CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG
2.2 Khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Trung tâm Y tế huyện Long Thành
2.2.3 Kết quả khảo sát
Đối với đối tượng là quản lý: số lượng bảng câu hỏi phát ra là 28 bộ, thu về 27 bộ, đạt 96.4%.
Đối với đối tượng là kế toán: số lượng bảng câu hỏi phát ra là 05 bộ, thu về 05 bộ, đạt 100%.
Chi tiết kết quả khảo sát như sau:
2.2.3.1 Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Trung tâm Y tế các huyện, thành phố, thị xã tại tỉnh Đồng Nai nói chung và tại Trung tâm Y tế huyện Long Thành nói riêng được tổ chức trong phòng Hành chính quản trị và tổ chức cán bộ theo hình thức tập trung. Bộ máy kế toán thực hiện chức năng tham mưu trong lĩnh vực quản lý tài chính tài sản;
sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; nguồn thu phí, lệ phí; thu viện phí;
nguồn kinh phí các chương trình mục tiêu Y tế quốc gia và nguồn kinh phí các dự án về y tế do Quỹ toàn cầu tài trợ theo đúng quy định của nhà nước.
Bộ máy kế toán tại đơn vị có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch tài chính năm.
- Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm.
- Tham mưu cho lãnh đạo về việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị.
- Thực hiện và quản lý các nguồn thu theo quy định như thu phí, lệ phí; thu viện phí.
- Chỉ đạo và hướng dẫn trạm Y tế các xã, thị trấn thu viện phí; quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí do TTYT cấp về; phổ biến các văn bản của Nhà nước về quản lý tài chính, tài sản đối với các Trạm Y tế.
- Thực hiện việc chi trả lương, các khoản phụ cấp và các chế độ liên quan cho các cán bộ viên chức.
- Thực hiện việc chi trả các khoản tiền phục vụ cho công tác chuyên môn, các khoản chi khác từ nguồn kinh phí thường xuyên và từ nguồn thu phí; thu viện phí của đơn vị.
- Thực hiện việc quản lý và quyết toán các nguồn kinh phí của các chương trình, dự án; kinh phí do ngân sách huyện hỗ trợ; kinh phí cho nghiên cứu khoa học đúng quy định và tiến độ.
- Tổ chức kiểm tra tài chính đối với các trạm Y tế xã, thị trấn về việc thu viện phí khám bệnh, chữa bệnh theo quy định và việc quản lý các nguồn kinh phí được cấp từ TTYT.
- Theo dõi và quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư, hóa chất, thuốc, vắc xin...
Căn cứ vào khối lượng công việc, kế toán trưởng chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên kế toán phụ trách giải quyết như sau (Câu 2,3 - Phần 1, Phụ lục 05):
- Kế toán trưởng (kiêm phó phòng Hành chính quản trị và tổ chức cán bộ): là người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trong đơn vị. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về công tác lập dự toán, giám sát việc thực hiện dự toán và thực hiện việc quyết toán kinh phí hàng năm với đơn vị chủ quản cấp trên.
- Kế toán các chương trình, dự án: Chịu trách nhiệm theo dõi; thanh, quyết toán kinh phí các chương trình mục tiêu y tế, các dự án với các cơ quan quản lý chuyên môn cấp trên. Quản lý, theo dõi TSCĐ; nguyên liệu, vật liệu; vật tư; hóa chất do các chương trình, dự án cấp cho đơn vị. Quản lý, theo dõi và quyết toán nguồn kinh phí ngân sách huyện và kinh phí nghiên cứu khoa học hàng năm nếu có.
- Kế toán thanh toán: thực hiện nhiệm vụ như một kế toán tổng hợp, là người trực tiếp sử dụng phần mềm kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm thanh toán lương, phụ cấp và các chế độ liên quan cho CBVC trong đơn vị, theo dõi các khoản thanh toán phát sinh như thanh toán tạm ứng, thanh toán công nợ với khách hàng, thanh toán kho bạc...
- Kế toán thu phí, lệ phí: thực hiện nhiệm vụ thu phí, lệ phí tại đơn vị; hàng tháng, theo dõi và báo cáo các khoản phí, viện phí thu được; báo cáo tình hình sử dụng biên lai phí, lệ phí; kiểm tra, đối chiếu tình hình sử dụng các loại vắc xin dịch vụ với thủ kho.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý việc bảo quản tiền mặt tại quỹ;
thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt; ghi chép số liệu trên sổ quỹ tiền mặt.
