CHƯƠNG 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
4.2.1. Tổ chức kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
4.2.1.1. Cơ sở pháp lý và quy định về kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ Cơ sở pháp lý
Luật các TCTD 2010 số 47/2010/QH12 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 16 tháng 06 năm 2010, hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011. Theo đó, tại điều 40 quy định các TCTD phải xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả và an toàn, đảm bảo hệ thống thông tin trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời, hoạt động tuân thủ luật pháp và các quy định.
Thông tư 13/2018/TT-NHNN ngày 18 tháng 05 năm 2018 của NHNN Việt Nam quy định về hệ thống KSNB của NHTM, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2019. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ được quy định nổi bật theo ba tuyến bảo vệ độc lập nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát
41
hiện, xử lý kịp thời rủi ro trong hoạt động ngân hàng như sau: Tuyến bảo vệ thứ nhất có chức năng nhận dạng, kiểm soát và giảm thiểu rủi ro do các bộ phận nghiệp vụ có liên quan thực hiện; Tuyến bảo vệ thứ hai có chức năng xây dựng chính sách quản lý rủi ro, quy định nội bộ về quản lý rủi ro, đo lường, theo dõi rủi ro và tuân thủ quy định pháp luật; và Tuyến bảo vệ thứ ba có chức năng kiểm toán nội bộ do bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện.
Những quy định nội bộ của BIDV
BIDV đã ban hành nhiều quy định làm cơ sở cho hoạt động kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ nói riêng, cụ thể:
- Bộ Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp theo Quyết định số 333/QĐ-HĐQT ngày 07 tháng 8 năm 2007: quy định các quy chuẩn về đạo đức kinh doanh và quy chuẩn về đạo đức nghề nghiệp. Bộ Quy chuẩn là một cam kết của BIDV, là định hướng các giá trị, là cơ sở cho mọi chính sách, chỉ dẫn và chương trình hành động của BIDV, đồng thời nó còn có tác dụng định hướng, thấm nhuần, lan tỏa và điều chỉnh các hành vi, cách ứng xử đối với mỗi cán bộ BIDV trong thực hiện các công việc được giao hoặc các hành động bên ngoài nhưng ảnh hưởng hoặc đe dọa ảnh hưởng đến lợi ích của BIDV; qua đó giúp cho mỗi cán bộ BIDV hoàn thiện thêm kỹ năng nghề nghiệp, nhân cách sống và các quan hệ cộng đồng xã hội.
Bộ Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống BIDV và là một phần không thể tách rời trong trách nhiệm công việc của cán bộ BIDV. Là thành viên của BIDV, mỗi cán bộ BIDV cần đọc kỹ nội dung, sẵn sàng trao đổi, thảo luận để hiểu rõ và tuân thủ các quy chuẩn trong Bộ Quy chuẩn này để đảm bảo rằng hiệu quả công việc là cao nhất, không phát sinh bất kỳ xung đột lợi ích nào với BIDV; cũng như kịp thời báo cáo các hành vi, dấu hiệu vi phạm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín, thương hiệu của BIDV.
Bộ Quy tắc ứng xử được Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam ký ban hành tại Quyết định số 350/QĐ-HĐQT ngày 30 tháng 05 năm 2008, bộ quy tắc ứng xử được ban hành nhằm mục đích: Quy định các chuẩn mực ứng xử mà cán bộ, nhân viên BIDV phải tuân thủ; Cung cấp các chỉ dẫn nhằm
42
giúp cán bộ, nhân viên BIDV xử lý các tình huống khi làm việc, trong quan hệ nội bộ và quan hệ với bên ngoài; Góp phần phát triển văn hoá kinh doanh, góp phần tạo dựng môi trường kinh doanh thuận lợi vì mục tiêu phát triển bền vững của BIDV.
Bộ quy tắc này điều chỉnh các hành vi, thái độ ứng xử của tất cả các cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống BIDV, trong các mối quan hệ nội bộ và quan hệ với bên ngoài.
