CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG TÁC ĐỘNG CỦA HIỆP ĐỊNH THƯƠNG MẠI TỰ DO ASEAN - TRUNG QUỐC TỚI HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ NGOẠI VI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
3.1 Tổng quan về Công ty cổ phần AV Plus
3.1.3 Cơ cấu tổ chức, nhân lực của công ty
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.1 Khái quát bộ máy Công ty Cổ phần AV Plus
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Cổ phần AV Plus
Chủ tịch HĐQT: Ông Vũ Ngọc Tiệp chịu trách nhiệm quản lý và đưa ra các quyết định đến hoạt động kinh doanh cho Công ty.
Giám đốc: Ông Tô Anh Tú có trách nhiệm điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước chủ tịch Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng, có trách nhiệm theo dõi, giám sát quá trình làm việc của nhân viên trong từng phòng ban mình quản lý để có những điều chỉnh phù hợp nhất tiến độ và khối lượng công việc. Hàng tháng, các phòng ban đều họp bàn và Công ty tổ chức một buổi họp tổng Công ty để báo cáo và tổng kết các hoạt động, đề ra phương án hoạt động tiếp theo trong tương lai.
Phòng Tài chính - Kế toán: Là bộ phận hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước, hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ, hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của Công ty, lưu trữ hồ sơ và các chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế của Công ty, tính toán và trích lập đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách Nhà nước.
Phòng Hành chính - Nhân sự: Phụ trách nghiên cứu và đề xuất mô hình, cơ cấu tổ chức Công ty cho phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh, lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn Công ty trong từng giai đoạn, thực hiện công tác quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận điều động lao động, theo dõi sự biến động nhân sự trong toàn Công ty và quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng lao động, ...
Phòng Xuất nhập khẩu: Phụ trách công việc liên hệ với các đối tác nước ngoài; lên kế hoạch cụ thể cho các lô hàng xuất, nhập khẩu của Công ty; chuẩn bị hồ sơ, chứng từ có liên quan phục vụ các đơn hàng xuất khẩu, các lô hàng nguyên liệu nhập khẩu. Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ định hướng chiến lược xuất nhập khẩu của Công ty.
Phòng Vật tư: Xây dựng hệ thống nhà cung cấp trong và ngoài nước để có nguồn cung hàng hóa dồi dào, chất lượng cao, chi phí thấp, tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty; cung ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu về chứng từ, hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; tham mưu, tư vấn Ban lãnh đạo Công ty về tình hình kinh tế, xu hướng thị trường và phương thức mua hàng đạt hiệu quả cao.
Phòng Kinh doanh: Nhiệm vụ chính là tìm kiếm, tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm của công ty; thiết lập các mối quan hệ với khách hàng, xác định các yêu cầu của khách hàng; tiếp nhận và thông báo các thông tin và nhu cầu của khách hàng; đặt hàng, theo dõi việc cung cấp hàng, đảm bảo hàng hóa cung cấp đáp ứng đúng các yêu cầu; Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi thanh toán và thu hồi công nợ với khách hàng; tổ chức thực hiện triển khai các mục tiêu kinh doanh của Công ty; hỗ trợ nghiên cứu thị trường và giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới.
Phòng Marketing: Thực hiện các hoạt động marketing, truyền thông duy trì và phát triển thương hiệu nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh; thực hiện công tác truyền thông nội bộ; lập kế hoạch hoạt động marketing cả năm và chi tiết kế hoạch hành động cho những khoảng thời gian cụ thể (theo quý); triển khai hoạt động
quảng cáo: lên chiến dịch, phương án, ý tưởng, tìm đối tác, giám sát triển khai, báo cáo tổng kết.
Phòng R&D - Pre sales: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, các nhu cầu của khách hàng, khả năng của đối thủ cạnh tranh để đề xuất các giải pháp, công nghệ và các chiến lược mở rộng thị trường, khách hàng đồng thời thu nhận các thông tin và đưa ra các ý tưởng về công nghệ, thiết bị có khả năng triển khai liên quan đến ngành nghề kinh doanh của Công ty; tìm kiếm các thông tin khách hàng, thông tin về dự án qua các kênh thông tin khác nhau: từ thông tin đại chúng, các đối tác, khách hàng truyền thống của Công ty; phân tích sản phẩm từ yêu cầu khách hàng, các đơn vị kinh doanh và nhu cầu thị trường, dự báo đánh giá khả năng thực hiện và đề xuất; nghiên cứu, thử nghiệm nguyên liệu mới, kỹ thuật – công nghệ mới để tạo ra sản phẩm mới; quản lý, kiểm soát quá trình nghiên cứu thiết kế, thử nghiệm và đánh giá ưu nhược sản phẩm mới; cập nhật và phát triển sản phẩm, hỗ trợ công tác marketing, quảng bá mặt hàng mới, công nghệ mới, để hỗ trợ công tác kinh doanh nội địa.
Phòng Kỹ thuật - Triển khai (Miền Bắc- Miền Nam): Quản lý và tiếp nhận toàn bộ hồ sơ về các khách hàng đã mua thiết bị của Công ty; lập file, theo dõi quá trình bảo hành, bảo dưỡng, thay thế, sửa chữa của khách hàng và lập kế hoạch, tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh dịch cho phòng và cá nhân; xây dựng, đề xuất những chính sách dành cho từng nhóm khách hàng do mình quản lý gửi tới Trưởng phòng và đánh giá hiệu quả thực hiện chính sách; giải quyết các thắc mắc, phàn nàn của khách hàng về kỹ thuật hoặc những vấn đề liên quan; xác định và triển khai các hành động khắc phục và phòng ngừa; tạo dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn hảo.
Nhân lực của Công ty
Công ty Cổ phần AV Plus đang có 52 cán bộ, nhân viên đang làm việc tại các phòng ban chức năng. Nguồn nhân lực này chủ yếu là cử nhân kinh tế, kỹ thuật từ các trường như Trường Đại học Thương mại, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện Ngân hàng, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội….. Đây là thế mạnh của Công ty khi sở hữu nguồn nhân lực trẻ, sáng tạo và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong công việc, giúp cho đội ngũ nhân viên trong Công ty ngày càng gắn kết và phát triển.
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự Công ty Cổ phần AV Plus STT Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ trọng I. Theo trình độ
1 Thạc sĩ 4 8%
2 Đại học 29 55%
3 Cao đẳng 19 37%
II. Theo giới tính
1 Nữ 11 21%
2 Nam 41 79%
III. Theo độ tuổi
1 Dưới 30 tuổi 42 80%
2 Từ 30 đến 40 tuổi 7 13%
3 Từ 40 đến 50 tuổi 3 7%
Tổng 52 100%
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Cổ phần AV Plus
Qua bảng trên, có thể thấy tỷ lệ cán bộ, nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng đạt 90%, cho thấy Công ty đã có được nguồn nhân lực chất lượng, có chuyên môn phù hợp với chức năng của từng phòng ban và là đội ngũ nòng cốt trong việc điều hành và phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Sự chênh lệch trong giới tính là do tính chất công việc, như bộ phận marketing và tài chính - kế toán có đa số nhân viên là nữ với công việc ở văn phòng, còn các phòng ban khác như R&D, Vật tư hay phòng Kỹ thuật đòi hỏi sức khỏe và chuyên môn cao nên đa số là nhân viên
nam. Cơ cấu nhân sự ở độ tuổi dưới 30 và từ 30 - 40 chiếm phần lớn, bởi đây là độ tuổi có sức trẻ, có năng lực chuyên môn và giàu kinh nghiệm làm việc.