CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Yên Biên
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức công ty được thể hiện qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Yên Biên quý I năm 2023
Giám đốc
Phòng kế hoạch
kinh doanh
Phòng xuất nhập khẩu
Phòng Tài chính - kế toán và Hành chính –
nhân sự Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận
Phòng sản xuất
Phòng kỹ thuật Phó giám đốc
32
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự) Bộ máy quản lý của công ty có sự phân chia thành các phòng ban và có sự chuyên môn hóa cao. Bộ máy quản lý khá tinh giản và gọn nhẹ, đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc:
- Giám đốc là người lãnh đạo điều hành tổ chức cao nhất trong công ty và quyết định mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ hàng ngày của công ty, là người có mối quan hệ đối tác và trình độ chuyên môn tốt đồng thời cũng nắm vững nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu
- Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi việc mà mình đã quyết định. Đưa ra các chính sách trong việc cải cách công ty phù hợp với sự phát triển chung của ngành.
- Giám đốc sẽ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các vị trí khác trong quyết định mức lương và phụ cấp đối với nhân viên, có quyền tuyển lao động mới trong công ty.
Phó giám đốc
Là người phụ trợ cho giám đốc, đại diện giám đốc khi giám đốc vắng mặt hoặc khi được ủy quyền. Phó giám đốc sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh và điều hành hoạt động thường ngày của công ty. Đại diện giám đốc quan hệ công tác với cơ quan ban ngành khi có sự ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi công tác được giao.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
- Tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng, soạn thảo hợp đồng, báo giá, giới thiệu dịch vụ, báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần
- Tham gia đề xuất đóng góp ý tưởng cho công ty những phương án thích hợp để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Đặt mua phụ liệu phục vụ sản xuất.
- Phát triển nhãn mác và phụ liệu theo yêu cầu của khách hàng.
33
- Lắng nghe các phản hồi của khách hàng về sản phẩm, tiến độ để làm việc với người có trách nhiệm trong xưởng và phản hồi lại khách hàng
Phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ
- Làm giấy tờ xuất nhập khẩu cho công ty
- Liên hệ với bên khách hàng, cập nhật thông tin hàng hóa
- Đặt mua một số phụ liệu phục vụ cho các đơn hàng quần áo xuất khẩu của công ty. Lên kế hoạch giao nhận hàng hóa đó với các xưởng may gia công tại Việt Nam và Lào, làm kiểm soát viên kiểm soát đơn đặt hàng phụ liệu do bộ phận kế hoạch đặt để đạt được tiến độ về thời gian.
- Lập chứng từ xuất khẩu cho hàng phụ liệu xuất khẩu và quần áo xuất khẩu theo đúng biểu mẫu có trước của khách hàng.
- Dịch một số tài liệu khi phát sinh.
- Lưu trữ hồ sơ, bộ chứng từ.
- Làm một số công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Công ty
Bộ phận giao nhận vận tải
- Có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay… và các thủ tục liên quan từ khi nhận chi tiết hàng từ khách hàng hoặc cho tới khi giao hàng xong cho khách hàng
- Thuê bốc vác để bốc hàng khi có xe xuất hàng
- Nhận thông báo và bộ chứng từ làm hàng từ bộ phận chứng từ.
- Làm thủ tục hải quan để thông quan cho hàng hóa.
- Đóng hàng, đóng cước, giao chứng từ.
- Kiểm kê hàng hóa ra vào kho.
- Nhận hàng và giao hàng với tài liệu, hồ sơ đầy đủ.
- Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: Ngày, tên hàng hóa, số hợp đồng, phí hạ container, số lượng container, số seal, nơi hạ container, kho chứa hàng.
Phòng Tài chính - kế toán và Hành chính – nhân sự
Phòng Tài chính – kế toán: chịu trách nhiệm các hoạt động về tài chính - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc.
34
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.
- Cập nhật số liệu nhập xuất tồn kho, thực hiện kiểm kê hàng hóa theo quý, cuối năm.
- Cùng thủ kho nhập xuất, đóng hàng hóa theo chứng từ.
- Tiếp nhận các hóa đơn chi tiêu, chi phí làm hàng, dịch vụ của công ty.
- Lập báo cáo thu chi để thanh toán với khách hàng và báo cáo thu chi nội bộ.
- Dự toán ngân sách, phân bổ ngân sách hoạt động của công ty.
- Quản lý và tổ chức lưu trữ hồ sơ kế toán theo quy định.
- Giải trình số liệu kế toán khi các cơ quan chức năng có yêu cầu.
Hành chính – nhân sự:
Có nhiệm vụ nghiên cứu và đề xuất mô hình, cơ cấu tổ chức công ty cho phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn công ty trong từng giai đoạn, thực hiện công tác quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận điều động lao động, theo dõi sự biến động nhân sự trong toàn công ty và quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng lao động, đề xuất thực hiện công việc về lương...
Phòng sản xuất
Mỗi xưởng sản xuất là đơn vị sản xuất cơ bản của công ty và sản xuất ra các sản phẩm hoàn chỉnh. Trên cơ sở các dây chuyền sản xuất sản phẩm, các xưởng có chức năng sử dụng công nhân, tổ chức quá trình sản xuất, thực hiện các định mức kinh tế - kĩ thuật, đảm bảo hiệu suất sản xuất tối đa, nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng sản xuất của dây chuyền. Tất cả hoạt động trong quá trình sản xuất đều phải chịu sự chỉ đạo của Giám độc công ty.
Phòng kỹ thuật
Tham mưu cho ban Giám đốc về các lĩnh vực kĩ thuật dệt, nhuộm, may, cơ khí,… Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty. Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.