BÀI 2 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 7
VI: Làm việc với bảng biểu
3. Các thao tác trên bảng biểu
3.1. Di chuyển con trỏ trong bảng
- Di chuyển nhanh đến một ô: bấm mouse vào ô đó
- Di chuyển đến ô kế tiếp theo hàng ngang: nhấn phím Tab. Nếu ô có chứa văn bản thì khi nhấn phí Tab sẽ chọn luôn ô này. Nếu con trỏ nằm ở cuối cùng của bảng (ô ở góc dưới bên phải), khi nhấn phím Tab sẽ tạo thêm một dòng mới.
- Di chuyển đến ô trước đó theo hàng ngang: nhấn phím Shift + Tab.
- Di chuyển vể ô đầu tiên, cuối cùng của một dòng: Alt + Home / Alt + End
- Di chuyển vể ô đầu tiên, cuối cùng của một cột: Alt + Page Up / Alt + Page Down.
- Lên/xuống một dòng trong cùng một cột: phím , .
- Qua trái/qua phải một ô (nếu ô chưa có dữ liệu): phím , . Nếu ô có dữ liệu, con trỏ sẽ qua trái, qua phải một ký tự.
3.2. Nhập dữ liệu vào bảng
- Đưa con trỏ vào ô muốn nhập dữ liệu
- Nhập dữ liệu bình thường, nếu chiều rộng của ô không đủ chứa các ký tự nhập vào, Word sẽ cuốn từ này xuống dòng. Bạn cũng có thể nhấn phím Shift + Enter hay Enter để xuống dòng hay sang đoạn mới.
- Khi văn bản được đem xuống dòng thì Word sẽ tự động mở chiều cao của ô.
- Nhấn phím Tab để đưa con trỏ sang ô kế sau hay Shift + Tab để chuyển đến ô kế trước. Nếu bạn nhấn phím Tab ở ô cuối cùng của bảng, Word sẽ tạo thêm một dòng mới ở sau bảng.
3.3. Các thao tác chọn bảng a. Chọn một hay nhiều ô
- Đưa con trỏ về sát bên trái ô của ô muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn phím End.
- Đưa con trỏ mouse vào bên trong cạnh trái của ô muốn chọn, con trỏ mouse trở thành và bấm mouse.
b. Chọn một hay nhiều dòng
- Đưa con trỏ về sát bên trái ô của ô đầu tiên của dòng muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn phím Alt + End.
- Đưa con trỏ mouse ra ngoài cạnh trái của dòng muốn chọn, con trỏ mouse trở thành và bấm mouse., hay double click tại một ô bất ký trong dòng.
c. Chọn một hay nhiều cột
- Đưa con trỏ về sát bên trái ô của ô đầu tiên của cột muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn phím Alt + Page Down.
- Đưa con trỏ mouse vào cạnh trên cùng của cột muốn chọn, con trỏ mouse trở thành và bấm mouse., hay giữ phím Alt và bấm mouse tại một ô bất kỳ trong cột.
d. Chọn cả bảng
- Di chuyển mouse đến sát bên trái của ô trên cùng ở góc bên trái của bảng, và bấm mouse vào dấu .
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các nút lệnh Select từ thanh công cụ Table Tools > tab Layout > nhóm lệnh Table >
chọn lệnh Select để chọn ô (Cell), cột (Column), dòng (Row) hoặc bảng (Table). Sử dụng kiểu này bạn chọn đối tượng bảng một cách chính xác nhưng ―hơi lâu‖ vì phải định vị điểm chèn ở dòng hoặc cột thích hợp trước khi chọn một trong các lệnh này.
89 3.4. Điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao dòng
a. Thay đổi chiều rộng cột
Cách 1: Bạn thay đổi chiều rộng cột bằng cách kéo đường biên giữa các cột hay kéo ô vuông trên thước ngang
- Đưa con trỏ mouse vào đường biên bên phải của cột muốn thay đổi chiều rộng, con trỏ mouse trở thành , hoặc đưa con trỏ mouse vào ô vuông
trên thước ngang.
