CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG
2.3 Đánh giá những mặt đạt được, những mặt chưa đạt được của hệ thống thông
2.3.1 Về những mặt đạt được
Thứ nhất, đơn vị tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là hợp lý và phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, ban giám đốc đơn vị luôn quan tâm đến công tác tài chính - kế toán, tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho các nhân viên kế toán như khuyến khích các kế toán học tập nâng cao trình độ chuyên môn; cử nhân viên kế toán tham gia các lớp đào tạo về công tác đấu thầu;
tập huấn, bồi dưỡng về công tác tài chính khi có sự thay đổi về chế độ, chính sách nhằm cập nhật bổ sung kịp thời kiến thức mới.
Thứ hai, trang bị đầy đủ các phương tiện kỹ thuật; chú trọng việc ứng dụng CNTT trong quản lý và trong công tác kế toán ví dụ như trang bị các phần mềm kế toán; phần mềm thu phí, lệ phí; phần mềm quản lý tài sản;… cho các nhân viên kế toán nhằm giảm thiểu các hoạt động trung gian, giúp quản lý chặt chẽ tài liệu kế toán, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Thứ ba, đơn vị chấp hành việc tuân thủ về biểu mẫu chứng từ kế toán. Các loại biểu mẫu chứng từ kế toán sử dụng phù hợp với tính chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài các biểu mẫu chứng từ quy định, đơn vị còn thiết kế thêm một số biểu mẫu chứng từ đặc thù với hoạt động của đơn vị để thuận lợi cho việc kiểm tra, quản lý tài chính tại đơn vị.
Thứ tư, đơn vị sử dụng đúng chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN, tạo thêm các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi từng đối tượng kế toán. Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối chuẩn xác.
Thứ năm, đơn vị vận dụng quy định xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tương đối tốt và đầy đủ. Hầu hết hệ thống sổ kế toán được in từ phần mềm kế toán nên nội dung các thông tin và số liệu ghi chép rất rõ ràng, hình thức đẹp và đúng quy định.
Thứ sáu, đơn vị lập đầy đủ các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng quy định kế toán hiện hành và nộp về cho cơ quan chủ quản kiểm tra theo thời gian quy định.
Thứ bảy, đơn vị có thành lập ban thanh tra nhân dân, thanh tra thủ trưởng và có xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ kiểm tra công tác tài chính - kế toán, đồng thời
giám đốc đơn vị luôn kiểm tra kỹ các chứng từ trước khi ký duyệt để hạn chế được sai sót có thể xảy ra.
2.3.2 Về những mặt chưa đạt được
Thứ nhất, kế toán trưởng phân công công việc cho các nhân viên kế toán chưa thật sự khoa học và hợp lý như thủ quỹ kiêm kế toán tài sản, phụ trách đối chiếu kho bạc, lập BCTC trong khi đó là những phần việc do kế toán tổng hợp phụ trách. Bên cạnh đó, do kế toán trưởng không ứng dụng tốt CNTT nên trong quá trình làm việc và quản lý còn nhiều hạn chế. Các nhân viên kế toán còn thụ động trong việc cập nhật các kiến thức về sự thay đổi của chế độ chính sách tài chính mới ban hành dẫn đến việc giải quyết công việc chưa đạt hiệu quả. Và hiện nay, các kế toán không được đào tạo chuyên sâu về kế toán HCSN dẫn đến việc hạch toán đôi khi còn lúng túng, gặp khó khăn. Việc thu viện phí tại các Trạm Y tế xã, thị trấn được giao cho cán bộ chuyên môn phụ trách thêm về công tác tài chính và chưa được giám sát, kiểm tra thường xuyên, chặt chẽ có thể dẫn đến sai sót và gian lận gây thất thoát nguồn thu cho đơn vị.
Thứ hai, đơn vị đã trang bị các phần mềm kế toán, tuy nhiên các phần mềm còn hạn chế như phần mềm kế toán chưa tự kết chuyển số liệu kế toán, chưa cập nhật kịp thời các thay đổi cho phần mềm. Phần mềm quản lý tài sản do Sở Tài chính cung cấp chưa có tính ưu việt cao như không thống kê được số lượng tài sản, công cụ dụng cụ theo cùng chủng loại. Phần mềm thu phí, lệ phí tại đơn vị được cài đặt trong máy chủ ở phòng chỉ định và được sử dụng chung cho các bác sĩ và kế toán dẫn đến phần mềm không có tính bảo mật vì mọi người đều có thể thay đổi được các thông tin và không được phân công cụ thể cho một nhân viên kế toán phụ trách theo dõi, kiểm tra biểu giá có thể làm sai lệch về giá thu. Khi các phần mềm xảy ra lỗi kỹ thuật thì phải chờ đợi nhân viên kỹ thuật của công ty phần mềm hỗ trợ, điều này gây mất thời gian và làm ảnh hưởng đến công việc.
