CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH ĐÁNH GIÁ NGUỒN CUNG CẤP HIỆN TẠI
2.3. Quy trình đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa của
Quy trình đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp là trình tự các bước thực hiện đánh giá, đo lường một cách hệ thống các nguồn cung cấp đã và đang cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp nhập khẩu.
Các bước trong quy trình đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp phải được thực hiện tuần tự, khoa học, thì công tác đánh giá mới có thể được triển khai nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
2.3.1. Xác định danh sách các nhà cung cấp hiện tại
Việc xác định dựa trên chính những giao dịch của doanh nghiệp với các nhà cung cấp nước ngoài trong một khoảng thời gian xác định. Tuy nhiên, một doanh
mỗi thị trường, mỗi thời điểm đều có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một danh sách các nhà cung cấp hiện tại và sắp xếp theo một trình tự nhất định. Việc này giúp doanh nghiệp không bỏ sót một nhà cung cấp và tiết kiệm thời gian đánh giá.
2.3.2. Xác định tiêu chí đánh giá, xác định mức độ quan trọng của các tiêu chí và lựa chọn phương pháp đánh giá
Mỗi doanh nghiệp đều có những tiêu chí và nhận định về mức độ quan trọng của chúng trong đánh giá nhà cung cấp cũng khác nhau, phụ thuộc vào định hướng của công ty, đặc tính của từng mặt hàng, từng thị trưởng. Các tiêu chỉ được lựa chọn phải gắn với lợi ích của doanh nghiệp và phản ánh hiệu quả của quá trình cung ứng, thường bao gồm: Sự tuân thủ về chất lượng của hàng hóa được giao, Giá cả, Giao hàng, Chất lượng dịch vụ
Sau khi xác định được các tiêu chí, doanh nghiệp cần gán chúng với một trọng số nhất định dựa trên mức độ quan trọng mà doanh nghiệp nhìn nhận về tiêu chí đó.
Tiêu chí nào có trọng số càng cao chứng tỏ tiêu chỉ đó càng quan trọng trong đánh giá nguồn cung cấp hiện tại của doanh nghiệp.
Trên cơ sở các tiêu chí đánh giá và các mức độ quan trọng tương ứng đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp đánh giả nhà cung cấp hiện tại phù hợp. Về cơ bản, có ba phương pháp đánh giá nhà cung cấp hiện tại:
Phương pháp sơ đồ tuyệt đối: Phương pháp này đơn giản, không cần lưu trữ các số liệu đặc biệt cho quá trình đánh giá này. Tuy nhiên chỉ nên dùng trong trường hợp số lượng các nhà cung cấp ít, khối lượng giao dịch nhỏ thì phương pháp này mới đảm bảo độ tin cậy của nó.
Phương pháp tính điểm: Phương pháp này có độ khách quan cao, rất thích hợp khi phải đưa ra các quyết định nhanh chóng về tìm nguồn hàng khi có nhu cầu xuất khẩu khẩn cấp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có sự giám sát chặt chẽ và những ghi chép cụ thể trong suốt quá trình trước, trong và sau cung ứng.
Phương pháp phân tích tỷ lệ chi phí: Để áp dụng được phương pháp này người xuất khẩu phải lưu trữ các số liệu về các chi phí phát sinh của từng nhà cung cấp một cách có hệ thống trên cơ sở các hợp đồng. Từ đó so sánh các tỷ lệ chi phí này
2.3.3. Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí cụ thể, tập hợp lại nhằm làm rõ hỗ trợ hoạt động đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp cẩn:
- Xác định nhu cầu thông tin: cần những thông tin gì để hỗ trợ đánh giá nguồn cung cấp hiện tại. Dựa trên các tiêu chỉ đánh giả đã xác lập, xác định các thông tin cần thu thập có liên quan.
- Tìm nguồn thông tin và thu thập thông tin: sử dụng các phương tiện truyền thông đại chủng, ấn phẩm chuyên ngành, các kết quả báo cáo tài chính của công ty... Thu thập các thông tin liên quan đến nguồn cung cấp hiện tại của mình.
- Tập hợp thông tin theo các tiêu chỉ đánh giá nhằm đáp ứng mục tiêu đánh giá: các thông tin sau khi được tìm kiếm và thu thập, phải tập hợp lại theo các tiêu chí đánh giá.
