CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
3.3 Giải pháp cụ thể
3.3.1 Hoàn chỉnh những quy định về công tác thư ký a. Về công tác cung cấp thông tin
Nghiệp vụ cung cấp thông tin của những nhân viên thư ký của công ty CPVH Phương Đông nhìn chung là một cách cơ bản nhưng bên cạnh đó cũng có những hạn chế cần được khắc phục
+ Những nhân viên thư ký khi thu thập thông tin về một vấn đề nào đó theo yêu cầu của ban giám đốc hay những bộ phận quản lý thông thường là những thông tin lấy lại từ các phòng ban khác mà chưa được tổng hợp lại một cách cô đọng, chưa được đối chiếu và kiểm tra độ chính xác, cần phải có những biện pháp để những nhân viên thư ký có thái độ làm việc nghiêm túc và cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu.
+ Những thông tin thường bị chậm , chưa cập nhật, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu vì trình độ tìm kiếm thông tin cũng như việc Công ty không có mạng Internet nên khi thông tin tới chậm cũng đồng nghĩa với việc chúng ta đã chậm một bước so với công ty khác vì vậy vấn đề là khuyến khích những nhân viên thư ký tham gia vào các khóa học tin, cung cấp một phần kinh phí và động viên họ nhiều hơn nữa trong công việc.
b. Về công tác tổ chức sắp xếp hoạt động cho công ty và cho lãnh đạo.
Những nhân viên thư ký thường là bị thụ động trong công tác này, khi giám đốc thông báo công tác thì họ thường chỉ ghi lại mà chưa biết sắp xếp nó như thế nào cho hợp lý vì công việc của giám đốc là rất nhiều lên họ cần sắp xếp kế hoạch cho hợp lý và sau đó hỏi lại ý kiến của giám đốc, giám đốc cần để họ tự giác vào những ngày đầu tuần thông báo lịch làm việc của giám đốc.
- Có những cuộc hội họp được tổ chức rất cần sự có mặt của công nhân viên thể hiện sự dân chủ trong công ty nhưng lại không đầy đủ được do sự thiếu kinh phí nên hoj không thể có những giấy mời tới từng thành viên trong công ty, sự thông báo hay những thông tin rất có thể là nhầm lẫn vì vậy cần có khoản quỹ nhất định cho những nhân viên thư ký để các cuộc hội họp diễn ra đúng ý nghĩa hơn và hiệu quả hơn.
c. Về công tác biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
Công tác biên tập văn bản là một nhiệm vụ cơ bản của người thư ký tại công ty CPVH Phương Đông , những nhân viên thư ký của công ty thường soạn thảo văn bản theo kinh nghiệm mà không biết rằng có những thay đổi của nhà nước về nguyên tawcsc biên tập văn bản nên đôi khi những văn bản được ban hành không có tính thuyết phục cao vì cậy cần cho họ đi học bồi dưỡng thêm để nâng cao trình độ, cũng như tiếp thu những chr trương chính sách mới của nhà nước về nguyên tắc xây dựng văn bản.
Về việc lưu giữ hồ sơ, thường thì những nhân viên văn thư đảm nhận công tác này nhưng công ty cần trang bị những nhân viên thư ký để họ lưu giữ hồ sơ tại các file của máy tính để tiện cho công tác tìm kiếm thông tin một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.
3.3.2 Đổi mới nhận thức của giám đốc và các nhân viên trong công ty Hiện nay và cả trước kia công tác thư ký luôn bị cho là những công việc giản đơn và bất cứ ai cũng có thể làm được, không đòi hỏi trình độ chuyên hay nghiệp vụ, nên đôi khi dựa vào mối quan hệ quen biết mà nhiều nhân viên thư ký được nhận vào làm trong khi chưa qua bất cứ một trường lớp đào tạo chuyên nghiệp.
Công ty CPVH Phương Đông cần sớm nhận thức được vấn đề này, chú ý nhiều hơn trong khâu tuyển dụng và chú ý bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ cho họ.
Ban giám đốc cùng với lãnh đạo văn phòng cần có những biện pháp thi tuyển đầu vào thật nghiêm túc và tìm ra những người có khả năng đáp ứng yêu cầu
3.3.3 Tăng cường mua sắm những trang thiết bị hiện đại, bố trí nơi làm việc hợp lý.
Nơi làm việc là một trong những yếu tố có ảnh hưởng một cách sâu sắc tới tâm lý của những nhân viên và hơn nữa văn phòng là trung tâm tiếp khách,, hội
họp và cũng là bộ mặt của công ty và nó cũng nói lên tình hình hiện tại của công ty.
Những nhân viên thư ký của công ty đã có những không gian làm việc khá thích hợp, xong không gian của những nhân viên này lại hạn hẹp bởi sự xen kẽ nơi làm việc với những nhân viên làm nhiệm vụ khác, chức năng khác.
Nhân viên thư ký là người tiếp khách cho công ty họ làm việc ở gần phòng giám đốc họ phải chạy đi chạy lại vì khi phải đi xuống phòng văn thư để soạn thảo văn bản, khi đi tìm kiếm một vài giữ liệu nên đôi khi khách tới thư ký làm nhiệm vụ tiếp khách đó lại chẳng tìm thấy đâu bởi vậy phải có những quy định cụ thể rõ ràng hơn đối với nhân viên thư ký.
Phòng thư ký là nơi tiếp khách nhưng nó lại ở tầng cao, những vị khách tới đó mất nhiều thời gian mà công ty hiện tại lại chưa đủ kinh phí để mua sắm trang thiết bị những nhân viên thư ký thường phải xuống phòng văn thư để đánh máy , mà khoảng cách hai phòng lại khá xa nhau nên mất rất nhiều thời gian.
Phòng thư kí chưa có đầy đủ những thiết bị hiện đại đề nghị ban giám đốc bổ sung thêm kinh phí để có thể sửa chữa bởi rất có thể nhân viên thư ký sẽ bị tác động tâm lý khi phòng làm việc của họ vừa trật trội lại thiếu thẩm mỹ.
3.3.4 Hiện đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư ký.
Công nghệ thông tin hiện nay đang phát triển mạnh và nó đang len lỏi vào từng ngàn, từng lĩnh vực. Những công ty hay những doanh nghiệp nếu không muốn tụt hậu thì không thể không ứng dụng những công nghệ này, công tác thư ký cũng cần phải được ứng dụng công nghệ tinn học để giảm bớt sức lao động của con người, không cần mất nhiều thời gian mà hiệu quả công việc thì lại tăng lên.
Việc ứng dụng CNTT nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng , kịp thời và sắp xếp công tác cho lãnh đạo cũng như công ty thực hiện nhanh chóng,
gửi tới các phòng ban để tham khảo ý kiến, những nhân viên thư ký khi thực hiện sửa chữa một cách nhanh chóng gấp nhiều lần so với thủ công.
Cần phải trang bị máy tính cho những nhân viên thư ký để họ có thể thuận tiện hơn trong công việc và cần trang bị những kiến thức tin học cho họ để họ không mất thời giann quá nhiều khi muốn thực hiện công việc nào đó.
Cần phải nối mạng Lan, Wan, Internet trong công ty để họ có thể trao đổi, học hỏi kinh nghiệm từ các thành viên trong và ngoài công ty và để việc cung cấp thông tin của họ đúng thời gian mà ban giám đốc quy định.
Từ những ưu điểm của CNTT đem lại thì việc ứng dụng CNTT vào công tác thư ký của công ty CPVH Phương Đông là một điều tất yếu.