Thứ ba, đơn vị có tuân thủ về chế độ biểu mẫu chứng từ tuy nhiên tại đơn vị vẫn còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ quá cũ, chưa cập nhật sự thay đổi bổ sung theo Thông tư 185/2010/TT-BTC như bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm... Hiện nay, tại đơn vị không có kho lưu trữ riêng các chứng từ kế toán trong khi số lượng biểu mẫu chứng từ kế toán rất nhiều và được lưu trữ chung với chứng từ của các khoa, phòng khác dẫn đến việc
tìm kiếm chứng từ khi cần thiết gặp nhiều khó khăn, mất thời gian và có thể thất lạc chứng từ do cách lưu trữ và bảo quản chưa khoa học.
Thứ tư, các kế toán chưa nắm rõ tính chất của một số tài khoản nên còn lúng túng trong việc hạch toán. Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp thực hiện công việc trên Excel nên việc hạch toán các nghiệp cụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán chưa kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Thứ năm, hệ thống sổ sách kế toán tại đơn vị được lập khá đầy đủ và được in từ phần mềm kế toán. Tuy nhiên, các sổ sách in chưa kịp thời theo tính chất quy định của từng loại sổ và chỉ được in theo quý, 6 tháng hoặc phục vụ cho công tác kiểm tra.
Thứ sáu, các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách chỉ mang tính cung cấp thông tin cho kỳ báo cáo và không thể so sánh các chỉ tiêu giữa các kỳ kế toán. Điều này làm cho đối tượng sử dụng thông tin không thể phân tích, đánh giá toàn diện tình hình tài chính của đơn vị. Mặt khác, do không ứng dụng tốt phần mềm kế toán nên các BCTC được lập trên Excel gây mất thời gian và việc lập BCTC giao cho thủ quỹ như hiện nay là chưa đúng vì theo tính chất công việc thì các BCTC phải do kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng đơn vị lập.
Thứ bảy, mặc dù đơn vị có thành lập ban thanh tra nhân dân, thanh tra thủ trưởng để kiểm tra công tác tài chính - kế toán nhưng nhân sự trong ban thanh tra là cán bộ chuyên môn, không có nghiệp vụ về kế toán nên công tác kiểm tra chỉ mang tính hình thức dẫn đến khó phát hiện sai sót trong việc tuân thủ các quy định về chế độ chính sách cũng như trong công tác quản lý tài chính. Công tác kiểm tra tài chính tại các trạm Y tế xã chưa thường xuyên và chặt chẽ dẫn đến một số trạm y tế để thất thoát nguồn thu viện phí do thu không đủ, xảy ra tình trạng thu để ngoài sổ sách, không nộp về cho TTYT và sử dụng sai nội dung, mục đích nguồn kinh phí cấp về như lấy tiền khoán văn phòng phẩm để chi tiền tiếp khách. Bên cạnh đó, mặc dù Sở Y tế kết hợp với sở Tài chính tổ chức kiểm tra, quyết toán về công tác kế toán tại đơn vị nhưng do công tác kiểm tra không thực hiện thường xuyên và còn hạn chế về thời gian nên chưa thật sự đạt hiệu quả, có thể dẫn đến sai sót lặp lại.
Thứ tám, cung cấp thông tin cho việc quản trị đơn vị sự nghiệp có thu: Hiện tại đơn vị chỉ báo cáo theo những mẫu biểu chủ yếu theo quy định, tuy nhiên đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay đều thực hiện cơ chế tự chủ tài chính. Do vậy cần lắm
những thông tin cho việc quản trị. Qua quan sát tại đơn vị, những báo cáo mà kế toán chưa cung cấp cho nhà quản lý đơn vị như:
- Báo cáo nhập, xuất, tồn kho thuốc theo thực tế; theo số lượng tồn kho tối thiểu hay tối đa, báo cáo phân loại thuốc cùng chủng loại nhưng khác nguồn gốc sản xuất,…
- Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ, mức khấu hao, hiệu quả sử dụng TSCĐ.
- Báo cáo dòng tiền hoạt động.
- Báo cáo lãi, lỗ cho những hoạt động dịch vụ như tiêm ngừa, xét nghiệm...
