CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN LONG THÀNH
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Trung tâm Y tế huyện
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán tại TTYT Long Thành được tổ chức theo hình thức tập trung là phù hợp. Tuy nhiên, để bộ máy kế toán tại đơn vị hoạt động hiệu quả theo tác giả cần phải thực hiện các giải pháp như sau:
Thứ nhất; do chức năng, nhiệm vụ giao TTYT là đơn vị trực tiếp quản lý các TYT xã, thị trấn. Mỗi TYT xã cũng gần như là một đơn vị độc lập có cơ sở vật chất riêng, có con dấu riêng, số biên chế được giao riêng cho từng trạm với nhiệm vụ thực hiện công tác khám bệnh, chữa bệnh tại TYT và thực hiện các chương trình mục tiêu y tế quốc gia. Các TYT được tổ chức thu viện phí khám, chữa bệnh tại trạm và được nhận các nguồn kinh phí thường xuyên, kinh phí từ các chương trình, dự án từ TTYT để đảm bảo cho các hoạt động. Và do các TYT không được bố trí cán bộ làm công tác kế toán mà chỉ bố trí cán bộ chuyên môn tại TYT làm công tác kiêm nhiệm. Vì vậy, để thực hiện tốt về công tác quản lý tài chính tại đơn vị đòi hỏi tại các TYT cũng phải thực hiện tốt về công tác quản lý tài chính như thực hiện thu viện phí đúng và đủ theo quy định, quản lý tốt TSCĐ, sử dụng đúng mục đích các nguồn kinh phí được TTYT cấp về.... Do đó, để thực hiện tốt thì các cán bộ phụ trách quản lý công tác tài chính của các TYT cần phải được đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ chuyên môn kế toán hoặc phải được tập huấn, bồi dưỡng để hiểu được những vấn đề cơ bản về kế toán nhằm tránh được các sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
Thứ hai, kế toán trưởng phải phân công rõ ràng nhiệm vụ cho các kế toán viên một cách khách quan dựa trên trình độ, năng lực của từng người để xử lý, giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất. Tránh việc kiêm nhiệm không hợp lý như hiện nay như thủ quỹ phải lập các đối chiếu kho bạc và lập các báo cáo tài chính.
Thứ ba, để nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công việc và trong quản lý đòi hỏi kế toán trưởng phải ứng dụng CNTT trong xử lý công việc. Bên cạnh đó, kế toán trưởng cần nắm rõ tất cả các công việc của các kế toán viên nhằm chỉ đạo, điều hành thật tốt công tác tài chính.
Thứ tư, các kế toán cần có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác nhằm nắm bắt kịp thời toàn diện các thông tin và có thể hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Thứ năm, là bộ phận tham mưu về công tác tài chính cho lãnh đạo đòi hỏi các kế toán cần nắm vững và hiểu rõ các chế độ, chính sách thì khi đó thông tin mới thật sự có giá trị và hữu ích cho nhà quản lý.
Thứ sáu; hiện nay, sự cạnh tranh của các cơ sở y tế tư nhân như các bệnh viện, các phòng khám tư,.. đã phần nào làm giảm nguồn thu của đơn vị. Vì vậy, đơn vị cần có bộ máy kế toán quản trị vì ngoài nguồn kinh phí NSNN, lãnh đạo đơn vị cần các thông tin hoạt động của đơn vị một cách toàn diện để có thể phân tích, đánh giá và đưa ra các biện pháp thúc đẩy ngồn lực tài chính cho đơn vị. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán quản trị có thể kết hợp với kế toán tài chính do đơn vị không có nguồn lực để thiết lập bộ máy kế toán quản trị độc lập và để đạt hiệu quả, đơn vị cần xây dựng kế hoạch và quy trình cụ thể công việc kế toán quản trị cho bộ máy kế toán.
Thứ bảy, ban giám đốc đơn vị cần quan tâm đến công tác quản lý tài chính, xây dựng bộ máy kế toán thật sự khoa học, hoạt động hiệu quả. Chú trọng đến việc tuyển dụng nhân viên kế toán có năng lực, đáp ứng trình độ chuyên môn và phải có đạo đức nghề nghiệp. Tiếp tục tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn, tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn kiến thức về sự thay đổi về chế độ, chính sách tài chính nhằm thực hiện tốt công tác quản lý tài chính tại đơn vị.
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống phương tiện kỹ thuật
- Hệ thống máy tính là phương tiện không thể thiếu trong công việc hiện nay, không chỉ giải quyết được vấn đề về xử lý và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác mà còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán. Vì vậy, việc trang bị hệ thống máy tính vận hành tốt là rất cần thiết, phải thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính và nâng cấp, sửa chữa hoặc thay mới những máy tính đã quá cũ. Hệ thống máy tính của bộ phận kế toán cần có tính năng bảo mật dữ liệu.
- Đơn vị cần nghiên cứu, tìm hiểu để lựa chọn các phần mềm kế toán thích hợp, dễ sử dụng. Các nhân viên kế toán cần phải ứng dụng tốt phần mềm kế toán để hạch toán và xử lý công việc mỗi ngày nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả trong công việc và để ứng dụng tốt CNTT trong công việc đòi hỏi các kế toán phải tự ý thức nâng cao trình độ tin học.
