CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TTQT TẠI NGÂN HÀNG INDOVINA CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGÂN HÀNG INDOVINA- CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của IVB HN
Với đặc điểm là một ngân hàng liên doanh, IVB chủ trương xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ mà hiệu quả. Chi nhánh Hà Nội là chi nhánh lớn nhất và hoạt động hiệu quả nhất trong số các chi nhánh của IVB, nó gồm có 07 phòng ban được trình bày như mô hình sau:
Giám đốc chi nhánh Hà Nội
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Kế toán
Phòng Công
nghệ thông
tin
Phòng Quỹ
Phòng Thanh toán Quốc tế
Phòng tiếp thị
Tín dụng
Phòng quản lý Tín
dụng
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của IVB HN 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.1.2.2.1. Phòng quỹ
Phòng quỹ gồm có hai bộ phận là giao dịch và kế toán.
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Bộ phận giao dịch là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng để thực hiện các nghiệp vụ như: Thanh toán trong nước, nhận- trả tiền mặt, đồng thời kiểm tra số lượng và giám định tiền giả, mở tài khoản thanh toán, tài khoản tiết kiệm…, đồng thời hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng về quy trình và thủ tục hay chỉ dẫn phòng ban cho khách hàng. Ngoài ra bộ phận giao dịch còn có nhiệm vụ xác định phí giao dịch, kiểm tra thẻ tín dụng khi có yêu cầu của khách hàng về sử dụng thẻ; xác định phí cho séc chuyển khoản; nhận tiền kí quỹ…
Bộ phận kế toán có những nhiệm vụ như ghi lại sự tăng giảm tài khoản khách hàng, tính lãi suất và chuyển khoản giữa các khách hàng giao dịch trong ngoài hệ thống ngân hàng…
Hoạt động của phòng quỹ có vai trò quan trọng và liên quan mật thiết với các nghiệp vụ của các phòng ban khác do vậy đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa trong các hoạt động giữa các phòng ban này với nhau.
2.1.2.2.2. Phòng thanh toán quốc tế
Phòng thanh toán quốc tế là một phòng ban thuộc khối tiếp nhận các thông tin giao dịch từ khách hàng để xử lý. Phòng có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế gồm: nhờ thư, thư tín dụng và chuyển tiền quốc tế
- Thực hiện công tác tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ thanh toán đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
- Phối hợp với các phòng ban khác như phóng tiếp thị Tín dụng, phòng Quỹ… trong các hoạt động như cấp tín dụng để chuyển tiền, ký quỹ mở L/C…
- Thực hiện công tác xây dựng tỷ giá giao dịch cho các loại ngoại tệ - Tham mưu cho ban lãnh đạo về các dịch vụ TTQT và ngoại tệ
Các hoạt động của phòng thanh toán quốc tế phải tuân thủ các thủ tục và chính sách nội bộ của IVB, quy đinh của Chính phủ cũng như luật pháp quốc tế.
2.1.2.2.3. Phòng tiếp thị Tín dụng
Phòng tiếp thị tín dụng có chức năng quan trọng là kết nối giữa doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu về tín dụng với ngân hàng mình. Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện công tác nghiên cứu, xây dựng chiến lược khách hàng, phân loại khách hàng, tiếp xúc giới thiệu các dịch vụ của ngân hàng với khách hàng
- Tiến hành thẩm định đánh giá khách hàng để ra quyết định cấp tín dụng
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
Bên cạnh đó, các cán bộ phòng tiếp thị tín dụng còn có nhiệm vụ marketing cho hoạt động của IVB HN và kết hợp với các phòng ban khác trong việc tư vấn cho khách hàng sử dụng dịch vụ của ngân hàng.
2.1.2.2.4. Phòng quản lý Tín dụng
Phòng quản lý Tín dụng có những chức năng, nhiệm vụ sau:
- Thẩm định các dự án cho vay, giám sát chất lượng khách hàng và đánh giá xếp loại rủi ro tín dụng của khách hàng.
- Đưa ra quyết định cấp tín dụng hoặc từ chối đề nghị vay vốn của khách hàng.
- Theo dõi và phân tích thường xuyên báo cáo tài chính của khách hàng.
- Thực hiện việc kiểm tra định kỳ trong việc giải ngân vốn vay, giám sát việc sử dụng vốn vay của khách hàng.
- Thực hiện báo cáo các khoản vay vượt quá hạn mức, nợ quá hạn…
- Tiến hành các biện pháp xử lý tài sản đảm bảo cho các khoản nợ quá hạn 2.1.2.2.5. Phòng Kế toán
Phòng kế toán có chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính cho toàn bộ hoạt động của IVB HN, nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Lập và phân tích các báo cáo tài chính của chi nhánh.
- Hạch toán nội bộ đối với các khoản chi tiêu của chi nhánh.
- Quản lý tài sản và các chi phí trả trước, chuyển tiền trong nước.
- Chi trả lương và các khoản thu nhập cho cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
- Thực hiện công tác tính thuế, trích nộp thuế và bảo hiểm xã hội theo quy định.
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác kế hoạch, chế độ báo cáo kế toán của các phòng ban…
2.1.2.2.6. Phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự có những chức năng là: Tổ chức cán bộ, tiền lương, hành chính quản trị và thực hiện chính sách chế độ đối với cán bộ nhân viên. Phòng có vai trò hỗ trợ về các mặt hành chính, và những vấn đề liên quan đến lao động cho các phòng ban khác. Với các chức năng như vậy, phòng có những nhiệm vụ chính như sau:
Luận văn thạc sĩ Kinh tế
- Thực hiện công tác tổ chức lao động và tiền lương như tham mưu cho ban lãnh đạo bố trí cán bộ nhân viên cho phù hợp, lập kế hoạch lao động, tiền lương và tổ chức thực hiện tiết kiệm, hiệu quả….
- Thực hiện công tác hành chính như quản lý công văn phải đảm bảo đúng nguyên tắc đi và đến đúng địa chỉ, bí mật… Xây dựng kế hoạch và thực hiện việc trang bị thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho các hoạt động của ngân hàng…
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên ngân hàng.
- Thực hiện công tác xây dựng, nâng cấp, sửa chữa văn phòng, quầy giao dịch đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của IVB HN.
- Thực hiện công tác chuẩn bị cho hội thảo, tổng kết và hội họp…
- Thực hiện công tác bảo vệ và các công tác khác: Bộ phận bảo vệ của IVB HN trực thuộc phòng hành chính nhân sự và tất cả các công tác không thuộc chuyên môn của các phòng ban khác do phòng hành chính trực tiếp giải quyết.
2.1.2.2.7. Phòng Công nghệ thông tin
Trong điều kiện hoạt động của hệ thống ngân hàng đang được hiện đại hóa, vi tính hoát như hiện nay thì phòng công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng đối với các hoạt động thường ngày của IVB HN. Phòng Công nghệ thông tin hỗ trợ cho tất cả các phòng ban còn lại, từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng đến việc xử lý, kiểm soát công việc… bởi vì mọi thao tác nghiệp vụ giờ đây được thực hiện trên máy tính.
Phòng có các nhiệm vụ chính sau:
- Thực hiện việc quản lý hệ thống máy tính nội bộ và thiết kế các chương trình phần mềm ứng dụng.
- Quản lý, bảo quản và bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của ngân hàng.
- Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy định của IVB HN.
- Thực hiện ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động ngân hàng.