Chơng 2: Tình hình tổ chức quả lý và hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty tnhh nam sơn
2.1.2. Tình hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý và bộ máy kế toán của Công ty
a) Đặc điểm tổ chức quản lý :
Bất kỳ một tổ chức kinh tế, chính trị nào để đạt đợc mục tiêu của mình thì phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh của mình đồng thời tuân theo những quy định chung của pháp luật. Công ty căn cứ trên những quy định đó và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đã tổ chức đợc một bộ máy phù hợp theo một hệ thống nhất định không cồng kềnh, chồng chéo. Đảm bảo sự thông suốt trong suốt quá trình hoạt động, tạo điều kiện cho ngời lãnh đạo quản lý chỉ đạo công việc một cách tốt nhất, các bộ phận cấp dới nắm bắt và truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng. Bằng việc áp dụng mô hình quản lý cơ cấu trực tuyến, ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý giúp cho công ty giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Hầu hết mọi quyết định đều đợc giám đốc thông qua và phê chuẩn còn các nhân viên mới dới có nhiệm vụ thừa hành các quyết định . Chính điều này đã mang lại lợi ích cho Công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Bộ máy kinh doanh của Công ty TNHH MTV Nam Sơn đợc bố trí theo sơ đồ sau:
Giám đốc công ty
Phòng
cơ giới Phòng
thiÕt bị vật
t
Phòng hoạchkế
Phòng chức tổ hành chÝnh Phòng
tài chính kế toán
Phó giám đốc thi công
Phòng côngthi Phó giám đốc cơ
giíi vËt t
: Mối quan hệ điều hành trực tiếp : Mối quan hệ chức năng
: Mối quan hệ phối hợp
Sơ Đồ I.1 Bộ máy quản lý của công ty Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty ta thấy: Các bộ phận, phòng ban của Công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong đó:
3.1 Giám đốc công ty: Là ngời đại diện pháp nhân của Công ty, phải chịu trách nhiệm trớc Tổng Công Ty, trớc pháp luật của nhà nớc về mọi hoạt
động sản xuất của công ty. Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, trực tiếp lãnh đạo mọi hoạt động của Công ty nh: Kinh tế, kế hoạch, tài chính, thi công, cơ giới, tổ chức hành chính.
3.2. Phó giám đốc cơ giới vật t: Là ngời dới quyền giám đốc Công ty, trực tiếp điều hành trong việc quản lý xe máy, thiết bị vật t của phòng vật t và phòng cơ giới. Đồng thời chỉ đạo thực hiện các chế độ báo cáo do Tổng công ty quyết định.
3.3. Phó giám đốc phụ trách thi công: Là ngời dới quyền giám đốc công ty. Giải quyết các công việc liên quan đến thi công trực tiếp chỉ đạo phòng thi công, quản lý chất lợng công trình, an toàn vệ sinh lao động và công tác xây dựng cơ bản trong công ty.
a.4) Các phòng chuyên môn
a.4.1) Phòng kế hoạch: Có 5 ngời và là bộ phận có chức năng: Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm của Công ty nhằm định hớng kế hoạch đầu t phát triển sản xuất kinh doanh về trớc mắt cũng nh lâu dài, soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế, giám sát các quá trình hoạt thực hiện của các đơn vị trực thuộc, cùng với các chủ công trình làm thủ tục thanh lý hợp đồng với bên A dựa trên quyết định của giám đốc. Ngoài ra phòng còn tham gia xây dựng định mức lao động, tiền lơng, vật t đối với từng đơn vị sản phẩm hay loại hình công việc, phân phối các khoản thu nhập, phân tích hoạt động kinh tế đẻ giúp Giám Đốc có biện pháp chỉ đạo tốt nhất.
a.4.2) Phòng thiết bị vật t: có 4 ngời, là phòng có nhiệm vụ chức năng t vấn trong lĩnh vực tổ chức mua sắm, bảo quản vật t hàng hoá phục vụ
công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Căn cứ vào các dự trù mua sắm vật t, phụ tùng đã đợc duyệt. Phòng vật t có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin, phân tích thị trờng để tham mu trong việc mua bán vật t, phụ tùng và có dự trữ hợp lý, hớng dẫn các đơn vị trực thuộc các định mức vật t, phân tích việc tiêu hao định mức vật t cho một sản phẩm của mỗi loại hình công việc, mỗi công trình, hạng mục công trình, tham mu về giá cả vật t, hàng hoá
trong trờng hợp giao khoán cho một công trình.