- Xử lý thông tin thu thập được.
Các thông tin sau khi xử lý sẽ phục vụ cho quá trình đánh giá nguồn cung cấp hiện tại và ra các quyết định liên quan đến nguồn cung cấp hiện tại.
Để công tác đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi, thì các thông tin thu thập và đã qua xử lý phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Thông tin phải chính xác: thông tin sai lệch sẽ gây khó khăn cho quy trình đánh giá, ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Thông tin có độ chính xác càng cao thì kết quả đánh giá cũng như các quyết định có liên quan đến kết quả đánh giá càng được đảm bảo.
- Tính tin cậy: thông tin phải được thu thập từ các nguồn tin cậy, có liên quan tới hoạt động nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp.
- Các thông tin phải phù hợp với thời gian tiến hành đánh giá. Đánh giá nguồn cung cấp hiện tại trong một khoảng thời gian nhất định nào đó thì thông tin phục vụ công tác đánh giá cũng phải phù hợp với khoảng thời gian đó. Thông tin dù đảm bảo tính chính xác nhưng không phù hợp với thời gian lựa chọn để tiến hành đánh giả thì kết quả đánh giá nguồn cung cấp hiện tại của doanh nghiệp là không có giá trị.
2.3.4. Tiến hành đánh giá
Sau khi doanh nghiệp đã tổng hợp được những ý kiến và tham mưu của các bộ phận liên quan và đã vạch ra được những tiêu chí để đánh giá các nhà cung ứng thì doanh nghiệp cần phải thống kê lại toàn bộ điểm mạnh, điểm yếu của các nhà cung cấp, đánh giá lại một lần nữa về năng lực và khả năng mà nhà cung cấp đó có thể đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp, so sánh giữa các doanh thu với nhau.
Sau khi so sánh các nhà cung cấp với nhau thông qua những điểm mạnh, điểm yếu, các tiêu chí mà nhà cung cấp đó đạt được,... thì doanh nghiệp cần phải sắp xếp các doanh nghiệp theo thứ tự ưu tiên từ nhà cung cấp có nhiều tiêu chí phù hợp với tiêu chí doanh nghiệp đề ra. Dựa vào danh sách mà có thể biết được nên lựa chọn nhà cung cấp nào.
Theo đó, doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp theo các nội dung sau đây để biết được nhà cung cấp nào có thể đảm bảo về mọi yếu tố để doanh nghiệp lựa chọn:
- Tìm hiểu về tính pháp lý, độ uy tín của các nhà cung ứng: hãy yêu cầu nhà cung cấp trình giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Tìm hiểu về khả năng của nhà cung cấp đó có thể cung cấp được số lượng hàng hóa lớn hay nhỏ, đáp ứng được yêu cầu thường xuyên của doanh nghiệp hay không?
- Tiến hành xem xét và kiểm tra về chất lượng của các sản phẩm mà nhà cung cấp giới thiệu
- Tới trực tiếp xưởng sản xuất sản phẩm 2.3.5. Kết luận đánh giá
Thứ nhất, dựa vào kết quả nhận được từ giai đoạn tiến hành đánh giá đảm bảo mang tính chính xác, kết hợp với các tiêu chuẩn, yêu cầu, bối cảnh của doanh nghiệp, tiến hành đưa ra kết luận về các NCC hiện tại trong nhập khẩu. Các kết luận đưa ra cần đảm bảo bám sát vào kết quả đã được phân tích ở giai đoạn trên.
Thứ hai, các kết luận cuối cùng được đưa ra sẽ quyết định phân chia các nhà cung cấp thành 3 loại, tương đương với các quyết định liên quan đến vấn đề hợp tác sau này: NCC đạt tiêu chuẩn – duy trì hợp tác, NCC không đạt tiêu chuẩn – chấm dứt hợp tác, NCC chưa đạt tiêu chuẩn - tiến hành đàm phán lại các vấn đề còn tồn
Cuối cùng, việc đánh giá NCC hiện tại trong nhập khẩu sẽ kết thúc bằng việc doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin, hồ sơ, số liệu và kết quả của toàn bộ quá trình đánh giá để phục vụ cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp hoặc các lần đánh giả tiếp theo.