Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên cont- 123docz.net

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN

2.3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty

2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

 Sơ đồ nghiệp vụ

Sơ đồ 2.2. Quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nguyên container (FCL) bằng đường biển của Công ty TNHH Yên Biên

(Nguồn: Phòng Giao nhận Công ty TNHH Yên Biên)

 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container 1. Nhận thông tin về lô hàng từ khách hàng

Công ty Yên Biên nhận thông tin về lô hàng

Thông qua những mối quan hệ sẵn có với công ty và tìm kiếm khách hàng mới quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của công ty, phòng kinh doanh và xuất khẩu sẽ chào hàng đối tác và bước đầu giới thiệu về sản phẩm và giao dịch với đối tác qua Email. Khi có được yêu cầu gửi hàng mẫu của công ty từ phía đối tác, công ty sẽ gửi hàng mẫu cũng những quy cách tiêu chuẩn của sản phẩm.

Sau khi đối tác chấp thuận sản phẩm và đưa ra yêu cầu đặt hàng thì Công ty và đối tác sẽ tiến hành đàm phán, kí kết hợp đồng về các điều khoản liên quan về giá thành, cách vận chuyển và điều kiện thương mại quốc tế, điều khoản thanh toán..

Nhận thông tin về lô hàng từ KH

Thực hiện đóng hàng và chuẩn bị

bộ chứng từ

Làm thủ tục hải quan cho lô hàng

xuất khẩu Giao hàng

Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu

Liên hệ hãng tàu lấy vận đơn

Hoàn thành bộ chứng từ, bàn giao chứng từ cho khách hàng, lưu

hồ sơ

Quyết toán hồ sơ với khách hàng

1 2

3 5 4

7 8

Thuê phương tiện vận tải

Sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hóa giữa 2 bên là công ty BRIDGEGATE CLOTHING LTD, công ty BRIDGEGATE sẽ bàn giao chứng từ cho công ty Yên Biên.

Chứng từ bao gồm:

- Hợp đồng thương mại (Sale contract)

- Và các thông tin liên quan khác về lô hàng để làm thủ tục xuất khẩu 2. Thuê phương tiện vận tải

Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB và CIF (Incoterm 2010) do vậy, công ty phải chịu trách nhiệm về các công việc như thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để thực hiện việc vận chuyển, công ty sẽ thuê container từ hãng tàu và thuê xe chuyên chở container vận chuyển bằng đường bộ. Công ty sẽ gửi

“Booking Confirmation” cho hãng xe container vận chuyển đường bộ để họ đánh xe ra bến cảng chở vỏ container về nhà máy sản xuất phục vụ cho việc đưa hàng vào trong container.

Trong quá trình nhận vỏ container thì nhân viên cảng sẽ đưa cho nhân viên giao nhận phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) để xác nhận container đã được bàn giao. Khi nhận container rỗng, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra cont rỗng, các chi tiết cần kiểm tra như:

- Bên ngoài container như: vỏ cont có bị méo mó không, số cont có bị mờ không, cửa cont có chắc và có khóa an toàn không, các chốt bấm seal như thế nào, đảm bảo trong quá trình vẫn chuyển không.

- Bên trong container như: sàn, vách, nóc cont, cont vệ sinh chưa...

Sau khi kiểm tra xong, nếu thấy mọi thứ đảm bảo cho sự an toàn trong quá trình vận chuyển thì tiến hành vận chuyển cont về kho đóng hàng, nếu chưa thì phải báo cho cán bộ hải quan để họ xác nhận tình trạng của container, hoặc yêu cầu đổi container nếu thấy không an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

3. Thực hiện đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ

Cont rỗng được vận chuyển về kho đóng hàng của Công ty và được kiểm tra kỹ càng sẽ đưa hàng hóa vào trong container, người vận chuyển sẽ tiến hành kẹp chì với

mã số riêng nhằm giữ đảm bảo cho hàng hóa bên trong. Công ty sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng hàng vào container đồng thời chịu khoản phí đó cũng như các chi phí có liên quan.

