CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG
2.3 Các nhiệm vụ nhằm đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên thư ký tại công ty
2.3.3 Những nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc
Khi lập công tác ngày, tuần, tháng cho giám đốc thư ký phải tuân thủ một số yêu cầu:
- Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng - Thống nhất về ngôn ngữ
- Thống nhất về mục tiêu
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hướng của công ty trong thời điểm xây dựng chương trình công tác. Các công việc được đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp logic và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn cho giám đốc. Đối với những
nhiệm vụ công việc lớn thư ký phải xác định được quy mô và tính chất công việc.
Lập công tác ngày, tháng, tuần cho thủ trưởng thư ký phải phù hợp với khả năng chuẩn bị về thời gian và thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thực hiện được.
Ví dụ chương trình công tác tuần của giám đốc công ty CPVH Phương Đông
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày 7 đến ngày 12 tháng 12 năm 2017
Thứ/
ngày
Sá ng
Chiều G
hi chú Th
ời gian
N ội dung
Th ời gian
Nộ i dung Hai/
7
8h -11h
H ọp bàn giao
14 h-17h
Đá nh giá tiến độ công việc của tuần qua
Ba/8 8h
-9h30
14 h-17h
Gặ p khách hàng
Tư/9 8h
-11h
Đ i kí hợp đồng với
14 h-17h
công ty TNHH thương mại dịch vụ Trần Nguyê n Năm
/10
8h -11h
14 h-17h Sáu/
11
8h -11h
D ự tiệc chiêu đãi
14 h-17h
Bảy/
12
8h -11h
14 h-17h
2.3.3.2 Sắp xếp và bố trí phòng làm việc cho Giám đốc
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn khác nhau như màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí..
Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định tùy theo nội dung , tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan công ty để đảm bảo cho công việc của giám đốc đạt hiệu quả cao nhất. Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng phải đảm bảo các nguyên tắc: Thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, sự chiếu sáng và các tiền đề đảm bảo cho tiếp khách có kết quả.
Phòng làm việc của giám đốc phải bố trí và sắp xếp khoa học, hợp lý.Phía gần cửa ra vào bố trí ghế tiếp khách , phía trong cách xa bàn tiếp khách là phòng của giám đốc và tủ tài liệu, bất cứ người khách nào vào phòng giám đốc, người
giám đốc có thể nhìn thấy ngay khi khách vừa bước qua cửa. Các văn bản, tài liệu, sách báo tham khảo để phải sắp xếp hết sức gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tìm, tra, đọc, viết.
Trên bàn làm việc tránh không để vật gì thừa, làm phân tán sự chú ý, không tập trung tư tưởng làm việc. Những thứ thường dùng được để ở giữa bàn, những thứ tay phải thường dùng để ở phía bên phải, những thứ tay trái hay dùng để ở phía bên trái. Khu vực giữa bàn thường để viết phải để trống. Sách, báo, tài liệu và văn bản nói chung phải để trên giá tủ, khi nào cần mới lấy ra sử dụng, dùng song phải xếp lại ở chỗ cũ.
Ngoài việc sắp xếp bố trí máy móc và trang thiết bị trong phòng làm việc của giám đốc, người thư ký có thể trang trí 1 vài bức tranh mà phù hợp với sở thích của giám đốc, hoặc bố trí vài chậu cây cảnh trong phòng làm việc.
Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc là vấn đề có tính nghệ thuật, đòi hỏi phải có kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt. Tùy theo yêu cầu công việc, trình độ phát triển của nền kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi nước mà văn phòng được tổ chức và trang trí những máy móc và đồ dùng với mức độ kỹ thuật hiện đại khác nhau. Tuy nhiên muốn cho công việc đạt kết quả, bất cứ văn phòng nào cũng phải được trang trí các máy móc, đồ dùng tối thiếu, nhất là bietes cách tổ chức khoa học trong những điều kiện nhất định. Người thư ký giám đốc không chỉ biết nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải biết cách trang trí, tổ chức phòng làm việc duy trì sự ngăn lắp, sạch sẽ, có thẩm mỹ…. để đảm bảo năng xuất, gây cảm tình với khách và tạo sự hấp dẫn cho bản thân mình đối với phòng làm việc của giám đốc và của chính mình.
2.3.3.3 Sắp xếp, văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo cho giám đốc
Công việc của một người thư ký là luôn đảm bảo hoạt động của nhà lãnh đạo một cách hiệu quả nhất, giúp người lãnh đạo loại trừ tối ưu những hậu quả không mong muốn. Trong đó những hoạt động liên quan đến văn bản,giấy tờ, tài
liệu tham khảo rất quan trọng, nó giúp hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo được tiến hành một cách logic và khao học nhất.
Những văn bản, tài liệu, giấy tờ quan trọng đòi hỏi phải đảm bảo bí mật.
Thư ký phải sắp xếp tủ tài liệu phục vụ một cách thuận lợi nhất cho công việc của giám đốc. Đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn, dễ tìm và dễ sử dụng tránh tình trạng khi giám đốc cần tài liệu phải tìm kiếm mất thời gian.
Đối với những văn bản, giấy tờ đã được in ra thư ký phải lưu vào tủ tài liệu cá nhân của giám đốc. Còn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo được lưu trên máy thư ký phải lưu vào file của giám đốc để đến lúc cần giám đốc chỉ cần mở file của giám đốc là tim thấy tài liệu của mình mà không mất thời gian tìm kiếm.Thư ký phải luôn sẵn sàng ở bàn làm việc, còn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo không cần thiết thư ký sắp xếp sao cho hợp lý nhất để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của lãnh đạo.