Quy định cấp tín dụng bán lẻ ban hành theo Quyết định số 6959/QĐ-NHBL ngày 03 tháng 11 năm 2014 của Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam, hiệu lực từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.
Các quy trình này được triển khai áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống BIDV, việc quyết định cấp tín dụng, ký kết các hợp đồng, văn kiện tín dụng, xét duyệt giải ngân trong phạm vi được phân cấp, uỷ quyền và tiến hành sau khi đã đáp ứng được các nguyên tắc, điều kiện tín dụng, bảo đảm tiền vay theo quy định của pháp luật và của BIDV.
Quy chế kiểm toán nội bộ theo quyết định số 056/QĐ-HĐQT ngày 26 tháng 02 năm 2007, Quy chế này nhằm chế độ hoá hoạt động kiểm toán nội bộ, góp phần kiểm soát tốt hơn các rủi ro trong hoạt động Ngân hàng, nâng cao chất lượng công tác kiểm toán nội bộ cũng như tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ.
Quy chế này quy định về kiểm toán nội bộ trong hệ thống BIDV, quy định về trình tự, thủ tục thực hiện việc kiểm toán, bộ máy tổ chức và hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận kiểm toán nội bộ, các quy tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện kiểm toán nội bộ; chế độ báo cáo và lữu giữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán.
Quy định kiểm tra nghiệp vụ: BIDV cũng đã ban hành Quy chế kiểm tra nghiệp vụ theo Quyết định số 1194/QĐ-HĐQT ngày 30 tháng 11 năm 2011, hiệu lực từ ngày 15 tháng 12 năm 2011 - thay thế Quyết định 0574/QĐ-KTNB4 ngày 19 tháng 02 năm 2008 ban hành quy định về kiểm tra nghiệp vụ tại BIDV, hiệu lực từ ngày 05 tháng 3 năm 2008. Quy chế này nhằm làm cơ sở cho việc xây dựng đề
43
cương kiểm tra, lựa chọn các phương pháp kiểm tra... đảm bảo tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của hoạt động kiểm tra, đồng thời nâng cao tính trách nhiệm, tính công khai, khách quan của Đoàn kiểm tra, đối tượng được kiểm tra và các cá nhân liên quan đối với hoạt động kiểm tra.
Quy định số 005/QĐ-HĐQT ngày 05 tháng 01 năm 2007 về xử lý trách nhiệm đối với đơn vị, cá nhân trong hoạt động tín dụng: Quy định này nhằm xác lập một cơ chế nghiêm khắc để xem xét, xử lý một cách rõ ràng, minh bạch và công khai trách nhiệm của đơn vị, cá nhân có sai phạm trong hoạt động tín dụng gây ra thiệt hại cho Ngân hàng (nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn), đồng thời thông qua các hoạt động xử lý nhằm giáo dục, răn đe, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, góp phần phòng ngừa các vi phạm trong hoạt động tín dụng, nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng.
Văn bản này quy định các đối tượng, hành vi bị xử lý, hình thức, mức độ xử lý, quy trình xử lý trách nhiệm các đơn vị, cá nhân có liên quan trong hoạt động cấp tín dụng gây ra nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn cho Ngân hàng, áp dụng đối với đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm trong hoạt động cấp tín dụng được phát hiện thông qua kiểm tra, kiểm toán nội bộ định kỳ, đột xuất hoặc theo kết luận chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Thanh tra Chính phủ, cơ quan điều tra, kiểm toán nhà nước) hoặc có các hành vi che dấu nợ xấu hoặc không phát hiện vi phạm và tỷ lệ nợ xấu tăng qua giới hạn cho phép theo chỉ tiêu kế hoạch được giao.
4.2.1.2. Xây dựng và vận hành hoạt động kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ Mô hình tổ chức hoạt động tín dụng tại BIDV
Mô hình tổ chức chính là việc nhà quản lý đưa ra cơ cấu tổ chức của ngân hàng trong đó phân định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận, từng thành viên trong tổ chức đó cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan.