Về công tác chuẩn bị các chứng từ để khai hải quan sẽ do nhân viên Bộ phận Chứng từ Yên Biên đảm nhận. Các chứng từ bao gồm:

 Giấy phép đăng kí kinh doanh của công ty Yên Biên

 Hóa đơn thương mại, thường được dùng như một hóa đơn thanh toán cho toàn bộ lô hàng

 Phiếu đóng gói (Packing List) – Phụ lục 3

4. Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu Một bộ hồ sơ hải quan hàng xuất bao gồm:

- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (một bản cho người xuất khẩu và một bản hải quan lưu)

- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y bản chính

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bảng chính - Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bảng chính - Booking Note: 1 bảng chính

Dựa trên những thông tin chứng từ về hàng hóa: Contract, Invoice, Packing list, giấy phép kinh doanh. Nhân viên sẽ khai báo hải quan, vào phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai.

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5/

VNACCS cũng là phần mềm được phát triển bởi Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn đã được Cục CNTT Tổng Cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản khai từ xa và thông quan điện tử, đây là phần mềm khai hải quan mới nhất và phổ biến được nhiều công ty giao nhận hiện nay áp dụng, Phần mềm ECUS5 ngoài việc hỗ trợ các doanh nghiệp kê khai các tờ khai điện tử đến hệ thống của Hải quan còn giúp doanh nghiệp kết nối đến các hệ thống nội bộ, quản lý được số liệu xuất nhập khẩu, theo dõi xuất nhập tồn và thanh lý tự động. Đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS5 sẽ nhận được dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp trên toàn quốc

của Công Ty Thái Sơn.giúp việc thực hiện thủ tục Hải quan nhanh chóng và dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp cũng như phát triển hệ thống E-Custom Việt Nam.

Để nhập tờ khai xuất khẩu cần thực hiện các thao tác sau:

Sơ đồ 2.3. Quy trình khai báo hải quan điện tử (ECUS5 – VNACCS)

 Đăng ký thông tin doanh nghiệp

Hình 2.2: Giao diện phần mềm ECUSS5-VNACCS Đăng ký thông tin doanh nghiệp

Nhập liệu tờ khai xuất

Truyền tờ khai

Khai chính thức và lấy kết quả phân luồng, thông quan

Trước hết vào phần mềm ECUSS5-VINACCS, nhấp chọn vào menu “hệ thống”

chọn thiết lập thông số khai báo VNACCS sau đó nhập đầy đủ thông số về tài khoản khai báo.

Tiếp theo chọn lệnh số 2 “chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu” ở menu “hệ thống” và ta gõ mã số doanh nghiệp của công ty vào ô mã doanh nghiệp lúc đó sẽ hiện lên tên và địa chỉ của công ty BRIDGEGATE và sau đó ta bấm nút chọn phía dưới để chọn doanh nghiệp. Trường hợp nếu như đây là lần đầu tiên công ty Yên Biên làm việc cho công ty BRIDGEGATE thì ta sẽ vào mục “hệ thống” chọn lệnh số 3

“thông tin doanh nghiệp” rồi chọn “đăng kí lại thông tin doanh nghiệp’’ để thêm mới thông tin Công ty BRIDGEGATE. Để đăng kí thông tin cần phải có mã doanh nghiệp, tên doanh nghiệp và địa chỉ, sau khi điền đầy đủ các thông tin đó ta sẽ nhấn nút ghi để ghi lại thông tin.

Hình 2.3: Đăng kí lại thông tin doanh nghiệp xuất khẩu trên Ecuss5 Vnaccs

Hình 2.4: Đăng ký hợp đồng gia công và danh sách sản phẩm Sau khi đã điền xong các ô ta nhấn vào ô “ghi” để hoàn tất.

