CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỮU NGHỊ
3.2 Tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần may Hữu Nghị
3.2.3 Đánh giá thành quả tại các trung tâm
3.2.3.2 Tại trung tâm doanh thu
- Đối với trung tâm doanh thu, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch doanh thu trong kỳ của các bộ phận trực thuộc trung tâm doanh thu.
- Hệ thống chỉ tiêu: để đánh giá hiệu quả của trung tâm này nhà quản trị sử dụng chỉ tiêu doanh thu thuần đề đánh giá.
- Phương pháp đánh giá: nhà quản trị căn cứ vào sự chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu dự toán, họ sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm mình về mức độ hoàn thành kế hoạch về doanh thu và mức đảm bảo gia tăng doanh thu hằng năm thông qua việc phân tích các biến động của doanh thu do ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành nên doanh thu như sản lượng và giá bán
- Hệ thống báo cáo đánh giá: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu đánh giá trách nhiệm về kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu căn cứ vào việc đánh giá sự khác biệt giữa doanh thu thực tế với doanh thu dự toán, qua đó, hệ thống báo coá đánh giá trách nhiệm của trung tâm doanh giúp nhà quản đánh giá kết quả thực hiện và khả năng hoàn thành kế hoạch được giao của bộ phận chịu trách nhiệm tại trung tâm này.
Bảng 3.1- BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM DOANH THU NĂM 2015
Đơn vị tính: Triệu đồng Nội dung Doanh thu
kế hoạch
Doanh thu
thực hiện Chênh lệch I.Báo cáo cho Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp
1. Áo jacket 186.576 270.103 83.527 2.Áo sơ mi 9.513 102.040 12.527 3.Quần tây 6.709 100.723 14.014 4. Hàng thể thao 163.721 189.346 25.625 5. Áo khoác ngoài 138.723 145.686 6.963 6. Bộ trượt tuyết 178.215 186.478 8.263 7.Sản phẩm thời trang 48.069 11.267 (36.802) 8.Doanh thu khác 1.100 1.458 358
Tổng 892.626 1.007.101 114.457
II. Báo Cáo cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu Hàng FOB 667.235 791.613 124.378 Hàng Gia công 224.291 214.030 (10.261)
Doanh thu khác 1.100 1.458 358
Tổng 892.626 1.007.101 114.457
(Nguồn: PhòngTài chính kế toán của Công ty) 3.2.3.3 Tại trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận
* Trung tâm lợi nhuận
- Đối với trung tâm lợi nhuận, các chỉ tiêu phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm và kết quả thực hiện về kế hoạch lợi nhuận trong kỳ của các bộ phận trực thuộc trung tâm lợi nhuận.
- Hệ thống các chỉ tiêu: chỉ tiêu lợi nhuận được sử dụng trong trung tâm lợi nhuận là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tức là bằng tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí. Chỉ tiêu này còn được gọi là hiệu quả tuyệt đối của hoạt động kinh doanh của công ty. Trong đó, tổng doanh thu là kết quả thu được trong suốt quá
trình hoạt động kinh doanh trong kỳ của công ty và tổng chi phí là toàn bộ các chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, nhà quản trị cần phải sử dụng thêm chỉ tiêu Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu để đo lường hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận.
- Phương pháp đánh giá: từ thông tin về sự chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán giúp các nhà quản trị của trung tâm lợi nhuận sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm mình về mức độ hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận và mức độ đảm bảm gia tăng lợi nhuận hằng năm thông qua việc phân tích các biến động của lợi nhuận do ảnh hưởng của các yếu tố cấu thành nên lợi nhuận như doanh thu và chi phí.
- Hệ thống báo cáo đánh giá:báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là báo cáo kết quả kinh doanh, và thường được trình báy theo số dư đảm phí.
Nhà quản trị sẽ căn cứ vào việc so sánh giữa lợi nhuận thực tế đạt được so với lợi nhuận dự toán. Đồng thời trong quá trình phân tích, nhà quản trị cần phải kết hợp với báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí để từ đó có thể thấy được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố như doanh thu, chi phí.... đến sự biến động của lợi nhuận.
