HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ
CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh.
Trong thời gian thực tập tại công ty, đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, em xin đưa ra một số giải pháp như sau:
● Về mô hình tổ chức
Mặc dù công ty TNHH Phát triển Xây dựng Thương mại Nam Khánh đã có một bộ máy quản lý khá chặt chẽ từ trên xuống dưới, cán bộ nhân viên có chuyên môn cao. Tuy nhiên, khâu quản lý thông tin kế toán ở các xưởng mộc cần được chú trọng hơn nữa, đặc biệt là bộ phận kế toán ở xưởng Trung Trạch cần được sắp xếp chứng từ và lên sổ kế toán hợp lý. Các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cần nắm bắt được thông tin thị trường nhanh nhất. Những thông tin này có thể giúp phòng kinh doanh lập kế hoạch kinh doanh dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
Trong giai đoạn này, hệ thống kiểm soát nội bộ là bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, các nghiệp vụ được ghi sổ, để đảm bảo cho công tác kế toán thêm hiệu quả, góp phần giảm thiểu gian lận và sai sót trong quá trình hoạt động của bộ máy kế toán tại đơn vị. Do vậy, công ty nên sớm xây dựng một hệ thống nội bộ để kiểm soát công tác kế toán toàn công ty nói chung cũng như công tác tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng. Dù lớn hay nhỏ thì chắc chắn hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp.
● Về chứng từ, sổ sách sử dụng
- Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được sắp xếp, phân loại riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng có liên quan.
- Ngoài các báo cáo tài chính tổng hợp phải lập, kế toán có thể cho ra các báo cáo nhanh nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý (khi có yêu cầu).
● Về trình tự hạch toán
- Vì mọi khoản doanh thu bán hàng đã hạch toán đúng theo quy định khoản nào thu được bằng tiền và khoản nào chấp nhận thanh toán lên trên sổ cái TK 131 phải thể hiện được quan hệ đối ứng của cặp tài khoản.
Nợ TK 131
Có TK 511(chi tiết) Có TK 333
Đối với khách hàng đã đến hạn phải trả nợ, công ty có thể gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ. Định kỳ phải gửi bản đối chiếu công nợ đến từng khách hàng, đặc biệt với những khách hàng nợ quá hạn quá nhiều và không còn khả năng thanh toán, phải có biện pháp cứng rắn (như tỷ lệ trả lãi cho nợ quá hạn). Ngược lại có chế độ khuyến khích đối với khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Tại công ty, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi trên cùng TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. Theo đó, số phát sinh bên nợ của TK 642 phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn trong việc phân tích chính xác từng khoản mục chi phí tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng như so sánh giữa các năm. Do đó, việc lập bảng chi tiết các chi phí này giữa các năm là điều cần thiết. Tài khoản 642 – chi phí quản lý kinh doanh, công ty nên mở chi tiết tài khoản cấp 2 (theo hệ thống tài khoản doanh nghiệp) để tiện cho việc theo dõi, xác định tỷ trọng các loại chi phí trong chi phí quản lý kinh doanh từ đó đưa ra các quyết định quản trị chi phí hiệu quả.
- Cần tăng cường hơn nữa vai trò công tác hạch toán quản lý sản xuất kinh doanh, tăng cường vai trò công tác tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm phục vụ việc cung cấp thông tin và làm cơ sở đề ra quyết định quản lý kinh doanh đúng đắn.
Để phát huy vai trò chủ đạo không để thị trường đột biến thì công tác tài chính kế toán phải vừa là công cụ thúc đẩy hoạt động kinh doanh vừa phải giám sát và nâng
cao tính hiệu quả kinh tế cân đối của kế hoạch kinh doanh. Để làm tốt việc này thì kế toán phải tham gia từ khâu đầu đến khâu cuối, làm chức năng tham mưu về giá vốn, giá bán chênh lệch, giúp Giám đốc chỉ đạo kinh doanh chuyên sâu theo thế mạnh của từng sản phẩm, chiếm lĩnh thị trường kinh doanh. Trên cơ sở thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí lưu thông, hạch toán trung thực kết quả giám sát kế hoạch tài chính, tiêu thụ, đồng thời tham gia vào các khâu nghiên cứu nhu cầu thị trường, quản lý vốn có hiệu quả tránh những sơ hở, không để các cơ sở khác chiếm dụng vốn.
