BÀI 2 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7
II: Các thao tác cơ bản
Thông thường khi khởi động Microsoft Word, chương trình tự động mở ra một tài liệu mới với mặc định là trống. Nhưng trong quá trình làm việc đôi khi bạn cũng cần tạo một tài liệu mới với những chọn lựa riêng của mình. Tùy thuộc vào nội dung
Thao tác tạo một tài liệu mới như sau:
- Click chọn tab File > chọn New
- Chọn một mẫu có sẵn trong Available Templates
Muốn có một tài liệu trống, double click vào Blank document. Muốn tạo nhanh, nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.
Muốn có một tài liệu theo mẫu đã có, click New from Existing, tìm đến địa chỉ của tài liệu mẫu mà bạn muốn dùng và sau đó click Create.
Muốn có tài liệu theo một khuôn mẫu, click Sample templates hoặc My tem plates, và sau đó chọn kiểu mẫu mà bạn muốn.
2. Nhập văn bản
Khi đã mở một tài liệu mới, lúc đó Word đã sẵn sàng cho phép bạn soạn thảo văn bản mới. Sau đây là một số điểm cần lưu ý khi nhập văn bản:
Điểm chèn hay con trỏ: là một gạch đứng nhấp nháy, khi đánh văn bản thì chữ sẽ xuất hiện phía bên trái con trỏ và con trỏ sẽ nhích qua phải.
Các phím di chuyển con trỏ:
Home/End: về đầu/cuối dòng
Ctrl+Home/Ctrl+end: về đầu/cuối tài liệu.
PageUp/PageDown: lên/xuống một trang màn hình.
- Phím Backspace và Delete: hai phím này dùng để sửa lỗi sai khi nhập. Phím Backspace dùng để xóa ký tự bên trái con trỏ, phím Delete dùng để xóa ký tụ bên phải con trỏ.
- Chế độ Insert và Overtype: Word mặc định khi nhập văn bản là ở chế độ đánh chèn (Insert), nghĩa là chèn thêm vào bên trái con trỏ. Còn chế độ Overtype là đánh chồng lên, nghĩa là khi bạn soạn thảo trong chế độ này nó sẽ thay thế các ký tự nằm phía bên phải con trỏ.
- Phím Enter: phím này dùng để kết thúc một đoạn đồng thời sang một đoạn mới. Khi đó, Word sẽ chèn thêm vào cuối đoạn một ký hiệu gọi là dấu phân đoạn
(paragraph mark).
- Phím Shift+Enter: phím này dùng để sang dòng mới mặc dù chưa đến cuối dòng. Dòng mới này vẫn còn thuộc đoạn cũ. Khi đó Word sẽ chèn thêm vào cuối dòng một ký hiệu gọi là dấu xuống dòng (Newline).
Các dấu phân đoạn ( ) và xuống dòng ( ) chỉ hiện ra trên màn hình khi bạn nhấn nút Show/Hide ( ) trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home.
Cuốn từ (Word Wrap): khi bạn nhập văn bản đến cuối dòng thì Word tự động cuốn các từ vượt dòng quá lề phải xuống dòng kế, hiện tượng này gọi là cuốn từ (word wrap)
3. Mở một tài liệu có sẵn
Để mở một tài liệu có sẵn, dùng một trong các cách sau đây:
Cách 1:
- Click chọn tab File > chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O) để mở hộp thoại Open.
- Click vào khung Look in để tìm đường dẫn chỉ đến thư mục lưu trữ file tài liệu.
- Click chọn file cần mở và click Open.
Tại nút Open có các tùy chọn:
- Open: mở bình thường
- Open Read-Only: không được lưu thay đổi.
- Open as Copy: tạo bản sao của file và mở ra.
- Open in Browser: mở file bằng trình duyệt web mặc định.
- Open in Protect View: mở ở chế độ bảo vệ
- Open and Repair: mở trong trường hợp file bị lỗi Cách 2:
- Click chọn tab File > chọn Recent (mở các file được soạn thảo gần đây nhất)
- Chọn tên file trong danh sách Recent
4. Lưu trữ tài liệu
Để lưu trữ tài liệu, sử dụng một trong các cách sau đây:
- Cách 1: Click chọn tab File > chọn Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +S) - Cách 2: Click chọn nút Save trên thanh truy cập nhanh Quick Access - Cách 3: Nhấn phím F12 khi muốn lưu trữ tài liệu với tên khác.
Nếu tài liệu đã được lưu trước đó rồi thì Word lưu tiếp các dữ liệu cập nhật.
Nếu lần đầu tiên lưu tài liệu, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại Save As, chọn địa chỉ lưu trữ tài liệu, nhập tên file vào File name và chọn kiểu lưu file tại Save as type, xong click nút Save lưu để dữ liệu.
Lưu ý: Quy tắc đặt tên file trong Word cũng giống như quy tắc đặt tên file trong
Windows. Tên file dài tối đa 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên, trong tên file không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * ― > <.
5. Bảo mật tài liệu
Để bảo mật tài liệu, bạn có thể cài đặt mật khẩu, cách thức tiến hành như sau:
- Click tab File > chọn Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện
- Click nút Tools > chọn General Options. Trong hộp thoại General Options:
Nhập mật khẩu vào khung Password to open để bảo vệ tài liệu mỗi khi mở.
Nhập mật khẩu vào khung Password to modify mỗi khi muốn sửa tài liệu
Chọn Read-only recommended chỉ cho phép xem, không được sửa đổi.
- Chọn xong, click OK
Lưu ý: mật khẩu dài tối đa 15 ký tự và có phân biệt chữ hoa và chữ thường.
