CHƯƠNG 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.3. Tổng hợp khảo sát về việc thực hiện kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
4.3.1. Môi trường kiểm soát
4.3.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Tính trung thực và các giá trị đạo đức là một khái niệm được COSO 1992 đưa vào nhấn mạnh. COSO cho rằng: muốn duy trì sự trung thực và các giá trị đạo đức thì phải làm cho nguyên tắc này được phổ biến và thừa nhận rộng rãi trong tổ chức, nó được thể hiện rõ nét nhất là ban hành chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp.
Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố cốt lõi trong bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào và BIDV cũng không ngoại lệ. Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ tài chính, quy tắc đạo đức ứng xử là hết sức cần thiết. Kết quả điều tra khảo sát về tính trung thực và các giá trị đạo đức được thống kê và thể hiện tại bảng sau.
56
Bảng 4.10. Bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát về tính trung thực và các giá trị đạo đức
TT CÂU HỎI
TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT
TỶ LỆ (%)
CÓ KHÔNG
1
Chi nhánh có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức (các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn) nhằm nâng cao tính trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên không?
89,96 10,04
2
Chi nhánh có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp (tính trung thực và các giá trị đạo đức thể hiện điều mà nhà quản lý mong muốn) không?
72,00 28,00
3 Cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh có thực hiện
nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức đã đề ra không? 100,00 -
4
Chi nhánh có rà soát để xác định xem có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên trong đơn vị phải hành xử trái quy định không?
48,30 51,70
5
Chi nhánh có xây dựng các hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép không?
68,97 31,03
6
Chi nhánh có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, cho phép không?
81,00 19,00
Nguồn: Tác giả tổng hợp Qua khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam cho thấy:
Gần 90% có xây dựng môi trường văn hóa của tổ chức nhằm nâng cao tính
57
trung thực và cư xử có đạo đức của nhân viên. Lãnh đạo đã ban hành chính thức quy tắc ứng xử đối với các cán bộ công chức, viên chức. Bên cạnh việc quan tâm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Qua tổng hợp phiếu điều tra, 100% các cán bộ công nhân viên được khảo sát tại các chi nhánh khảo sát đều thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức mà chi nhánh đã đề ra.
Trên 72% có ban hành những quy định về đạo đức nghề nghiệp thông qua việc xây dựng và ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử có tính bắt buộc chung đối với toàn thể cán bộ công nhân viên trong chi nhánh. Song song với việc ban hành Quy tắc giao tiếp và ứng xử, 68,97% còn xây dựng các hướng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được khuyến khích, để nhân viên nhận thức và hiểu rõ trước khi thực hiện.
Trên 81% có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức đến cán bộ nhân viên qua nhiều hình thức: Thông báo công khai tại cơ quan, triển khai trong hội nghị cán bộ công chức, thông báo bằng công văn, văn bản trên mạng nội bộ,...
Tuy nhiên, lãnh đạo nhiều đơn vị chưa quan tâm đến việc rà soát để xác định xem có tồn tại những áp lực và cơ hội để nhân viên trong đơn vị phải hành xử trái quy định, trái đạo đức (chỉ có 48,3% thực hiện rà soát). Đối với những chi nhánh thực hiện rà soát thì việc rà soát diễn ra không thường xuyên và hình thức rà soát chủ yếu thông qua các cuộc họp với lãnh đạo cấp phòng báo cáo về tình hình thực hiện công việc của các cán bộ.
4.3.1.2. Cam kết về năng lực
Đối với trình độ và năng lực của cán bộ công nhân viên luôn được cấp lãnh đạo Ngân hàng chú tâm, ngay từ khi bắt đầu tuyển dụng nhân sự Ngân hàng đã đưa ra bảng mô tả công việc cho từng vị trí và yêu cầu trình độ, kiến thức, kỹ năng của người được tuyển dụng. Đây cũng là điều dễ hiểu bởi vì các quy trình, chính sách sẽ không đạt được hiệu quả cao nếu như năng lực của cán bộ không đảm bảo được yêu cầu do quy trình, chính sách đó đặt ra. Kết quả điều tra khảo sát về cam kết về năng lực được thống kê và thể hiện tại bảng sau.
