CHƯƠNG 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÍN DỤNG BÁN LẺ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
2.2. Kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ của ngân hàng thương mại
2.2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Đứng dưới nhiều góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã hình thành nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ khác nhau. Hiện nay, định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organization) về kiểm soát nội bộ được chấp nhận khá rộng rãi. COSO là một Uỷ Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận về báo cáo tài chính (Treadway Commission hoặc Nation Commission on Financial Reporting).
Theo báo cáo của COSO 2013 được công bố dưới tiêu đề kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất đã định nghĩa về KSNB như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả;
Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
Các luật lệ và các quy định được tuân thủ.
Theo như định nghĩa trên, KSNB có bốn nội dung quan trọng chúng ta cần lưu ý đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận của doanh nghiệp là một bộ phận không tách rời trong các hoạt động của tổ chức nhằm giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu mà nhà quản lý mong muốn.
18
Con người: Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý, và các nhân viên trong đơn vị. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, xây dựng biện pháp kiểm soát và vận hành chúng để đạt được mục tiêu chứ không để thay thế con người.
Đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Trong quá trình xây dựng và vận hành KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng của nó như: sự sai lầm của con người khi ra quyết định, đạo đức nghề nghiệp của nhân viên…làm cho mục tiêu của tổ chức không đạt hiệu quả. Mặt khác, nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể lớn hơn lợi ích từ quá trình kiểm soát đó mang lại. Do đó, nhà quản lý có thể bỏ qua các thủ tục kiểm soát nếu họ nhận thấy chi phí bỏ cho quá trình kiểm soát là quá lớn mặc dù vẫn nhận thức được rủi ro sẽ xuất hiện.
Mục tiêu: Để chiến lược được thực hiện mỗi đơn vị phải có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, từng hoạt động. Có thể chia thành ba nhóm mục tiêu chính sau:
Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực;
Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp;
Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.
Các mục tiêu có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu nêu trên.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin, truyền thông và vấn đề giám sát.
19
Như vậy báo cáo của COSO đã đưa ra một cách khá đầy đủ và có hệ thống những nhận thức về KSNB và cũng nhấn mạnh được yếu tố con người là quan trọng nhất trong hệ thống KSNB.
2.2.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Do có sự khác nhau về quy mô, ngành nghề hoạt động, mục tiêu… nên có sự khác biệt đáng kể trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị khác nhau. Nhưng theo COSO một hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải có năm bộ phận cơ bản sau:
* Môi trường kiểm soát: Phản ánh văn hóa chung của đơn vị, tác động đến ý thức của mọi nhân viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: Nhà quản lý là những người liên quan trực tiếp đến quá trình kiểm soát, do vậy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của họ.
Yêu cầu này đòi hỏi nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, người quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các phương thức thích hợp.
Cam kết về năng lực: Năng lực phản ảnh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Cam kết về năng lực là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành, đồng thời nó còn phụ thuộc vào việc Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có phối hợp với người quản lý trong việc giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện kế hoạch hay không, ngoài ra sự phối hợp của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát.
20
Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu để kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Do Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và đấu tranh với các hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý, nên Hội đồng quản trị cần có thêm người nằm ngoài ban điều hành.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức mà nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới.
Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị.
Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… Nhà quản lý chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
* Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu, làm cơ sở cho việc xác định xem các rủi ro đó được quản lý như thế nào. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu của đơn
21
vị gồm mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về báo cáo tài chính và mục tiêu về sự tuân thủ, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro.
* Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể thực hiện được như phân chia trách nhiệm đầy đủ; kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ; kiểm soát vật chất; kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích soát xét lại việc thực hiện.
* Thông tin và truyền thông: Hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi các thông tin theo một hình thức và khuôn khổ thời gian tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thông tin và báo cáo, bao gồm cả hệ thống công nghệ thông tin, các cơ chế giao tiếp và các kênh thông tin giữa các cấp và các bộ phận trong ngân hàng. Hệ thống này có sự phân cấp và bao hàm cả hệ thống cảnh báo rủi ro, hệ thống bảo mật và chống xâm phạm trái phép. Sự tương tác giữa các yếu tố cấu thành hệ thống này sẽ quyết định tính hữu hiệu, tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
* Giám sát và sửa chữa những sai sót: Là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc này được thực hiện thông qua việc đánh giá thường xuyên và đánh giá theo định kỳ hay kết hợp hai hình thức. Mục tiêu chính của giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn hoạt động hữu hiệu, do vậy cần phải giám sát các hoạt động trong đơn vị.
2.2.2.3. Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: nhằm giảm thiểu những sai sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ. Đảm bảo độ an toàn cho tài sản của đơn vị. Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin. Đảm bảo tuân thủ luật pháp. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
Vai trò của kiểm soát nội bộ: Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hoà mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh các định mức và mục tiêu từ đó tiết kiệm tối đa chi phí nguồn lực mà vẫn đạt được kết quả cao. Đồng thời
22
kiểm tra, kiểm soát giúp cho việc thực hiện tốt các mục tiêu đề ra từ đó mà nâng cao hiệu năng quản lý. Với một hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành hữu hiệu bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp và hiệu quả sẽ thể hiện năng lực, thái độ quản lý của nhà quản lý doanh nghiệp.