( Xem Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận - Phụ lục 04)
* Đối với trung tâm đầu tƣ
- Đối với trung tâm đầu tư, các chỉ tiêu phải cung cấp cho các nhà quản trị để đánh giá trách nhiệm quản trị cho trung tâm đồng thời qua đó giúp nhà quản trị có những giải pháp nhằm cải thiện chỉ tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh để tối đa hoá lợi nhuận và sử dụng hiệu quả tài sản.
- Hệ thống các chỉ tiêu: tại trung tâm đầu tư, công ty sử dụng các chỉ tiêu Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), Lợi nhuận còn lại (RI) và Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) để đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm đầu tư.
- Phương pháp đánh giá:
+ Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI): chỉ tiêu này được sử dụng để đánh giá hiệu quả đầu tư của các trung tâm đầu tư và các bộ phận có quy mô vốn khác nhau để xem nơi nào đạt hiệu quả cao nhất, làm cơ sở đánh giá thành quả quản lý. Ngoài ra, ROI còn được sử dụng để tìm ra các nhân tố tác động đến hiệu quả quản lý nhằm tìm ra giải pháp để kết quả hoạt động tốt hơn.
+ Lợi nhuận còn lại (RI): chỉ tiêu này dùng để phân tích khả năng sinh lời vượt trên chi phí vốn đã đầu tư vào một bộ phận hay toàn công ty. Chỉ tiêu RI là số tuyệt đối, chỉ tiêu này sẽ cho biết được lợi nhuận thực tế đã mang về là bao nhiêu sau khi trừ đi các khoản chi phí sử dụng vốn đã đầu tư để có được lợi nhuận trên.
Bên cạnh đó, các nhà quản trị của công ty nên kết hợp hai chỉ tiêu ROI và RI để có được thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư.
+ Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA): đối với trung tâm đầu tư, ngoài hai chỉ tiêu ROI và RI thì các nhà quản trị nên xem xét đến chỉ tiêu Giá trị kinh tế tăng thêm EVA. Chỉ tiêu EVA có cách tính được xem là ưu điểm hơn so với chỉ tiêu ROI, bởi ROI được tính trên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và tài sản của công ty, còn EVA xét đến chi phí sử dụng vốn. EVA kết hợp được ba chức năng của quản trị tài chính là: đánh giá hoạt động kinh doanh của trung tâm đầu tư, hoạch định vốn và đánh giá năng lực trách nhiệm của nhà quản trị.
- Hệ thống đánh giá: báo cáo trách nhiệm của trung tâm này phải thể hiện được kết quả hoạt động và sử dụng vốn của công ty. Về cơ bản có thể thiết lập báo cáo thành quả trung tâm đầu tư tương tự như cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận. Vì đây là trung tâm đầu tư nên báo cáo trách nhiệm của ttrung tâm này cần phải có thêm các chỉ tiêu như ROI, RI, và EVA.
( Xem báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư - phụ lục 05)
3.2.4 Vận dụng các kỹ thuật kế toán quản trị để tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm
3.2.4.1 Phân loại chi phí theo cách ứng xử với mức độ hoạt động Qua thực thực trạng công ty, công ty nên phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Cách phân loại này sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp có được các thông tin về chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được..., giúp cho việc lập dự toán, kế hoạch, báo cáo nhằm đánh giá việc thực hiện trách nhiệm của từng bộ phận quản trị. Chính vì vậy, các quyết định của doanh nghiệp như lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả sẽ có căn cứ khoa học.
- Phân loại chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được:
+ Chi phí kiểm soát được là những chi phí phát sinh nằm trong phạm vi và quyền hạn của các nhà quản trị, do vậy có thể kiểm soát được. Ví dụ như chi phí
sản xuất: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh tại bộ phận sản xuất thuộc trung tâm chi phí tiêu chuẩn nên nhà quản trị tại trung tâm đó có thể kiểm soát được loại chi phí này.
+ Chi phí không kiểm soát được là những chi phí nằm ngoài phạm vi và quyền hạn của nhà quản trị nên không thể kiểm soát được. Ví dụ như các chi phí phát sinh ở các bộ phận sản xuất hoặc thu mua là chi phí không kiểm soát được đối với người quản lý bộ phận bán hàng….
Một khoản chi phí phát sinh để xác định là kiểm soát được hay không kiểm soát được là tuỳ thuộc vào quyền quyết định của nhà quản trị về phạm vi phát sinh chi phí. Chi phí kiểm soát được hay không kiểm soát được thể hiện sự phân cấp quản lý trong việc kiểm soát chi phí ở các cấp quản trị. Như vậy, để phân biệt chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được cần căn cứ vào phạm vi phát sinh chi phí và sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức của công ty.