a.4.3) Phòng kế toán tài chính: Có 7 ngời, là phòng chức năng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi, bảo đảm công ty có đủ vốn để kinh doanh, quản lý chặt chẽ các nguồn vốn và đảm bảo sử dụng chúng đúng mục đích và có hiệu quả, thực hiện thanh quyết toán kịp thời, tiến hành hạch toán đầy đủ và chi tiết, xác định lỗ lãi chính xác, lập chiến lợc vay vốn, cùng với các phòng ban khác tổ chức lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, chiến lợc giá, thanh quyết toán công trình, phát lơng cho cán bộ công nhân viên, đồng thời tổng kết tình hình quản lý sử dụng tài sản, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh ( cùng phòng kế hoạch), thực hiện giám đốc bằng đồng tiền đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
a.4.4) Phòng tổ chức hành chính: Có 7 ngời là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mu về tổ chức nhân sự, điều phối sử dụng lao động, công tác qui hoạch và đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân viên, các phòng ban chức năng theo phân cấp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, t vấn trong việc thành lập các hội đồng thi đua khen thởng, kỷ luật, hội đồng nâng l-
ơng, nâng bậc, thành lập các ban. Đồng thời giải quyết các công việc hàng ngày phục vụ cơ quan nh: Văn th bảo mật, thông tin liên lạc tiếp khách, phục vụ điện nớc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về mọi lĩnh vực hành chính và y tế trong công ty.
a.4.6) Phòng sản xuất: Có 6 ngời, là bộ phận dới quyền giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật thi công, quản lý khối lợng, tiến độ, chất lợng, an toàn vệ sinh lao động, công tác xây dựng cơ bản, đôn đốc kiểm tra, hớng dẫn thực hiện các quy định, các quyết định thuộc các lĩnh vực thi công ở các đội. Phối hợp với các phòng ban chức năng với t cách là thành viên lập các dự án thầu, tiếp thị về thông tin khoa học kỹ thuật, nghiên cứu triển khai ứng dụng các qui trình công nghệ mới.
a.5) Đội phân xởng sản xuất và phục vụ sản xuất:
Đội đơn vị sản xuất trực thuộc gồm 9 đội, Các đội này có chức năng là tổ chức thi công công trình, trực tiếp thực hiện các công trình. Khi thực hiện luôn đảm bảo tiến độ thi công và chất lợng công việc hoàn thành theo kế hoạch đã cố định.
b) Bộ máy kế toán của công ty:
Đặc điểm của tổ chức kế toán trong đơn vị sản xuất ảnh hởng đến tổ chức công tác kế toán chủ yếu ở nội dung, phơng pháp trình tự hạch toán chi phí sản xuất, phân loại chi phí, cơ cấu giá thành xây lắp, cụ thể là: Đối t- ợng hạch toán chi phí có thể là hạng mục công trình, các giai đoạn của quá
trình sản xuất hoặc nhóm các hạng mục công trình, từ đó xác định phơng pháp hạch toán chi phí thích hợp.
Đối tợng tính giá thành là các sản phẩm thành phẩm, hạng mục công trình đã hoàn thành, các giai đoạn công việc đã hoàn thành, từ đó xác định ph-
ơng pháp tính giá thành thích hợp: phơng pháp tính trực tiếp, phơng pháp tổng cộng chi phí, phơng pháp hệ số hoặc tỷ lệ.
Xuất phát từ đặc điểm của phơng pháp lập dự toán đợc lập theo từng hạng mục chi phí. Để có thể kiểm tra chi phí sản xuất đợc phân loại theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung.
Công ty phù hợp với chế độ kế toán do Bộ Tài Chính quy định đối với các công ty TNHH . Các chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị:
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N - Chế độ kế toán đang áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi
Các đồng tiền khác: Đồng Việt nam
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp
- Phơng pháp tính khấu hao: Theo thông t 1062 của Bộ Tài Chính - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo kê khai thờng xuyên
b.1). Đặc điểm của bộ máy kế toán
. Sau khi nhận các chứng từ dới các đội chuyển lên, kế toán tại công ty căn cứ vào các chứng từ này để ghi vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ
kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó kế toán lập các sổ sách cần thiết, tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Tại công ty bộ máy kế toán đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý, mỗi bộ phận sẽ thực hiện một chức năng nhất định để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán là:
- Hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ kịp thời tất cả các chứng từ của công ty
- Tổ chức mọi công việc kế toán để thực hiện đầy đủ có cơ sở chất lợng những nội dung công việc của từng bộ phận kế toán.
- Giúp giám đốc hớng dẫn các bộ phận của công ty thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu phục vụ cho việc điều hành công ty.
- Kiểm tra kê tài sản tồn kho, tổ chức bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo đúng quy định của nhà nớc
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV Nam Sơn gồm 7 ngời và mỗi ngời thực hiện một nhiệm vụ riêng của mình.
Sơ đồ bộ máy kế toán