CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CỤC HẢI QUAN ĐỒNG NAI
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Hải quan Đồng Nai
2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Hải quan Đồng Nai
2.2.2.3 Năng lực, thu nhập và chế độ đãi ngộ
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Năng lực, thu nhập và chế độ đãi ngộ”
Câu Nội dung câu hỏi, câu trả lời Tỷ lệ (%) Ghi chú 1 Năng lực, trình độ đáp ứng với công việc đƣợc giao
Kém 1
Không tốt 4
Trung bình 22
Tốt 62
Rất tốt 11
2 Tạo điều kiện để công chức, nhân viên học tập nâng cao trình độ
Kém 0
Không tốt 2
Trung bình 4
Tốt 16
Rất tốt 78
3 Xây dựng rõ ràng tiêu chí tuyển dụng
Kém 0
Không tốt 1
Trung bình 5
Tốt 73
Rất tốt 21
4 Chính sách lương, thưởng phù hợp với kết quả thực hiện công việc
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 89
Rất tốt 11
5 Tổ chức khen thưởng và chế độ tham quan du lịch
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 5
Tốt 65
Rất tốt 30
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả tháng 8/2016)
*Ƣu điểm: Qua kết quả khảo sát nhận thấy, đội ngũ công chức, nhân viên của đơn vị có đủ năng lực, trình độ để đáp ứng tốt yêu cầu công việc đƣợc giao.
Công chức, nhân viên thường xuyên được tham dự các lớp tập huấn, đào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn để nâng cao trình độ năng lực, chuyên môn nghiệp vụ.
Đơn vị quan tâm chính sách đào tạo nguồn nhân lực phục vụ công tác, hàng đơn vị thông báo đăng ký đào tại trình độ thạc sỹ ngành Logistic tại Hàn Quốc, tổ chức lớp cử nhân anh văn cho cán bộ quản lý, chuẩn bị cho sân bay Long Thành khi đi vào hoạt động, đơn vị luôn tạo điều kiện thuận lợi cho công chức nhân viên tự nâng cao trình độ chuyên môn phục vụ tốt hơn trong công tác góp tạo nguồn cán bộ cho tương lai. Chính vì vậy, công chức, nhân viên trong đơn vị luôn được khuyến khích học tập và nâng cao trình độ và đƣợc tạo mọi điều kiện về thời gian và hỗ trợ một phần kinh phí để học tập. Về chế độ lương, thưởng do đặc thù của ngành nên chính sách lương rất ưu đãi hiện nay đang thực hiện chế độ lương theo cơ chế khoán, trường hợp sử dụng tiết kiệm sẽ phân bổ cho thu nhập, cụ thể ngoài hệ số lương như quy định, lương được nhân 1,8. Việc xây dựng quy chế khen thưởng, tiền lương hợp lý sẽ là nguồn động viên, khích lệ nhân viên tăng năng suất làm việc, giúp nhân viên yên tâm công tác, với chính sách tiền lương đảm bảo nhằm hạn chế tiêu cực.
* Hạn chế: Kết quả khảo sát cho thấy, một bộ phận nhỏ vẫn chƣa nhất trí với chính sách tuyển dụng mặt dù công việc này do cơ quan quản lý cấp trên thực hiện và phân bổ nhƣng vẫn còn những công chức, nhân viên nhờ mối quan hệ, cho dù trình độ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhưng năng suất lao động của những người quen biết chưa cao, nếu không thể nói là thấp và ít ảnh hưởng trực tiếp đến công việc.
Mặt dù, chế độ tiền lương của ngành tốt nhưng còn nhiều bất cập như cơ chế trả lương theo thang bảng lương hệ số của nhà nước không kích thích các nhân viên trẻ có năng lực, không làm hài lòng công chức, nhân viên làm cho họ không tích
cực trong công việc đƣợc giao.