- Đối với phần mềm thu phí cần phân công trách nhiệm cụ thể cho kế toán thu phí phụ trách theo dõi và quản lý. Khi có sự thay đổi về giá thu các loại dịch vụ thì kế toán phải là người cập nhật biểu giá thu mới cho phần mềm. Trước khi in biên lai
để thu tiền, các kế toán cần kiểm tra sự chính xác về đơn giá và thông tin của loại dịch vụ để tránh sai sót xảy ra.
- Các kế toán cần ứng dụng các phần mềm trong việc in các chứng từ, sổ sách, báo cáo phục vụ trong công việc nhằm tiết kiệm thời gian và khai thác được các tính năng hữu ích của phần mềm.
- Các phần mềm cần phải được bảo trì và nâng cấp thường xuyên để phục vụ tốt cho công việc. Cần có sự liên kết, tích hợp các phần mềm: phần mềm quản lý tài sản, phần mềm kê khai thuế, phền mềm thu phí-lệ phí, phần mềm kế toán tổng hợp nhằm giúp kế toán tổng hợp và kế toán trưởng có thể kiểm tra và tổng hợp được tất cả số liệu báo cáo cần thiết nhanh chóng và kịp thời.
- Việc lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp và ứng dụng tốt các phần mềm trong công việc sẽ giúp các kế toán tiết kiệm được thời gian ghi chép, chính xác trong tính toán, tra cứu dễ dàng, kết xuất sổ sách, báo cáo nhanh chóng.
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
- Để tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán, đơn vị phải tuân thủ việc thực hiện lập chứng từ theo quy định ban hành tại quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BT ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP.
- Ngoài danh mục chứng từ kế toán quy định, đơn vị tự thiết kế các biểu mẫu chứng từ để làm rõ các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh phù hợp với đặc thù của đơn vị. Ví dụ: kế toán thu phí phải lập báo cáo thu tiền vắc xin, báo cáo thu tiền khám sức khỏe và các loại dịch vụ liên quan theo hàng ngày làm căn cứ để kế toán ghi thu.
- Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính trung thực của chứng từ, tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Nếu phát hiện hành vi vi phạm về chế độ, chính sách phải từ chối thực hiện.
- Hiện nay, tại đơn vị vẫn còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ đã quá cũ. Bộ phận kế toán cần cập nhật kịp thời sự thay đổi, bổ sung để thực hiện, hướng dẫn và cung cấp đầy đủ biểu mẫu chứng từ cho các bộ phận liên quan sử dụng.
- Chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp một cách khoa học, phải phân loại theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian để thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết.
- Chứng từ kế toán sau khi được đóng thành các tập hồ sơ đem xuống kho lưu trữ phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, theo trình tự thời gian và phân loại theo tính chất nguồn kinh phí, theo nội dung kinh tế. Chứng từ kế toán phải được bảo quản một cách khoa học, cẩn trọng và không để ẩm mốc, mối mọt làm hư hỏng chứng từ hay không được để thất lạc chứng từ.
- Đơn vị cần phải xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán gắn với trách nhiệm của các đối tượng có liên quan nhằm nâng cao hiệu quả trong việc kiểm soát chứng từ. Phải tuân thủ tốt các quy định về chứng từ điện tử.
3.2.4 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là công cụ xử lý thông tin gắn lền với từng đối tượng kế toán nhằm cung cấp thông tin của các đối tượng kế toán. Đơn vị tuân thủ việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán HCSN theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC để quản lý, kiểm soát các nguồn kinh phí; phản ảnh các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và để thuận lợi trong việc quản lý, theo dõi đơn vị có mở các tài khoản chi tiết. Tuy nhiên, thực tế tại đơn vị việc ứng dụng hệ thống tài khoản kế toán trong hạch toán còn một số điểm chưa thật sự hợp lý. Do đó, đơn vị cần hoàn thiện một số điểm sau:
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc thù của đơn vị như xây dựng hệ thống tài khoản theo từng nguồn ngân sách nhà nước sử dụng cho tuyến huyện, tuyến xã, nguồn thu phí nhằm thuận lợi trong việc quản lý. Phải tuân thủ theo quy định hệ thống tài khoản kế toán HCSN để thuận lợi cho việc theo dõi tình hình các nguồn kinh phí.
- Thực hiện hạch toán đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và linh hoạt theo hướng dẫn phương pháp hạch toán quy định trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
- Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng nội dung phản ảnh và tính chất của từng tài khoản.
- Cần phải mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng để thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi. Ví dụ: tài khoản 331 – Các khoản phải trả cần phải mở thêm chi tiết là:
331 - vắc xin 331 - vật tư 331 - hóa chất ...
- Các TSCĐ, công cụ dụng cụ văn phòng do các chương trình, dự án tài trợ phải được hạch toán kịp thời, đầy đủ vào phần mềm quản lý tài sản của đơn vị và phải được quản lý, theo dõi, trích khấu hao theo quy định.