 Nhập liệu tờ khai xuất

Vào mục tờ khai Hải quan chọn đăng kí mới tờ khai xuất khẩu (EDA) và điền các thông tin cần thiết. Những ô màu xám là những ô ta không cần phải điền thông tin vào, những tiêu thức này sẽ do cơ quan Hải quan trả về. Những ô có đánh dấu * màu đỏ ta bắt buộc phải điền thông tin vào. Nếu ô nào không rõ hoặc không hiểu thì ta chọn vào ô đó, sau đó nhìn bên dưới góc trái có ô “hướng dẫn nhập liệu” và “thông điệp nghiệp vụ” hướng dẫn chi tiết về nội dung hay những lưu ý của ô mình đang chọn.

Hình 2.5: Khai báo tiêu thức nhóm loại hình trên tờ khai Hải quan điện tử

Ở dòng nhóm loại hình, lô hàng Công ty thuộc gia công hàng hóa nên ta tích vào chọn nhóm loại hình Gia công. Ở ô mã loại hình: khi ta chọn nhóm loại hình trên thì hệ thống sẽ tự hiển thị mã loại hình là E52 – xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài.

- Cơ quan Hải quan: nhập mã 01PL. Đây là mã của Chi cục HQ Quản lý hàng đầu tư - gia công.

- Ngày khai báo dự kiến: Ô này mình không nhập vì khi khai báo xong tờ khai sẽ tự hiển thị.

- Mã hiệu phương thức vận chuyển: vì mình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hàng FCL nên chọn mã hiệu là 2

Tiêu thức đơn vị xuất nhập khẩu

Hình 2.6: Khai báo tiêu thức đơn vị xuất nhập khẩu

Người xuất khẩu: vì bước đầu tiên ta đã chọn doanh nghiệp khai báo nên ở mục này chương trình sẽ tích hợp sẵn trên tờ khai

Người nhập khẩu: căn cứ vào hợp đồng ngoại thương ghi rõ tên, địa chỉ và mã nước của người nhập khẩu, ở đây nước nhập khẩu là phía Công ty BRIDGEGATE, Anh Quốc.

Tiêu thức vận đơn, thông tin hợp đồng

Hình 2.7: Khai báo tiêu thức vận đơn, thông tin hợp đồng

Số lượng kiện: căn cứ vào thông tin trên packing list số lượng kiện ở ô này là 414 đơn vị là CT (giấy, bìa)

Tổng trọng lượng hàng: căn cứ vào packing list ta có tổng trọng lượng hàng 6,287 đơn vị là KGM (kí hiệu đơn vị của kilogam)

Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến: 01IKZ75 đây là mã kho của công ty TNHH Yên Biên. Đối với hàng xuất địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến sẽ là mã tạm của Chi cục Hải quan nơi đăng kí tờ khai hoặc kho của công ty đã được tổng cục Hải quan cấp mã địa điểm lưu kho riêng.

Địa điểm nhận hàng cuối cùng: GBFXT đây là mã địa điểm cuối cùng mà phương tiện vận tải đến và làm thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu, thông tin này ta sẽ căn cứ vào booking.

Địa điểm xếp hàng: VNHPN mã của Cảng Tân Vũ. Đây là địa điểm hàng hóa được xếp lên tàu để vận chuyển xuất khẩu, chúng ta sẽ căn cứ vào port of loading trên booking.

Phương tiện vận chuyển nhập tên con tàu và số chuyến: ISEACO WISDOM 069S (NVS), Căn cứ vào booking confirmation để lấy thông tin con tàu.

Ngày hàng đi dự kiến: 09/09/2022 chúng ta sẽ căn cứ vào ngày ETD trên booking confirmation để lấy thông tin ngày hàng đi dự kiến.

Số hợp đồng: căn cứ vào hợp đồng ghi rõ số hợp đồng 09BR.

Ngày hợp đồng: căn cứ vào hợp đồng ghi rõ ngày hợp đồng 19/10/2021.