- Kéo mouse qua phải để mở rộng cột, kéo mouse qua trái để thu hẹp cột, Khi đã vừa ý, thả nút trái mosue ra.
Cách 2: Thay đổi chiều rộng cột bằng nút lệnh Table Column Width. Click chọn các cột muốn thay đổi chiều rộng, nhập trực tiếp độ rộng cột vào ô Table Column Width trong nhóm lệnh Cell Size của tab Layout để thay đổi chiều rộng cột.
b. Thay đổi chiều cao dòng
Word tự động thay đổi chiều cao của dòng theo số dòng của văn bản mà bạn nhập vào trong ô, nghĩa là khi Word tự động sang dòng mới thì dòng sẽ được tự động mở rộng chiều cao.
Việc thay đổi chiều cao dòng cũng giống như thay đổi chiều rộng cột.
Cách 1: Bạn thay đổi chiều cao dòng bằng cách kéo đường biên giữa các dòng hay kéo ô vuông trên thước dọc
- Đưa con trỏ mouse vào cạnh dưới của dòng, con trỏ mouse trở thành , hoặc đưa con trỏ mouse vào nút trên thước dọc.
- Kéo mouse lên trên để giảm chiều cao dòng, kéo mouse xuống dưới để tăng chiều cao dòng theo ý muốn.
Cách 2: Thay đổi chiều cao dòng bằng nút lệnh Table Row Height
- Click chọn các dòng muốn thay đổi chiều cao, nhập trực tiếp chiều cao dòng vào ô Table Row Height trong nhóm lệnh Cell Size của tab Layout để thay đổi chiều rộng cột
3.5. Chèn thêm dòng, cột a. Chèn thêm dòng
Có thể chèn thêm dòng vào bảng với nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào vị trí và số dòng muốn thêm vào.
- Thêm một dòng ở cuối bảng: Đưa con trỏ về ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab.
- Thêm một hay nhiều dòng vào giữa bảng: Đặt con trỏ mouse ô bất kỳ của dòng muốn thêm vào một hay nhiều dòng vào trên
hoặc dưới dòng hiện tại.
Cách 1: Chọn nút lệnh Insert Above hoặc Insert Below trong nhóm lệnh
Rows and Columns của tab Layout để chèn thêm dòng vào trên hoặc dưới dòng hiện tại.
Cách 2: Click phải mosue và chọn lệnh Insert > Insert Rows Above hoặc Insert > Insert Rows Below để chèn thêm dòng vào trên hoặc dưới dòng hiện tại.
b. Chèn thêm cột
Để thêm một hay nhiều cột vào giữa bảng, đặt con trỏ mouse ô bất kỳ của cột muốn thêm vào một hay nhiều cột vào bên trái hoặc bên phải cột hiện tại.
- Cách 1: Chọn nút lệnh Insert Left hoặc Insert Right trong nhóm lệnh Rows and Columns của tab Layout để chèn thêm cột vào bên trái hoặc bên phải cột hiện tại.
- Cách 2: Click phải mouse và chọn lệnh
Insert > Insert Columns to the Left hoặc Insert > Insert Columns to the Right để chèn thêm cột vào bên trái hoặc bên phải cột hiện tại.
3.6. Xóa cột, dòng, bảng
- Bạn chọn các cột, dòng hoặc bảng muốn xóa, sau đó sử dụng nút lệnh Delete trong nhóm lệnh Rows and Columns của tab Layout
Delete Columns: xóa cột
Delete Rows: xóa dòng
91 - Ngoài ra, bạn có thể click phải mouse và chọn lệnh
Delete Column để xóa cột, Delete Row để xóa dòng và Delete Table để xóa bảng.
3.7. Xóa bỏ ô
- Chọn các ô muốn xóa.
- Chọn lệnh Delete trong nhóm lệnh Rows and Columns của tab Layout > chọn Delete Cells, hoặc click phải mouse và chọn Delete Cells… hộp thoại
Delete Cells xuất hiện:
Shift cells left: xóa các ô đã chọn và đẩy bên phải qua trái.