58
Bảng 4.11. Bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát về cam kết về năng lực
TT CÂU HỎI
TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO
SÁT TỶ LỆ (%)
CÓ KHÔNG
1 Chi nhánh có xây dựng tiêu chuẩn (kiến thức và kỹ năng
cần thiết) cho từng nhiệm vụ không? 100,00 -
2 Khi phân công công việc, người quản lý có phân tích
kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc không? 56,00 44,00 3 Chi nhánh có ban hành văn bản quy định cụ thể về chức
năng nhiệm vụ của từng vị trí không? 100,00 -
4 Chi nhánh có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham
gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn không? 95,60 4,40 5 Chi nhánh có cán bộ không đủ năng lực không? 100,00 - 6 Chi nhánh có đưa ra những biện pháp xử lý cụ thể đối
với những cán bộ không đủ năng lực không? - 100,00 Nguồn: Tác giả tổng hợp Theo kết quả khảo sát, 100% có xây dựng những tiêu chuẩn và kỹ năng cần thiết cho từng bộ phận, từng nhiệm vụ qua đây có thể nói các chi nhánh chú trọng đến trình độ và năng lực của nhân viên. Tuy nhiên trong phân công công việc thì chỉ có 56% có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để phân giao công việc điều này thể hiện nhà quản lý chưa bám sát những tiêu chuẩn do Ngân hàng đã đề ra. Đối với từng vị trí công tác 100% có ban hành các văn bản quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ, đây là một việc cần thiết cho định hướng chung trong công việc, bởi lẽ nó sẽ hướng cán bộ thực hiện theo sát với mục tiêu mà nhà quản lý đề ra. Hơn 95% cho biết chi nhánh có tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khóa học về nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, qua khảo sát được biết chi nhánh tạo điều kiện thông qua hỗ trợ cán bộ nhân viên về mặt thời gian cũng như kinh phí. Bên
59
cạnh đó việc đào tạo nhân viên được các chi nhánh áp dụng chủ yếu đó là cử đi đào tạo tập trung tại trường đào tạo của BIDV, cũng có một số chi nhánh đào tạo thông qua các lớp học trực tuyến, … Đối với những cán bộ chuyên môn không đáp ứng đủ năng lực 100% cho biết không có biện pháp xử lý cụ thể nào.
4.3.1.3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Kết quả điều tra khảo sát về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện trong bảng sau.
Bảng 4.12. Bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát về Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
TT CÂU HỎI
TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO
SÁT TỶ LỆ (%)
CÓ KHÔNG
1 Ban Giám đốc và các lãnh đạo chủ chốt có thận trọng trong
việc thực hiện kế hoạch hàng năm không? 95,67 4,33
2
Ban Giám đốc và các lãnh đạo chủ chốt có quản lý minh bạch trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh không?
90,06 9,94
3 Ban Giám đốc có sẵn sàng điều chỉnh những sai sót khi
phát hiện ra không? 100,00 -
4
Ban Giám đốc có thái độ và hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định của nhà nước (các quy định chuyên môn, những nguyên tắc kế toán, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách, quy định về tín dụng,… ) không?