Chứng từ giấy phép: chọn HDGC khai hợp đồng gia công với loại hình gia công.

Tiêu thức thông tin hóa đơn, thuế và bảo lãnh, thông tin đính kèm.

Hình 2.8: Khai báo tiêu thức thông tin hóa đơn, thuế và bảo lãnh, thông tin đính kèm trên tờ khai Hải quan điện tử

Thông tin hóa đơn

Phân loại hình thức hóa đơn: chọn A cho hình thức hóa đơn thương mại.

Số hóa đơn: căn cứ vào hóa đơn thương mại ghi rõ số hóa đơn 608BR.

Ngày phát hành hóa đơn: căn cứ hóa đơn ghi rõ ngày phát hành hóa đơn 05/09/2022.

Phương thức thanh toán: chọn phương thức thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng (L/C, TTR, DA, DP...). Ở ô này ta chọn KC

Mã phân loại hóa đơn: vì đây là hàng sản xuất xuất khẩu nên ta chọn A cho hình thức giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền

Điều kiện hóa đơn: FOB đây là điều kiện mà hai bên mua và bán thỏa thuận trong hợp đồng thương mại

Tổng giá trị hóa đơn: 66,988.14 căn cứ vào hóa đơn thương mại

Mã đồng tiền của hóa đơn: USD đây là mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.

Thuế

Người nộp thuế: Người xuất khẩu (nhập khẩu).

Mã xác định thời hạn nộp: Trường hợp công ty không có bảo lãnh phải nhập D – nộp thuế ngay.

Nếu có bảo lãnh thì nhập mã ngân hàng bảo lãnh, năm ký, ký hiệu chứng từ bảo lãnh, số chứng từ bảo lãnh.

Thông tin đính kèm

Theo luật mới từ tháng 7/2016 thì không cần truyền HYS khi khai hải quan điện tử.

Tiêu thức thông tin vận chuyển, thông tin khác

Hình 2.9: Tiêu thức thông tin vận chuyển, thông tin khác

Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: Đây là nơi hạ container hoặc nơi đóng hàng để xuất đi nước ngoài, ở đây hàng được hạ ở kho bãi Tân Cảng nên sẽ chọn mã là 03CCS03

Ngày khởi hành vận chuyển là ngày mở tờ khai Hải quan 06/09/2022

Ngày đến địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế phải đảm bảo trước giờ cut off time trên booking, thông thường ta sẽ chọn cùng ngày với mở tờ khai 06/09/2022 Tiêu thức thông tin khác

Sẽ ghi số hợp đồng, ngày hợp đồng: 09BR ngày 19/10/2021. Vì nếu ta ghi ở phần thông tin hợp đồng khi cơ quan Hải quan in tờ khai thì phần này sẽ bị mất.

Phần thông tin container

Hình 2.10: Khai báo tiêu thức thông tin Container

Mã địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: ta sẽ chọn mã 03CCS03 địa điểm này sẽ giống với địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến

Ô tên, ô địa chỉ: hệ thống sẽ tự nhảy sau khi ta điền xong ô mã địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng.

Ô số container: CSNU1498618. Số container phải điền đủ 4 chữ 7 số.

Tiêu thức danh sách hàng:

Hình 2.11: Khai báo tiêu thức danh sách hàng trên tờ khai hải quan điện tử Ô STT, Mã, tên, đơn vị tính ta dựa vào Invoice để điền các thông tin này.

Ô mã HS: khi áp mã HS cần hiểu rõ các chi tiết về mặt hàng như là đặc điểm, thành phần, cấu tạo, tinh chất, công dụng...của hàng hóa. Chúng ta sẽ dựa vào đặc điểm hàng hóa, mô tả hàng hóa trong biểu thuế XNK 2023 để áp mã tính thuế, và mã HS của mặt hàng này là: 62034300. Cách tra mã số HS như sau:

Mở file Excel biểu thuế xuất nhập khẩu 2023 đã được download về máy, bấm Ctrl+F khi máy hiển thị khung tìm kiếm gõ chữ quần dài khi đó biểu thuế sẽ nhảy xuống phân nhóm cần tìm.