Sự phân định trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý xác định được công việc của mỗi người, mỗi bộ phận được hoàn thành ở mức độ nào. Hiện nay tại BIDV, nhà quản trị sử dụng mô hình tổ chức về hoạt động tín dụng như sau:
44
Sơ đồ 4.3. Mô hình tổ chức tín dụng tại Hội sở chính
Nguồn: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Sơ đồ 4.4. Mô hình tổ chức tín dụng tại các chi nhánh
Nguồn: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị. Giúp việc cho Hội đồng quản trị có Ban Kiểm soát và các Ủy ban, Hội đồng.
Tổng Giám đốc là người quản lý chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm
45
soát nội bộ: thiết lập mục tiêu và chiến lược, sử dụng các nguồn lực để đạt được mục tiêu đã định, chỉ đạo và giám sát các hoạt động của tổ chức, nhận diện và đối phó với rủi ro. Bộ máy giúp việc cho Tổng Giám đốc gồm có các Ban, Trung tâm.
Mô hình tổ chức về hoạt động tín dụng tại các Chi nhánh gồm có Hội đồng tín dụng cơ sở, Ban Giám đốc Chi nhánh, các Phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng và các phòng hỗ trợ.
Hoạt động kiểm soát trong quy trình
BIDV đã áp dụng các phương pháp kiểm soát trong nghiệp vụ cấp tín dụng bán lẻ, cụ thể:
Thứ nhất, tách biệt giữa các chức năng trong quá trình cấp tín dụng
Theo cơ cấu tổ chức cấp tín dụng hiện nay của BIDV, các chức năng trong quá trình cấp tín dụng được tách bạch tại từng bộ phận:
Bộ phận quan hệ khách hàng gồm Ban quan hệ khách hàng (QHKH) tại Hội sở chính và Phòng Quan hệ khách hàng tại Chi nhánh: đây là bộ phận trực tiếp bán sản phẩm đến khách hàng, trực tiếp tiếp nhận các nhu cầu của khách hàng và là bộ phận trực tiếp đề xuất tín dụng.
Bộ phận thực hiện chức năng thẩm định, quyết định cho vay và quản lý rủi ro tín dụng gồm: Hội đồng tín dụng, Ban Quản lý rủi ro tín dụng tại Hội sở chính, Hội đồng tín dụng cơ sở, Phòng Quản lý rủi ro (QLRR) tại Chi nhánh.
Bộ phận thực hiện chức năng tác nghiệp gồm có Ban Quản lý tín dụng tại Hội sở chính, Phòng Quản trị tín dụng (QTTD) tại Chi nhánh.
Thứ hai, kiểm soát các khâu trong quy trình tín dụng
Khâu tiếp thị và nhận hồ sơ: Khâu này do cán bộ quan hệ khách hàng thực hiện nhằm kiểm soát tính đầy đủ của hồ sơ khách hàng theo quy định gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay, đồng thời kiểm soát thời gian giải quyết hồ sơ vay của khách hàng theo đúng mục tiêu chất lượng mà ngân hàng đã xây dựng và cam kết với khách hàng. Kiểm soát khâu tiếp thị và nhận hồ sơ được BIDV thực hiện với nguyên tắc “ 4 mắt ” theo quy trình đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng - Phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng
46
Sau khi kiểm soát, nếu đáp ứng đúng, đủ các quy định của ngân hàng thì Trưởng phòng sẽ ký trên Báo cáo đề xuất tín dụng cùng toàn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng trình Lãnh đạo phụ trách quan hệ khách hàng theo trình tự: Tùy vào nhóm khách hàng hoặc số tiền vay hoặc quy mô dự án… sẽ thực hiện theo phân cấp phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng.
Khâu thẩm định rủi ro: Những người thực hiện: cán bộ phòng quản lý rủi ro, Trưởng phòng quản lý rủi ro, Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro.