3.2.5 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo và các cơ quan hữu quan. Để thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi các nguồn kinh phí, tài sản tại đơn vị thì đơn vị phải tổ chức tốt hệ thống sổ sách kế toán theo một số đề xuất của tác giả như sau:
- Cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị.
- Cần bổ sung sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu đối với các loại vắc xin, vật tư, hóa chất. Bổ sung sổ chi tiết công cụ, dụng cụ để theo dõi các loại công cụ, dụng cụ vật tư văn phòng.
- Mở sổ quản lý công nợ để theo dõi chi tiết tình hình công nợ với các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo từng đối tượng.
- Đối với sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng, phòng kế toán phải hướng dẫn cách ghi chép cho các bộ phận liên quan và các TYT xã trực thuộc để thực hiện việc ghi sổ kịp thời, đầy đủ và đúng quy định.
- Các loại sổ kế toán phải được in từ phần mềm kế toán nhằm tiết kiệm được thời gian ghi chép, đảm bảo nội dung, số liệu rõ ràng, hình thức đẹp và đúng quy định.
- Các sổ kế toán phải được in kịp thời theo tính chất yêu cầu của từng loại sổ.
Phải lưu trữ và bảo quản sổ kế toán khoa học để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.
3.2.6 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống các BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách là công cụ phản ánh, đánh giá tình hình tài chính tại đơn vị. Tuy nhiên, theo tác giả để hệ thống BCTC hữu ích đối với người sử dụng cần phải quan tâm một số yếu tố sau:
- Thông tin trên BCTC phải trung thực, chính xác và đầy đủ về tình hình tài chính của đơn vị.
- Phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán khi lập và trình bày báo cáo tài chính.
- Cần phải bổ sung cột chỉ tiêu kỳ trước để người sử dụng BCTC có thể so sánh và đánh giá được tình hình hoạt động của đơn vị từ đó họ có thể đưa ra các quyết đinh kịp thời và đúng đắn.
- Các báo cáo tài chính phải đảm bảo tính công khai, minh bạch.
- Đơn vị cần phải lập báo cáo thu – chi hoạt động thu phí, lệ phí hàng để theo dõi về nguồn thu và tình hình các khoản chi hàng tháng tại đơn vị, xác định được khoản chênh lệch thu - chi và qua đó đánh giá được mức tự chủ tài chính nhằm đưa ra giải pháp tăng nguồn thu cho đơn vị.
- Đơn vị cần lập bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền tệ để phản ảnh dòng tiền vào, dòng tiền ra trong kỳ kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện được sự hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của đơn vị và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng báo cáo.
3.2.7 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán
Đơn vị phải thực hiện việc tựkiểm tra, kiểm soát công tác tài chính nhằm phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót và hạn chế sự gian lận xảy ra trong công tác kế toán. Theo tác giả, để công tác kiểm tra kế toán thật sự hiệu quả cần thực hiện các giải pháp sau:
- Xây dựng thành phần trong ban kiểm tra phải hiểu biết về công tác kế toán để có thể đánh giá và phát hiện vi phạm trong công tác quản lý tài chính.
- Công tác kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên mỗi sáu tháng hoặc kiểm tra đột xuất. Ban kiểm tra phải làm việc nghiêm túc, khách quan để đạt hiệu quả cao nhất.
- Bộ phận kế toán phối hợp với ban thanh tra thường xuyên kiểm tra, đối chiếu tình hình thu viện phí tại các trạm y tế xã để tránh thất thu. Kiểm tra việc sử dụng
các nguồn kinh phí do TTYT cấp về cho các TYT nhằm chấn chỉnh kịp thời khi phát hiện việc sử dụng kinh phí không đúng mục đích.
- Hiện nay, tại một số TTYT thuộc tỉnh Đồng Nai xảy ra tình trạng kế toán thu phí lợi dụng sơ hở trong công tác kiểm tra đã cố tình báo cáo sai lệch số tiền thu được gây thất thoát nguồn thu cho đơn vị. Ví dụ như trong tháng 4/2016 sau kiểm tra phát hiện kế toán thu phí tại TTYT huyện Xuân Lộc báo cáo sai lệch số thu hơn 300 triệu đồng. Vì vậy, đơn vị cần phải quản lý chặt chẽ các nguồn thu tại đơn vị như phải kiểm tra số tiền trên báo cáo và đối chiếu với số tiền trên biên lai thu phí, lệ phí nhằm tránh được sai phạm và thất thu cho đơn vị.
- Việc kiểm kê tài sản cuối năm phải được thực hiện chặt chẽ nhất là đối với tuyến trạm y tế xã để tránh thất thoát tài sản. Hiện nay, tại các TYT xã được trang bị máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác chuyên môn như: máy siêu âm, máy điện tim, ghế nha, các loại máy phục vụ công tác xét nghiệm. Vì vậy, các trang thiết bị, máy móc phải được đưa vào sử dụng để tránh gây lãng phí.