Ngoài ra, do khối lượng công việc tương đối nhiều nên thủ quỹ được giao kiêm nhiệm phần hành của kế toán tài sản như theo dõi việc mua sắm, xuất dùng vật tư, tài sản, trang thiết bị tại khối trung tâm và tại các trạm Y tế xã, thị trấn. Thực hiện việc kiểm kê tài sản cố định tại các bộ phận vào cuối năm, sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi và lập các báo cáo về tài sản. Theo dõi tình hình thu viện phí tại các trạm Y tế, báo cáo quyết toán với cơ quan thuế, báo cáo biến động về nhân sự, về thay đổi chế độ với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
Nhìn chung, các nhân viên kế toán tại đơn vị được đào tạo đúng chuyên ngành kế toán và đạt trình độ từ cao đẳng trở lên. Qua kết quả khảo sát (Câu 1 - Phần 1, Phụ lục 05) cho thấy số lượng nhân viên kế toán hiện nay tại đơn vị là phù hợp.
Theo quan sát của tác giả, tất cả các khoản thu đều được tập trung về phòng kế toán như: số tiền thu phí tại đơn vị phải nộp vào cuối ngày cho thủ quỹ, số tiền thu viện phí tại các trạm Y tế xã, thị trấn phải nộp về phòng kế toán từ ngày 25 đến 27 hàng tháng. Tuy nhiên, đối với khoản thu viện phí tại các trạm Y tế xã được giao cho cán bộ tại TYT thực hiện việc thu tiền và chưa được theo dõi, kiểm soát chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát nguồn thu viện phí.
2.2.3.2 Thực trạng ứng dụng các phương tiện kỹ thuật
Ứng dụng CNTT trong công tác kế toán sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được nhiều thời gian, kết xuất dữ liệu kịp thời, tra cứu dữ liệu nhanh chóng. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề về xử lý và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác mà còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán. Vì vậy, đơn vị chú trọng đầu tư hệ thống quản lý thông tin kế toán bằng máy tính cho các nhân viên kế toán. Hiện nay, đơn vị sử dụng các phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán. Trong đó, các phần mềm được mua gồm phần mềm kế toán DTSoft (Câu 2 – Phần 2, Phụ lục 05) và phần mềm thu phí Larion Hospital (Câu 3 - Phần 2, Phụ lục 05), các phần mềm được hỗ trợ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau gồm: phần mềm quản lý tài sản; phần mềm kê khai thuế; phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội (iBHXH). Dựa vào công việc của từng kế toán viên phụ trách sẽ sử dụng loại phần mềm thích hợp phục vụ trong công việc.
Theo quan sát thực tế của tác giả thì các phần mềm độc lập với nhau và tính bảo mật không cao. Ví dụ như phần mềm thu phí Larion Hospital không được bảo mật; dễ dàng xâm nhập do có rất nhiều người sử dụng có thể dẫn đến sai sót về biểu giá thu vì đây là phần mềm sử dụng chung cho cả bác sĩ để chỉ định thuốc và kế toán thu phí, trong đó bác sĩ sẽ sử dụng phần mềm để quản lý và xuất loại dịch vụ khách hàng yêu cầu và khi đó dịch vụ sẽ được chuyển qua phòng kế toán thu phí để thu tiền. Ngoài ra, kế toán thu phí chỉ sử dụng phần mềm để in biên lai thu tiền của khách hàng mà chưa khai thác hết các tính năng hữu dụng của phần mềm trong việc kết xuất báo cáo thu hàng ngày, hàng tháng; báo cáo sử dụng vắc xin; báo cáo quyết toán biên lai sử dụng...
Theo kết quả khảo sát (Câu 4 - Phần 2, Phụ lục 05) thì phần mềm quản lý kho thuốc, vắc xin đáp ứng tốt các yếu tố về thống kê, báo cáo. Tuy nhiên, do số lượng nhập, xuất từng loại vắc xin chưa được theo dõi khai báo chính xác trong phần mềm dẫn đến không kết xuất được báo cáo kho vắc xin từ phần mềm. Khi phần mềm thu phí và phần mềm kế toán gặp trục trặc về mặt kỹ thuật hoặc cần chỉnh sửa, thay đổi trong thiết kế để phù hợp thì phải mất thời gian chờ đợi cán bộ kỹ thuật của các công ty phần mềm sắp xếp xuống đơn vị để khắc phục dẫn đến ảnh hưởng đến công việc.