Shift cell up: xóa các ô đã chọn và đẩy bên dưới lên trên.
Delete entire row: xóa bỏ dòng
Delete entire column: xóa bỏ cột 3.8. Trộn nhiều ô thành một ô
- Chọn các ô muốn trộn thành một ô
- Chọn Merge Cells trong nhóm lệnh Merge của tab Layout hoặc click phải mouse > chọn Merge Cells.
3.9. Tách một ô thành nhiều ô - Chọn một hay các ô muốn tách.
- Chọn Split Cells trong nhóm lệnh Merge của tab Layout hoặc click phải mouse > chọn Split Cells, hộp thoại Split Cells xuất hiện
Number of column: nhập vào số cột muốn tách
Number of row: số dòng muốn tách
Merge cells before split: nối các ô đã chọn trước rồi mới tách thành nhiều ô.
3.10. Tách một bảng thành hai bảng
Để tách một bảng thành hai bảng, bạn thực hiện như sau:
- Đưa con trỏ nằm trên hàng mà từ vị trí này bạn muốn tách thành hai bảng.
- Chọn Split Table trong nhóm lệnh Merge của tab Layout hoặc nhấn phím Ctrl + Shift + Enter.
3.11. Hiệu chỉnh bảng
a. Xóa bỏ văn bản trong bảng
Để xóa từng ký tự trong bảng, dùng phím Delete hoặc Backspace, hoặc có thể chọn hàng hoặc cột muốn xóa văn bản chứa trong đó, sau đó nhấn phím Delete.
b. Di chuyển, sao chép văn bản trong bảng biểu
Muốn di chuyển/sao chép văn bản trong các cột của bảng, bạn có thể dùng các lệnh Cut, Copy và Paste trong nhóm lệnh Clipboard của tab Home hoặc dùng các phím tắt tương ứng là Ctrl + X, Ctrl + C và Ctrl + V.
Việc di chuyển sao chép văn bản trong bảng giống như trên văn bản bình thường.
c. Định dạng văn bản trong bảng
Việc định dạng nội dung văn bản trong các ô của bảng cũng tương tự văn bản bình thường. Có thể chọn khối văn bản rồi cho in đậm, nghiêng, gạch chân.
Để đặt một điểm dùng Tab stop trong bảng biểu, bạn cũng thao tác tương tự như đặt điểm dừng trên văn bản bình thường. Tuy nhiên, để di chuyển con trỏ đến các điểm dừng đã đặt trong bảng, bạn nhấn phím Ctrl + Tab.
Các văn bản trong các ô là độc lập với nhau, nghĩa là bạn có thể định dạng văn bản trong các ô hoàn toàn khác nhau.
3.12. Thêm đường viền và tô nền cho bảng
Word tự động đóng khung bảng mỗi khi bạn tạo bảng mới. Thỉnh thoảng bạn cũng muốn thay đổi kiểu đóng khung bảng và tô nền khác với mặc định ban đầu của một số ô. Bạn có thể dùng các mẫu đóng khung và tô nền có sẵn trong chương trình bằng cách chọn lựa từ nhóm lệnh
Table Styles của tab Design.
Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện đóng khung và tô nền cho bảng như sau:
a.Thêm đường viền, đóng khung
Chọn các ô hoặc toàn bộ bảng muốn đóng khung. Click vào mũi tên bên phải của nút lệnh Border trong nhóm lệnh Table Styles của tab Design, một danh sách các kiểu đường viền xổ xuống để có thể chọn nhanh cạnh cần thêm đường viền cho bảng (giống như tô nền cho văn bản.
Nếu muốn chi tiết hơn, bạn có thể click vào mục chọn Border and
93 b. Tô nền
Muốn nhấn mạnh một số ô hoặc toàn bộ bảng để lưu ý ngưởi đọc, bạn có thể tô nền một vài hoặc tất cả các ô của bảng. Bạn tiến hành thực hiện như sau:
Cách 1: dùng hộp thoại Border and Shading
- Chọn các ô hoặc bảng muốn tô nền.