Các hành vi khuyến khích, khen thưởng trên kết quả công việc tốt của công chức, nhân viên cũng đã đƣợc các cấp lãnh đạo quan tâm, tuy nhiên mức độ quan tâm chƣa nhiều, nhƣ thế chƣa khuyến khích tinh thần và thái độ làm việc của họ ở mức độ cao. Chế độ cho công chức, nhân viên làm việc xa, môi trường ô nhiễm độc hại chƣa có hoặc có nhƣng rất thấp.
Công tác kiểm soát chống buôn lậu: công chức, nhân viên làm công tác này chƣa đáp ứng yêu cầu công việc về chuyên môn, nghiệp vụ
2.2.2.4 Tuân thủ quy định pháp luật
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Tuân thủ quy định pháp luật”
Câu Nội dung câu hỏi, câu trả lời Tỷ lệ (%)
Ghi chú
1 Cập nhật kiến thức nghiệp vụ và các quy định pháp luật mới
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 5
Rất tốt 95
2 Thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định của cấp trên
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 10
Rất tốt 90
3 Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn trung thực và công bằng
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 20
Tốt 60
Rất tốt 20
4 Các biện pháp ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 80
Rất tốt 20
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả tháng 8/2016)
* Ƣu điểm: Kết quả khảo sát cho thấy đơn vị rất quan tâm đến việc cập nhật kiến thức nghiệp vụ cho công chức, nhân viên của đơn vị. Khi có văn bản nghiệp vụ mới ban hành, đơn vị chủ động trình Lãnh đạo đơn vị tổ chức tập huấn đến tất cả công chức, nhân viên liên quan. Phần lớn công chức, nhân viên trong đơn vị thường xuyên đƣợc cử tham gia các lớp đào tạo, bồi dƣỡng về kiến thức nghiệp vụ chuyên môn đƣợc tổ chức trong và ngoài ngành. Tất cả văn bản mới khi có hiệu thực hiện đều đƣợc đƣa lên trang web nội bộ để công chức, nhân viên nghiên cứu thực hiện, ngoài ra còn tạo theo danh mục tất cả các văn bản liên quan theo lĩnh vực công tác.
Do đó, công chức nhân viên mới tuyển dụng cũng tiếp cận dễ dàng, quy trình thực hiện từ Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định đến các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan và Cục Hải quan Đồng Nai. Tất cả đều có quy trình cụ thể tập hợp thống nhất các văn bản pháp quy.
Thực hiện kỷ cương, kỷ luật hành chính; phòng chống các biểu hiện tiêu cực, tham nhũng của cán bộ công chức hải quan:
+ Lãnh đạo Cục Hải quan Đồng Nai thường xuyên chỉ đạo thực hiện nghiêm kỷ cương, kỷ luật hành chính, đạo đức công vụ trong thi hành nhiệm vụ của cán bộ công chức; giáo dục chính trị tư tưởng đối với cán bộ công chức; triển khai thực hiện chương trình hành động thực hiện các giải pháp ngăn chặn và chấm dứt tệ gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực trong cán bộ công chức theo quy định tại Quyết định số 517/TCHQ/QĐ/TCCB ngày 17/06/2004, Quyết định số 2435/QĐ-TCHQ ngày 19/08/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, cụ thể:
Ban hành và quán triệt thực hiện Kế hoạch triển khai thực hiện chương trình phòng, chống tham nhũng của Cục Hải quan Đồng Nai đến toàn thể cán bộ công chức.
Duy trì hòm thư góp ý, đường dây nóng để tiếp thu ý kiến, tiếp nhận thông tin từ người dân và doanh nghiệp về tác phong, thái độ của cán bộ công chức trong thực hiện nhiệm vụ.
Tổ chức các đoàn kiểm tra công vụ, kiểm tra nội bộ theo kế hoạch và đột xuất nhằm nâng cao trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành chính và đạo đức công vụ của cán bộ, công chức.