- Đơn vị cần thiết phải tổ chức thêm việc ghi chép tổng hợp và báo cáo việc bán hàng tại cửa hàng và thường xuyên đối chiếu số liệu với phòng kế toán, vừa có thể yên tâm số liệu hạch toán vừa phát hiện và tránh những sai sót có thể xảy ra.
● Về đào tạo đội ngũ kế toán
Ở nước ta, nhân viên kế toán nhiều thực chất trình độ chuyên môn nghiệp vụ lại chưa cao, độ nhạy bén cũng như khả năng thích nghi với những biến đổi mới của nền kinh tế còn thấp. Do vậy, công ty cũng như các doanh nghiệp khác phải phối hợp với nhà nước và các tổ chức đào tạo nhằm tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phải thường xuyên cập nhật thông tư sửa đổi mới từ Bộ Tài chính để kịp thời điều chỉnh công tác kế toán tại đơn vị. Công ty TNHH Phát triển Xây dựng Thương mại Nam Khánh có một đội ngũ nhân viên kế toán lâu năm, gắn bó từ khi mới thành lập nên có sự thuận lợi về độ am hiểu công ty, tuy nhiên lại gặp phần lớn khó khăn khi phần lớn nhân viên đã đứng tuổi, việc tiếp thu và ứng dụng cái mới gặp nhiều khó khăn. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần phải phần nào làm mới bộ máy kế toán, hoặc cử những cán bộ cốt cán đi học hỏi, tiếp thu tinh hoa, tiến bộ ở những nền kinh tế hiện đại hơn.
● Giải pháp hạn chế rủi ro bằng cách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đó người nợ không có đủ khả năng thanh toán đúng kỳ hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch.
Thông thường, khi khách hàng mua hàng không thực hiện thanh toán ngay mà sau một thời gian mới thanh toán. Mặc dù trong các hợp đồng giao dịch mua bán hai
bên đã ghi rõ các điều kiện thanh toán nhưng không thể tránh khỏi khả năng các khoản nợ này không thể thu hồi được. Vì vậy, để hạn chế tới mức tối thiểu những rũi ro có thể xảy ra trong kinh doanh, công ty nên chú trọng vào việc trích lập khoản dự phòng này, tránh trường hợp nợ không đòi được quá lớn sẽ làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của công ty.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính và được theo dõi trên TK 139. Mức lập dự phòng này phải tuân theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
● Về xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng
Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hóa trong nước đang diễn ra một cách sôi nổi và phức tạp buộc các doanh nghiệp không ngừng củng cố, nâng cao sức cạnh tranh của mình. Để tồn tại và phát triển trong một thị trường có sự cạnh tranh giải pháp quan trọng đối với các doanh nghiệp là hàng hóa, thành phẩm bán ra phải được người tiêu dùng chấp nhận. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải năm bắt kịp thời đầy đủ mọi dữ liệu đầu vào cụ thể về thông tin thị trường. Hệ thống thông tin kế toán đã biến đổi những thông tin thị trường thành những thông tin dưới dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Vì vậy yêu cầu quản lý phải xây dựng một mô hình kế toán quản trị bán hàng để vận dụng vào doanh nghiệp. Mô hình này phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp. Kế toán quản trị bán hàng không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hiện tại về bán hàng mà còn cung cấp, xử lý thông tin hướng về phục vụ cho các nhà quản trị để đưa ra các quyết định tương lai. Đặc điểm của kế toán quản trị là linh hoạt và mang tính chất nội bộ cao. Vì thế việc nghiên cứu và xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phù hợp ngoài việc căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường trong việc tiêu thụ hàng hóa thì còn phải dựa trên những đặc điểm riêng của công ty: phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mô hình kế toán quản trị bán hàng phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời với yêu cầu cũng như ra quyết định kinh doanh đúng thời cơ cũng như đều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý, kiểm soát hoạt động bán hàng.
- Quá trình bán hàng của công ty cần được tính toán khoa học, cân nhắc căn cứ vào tiềm lực sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt công tác Marketing trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mãi, thưởng hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ sản phẩm thường xuyên cho công ty, có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ bền vững, lâu dài và sâu rộng. Nên tổ chức phân nhóm khách hàng, tổ chức lại kênh phân phối để việc giao hàng và theo dõi công nợ thuận lợi hơn.