-Trong hộp thoại Border and Shading, chọn tab Shading để tô nền.
Cách 2: dùng nút lệnh Shading trong nhóm Table Styles của tab Design.
3.13. Định dạng đoạn bên trong bảng
Mỗi ô trong bảng chứa các đoạn văn bản riêng biệt. Vì vậy, bạn có thể định dạng các đoạn trong ô là hoàn toàn độc lập với nhau. Việc định dạng đoạn văn bản bên trong một ô là hoàn toàn giống như định dạng văn bản bình thường
a. Đổi hướng đoạn bên trong bảng
- Chọn các ô mà bạn muốn đổi hướng trình bày văn bản chứa bên trong ô.
Cách 1: Click chọn nút lệnh Text Direction trong nhóm lệnh Alignment của tab Layout cho đến khi được hướng như mong muốn.
Cách 2:
-Click phải lên ô, chọn Text Direction, hộp thoại Text Direction –Table Cell xuất hiện.
- Trong khung Orientation, chọn một hướng trình bày cho văn bản bằng cách bấm chọn một trong 3 hộp chứa hướng văn bản. Kết quả chọn hướng sẽ hiển thị trong khung Preview.
b. Canh lề văn bản trong ô - Chọn các ô muốn canh lề.
Cách 1: Chọn một các kiểu canh lề cho ô trong nhóm lệnh Aligment của tab Layout.
Cách 2: Click phải lên ô, chọn Cell Alignment và chọn các kiểu có sẵn trong danh sách được hiển thị.
3.14. Chuyển đổi qua lại giữa văn bản và bảng
Word cho phép tạo ra các bảng từ văn bản đang tồn tại ở dạng bình thường, cũng như cho phép chuyển các bảng trở ngược lại thành văn bản.
a. Tạo bảng từ văn bản sẵn có
Bạn có thể tạo ra một bảng từ văn bản bình thường có chứa sẵn các ký tự đặc biệt, chẳng hạn như ký tự Tab, dấu phẩy, dấu xuống dòng, dấu hai chấm hoặc chấm than,… Word sử dụng các ký tự này để tách từng phần văn bản thành từng ô và dòng.
Bạn thực hiện như sau:
Chọn phần văn bản muốn chuyển thành bảng.
- Chọn lệnh Convert Text to Table từ tab Insert > nhóm lệnh Tables. Hộp thoại Convert Text to Table xuất hiện.
- Nếu phần văn bản của bạn đã có các ký tự đặc biệt phân chia văn bản, khung Separate text at trong hộp thoại sẽ cho phép bạn chọn loại ký tự đặc biệt mà bạn muốn dùng để phân chia thành các ô như: dấu phân đoạn (Paragraph), dấu phẩy (Commas), ký tự Tab (Tabs) và các ký tự khác. Bạn chọn AutoFit to content để tự
95 Trang 116 b. Chuyển bảng thành dạng văn bản
- Chọn bảng hoặc một phần của bảng mà bạn muốn chuyển thành văn bản.
- Chọn lệnh Convert Table to Text từ tab Insert
> nhóm lệnh Table > lệnh Table hoặc từ tab Layout >
nhóm lệnh Data > Convert to Text, hộp thoại Convert Table to Text xuất hiện
Khung Separate text with: chỉ định dấu đã dùng để phân chia văn bản o Paragraph marks: các chỗ chia cột chuyển thành dấu ngắt đoạn.
o Tabs: các chỗ chia cột thành vị trí Tab o Commas: các chỗ chia cột thành dấu phẩy
o Others: ngăn cách giữa các cột bằng ký hiệu bất kỳ (được người dùng nhập vào trong ô).
Sau khi đã chuyển đổi dữ liệu từ bảng thành văn bản, mỗi dòng của bảng chuyển thành một đoạn.