* Hạn chế: Mặt dù đơn vị quan tâm đến vấn đề kiểm soát, thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát, chính sách kỷ luật nhƣng trong thực hiện vẫn còn nhiều bất cập nhất định. Có một số trường hợp khi có vi phạm xảy ra thường xử lý không nghiêm, còn vị nể và chỉ theo cảm tính, do đó không thể ngăn chặn đƣợc các sai sót hay gian lận có thể xảy ra.
Mặt dù, thường xuyên tuyên truyền tập huấn chính sách mới cho doanh nghiệp nhưng thực tế doanh nghiệp vẫn kêu về thủ tục khó khăn. Văn bản hướng dẫn chính sách về quản lý rủi ro, phòng chống buôn lậu chƣa chi tiết.
2.2.2.5 An ninh thông tin, truyền thông và giám sát
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “An ninh thông tin, truyền thông và giám sát”
Câu Nội dung câu hỏi, câu trả lời Tỷ lệ (%)
Ghi chú
1 Chế độ bảo mật cho máy tính và các thiết bị lưu trữ
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 10
Tốt 25
Rất tốt 65
2 Thông tin truyền đạt kịp thời đến nhân viên
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 8
Rất tốt 92
3 Báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho cấp trên
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 22
Tốt 31
Rất tốt 47
4 Lãnh đạo giám sát của từng bộ phận và theo dõi kết quả công việc của từng cá nhân
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 7
Tốt 62
Rất tốt 6
5 Khắc phục sự cố và đƣa ra giải pháp kịp thời khi có sai sót
Kém 0
Không tốt 0
Trung bình 0
Tốt 94
Rất tốt 6
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả tháng 8/2016)
* Ƣu điểm: Cục Hải quan Đồng Nai quản lý hệ thống an ninh thông tin theo Quyết định số 2926/QĐ-TCHQ ngày 06/10/2014 của Tổng cục Hải quan về việc quy chế bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống công nghệ thông tin Hải quan và Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 14/01/2014 của UBND tỉnh Đồng Nai về ban hành quy chế đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nha nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Ngoài ra, tăng cường an ninh thông tin trong các lĩnh vực hoạt động của đơn vị, đảm bảo hoạt động của cơ quan từ Tổng cục Hải quan đến Cục Hải quan Đồng Nai, Kho bạc Nhà nước, Các ngân hàng thương mại (có ký kết thu thuế qua ngân hàng) được thông suốt thông tin được bảo mật an toàn.
Cục Hải quan Đồng Nai đảm bảo tông tin đƣợc bảo mật an toàn tuyệt đối, an ninh thông tin các doanh nghiệp làm thủ tục Hải quan, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu pháp luật, chế định có liên quan đến an ninh thông tin, đảm bảo duy trì và tuân thủ các quy định về an ninh mạng. Cục Hải quan Đồng Nai thành lập Đội xử lý, ứng phó sự cố nhằm khắc phục kịp thời các sự cố máy tính và các thiết bị công nghệ thông tin tại Quyết định số 1917/QĐ-HQĐNa ngày 31/12/2014. Thông tin được cập nhật kịp thời, chương trình Net Office từ Tổng cục Hải quan đến Cục Hải quan Đồng Nai hoạt động thông suốt, văn bản chỉ đạo điều hành khi phát hành từ cấp trên, đơn vị khai thác ngay khi vừa đƣa lên mạng, đảm bảo nhanh chính xác, hiệu quả không phải chờ bản giấy, xử lý ngay, giải quyết kịp thời các vướng mắc của doanh nghiệp.
Hệ thống công nghệ thông tin tại Cục Hải quan Đồng Nai hiện đại, trang thiết bị bảo mật cao, trong đó, nhiều máy chủ hoạt động đồng thời tránh trường hợp bị mất dữ liệu, các thiết bị phụ trợ hoạt động đồng bộ. Hệ thống mạng nội bộ đƣợc tách hoàn toàn khỏi mạng internet nhằm đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống.