Phần mềm kế toán tổng hợp DTSoft nhìn chung đáp ứng tốt các yếu tố về tính năng về hạch toán, tra cứu, báo cáo (Câu 5 - Phần 2, Phụ lục 05) nhưng do chưa được ứng dụng hàng ngày vì kế toán thanh toán xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trên Excel, không hạch toán trực tiếp trên phần mềm kế toán và chỉ đến cuối quý mới nhập lại vào phần mềm dẫn đến không khai thác sự hiệu quả của phần mềm kế toán, gây mất thời gian trong công việc khi phải hạch toán lại vào phần mềm làm ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.
Trước năm 2016; việc quản lý, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ được thực hiện trên Excel đã làm cho việc tính khấu hao TSCĐ còn nhiều sai sót, mất thời gian trong việc lập các báo cáo. Đến năm 2016, Sở Tài chính Đồng Nai triển khai ứng dụng phần mềm quản lý tài sản cho các đơn vị đã tạo sự thuận lợi trong việc theo dõi, quản lý TSCĐ cũng như chính xác trong việc tính khấu hao theo tỉ lệ quy định đối với từng loại TSCĐ.
Việc ứng dụng phần mềm kê khai thuế qua mạng và phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH qua mạng đã giúp đơn vị tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc phải đi đến cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội để nộp hồ sơ giấy.
Hiện nay, do trình độ tin học của các nhân viên kế toán còn nhiều hạn chế nên không khai thác được hết các tính năng hữu dụng của các phần mềm. Bên cạnh đó, do kế toán trưởng không thường xuyên sử dụng máy tính trong công việc nên mọi công việc kế toán được xử lý theo phương pháp ghi chép thủ công hoặc phải phụ thuộc vào kế toán viên dẫn đến việc xử lý, theo dõi, tra cứu, thống kê, báo cáo không khoa học gây chậm trễ và dễ xảy ra sai sót dẫn đến việc quản lý chung chưa đạt hiệu quả cao.
Tại đơn vị, ngoài bộ phận kế toán thì hệ thống máy tính được trang bị đầy đủ cho tất cả các khoa, phòng và các trạm y tế tuyến xã để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, hệ thống máy tính chưa được quan tâm bảo trì thường xuyên, một số máy đã quá cũ chưa được thay mới hoặc chưa được sửa chữa, nâng cấp kịp thời.
2.2.3.3 Thực trạng xây dựng hệ thống chứng từ kế toán
Trung tâm y tế huyện Long Thành thực hiện việc sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC. Ngoài những biểu mẫu chứng từ bắt buộc, đơn vị còn sử dụng một số các biểu mẫu chứng từ tự thiết kế phục vụ cho việc quản lý. Căn cứ tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sử dụng loại chứng từ phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ ví dụ như kế toán sử dụng mẫu ủy nhiệm chi để thanh toán công nợ từ tài khoản tiền gửi; sử dụng mẫu phiếu thu, phiếu chi để thu và chi tiền…
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm cung cấp các loại biểu mẫu, chứng từ cho các khoa, phòng và các trạm Y tế tuyến xã theo bảng dự trù đầu năm về nhu cầu từng loại biểu mẫu sử dụng. Ví dụ như bảng chấm công, giấy chuyển tuyến, bảng kê thanh toán BHYT, sổ khám bệnh A1, sổ bàn giao trực… Tại đơn vị sử dụng mẫu biên lai thu phí, lệ phí đặt in được thiết kế phù hợp tính chất dịch vụ cung ứng và được in trên phần mềm thu phí Larion Hospital, điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian ghi chép và hạn chế được các sai sót xảy ra. Đối với tuyến xã, đơn vị sử dụng loại biên lai thu phí, lệ phí được mua từ cơ quan thuế cấp về cho các Trạm Y tế xã để thực hiện việc thu viện phí cho hoạt động khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở.
Ứng dụng phần mềm kế toán để kết xuất chứng từ kế toán khi hạch toán đúng nội dung, tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh như phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán NSNN, ủy nhiệm chi … Điều này sẽ giúp kế toán tiết kiệm đáng kể thời gian, hạn chế được sai sót. Tuy nhiên, do kế toán thanh toán còn thụ động trong việc ứng dụng phần mềm kế toán nên các chứng từ chỉ được in từ Word hay Excel ví dụ như thu tiền hoặc chi tiền mặt thì phiếu thu, phiếu chi được in từ Word dẫn đến không khai thác được các tính năng và hiệu quả của phần mềm kế toán cung cấp.