93,68 6,32
5 Ban Giám đốc có thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực
tiếp với nhân viên không? 100,00 -
Nguồn: Tác giả tổng hợp Lãnh đạo các đơn vị rất quan tâm đến việc thực hiện các chỉ tiêu được giao
60
thông qua việc phối hợp với cán bộ chủ chốt trong cơ quan cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hướng và các giải pháp thực hiện tại đơn vị nhằm tìm ra giải pháp thực hiện tối ưu nhất. Hơn 95% cho biết Ban Giám đốc và các lãnh đạo chủ chốt thận trọng trong việc thực hiện kế hoạch hằng năm do Hội sở chính phân giao. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát hiện những vấn đề không phù hợp thì sẵn sàng điều chỉnh để đạt được mục tiêu, điều này thể hiện qua khảo sát 100% phiếu điều tra nhận lại đều trả lời có. Cùng với đó có hơn 90% cho biết trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh Ban giám đốc và lãnh đạo chủ chốt thực hiện minh bạch và thận trọng. Điều này thể hiện Ban Giám đốc và lãnh đạo chủ chốt thực hiện nghiêm túc để đạt được các chỉ tiêu trong kinh doanh của Chi nhánh cũng như công tác quản lý cán bộ. Theo kết quả tổng hợp có 100% cho biết Ban Giám đốc có thái độ và hành động đúng đắn trong việc thực hiện các quy định của nhà nước (các quy định chuyên môn, những nguyên tắc kế toán, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách, quy định về tín dụng,… ). Tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên cũng là một cách thể hiện phong cách điều hành của nhà quản lý. Kết quả khảo sát tác giả tổng hợp có 100% người được khảo sát cho biết lãnh đạo chi nhánh thường xuyên tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên qua nhiều hình thức: tiếp xúc và trao đổi trực tiếp trong công việc hàng ngày để nắm bắt tiến độ thực hiện công việc nhằm kịp thời động viên, nhắc nhở; tiếp xúc và trao đổi qua các cuộc họp giao ban để tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi, đề xuất từ phía nhân viên để thấy được những bất cập trong quản lý điều hành tại Chi nhánh.
4.3.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các bộ trong đơn vị, góp phần quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu. Nói cách khác cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Để môi trường kiểm soát tốt, đơn vị phải có sơ đồ cơ cấu tổ chức và sự phân định quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận rõ ràng. Kết quả điều tra khảo sát về cơ cấu tổ chức được thể hiện trong bảng sau.
61
Bảng 4.13. Bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát về Cơ cấu tổ chức
TT CÂU HỎI
TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT TỶ LỆ (%)
CÓ KHÔNG
1 Chi nhánh có xây dựng sơ đồ tổ chức phù hợp với hoạt
động kinh doanh của chi nhánh không? 82,76 17,24 2 Định kỳ chi nhánh có thực hiện luân chuyển cán bộ giữa
các bộ phận theo yêu cầu quản lý của BIDV không? 50,16 49,84 3 Phòng quản lý rủi ro tại Chi nhánh có đảm bảo tính độc
lập không? 65,22 34,78
4 Phòng quản lý rủi ro có phát huy vai trò kiểm soát rủi ro và
cảnh báo rủi ro trong hoạt động tín dụng bán lẻ hay không? 72,56 27,44 Nguồn: Tác giả tổng hợp Qua khảo sát, 82,76% có xây dựng sơ đồ về cơ cấu tổ chức và cho rằng nó phù hợp với hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, điều đó cho thấy phần lớn các chi nhánh đã phân tách quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận đảm bảo hoạt động kinh doanh của chi nhánh đi đúng theo mục tiêu đã đề ra. Trong công tác luân chuyển cán bộ hơn 50% cho rằng chi nhánh thực hiện đúng theo yêu cầu quản lý của BIDV, đây là một tỷ lệ tương đối thấp nếu để một cán bộ công tác tại một vị trí phòng ban quá lâu sẽ có thể dẫn tới những rủi ro về đạo đức nghề nghiệp, rủi ro về gian lận,…
Phòng quản lý rủi ro là bộ phận liên quan trực tiếp tới quy trình cấp tín dụng tại Chi nhánh, tuy nhiên qua khảo sát thì chỉ có hơn 65% người được khảo sát cho rằng phòng quản lý rủi ro tại chi nhánh đảm bảo tính độc lập với các phòng quản lý khách hàng. Phòng quản lý rủi ro có chức năng đánh giá những rủi ro có thể phát sinh trong quy trình tín dụng, là nơi đưa ra ý kiến độc lập, tham mưu cho cấp phê duyệt trước khi phê duyệt đề xuất tín dụng chứ không chỉ đứng ngoài quy trình thực hiện chức năng giám sát sau khi cấp tín dụng. Theo kết quả khảo sát, có 72,56% cho biết Phòng quản lý rủi ro có phát huy vai trò kiểm soát rủi ro và cảnh báo rủi ro trong hoạt động tín dụng bán lẻ thông qua việc tham mưu cho Ban Giám đốc quy trình thẩm định tài sản bảo đảm, thẩm tình hình hoạt động kinh doanh, thẩm định
62
tình hình tài chính đối với khách hàng bán lẻ cũng như cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết trong quá trình cấp tín dụng hay như xây dựng phương án xử lý nợ xấu đối với từng khách hàng cụ thể.
