CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN
1.1. Đặc điểm khoản mục tiền có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
1.1.4. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền
1.1.4.1. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ
- Nhân viên phải có đủ tính chính trực: bởi không thể KSNB khi nhân viên không có đủ năng lực hoặc không chính trực và cố tình gian lận. Vậy nên, nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố cơ bản nhất để đảm bảo hoạt động hiệu quả của KSNB
- Nguyên tắc phân chia phân nhiệm: Việc phân chia công việc khi làm khoản mục tiền phải có sự tách bạch rõ ràng với các chu trình có liên quan đến tiền. Tức là không một cá nhân nào được phép thực hiện các chức năng từ đầu cho đến khi kết thúc các nghiệp vụ. Hay nói cách khác, mỗi người chỉ được giao một chức năng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nghiệp vụ.
- Tập trung đầu mối thu: Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền (ví dụ: nên chỉ cho một số ít nhân viên được thu tiền). Viếc này sẽ giúp hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được.
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu: Xác nhận kịp thời những khoản thu được sẽ hạn chế số tiền quỹ thu được bị chiếm dụng.
- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền.
- Thực hiện tối đa các khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
1.1.4.2. Kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ thu tiền
Ta có một số ví dụ sau:
- Thứ nhất, từ hoạt động thu tiền từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:
+ Khi áp dụng chính sách thu tiền tập trung và việc phân nhiệm vụ cho một nhân viên thực hiện độc lập là rất cần thiết. Do đó, chức năng bán hàng và thu tiền nên phải tách rời.
+ Những biên lai được đánh số trước sẽ giúp ngăn ngừa gian lận hay bị bỏ sót, và cũng giúp khuyến khích giao dịch qua ngân hàng được phổ biến hơn.
- Thứ hai, từ hoạt động bán lẻ:
+ Để dễ kiểm soát, quản lý các loại hàng hóa, nên sử dụng thống nhất hệ thống mã vạch và có một hệ thống máy tính quản lý rõ ràng.
+ Hóa đơn tính tiền phải ghi đủ các thông tin: giá, sản phẩm.
+ Cứ cuối mỗi ngày hay mỗi buổi giao ca (tùy quy mô tiêu thụ) cần kiểm kê hàng hóa và kiểm tra đối chiếu tổng số tiền tiêu thụ.
+ Nếu không có điều kiện mua hệ thống máy móc hiện đại thì các báo cáo bán hàng hàng ngày phải được lập ra vì chúng rất cần thiết để quản lý được số thu trong ngày.
- Thứ ba, từ thu nợ khách hàng:
+ Nếu khách hàng đến thanh toán: Nên yêu cầu họ lấy biên lai hoặc ghi phiếu thu của DN
+ Nếu thu tiền từ khách hàng: Giấy giới thiệu nên quản lý kĩ; thường xuyên theo dõi và cập nhật thường xuyên công nợ.
+ Việc thu tiền gửi ngân hàng: quản lý kiểm soát giấy báo Có của ngân hàng, đồng thời thường xuyên đối chiếu công nợ.
1.1.4.3. Kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ chi tiền
- Thực hiện đầy đủ nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt trong việc chi tiền. Có các văn bản quy phạm với các hạn mức và điều kiện chi tiết để đơn vị thực hiện thanh toán bằng tiền tệ thông thường, được cấp quản lý kiểm soát và phê duyệt.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt để thanh toán. Khi DN thanh toán qua ngân hàng thì minh bạch hơn, việc gian lận và sai sót trong thanh toán khó có thể xảy ra.
- Đánh số liên tục các phiếu chi, séc chi, ủy nhiệm chi, lưu trữ và bảo quản chứng từ gốc.
- Tiến hành đối chiếu thường xuyên với ngân hàng và nhà cung cấp. Điều này giúp tìm ra những điểm khác biệt, chênh lệch và sau đó điều chỉnh một cách thích hợp.