- Phân loại chi phí thành định phí và biến phí: với việc phân loại chi phí thành định phí và biến phí sẽ giúp nhà quản lý có thể kiểm soát chi phí như xây dựng hệ thống định mức chi phí đơn vị nhỏ nhất và vận dụng tối đa công suất máy móc với định phí đơn vị tối thiểu làm chi phí đơn vị sẽ nhỏ nhất.
Bảng 3.1: Bảng phân loại chi phí thành biến phí và định phí
STT Khoản mục chi phí Biến phí Định phí
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp X
2 Chi phí nhân công trực tiếp X
3 Chi phí sản xuất chung
Chi phí nhân viên phân xưởng X
Chi phí vật liệu X
Chi phí dụng cụ sản xuất X
Chi phí khấu hao X
Chi phí điện phục vụ trực tiếp cho sản xuất X 4 Chi phí bán hàng
Chi phí hoa hồng môi giới X
Chi phí bao bì, đóng gói X
Chi phí vận chuyển bốc xếp X
Chi phí bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu X
Chi phí quảng cáo, tiếp thị X
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí nhân viên quản lý X
Chi phí vật liệu X
Chi phí đồ dùng văn phòng X
Chi phí khấu hao TSCĐ X
Thuế, phí và lệ phí X
Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Điện phục vụ khối văn phòng - Chi phí thông tin liên lạc
X X X Chi phí bằng tiền khác
- Chi phí sửa chữa bảo trì - Công tác phí
- Chi phí tiếp khách
- Chi phí huấn luyện, đào tạo
X X X X X
Giá vốn hàng bán X
(Nguồn: Đề xuất của tác giả) 3.2.4.2 Lập dự toán ngân sách
Dự toán là một công cụ tài chính để nhà quản trị căn cứ vào đó triển khai mục tiêu, kế hoạch, chiến lược kinh doanh của từng bộ phận, từng mặt hàng, từng công đoạn sản xuất hay toàn công ty. Việc phân cấp quản lý và phân chia các trung tâm trách nhiệm phải được thực hiện gắn liền với việc giao các chỉ tiêu kế hoạch cho các bộ phận. Do vậy, để có chỉ tiêu kế hoạch, dự toán sẽ được thiết lập cho từng trung tâm trách nhiệm. Tuỳ theo từng loại trung tâm trách nhiệm, , theo tính chất hoạt động và theo nhu cầu thông tin của nhà uqản trị mà dự toán được lập, có thể thiết kế hệ thống dự toán tương ứng với các trung tâm trách nhiệm như sau:
Bảng 3.2 : Bảng hệ thống dự toán của các trung tâm trách nhiệm Các trung tâm trách
nhiệm Các dự toán được lập tương ứng Ghi chú
* Trung tâm chi phí -Trung tâm chí phí thuộc khối sản xuất
-Trung tâm chi phí thuộc khối quản lý
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
- Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi tiết cho từng xí nghiệp, phân xưởng và tổ sản xuất Chi tiết cho từng phòng ban
* Trung tâm doanh - Dự toán giá bán - Dự toán tiêu thụ
Chi tiết cho từng sản phẩm
* Trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận
- Dự toán giá vốn hàng bán - Dự toán lợi nhuận
- Dự toán hiệu quả sử dụng vốn đầu tư - Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán Bảng cân đối kế toán
Chi tiết cho từng sản phẩm
(Nguồn: đề xuất của tác giả) 3.2.4.3 Thiết kế hệ thống kế toán phù hợp
Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo mã trách nhiệm quản trị dựa trên hệ thống tài khoản được ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính. Đồng thời, để phù hợp với hệ thống quản lý phân cấp và phục vụ cho việc kểm soát chi phí phát sinh của bộ phận mình trong kế toán trách nhiệm, cần thiết kế hệ thống tài khoản trên phần mềm Fast Accounting theo trung tâm trách nhiệm.