Hàng năm, Cục Hải quan Đồng Nai kiểm tra bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống công nghệ thông tin Hải quan, phối hợp Tổng cục Hải quan kiểm tra chi tiết từng đơn vị trực thuộc. Ngoài ra, mời chuyên gia nói chuyện chuyên đề về tình hình an ninh mạng hiện nay. Mục đích trao đổi, hướng dẫn tất cả công chức, nhân viên của Cục nhằm nắm rõ hơn tình hình, các thủ đoạn, phương pháp lấy cấp thông tin và hậu quả cũng nhƣ lý do, tầm quan trọng của việc bảo vệ các thông tin, dữ liệu trong công tác của cơ quan. Khi kết thúc công việc phải thực hiện đăng xuất, khi bị lộ mật khẩu hoặc nghi ngời bị lộ mật khẩu báo ngay cho cán bộ quản trị mạng để khóa tài khoản nhằm ngăn chặn các hành động phá hoại, lấy cấp thông tin, lợi dụng tín nhiệm.
Kết quả khảo sát cho thấy, chế độ bảo mật cho máy tính (máy chủ, máy trạm) và các thiết bị công nghệ thông tin rất tốt.Tất cả các máy tính đều phải đặt mật khẩu mạnh chứa các ký tự đặt biệt và không dễ dò tìm thông qua từ điển. Thực hiện định kỳ thay đổi mật khẩu 06 tháng một lần để đảm bảo an toàn. Nghiêm cấm công chức, nhân viên sử dụng máy tính có kết nối mạng mạng nội bộ vào internet.
Chỉ thực hiện truy cập vào internet từ các máy tính đã đƣợc cấp quyền truy cập, sử dụng các thông tin trên internet vào các mục đích công việc của cơ quan, không sử
dụng máy tính dùng soạn thảo, in ấn, lưu trữ bí mật nhà nước, các tệp dữ liệu chuẩn (CFS tiêu chí quản lý rủi ro, danh mục rủi ro về giá…) của các chương trình nghiệp vụ nối vào internet.
Thiết bị mạng được trang bị hoạt động ổn định, hệ thống đường truyền kết nối đƣợc duy trì ổn định, không có hiện tƣợng mất kết nối trong thời gian dài, các sự cố khi phát sinh đƣợc xử lý, khắc phục kịp thời, đảm bảo thông suốt đáp ứng đƣợc việc truy cập hệ thống từ Chi cục đến Cục và Tổng cục Hải quan.
Cục Hải quan Đồng Nai sử dụng chương trình quản lý Dna Office trong chỉ đạo, điều hành, giao việc, nhận việc, hoàn thành công việc, báo cáo… đều sử dụng trên chương trình này.
Ngoài chức năng quản lý nội bộ, đến nay Cục Hải quan Đồng Nai đã phát triển đến các doanh nghiệp, nâng cấp chương trình quản lý hiện có nhằm kịp thời trao đổi thông tin giữa cơ quan Hải quan và DN, trước đây việc trao đổi chủ yếu thông qua các hình thức như gửi thư qua bưu điện, gửi email, dán thông báo, đăng tải trên website. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các hình thức này tồn tại rất nhiều hạn chế nhƣ thƣ bị thất lạc do sai địa chỉ, thông tin không tới đƣợc lãnh đạo DN do sơ xuất của nhân viên hoặc thư tới trễ… Vì vậy, sự tương tác giữa cơ quan Hải quan và DN gặp rất nhiều trở ngại cũng nhƣ tốn nhiều thời gian, chi phí. Việc cập nhật các chính sách, thông tin hội họp, đối thoại… cũng không đƣợc thông suốt.