Hình 2.12: Tra mã HS của hàng hóa dựa trên biểu thuế xuất nhập khẩu trên máy tính

Sau đó ta đọc từng chú giải, vì đây là quần dài sử dụng từ sợi tổng hợp nên chọn mã HS là “62034300”

Sau khi đã điền xong hết ta kiểm tra lại một lần nữa và nhấn nút ghi.

 Truyền tờ khai

Tiến hành truyền tờ khai Hải quan bằng cách nhấn vào “khai trước thông tin tờ khai EDA, hệ thống sẽ yêu cầu nhập chữ ký số.

Sau khi nhập chữ ký số thì Hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin đã khai, thuế do hệ thống tự động tính bên góc trái màn hình.

Sau đó, kiểm tra các thông tin trả về người chọn khai chính thức tờ khai (EDC) nếu kết quả trả về không có sai sót thông tin, ngược lại nếu thông tin sai thì người khai thực hiện nghiệp vụ lấy thông tin tờ khai từ hải quan (EDB) để khai lại.

 Khai chính thức và lấy kết quả phân luồng, thông quan

Sau khi truyền tờ khai thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai. Và tiếp tục chọn

“khai chính thức tờ khai EDC “để đăng kí chính thức tờ khai này với cơ quan Hải quan và cuối cùng là nhấn vào “lấy kết quả phân luồng, thông quan”.

Nguyên tắc phân luồng:

- Mức 1 (luồng xanh): Chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử đối với hàng xuất khẩu.

- Mức 2 (luồng vàng) kiểm tra chi tiết chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa.

- Mức 3 (luồng đỏ) kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan hàng hóa. Ta có 3 mức kiểm tra thực tế hàng hóa như sau:

Mức 3.1: Kiểm tra toàn bộ lô hàng.

Mức 3.2: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.

Mức 3.3: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.

Nếu cán bộ Hải quan không đồng ý với mức kiểm tra của máy tính thì đề xuất mức kiểm tra khác, bằng cách ghi thêm vào ô tương ứng trên lệnh hình thức và chuyển toàn bộ hồ sơ đến lãnh đạo chi cục để xác định mức độ kiểm hóa.

Do tờ khai trên hệ thống phân luồng mức 1 (luồng xanh) nên sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nhân viên giao nhận in tờ khai thông báo kết quả phân luồng (2 bản) cộng thêm Invoice, Packing list, Hợp đồng, giấy giới thiệu để Hải quan thực hiện việc kiểm tra.

Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.

Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai đã thông quan in mã vạch tờ khai thông quan.

4. Giao hàng

Đóng hàng vào container và vào sổ tàu xong, báo cho hãng tàu biết mọi thủ tục đã hoàn tất. Hãng tàu nhận hàng nguyên container, nguyên seal, và cùng với bộ phận điều độ xếp container lên tàu.

Đối với xuất FOB : Công ty chỉ việc giao hàng dọc mạn tàu.

Đối với xuất CIF: Phải giao hàng qua lan can tàu tại cảng xếp.

5. Thanh lý tờ khai vào sổ tàu

Đây là bước rất quan trọng trong xuất khẩu. Nếu tờ khai không thanh lí kịp thời hay nói cách khác là thanh lí sau thời gian mà hãng tàu quy định (closing time) thì container hàng sẽ bị rớt lại và sẽ được vận chuyển trên một con tàu khác. Điều này vừa mất phí lại bị trễ quy trình xuất khẩu cho khách hàng.

- Thanh lý hải quan bãi:

Nhân viên chứng từ mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai chính. Sau đó photo tờ khai Hải quan điện tử ra và nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí, đóng lệ phí 60.000

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

Đảm bảo khâu vận chuyển