Nội dung kiểm soát: Bộ phận quản lý rủi ro được bố trí độc lập với bộ phận quan hệ khách hàng để thực hiện nhiệm vụ thẩm định rủi ro đối với các khoản vay được ngân hàng quy định phải qua thẩm định rủi ro. Bộ phận này căn cứ trên báo cáo đề xuất tín dụng và những thông tin, đánh giá độc lập của mình để lập Báo cáo thẩm định rủi ro nhằm cung cấp thông tin độc lập và khách quan về khách hàng, giúp cho lãnh đạo có đánh giá tổng quát về nhiều mặt của vấn đề, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định phù hợp trong việc cấp tín dụng đối với khách hàng.
Kết quả kiểm soát: Trong quá trình thẩm định sẽ là cơ sở quan trọng cho việc quyết định cấp tín dụng hoặc từ chối cấp tín dụng, kết quả này có ý nghĩa quan trọng trong cả quá trình cho vay đối với khách hàng, bởi vì nếu không kiểm soát hết được các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng: về sự tồn tại của khách hàng, về tính xác thực của số liệu tài chính, số liệu kinh doanh của khách hàng, kết quả thẩm định giá trị tài sản bảo đảm, tính khả thi của phương án, dự án, cũng như về khả năng vay, trả nợ đối với Ngân hàng, khả năng thu hồi nợ vay từ phương án, dự án… Trường hợp nếu kiểm soát quá trình thẩm định cấp tín dụng không tốt sẽ dẫn đến cho vay không thu hồi được nợ, gây thất thoát vốn.
Phê duyệt cấp tín dụng: Các thủ tục sau phê duyệt: sau khi hồ sơ vay vốn của khách hàng được phê duyệt, cán bộ QHKH sẽ tiến hành các thủ tục như soạn thảo, ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thủ tục vay vốn theo quy định của ngân hàng.
Giải ngân, phát hành bảo lãnh: Sau khi hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản thế chấp đã được hoàn tất, cán bộ QHKH lập Phiếu bàn giao toàn bộ hồ sơ cho Phòng
47
quản trị tín dụng để hạch toán vào chương trình. Cán bộ QTTD sẽ kiểm tra toàn bộ hồ sơ phải đảm bảo đúng và đủ theo quy định, trình Trưởng phòng và Lãnh đạo phụ trách tác nghiệp phê duyệt giải ngân, phát hành bảo lãnh sau khi được phê duyệt.
Quá trình thu nợ, lãi, phí: Trong khâu này ngân hàng yêu cầu kiểm soát được danh sách khách hàng đến hạn trả nợ gốc, lãi; Đối chiếu khớp đúng giữa việc thu nợ gốc, lãi, phí định kỳ với các thỏa thuận trong hồ sơ đã ký kết và việc hạch toán trong hệ thống dữ liệu của ngân hàng.
Quản lý sau giải ngân: Sau khi giải ngân cán bộ QHKH phải có trách nhiệm kiểm tra sử dụng vốn vay, giám sát quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng, theo dõi tài sản bảo đảm và định kỳ tiến hành định giá lại tài sản hoặc hoàn thành các thủ tục pháp lý đối với trường hợp tài sản hình thành trong tương lai, theo dõi quá trình trả nợ của khách hàng. Bộ phận QTTD có trách nhiệm theo dõi hồ sơ của khách hàng, thông báo cho bộ phận QHKH về: ngày đến hạn cung cấp biên bản kiểm tra sử dụng vốn, ngày đến hạn trả nợ và hoàn chỉnh hồ sơ có liên quan…
Kết quả kiểm tra, giám sát: Quá trình kiểm tra, giám sát sẽ đánh giá được các sai sót phát sinh trong quá trình cấp tín dụng từ khâu triển khai quy trình, quy định đến khâu tiếp thị, đề xuất, thẩm định, giải ngân, theo dõi thu hồi nợ và đề xuất các giải pháp khắc phục sai sót đã phát hiện qua kiểm tra.