Hình 4.2. Các chức năng cơ bản của quản lý quá trình dạy học nghề
Có nhiều quan niệm khác nhau về phân chia chức năng quản lý, theo sự thống nhất của đa số các tác giả, quản lý có
Lập Kế hoạch
Kiểm tra
Tổ chức
Lãnh đạo
bốn chức năng cơ bản, đó là: Lập kế hoạch; Tổ chức; Chỉ
đạo và Kiểm tra.
Lập kế hoạch: “Kế hoạch theo nghĩa chung là toàn thể những việc dự định làm gồm những công tác sắp xếp có hệ thống, quy vào một mục đích nhất định và thực hiện trong một thời gian đã định trớc”. Kế hoạch sẽ làm cho các sự việc có thể xảy ra theo dự kiến chứ không để các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Vì vậy kế hoạch cho ta một cách tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trớc. Lập kế hoạch trớc hết là đặt các mục tiêu khả thi và sau đó là lựa chọn các mục tiêu hành động trong tơng lai để đạt các mục tiêu đề ra.
Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản lý vì các chức năng khác đều phải dựa vào nó để hớng vào thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu của hệ thống, các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện
đợc các mục tiêu đó. Kế hoạch là nền tảng của quản lý, bao gồm những nhiệm vụ sau:
Xác định chức năng, nhiệm vụ và các công việc của quá
trình dạy học:
- Dự báo, đánh giá triển vọng ngời học;
- Đề ra mục tiêu, chơng trình dạy học;
- Lập kế hoạch chơng trình;
- Nghiên cứu xác định tiến độ dạy học;
- Xác định ngân sách;
- Xây dựng các nguyên tắc tiêu chuẩn;
- Xây dựng các thể thức thực hiện.
Tổ chức: Khi đã lập xong kế hoạch cần phải chuyển hoá
những ý tởng khá trừu tợng ấy thành hiện thực thông qua việc tổ chức thực hiện quá trình dạy học. Xét về mặt chức
năng quản lý, tổ chức là quá trình hình thành các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận cấu thành quá trình dạy học nhằm làm cho quá trình này đạt mục tiêu. Nhờ việc tổ chức có hiệu quả, ngời quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồn nhân, tài, vật lực. Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, quyền hành và nguồn lực cho các thành viên của tổ chức để họ có thể hoạt động và
đạt đợc các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả, bao gồm các nhiệm vụ:
- Xây dựng các cơ cấu, nhóm (cơ cấu, cấu trúc);
- Tạo sự hợp tác, liên kết (xây dựng mô hình);
- Xây dựng các yêu cầu;
- Lựa chọn, sắp xếp các nguồn lực dạy học;
- Bồi dỡng cho phù hợp;
- Phân công nhóm và cá nhân.
Chỉ đạo, lãnh đạo, điều khiển: Sau khi kế hoạch đã đợc lập, cơ cấu bộ máy đã hình thành, nhân sự đã đợc tuyển dụng thì nhà quản lý phải chỉ đạo, lãnh đạo, điều khiển, dẫn dắt tổ chức, thực hiện những mục tiêu đề ra. Dù tên gọi khác nhau, song chỉ đạo là quá trình thực hiện ý chí của nhà quản lý bằng một tổ chức, bao hàm việc liên kết, liên hệ với ngời khác, động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất
định để đạt đợc mục tiêu của tổ chức. Tất nhiên, việc chỉ
đạo không chỉ bắt đầu sau khi lập kế hoạch và thiết kế bộ máy đã hoàn tất, mà nó thấm vào, ảnh hởng quyết định tới hai chức năng kia.
Chỉ đạo, lãnh đạo, điều khiển là quá trình tác động
đến các thành viên của tổ chức làm cho họ nhiệt tình, tự giác nỗ lực phấn đấu đạt các mục tiêu của tổ chức, bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Kích thích động viên;
- Thông tin hai chiều;
- Bảo đảm sự hợp tác trong thực tế.
Kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng quản lý, thông qua
đó chủ thể quản lý biết đợc kế hoạch của một tổ chức đã
đợc thực hiện ở mức độ nào bằng nhiều con đờng và cách thức khác nhau nh: Một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức theo dõi giám sát các thành quả hoạt động và tiến hành những hoạt động sửa chữa, điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiÕt.
Kết quả hoạt động phải phù hợp với mục tiêu và chi phí bỏ ra, nếu không tơng ứng thì phải tiến hành những hành
động điều chỉnh, uốn nắn kịp thời.
Kiểm tra là những hoạt động của chủ thể quản lý nhằm
đánh giá và xử lý những kết quả của quá trình vận hành tổ chức:
- Xây dựng định mức và tiêu chuẩn;
- Các chỉ số công việc, phơng pháp đánh giá;
- Rút kinh nghiệm và điểu chỉnh.
Các chức năng này gắn bó chặt chẽ với nhau, đan xen lẫn nhau, khi thực hiện chức năng này thờng cũng lồng ghép với các chức năng khác ở các mức độ khác nhau.