Sau nhiều năm nghiên cứu cải cách thủ tục hành chính và hỗ trợ doanh nghiệp, Cục Hải quan Đồng Nai đã phát triển thành công Hệ thống DNA-Info với rất nhiều tính năng vƣợt trội. Hệ thống nay bao gồm 5 chức năng chính là tiếp nhận và trả lời văn bản; gửi thông báo, phiếu khảo sát ý kiến, phiếu đăng ký tham gia sự kiện; tiếp nhận và trả lời câu hỏi về thủ tục… Những chức năng trên sẽ giúp việc thông tin giữa cơ quan Hải quan và doanh nghiệp đƣợc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đồng thời tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong hoạt động thông quan, xuất nhập khẩu hàng hóa. Với DNa-Info, doanh nghiệp không cần phải làm công văn để gửi đến cơ quan hải quan như trước đây mà chỉ cần thao tác trên máy tính có cài đặt chương trình DNa-Info, lãnh đạo doanh nghiệp có thể làm việc và trao đổi thông tin với cơ quan hải quan một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại của doanh nghiệp cũng nhƣ minh bạch thời gian xử lý hồ sơ từ lúc gửi đến khi nhận kết quả thông qua hệ thống, Cục Hải quan Đồng Nai là đơn vị
đầu tiên trong ngành Hải quan xây dựng và triển khai hệ thống này nhằm nâng cao hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp.
Với DNa-Info, Cục Hải quan Đồng Nai đã đƣa dịch vụ hỗ trợ của cơ quan Hải quan đến tận bàn làm việc của lãnh đạo doanh nghiệp, giúp rút ngắn tối đa khoảng cách giữa doanh nghiệp với cơ quan hải quan. Do đó tất cả các giải pháp truyền thống trước đây như gửi thư, dán thông báo, đăng tải trang web hay gửi email đều không cần nữa. Ngoài ra, đơn vị cũng đã tích hợp hệ thống này vào website của Cục Hải quan, qua đó giúp việc truy cập và tương tác của DN với cơ quan Hải quan đƣợc tiện ích và dễ dàng hơn và đối tƣợng doanh nghiệp truy cập cũng đƣợc mở rộng hơn.
Dna-Info là bước cải cách hành chính đột phá của đơn vị, khi có thể xử lý các vướng mắc cho doanh nghiệp hoàn toàn qua mạng, tương đương dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 - mức độ cao nhất hiện nay. Với tinh thần đó, việc triển khai hệ thống hướng tới 3 mục tiêu. Đó là, thực hiện Nghị quyết 35 của Chính phủ, thực hiện nhiệm vụ chính trị mà tỉnh Đồng Nai đã giao là luôn đồng hành với doanh nghiệp và thực hiện nhiệm vụ của Tổng cục Hải quan giao là luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp.
Thông qua Hệ thống, khi kết nối đến Hải quan, doanh nghiệp sẽ nắm đƣợc thông tin về xử lý công việc theo yêu cầu về thời gian tiếp nhận, trạng thái, cán bộ thụ lý hồ sơ và thời gian xử lý một cách nhanh chóng, chính xác. Qua đó, phối hợp cùng với cơ quan hải quan kiểm soát quá trình xử lý hồ sơ đúng theo trình tự, thời gian đƣợc quy định. Hệ thống cũng giúp quản lý hồ sơ, văn bản đến của doanh nghiệp một cách chặt chẽ, khoa học, công khai thời gian xử lý công việc của từng khâu nghiệp vụ liên quan đến giải quyết công văn của doanh nghiệp, kịp thời tuyên truyền phổ biến các vấn đề mới đến cộng đồng doanh nghiệp cũng nhƣ nắm bắt được những vướng mắc phát sinh của doanh nghiệp để kịp thời có giải pháp tháo gỡ.
* Hạn chế: Ngoài những mặt mạnh về ứng dụng công nghệ thông tin thì vẫn còn hạn chế về mặt giám sát. Mặt dù, công chức, nhân viên giao xử lý công việc thông qua hệ thống thông tin điện tử DNa-Info nhƣng nhiều công chức, cán bộ vẫn chưa theo dõi kịp thời, ngoài việc giao trên chương trình vẫn phải in giấy nhắc nhỡ, đôn đốc, nhiều văn bản đã giao việc nhưng chậm tiếp nhận, giải quyết ảnh hưởng