- Báo cáo tình hình trích lập và sử dụng các quỹ theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 2.3.3.1 Về nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, các nhà quản lý chỉ tập trung vào công tác chuyên môn, chưa hiểu được vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán. Năng lực xử lý công việc của các nhân viên kế toán chưa đồng đều, thiếu sự năng động và sáng tạo trong công việc do ý nghĩ làm việc trong môi trường đơn giản dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Bộ phận kế toán chỉ thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính, thiếu bộ phận kế toán quản trị tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch và hoạch định các chiến lược điều hành và phát triển đơn vị.
Thứ hai, đơn vị chưa có sự tìm hiểu thông tin và nghiên cứu kỹ về phần mềm kế toán đáp ứng tốt với yêu cầu của đơn vị dẫn đến gặp khó khăn trong quá trình vận hành. Bên cạnh đó, trình độ tin học và nghiệp vụ chuyên môn của các kế toán chưa cao nên chưa ứng dụng tốt trong việc khai thác hết tính hiệu quả của phần mềm kế toán khi xử lý công việc hàng ngày.
Thứ ba, bộ phận kế toán thụ động trong việc cập nhật sự thay đổi về hệ thống biểu mẫu, chứng từ kế toán theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và sửa đổi bổ sung theo TT 185/2010/TT-BTC dẫn đến vẫn còn sử dụng một số biểu mẫu đã quá cũ.
Việc sắp xếp và lưu trữ chứng từ chưa khoa học gây mất thời gian khi tìm kiếm chứng từ và còn chủ quan trong việc giao bộ phận văn thư quản lý việc lưu trữ các hồ sơ, chứng từ kế toán nên thiếu sự kiểm tra thường xuyên về tình trạng bảo quản có thể dẫn đến thất lạc, mất mát chứng từ hoặc bảo quản chứng từ không tốt.
Thứ tư, do các kế toán không được đào tạo chuyên sâu về kế toán HCSN vì trong quá trình học các trường chỉ tập trung vào kế toán DNSX nên đôi khi gặp khó khăn trong hạch toán. Bên cạnh đó, khi hạch toán các kế toán chưa linh hoạt tìm hiểu về hướng dẫn cách hạch toán trong chế độ kế toán HCSN dẫn đến việc hạch toán các tài khoản kế toán HCSN đôi khi còn lúng túng và nhầm lẫn.
Thứ năm, hệ thống sổ sách kế toán không được in kịp thời theo ngày, tháng theo tính chất của từng loại sổ do suy nghĩ chủ quan của kế toán không bị kiểm tra đến các sổ kế toán.
Thứ sáu, bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính nhằm hoàn thành các BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách để phục vụ cho cơ quan quản lý cấp trên nên việc phân tích các thông tin tài chính không được xem là quan trọng dẫn đến tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập kế hoạch và ra quyết định còn nhiều hạn chế.
Thứ bảy, mặc dù lãnh đạo đơn vị có xây dựng kế hoạch và ra quyết định phân công nhiệm vụ kiểm tra về công tác tài chính - kế toán nhưng chưa thật sự quan tâm đến tính hiệu quả của công tác kiểm tra làm cho việc kiểm tra còn mang tính hình thức và không đạt hiệu quả cao.
2.3.3.2 Về nguyên nhân khách quan
Hiện nay, hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác kế toán còn chồng chéo nhau và chưa thật sự phù hợp với thực tiễn gây lúng túng và khó khăn cho đơn vị. Ví dụ: Thực tế tại các TTYT phải áp dụng hai khung giá thu khác nhau cho tuyến huyện và tuyến xã mặc dù cùng thực hiện một loại dịch vụ. Và đến tháng 3/2016, thông tư liên tịch 37/TTLT - BYT-BTC ngày 29 tháng 10 năm 2015 quy định thống nhất giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế giữa các bệnh viện cùng hạng trên toàn quốc đã quy định khung giá viện phí mới áp dụng đối với các bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế dẫn đến tại tuyến xã phải xây dựng hai khung giá thu khác nhau cho bệnh nhân không tham gia bảo hiểm y tế và bệnh nhân tham gia bảo hiểm y tế.
Tên gọi, số hiệu và cách hạch toán tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN khác với tài khoản kế toán của DNSX dẫn đến dễ nhầm lẫn trong hạch toán.
Việc tính khấu hao TSCĐ được thực hiện vào cuối năm tài chính theo quy định làm
cho kết quả hoạt động của đơn vị hàng tháng chưa phản ánh đúng do không tính được chi phí khấu hao TCSĐ.
Với các nội dung, thông tin quy định trên các BCTC chưa thật sự giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin có thể phân tích, đánh giá và so sánh tình hình tài chính của đơn vị qua các kỳ báo cáo.