Hệ thống tài khoản sẽ được thiết kế chi tiết theo các khoản chi phí, doanh thu, lợi nhuận và gắn mã số với từng trung tâm trách nhiệm nhằm giúp kế toán có thể tổng hợp được số liệu thực hiện và dự toán theo từng trung tâm trách nhiẹm hay theo từng đối tượng. Vì vậy, cấu trúc mã số tài khoản được tạo nên từ sự kết hợp một mã số trung tâm trách nhiệm với một số hiệu tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty. Cấu trúc này được quy định duy nhất cho mỗi tài khoản trong danh mục tài khoản của trung tâm tách nhiệm. Như vậy hệ thống tài khoản sẽ được lập như sau:
XXXX.XXX.X.XXXXXX.X Trong đó:
- Nhóm 1: gồm 4 ký số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp hai thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính.
- Nhóm 2: gồm ba ký số dùng để cho biết đó là tài khoản cấp ba hay cấp bốn.
- Nhóm 3: gồm một ký số thể hiện chi phí thực tế (T) hay chi phí kế hoạch (H).
- Nhóm 4: gồm sáu ky số dùng để xác định trung tâm trách nhiệm kiểm soát nghiệp vụ xảy ra.
- Nhóm 5: gồm một ký số dùng để chỉ và phân loại yếu tố chi phí đó là biến phí (B) hay định phí (Đ) .
Trên cơ sở sơ đồ trung tâm trách nhiệm có thể xây dựng các trung tâm trách nhiệm và mã số các phòng ban và bộ phận theo từng trung tâm có liên quan.
Bảng 3.3 : Bảng danh mục mã số trách nhiệm quản trị trong công ty Mã số
trách nhiệm
Cấp quản trị Đơn vị
(Bộ phận) Trung tâm trách nhiệm
100000 Tổng giám đốc Ban tổng giám đốc Trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận
200000
Phó tổng giám đốc (phụ trách xuất nhập khẩu)
Phòng kinh doanh
tổng hợp Trung tâm doanh thu
300000
Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất và giám đốc điều hành
Ban tổng giám đốc Trung tâm chi phí
310000
Phó tổng giám đốc phụ
trách sản xuất Khối sản xuất Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất
311000 Giám đốc xí nghiệp 123 Xí nghiệp 123 Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 1
311100
Quản đốc phân xưởng may gia công
Phân xưởng may gia công
Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 2
3111CA Tổ trưởng Tổ cắt Tổ cắt Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3 3111VA Tổ trưởng Tổ vắt sổ Tổ vắt sổ Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3
3111RA Tổ trưởng Tổ ráp Tổ ráp Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3111KU Tổ trưởng Tổ khuy-nút Tổ khuy-nút Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3111KC Tổ trưởng Tổ KCS Tổ KCS Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3111UI Tổ trưởng Tổ ủi Tổ ủi Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3
3111DO Tổ trưởng Tổ đóng gói Tổ đóng gói Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3111KT Tổ trưởng Tổ KT-CĐ Tổ KT-CĐ Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
311200
Quản đốc phân xưởng may FOB
Phân xưởng may FOB
Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 2
3112CA Tổ trưởng Tổ cắt Tổ cắt Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3112VA Tổ trưởng Tổ vắt sổ Tổ vắt sổ Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3
3112RA Tổ trưởng Tổ ráp Tổ ráp Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 3 3112KU Tổ trưởng Tổ khuy-nút Tổ khuy-nút Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3112KC Tổ trưởng Tổ KCS Tổ KCS Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3
3112UI Tổ trưởng Tổ ủi Tổ ủi Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3112DO Tổ trưởng Tổ đóng gói Tổ đóng gói Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3112KT Tổ trưởng Tổ KT-CĐ Tổ KT-CĐ Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 312000 Giám đốc xí nghiệp 45 Khối sản xuất Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 1 312100
Quản đốc phân xưởng may gia công
Phân xưởng may gia công
Trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất cấp 2 3121CA Tổ trưởng Tổ cắt Tổ cắt Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121VA Tổ trưởng Tổ vắt sổ Tổ vắt sổ Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121RA Tổ trưởng Tổ ráp Tổ ráp Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121KU Tổ trưởng Tổ khuy-nút Tổ khuy-nút Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121KC Tổ trưởng Tổ KCS Tổ KCS Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3
3121UI Tổ trưởng Tổ ủi Tổ ủi Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121DO Tổ trưởng Tổ đóng gói Tổ đóng gói Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3 3121KT Tổ trưởng Tổ KT-CĐ Tổ KT-CĐ Trung tâm chi phí thuộc
khối sản xuất cấp 3