Theo kết quả khảo sát (Câu 4 – Phần 3, Phụ lục 05), đơn vị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Đối với các khoa, phòng tại TTYT thì các chứng từ khi thanh toán phải được trưởng khoa, phòng ký xác nhận và chịu trách nhiệm sau đó chứng từ được chuyển lên phòng kế toán. Đối với các trạm Y tế xã, các chứng từ thanh toán phải được trưởng TYT ký, đóng dấu và chuyển lên phòng kế toán TTYT xử lý. Qua kết quả khảo sát (Câu 2 - Phần 3, Phụ lục 05), các chứng từ được kế toán viên phụ trách phần hành và kế toán trưởng kiểm tra về nội dung, tính hợp lệ, tính chính xác của thông tin trước khi trình lãnh đạo ký phê duyệt
Hệ thống danh mục và mẫu chứng từ quyết toán quy định hiện nay tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, để phù hợp và thuận lợi trong cách quản lý theo đặc thù tại đơn vị thì đơn vị thiết kế thêm một số chứng từ ngoài danh mục quy định như bảng tổng hợp thu tiền vắc xin, bảng tổng hợp thu tiền khám sức khỏe và các dịch vụ, bảng tổng hợp thanh toán kinh phí....Ngoài áp dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán theo quy định, đơn vị còn phải thực hiện các loại biểu mẫu chứng từ đặc thù theo yêu của các chương trình và dự án do các cơ quan chuyên môn quản lý cấp trên quy định để quyết toán kinh phí các hoạt động, tùy theo từng nội dung của hoạt động sẽ quy định loại biểu mẫu chứng từ kèm theo. Ví dụ: khi thanh toán hoạt động giám sát ngoài bảng tổng hợp quyết toán kinh phí phải kèm theo danh sách nhận tiền giám sát, bảng chấm công cán bộ giám sát, biên bản giám sát, báo cáo giám sát…
Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được lưu giữ tại phòng kế toán 12 tháng để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu, sau đó sẽ được chuyển xuống kho lưu trữ. Do các kế toán sắp xếp chứng từ chưa khoa học nên khi cần chứng từ để đối chiếu thì rất mất thời gian trong việc tìm kiếm chứng từ.
Kết quả khảo sát thực tế (Câu 3 – Phần 3, Phụ lục 05) cho thấy các chứng từ kế toán được phân loại theo tính chất thời gian lưu trữ đúng theo Nghị định 128/2004/NĐ-CP như các loại chứng từ không trực tiếp ghi sổ thời gian lưu trữ là 10 năm, các chứng từ trực tiếp ghi sổ thời gian lưu trữ là 20 năm. Tuy nhiên, các nhân viên kế toán chưa thực hiện phân loại chứng từ theo tính chất, nội dung. Một số chứng từ chưa hết hạn lưu trữ đã bị mối mọt, hư hỏng hoặc bị thất lạc do không thường xuyên kiểm tra việc bảo quản.
2.2.3.4 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Quan sát thực tế cho thấy đơn vị xây dựng hệ thống tài khoản trên cơ sở căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho các đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
Để thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi, đơn vị xây dựng hệ thống thống tài khoản đối với từng nguồn kinh phí như nguồn kinh phí NSNN cấp cho 15 TYT xã, nguồn kinh phí NSNN tại TTYT và nguồn phí y tế dự phòng. Ngoài ra, theo kết quả khảo sát (Câu 6 - Phần 5, Phụ lục 05) đơn vị có mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2 dựa vào các tài khoản chính như mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2 nguyên liệu, vật liệu để theo dõi vắc xin (152VX), thuốc (152T), hóa chất (152HC),...hay để dễ dàng theo dõi các nguồn thu như thu phí, lệ phí; thu viện phí đơn vị mở chi tiết tài khoản 511P, 511VP...
Đơn vị tuân thủ việc hạch toán theo hướng dẫn, tuy nhiên còn một số hạch toán tại đơn vị chưa chính xác như khi nhập kho các loại vắc xin, thuốc từ các chương trình, dự án cấp, đơn vị hạch toán Nợ tài khoản 152 và Có tài khoản 331 và nếu hạch toán đúng là Nợ tài khoản 152 và Có tài khoản 462. Bên cạnh đó, trong quá trình hạch toán trên phần mềm, kế toán còn nhầm lẫn các tài khoản và còn lúng túng trong cách hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến xảy ra sai sót trong các báo cáo.
Ngoài ra, hàng năm đơn vị được nhận các TSCĐ và công cụ dụng cụ như máy in, máy tính, tủ lạnh...từ các chương trình, dự án cấp để phục vụ công tác chuyên môn và được giao kế toán chương trình theo dõi, hạch toán riêng. Điều này có thể dẫn đến quản lý thiếu sót TSCĐ và công cụ dụng cụ tại đơn vị.