4.3.1.4. Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân, từng bộ phận, phòng ban trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Đây là yếu tố quyết định tính chất của môi trường kiểm soát. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch các nhiệm vụ và quyền lợi của các cá nhân, bộ phận trong hoạt động của ngân hàng. Kết quả điều tra khảo sát về Phân định quyền hạn và trách nhiệm được thể hiện trong bảng sau.
Bảng 4.14. Bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát về Phân định quyền hạn và trách nhiệm
TT CÂU HỎI
TỔNG HỢP Ý KIẾN KHẢO SÁT
TỶ LỆ (%)
CÓ KHÔNG
1
Chi nhánh có phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí công tác hay từng bộ phận trong giải quyết công việc không?
98,28 1,72
2 Trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng ban trong Chi
nhánh có bị chồng chéo không? 100,00 -
3
Trách nhiệm, quyền hạn của từng cán bộ, lãnh đạo chủ chốt của phòng KHCN, PGD có được quy định rõ ràng bằng văn bản cụ thể không?
82,00 18,00
4 Phân quyền trong hoạt động tín dụng bán lẻ tại chi nhánh
có đảm bảo theo đúng yêu cầu của hệ thống BIDV không? 100,00 - 5
Các nhân viên trong Chi nhánh hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ tín dụng bán lẻ không?
100,00 - Nguồn: Tác giả tổng hợp
63
Theo bảng thống kê kết quả điều tra khảo sát có 98,28% cho ý kiến chi nhánh thực hiện phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí công tác hay từng bộ phận trong giải quyết công việc Điều này thể hiện sự tin tưởng và mạnh dạn phân quyền của Ban giám đốc. Cùng với đó có 100% người được khảo sát cho biết trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong chi nhánh không bị chồng chéo lẫn nhau. Từ đó cho thấy Ban giám đốc chi nhánh đã phân chia quyền hạn theo đúng chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, điều này giúp cho công việc của của chi nhánh được thông suốt, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh cũng như hạn chế sự đùn đẩy công việc giữa các phòng ban, bộ phận. Trách nhiệm, quyền hạn của từng cán bộ, lãnh đạo chủ chốt của phòng KHCN, PGD được 82% ý kiến cho biết có quy định rõ ràng bằng văn bản cụ thể, từ đó giúp cho cán bộ công nhân viên, lãnh đạo hiểu rõ về trách nhiệm, nhiệm vụ mình cần làm và nắm bắt được tầm quan trọng trong những mối quan hệ với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng,…
Qua kết quả khảo sát, 100% ý kiến đánh giá việc phân quyền trong hoạt động tín dụng bán lẻ tại chi nhánh được đảm bảo đúng theo yêu cầu mà hệ thống BIDV đề ra. Điều này chứng tỏ Ban Giám đốc luôn bám sát quy trình quy định của hệ thống BIDV trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Đồng thời khi việc phân quyền được đảm bảo nó giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên, nhà quản lý phải có các biện pháp quản lý hữu hiệu sau khi phân quyền để tránh tình trạng lạm quyền của cấp dưới để đạt được những lợi ích cá nhân, đi ngược lại mục tiêu chung của chi nhánh. Bên cạnh việc phân quyền từ cấp lãnh đạo, đa số nhân viên trong chi nhánh hiểu rõ được sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hưởng đến KSNB tín dụng bán lẻ nên họ luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao, kết quả khảo sát cho thấy có 100% ý kiến trả lời có cho câu hỏi này.
4.3.1.5. Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự có thể nói là một chính sách quan trọng, vì trong quá trình thực hiện chiến lược nếu chính sách nhân sự không hợp lý, không hài lòng người lao động thì sẽ mang lại những kết quả không như mong muốn. Với những