận xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo đều được cán bộ thư ký giải quyết nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt việc quản lý văn bản được tiến
hành theo nhiều bước khá chặt chẽ vừa được đảm bảo giữ bí mật thông tin vừa đảm bảo tra cứu thuận lợi.
-Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý và kiểm soát, điều hành, giúp cho việc trao đổi thông tin giữa thư ký và các phòng ban, đơn vị, cá nhân được thuận tiện, tiết kiệm được thời gian. Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các cơ quan được nhanh chóng, việc quản lý thông tin chặt chẽ hơn. Nhờ ứng dụng CNTT mà hoạt động quản lý được diễn ra có hiệu quả đồng thời kiểm soát công văn và tra tìm công văn được thuận lợi tránh các thủ tục rườm rà . Ngoài việc kết nối mạng thông tin diện rộng còn giúp cho cán bộ thư ký có thể trao đổi thông tin, cập nhật các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, những biến động của thị trường… được đăng tải hằng ngày bổ sung vào vốn kiến thức bản thân giúp ích cho công việc của mình.
3.1.2 Hạn chế
- Các phòng ban chức năng trong công ty sắp xếp chưa hợp lý để thực hiện hết khả năng, chưa có tính liên kết và chưa đáp ứng được nhu cầu công việc, đôi khi giải quyết việc gấp giữa các phòng ban còn gặp nhiều bất cập.
- Một số cán bộ thư ký chưa được đào tạo đúng ngành, đúng chuyên môn gây nên một số khó khăn khi bắt đầu thực hiện công việc.
- Tổ chức biên chế chưa đồng nhất, ở một số đơn vị vẫn còn tình trạng bố trí luân phiên bộ phận thư ký đã làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Khi soạn thảo văn bản bộ phận thư ký đôi khi vẫn còn những lỗi về thể thức văn bản như ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn vị soạn thảo.
- Mặc dù đã xây dựng được hệ thống cấp số tự động thông qua mạng máy tính của hệ thống AIS nhưng chưa có quy định về ăn bản trong công ty nên trong quản lý văn bản vẫn còn hiện tượng lấy sai số văn bản và thực tế công tác cấp số với văn bản ban hành phải thực hiện thủ công điều đó sẽ gây nên khó khăn cho bộ phận thư ký trong việc giải quyết công việc và tra tìm văn bản.
- Việc lập hồ sơ hiện hành chưa đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản, một số hồ sơ chỉ gồm những văn bản rời lẻ và hồ sơ chưa được biên mục chính xác.
- Chưa có quy chế làm việc riêng của phòng thư ký và từng phòng ban cụ thể.