6. Đóng lại một tài liệu
Sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo một tài liệu và đã lưu trữ nó, ta cần đóng đóng tài liệu này. Để đóng một tài liệu, bạn click chọn tab File > chọn Close.
Lưu ý: Nếu trước khi đóng tài liệu mà bạn chưa lưu trữ nó, Word sẽ hiển thị thông báo sau:
Chọn:
- Yes: lưu trữ và đóng tài liệu.
- No: đóng và không lưu trữ tài liệu.
- Cancel: không đóng tài liệu.
7. Các chế độ hiển thị tài liệu
Word cung cấp các chế độ hiển thị khác nhau của tài liệu như:
- Print Layout: cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thước canh, được phân trang theo trang giấy in
- Full Screen Reading: cửa sổ hiển thị văn bản toàn màn hình để đọc.
- Web Layout: cửa sổ hiển thị cách trình bày văn bản với thước canh ngang theo dạng trang Web.
- Outline: cửa sổ hiển thị văn bản không có thước canh, chỉ thích hợp cho việc trình bày văn bản dài.
- Draft: cửa sổ hiển thị văn bản ở dạng phác thảo 8. Các thao tác cơ bản trên khối văn bản
8.1. Chọn khối văn bản
Chọn khối văn bản là đánh dấu phần văn bản trong tài liệu để sau đó thực hiện một hay nhiều lệnh lên phần văn bản đã chọn này. Khi khối văn bản được chọn sẽ có nền màu đen như sau: Đây là khối văn bản được chọn.
a. Sử dụng Mouse
- Một khối văn bản: bấm và giữ mouse tại điểm đầu và kết thúc rồi đưa mouse về hướng ngược lại. Khối văn bản được chọn sẽ đổi màu.
- Một từ: double click lên từ này.
- Một dòng: click trên thanh chọn ở bên trái dòng văn bản.
- Nhiều dòng: click lên thanh chọn ở đầu một dòng sau đó kéo con trỏ về trên hoặc dưới
- Một câu: nhấn và giữ Ctrl rồi nhấn mouse bất cứ chổ nào trống
- Một đoạn:double click trên thanh chọn ở bên trái đoạn hay đưa con trỏ hay đưa con trỏ lên đoạn văn rồi nhấn
- Toàn bộ tài liệu: bấm và giữ Ctrl rồi nhấn trên thanh chọn b. Sử dụng bàn phím
TỔ HỢP PHÍM CHỌN
Shift + Một ký tự bên phải con trỏ
Shift + Một ký tự bên trái con trỏ
Shift + Từ con trỏ lên trên một dòng
Shift + Từ con trỏ xuống dưới một dòng Shift + Home Từ con trỏ đến đầudòng văn bản Shift + End Từ con trỏ dến cuối dòng văn bản
8.2. Hủy bỏ chọn khối
- Bấm con trỏ mouse ở ngoài khối văn bản được chọn.
- Nhấn bất kỳ mũi tên nào.
8.3. Xóa khối văn bản được chọn
- Để xóa khối văn bản đã được chọn, bạn nhấn phím Delete hoặc Backspace.
- Nếu vô ý lỡ xóa một khối văn bản nào thì có thể phục hồi lại bằng cách sử dụng nút lệnh Undo ( ) trên thanh thanh truy cập nhanh hoặc nhấn phím Ctrl+Z.
8.4. Di chuyển khối văn bản
Để di chuyển khối văn bản có thể có các cách sau:
- Sử dụng nút lệnh Cut ( ) và Paste ( ) trong nhóm lệnh Clipboard của tab Home.
- Sử dụng mouse.
a. Sử dụng nút lệnh - Chọn khối văn bản
- Chọn nút lệnh Cut ( ) ) ) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + X.
- Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
- Chọn nút lệnh Paste ( ) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + V.
b. Sử dụng mouse
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
- Đưa con trỏ mouse vào khối văn bản được chọn.
- Bấm và giữ nút trái mouse, con trỏ mouse trở thành
- Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra 8.5. Sao chép khối văn bản
Để sao chép khối văn bản có thể có các cách sau:
- Sử dụng nút lệnh Copy ( ) và Paste ( ) trong nhóm lệnh Clipboard của tab Home.
- Sử dụng mouse.
a. Sử dụng nút lệnh - Chọn khối văn bản
- Chọn nút lệnh Copy ( ) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + C.
- Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
- Chọn nút lệnh Paste ( ) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn phím Ctrl + V.
b. Sử dụng mouse
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
- Đưa con trỏ mouse vào khối văn bản được chọn.
- Bấm và giữ nút trái mouse và nhấn phím
- Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra
Lưu ý: bạn có thể dùng nút phải mouse để thực hiện di chuyển hay sao chép khối văn bản như sau:
- Chọn khối văn bản.
- Đưa con trỏ mouse về vị trí mới muốn di chuyển hay sao chép.
- Di chuyển: giữ phím Ctrl và bấm nút phải mouse.
- Sao chép: giữ phím Ctrl + Shift và bấm nút phải mouse 8.6. Sử dụng Undo và Redo
Mỗi lần bấm nút Undo ( ), Word cho phép bạn hủy bỏ các thao tác hay lệnh đã làm. Còn khi bấm nút Redo ( ), Word sẽ lấy lại thao tác vừa hủy bỏ (tức là thao tác vừa Undo. Bạn có thể bấm vào nút mũi tên bên phải của nút lệnh ( ) để hiện hộp danh sách kéo xuống và chọn thao tác hay lệnh cần hủy bỏ / lấy lại.
Nút Undo rất hữu hiệu khi bạn làm sai một thao tác hay một lệnh và muốn trở về trạng thái trước khi thao tác sai hay ra lệnh sai.