Hoạt động động đào tạo, bồi dưỡng gồm nhiều yếu tố như: Nguồn nhân lực, nội dung chương trình, giảng viên, nghiên cứu khoa học, thông
tin, tư liệu, kinh phí, đối tượng học viên, hành chính, phục vụ, cơ sở vật chất. Để đánh giá toàn diện hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cần phân tích tất cả các yếu tố trên. Tuy nhiên, do quy mô của đề tài và lịch sử nghiên cứu khoa học của Nhà trường nên nhóm nghiên cứu tập trung mô tả, phân tích và đánh giá các những nội dung sau:
- Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng - Công tác tổ chức, quản lý các lớp đào tạo, bồi dưỡng - Nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng
- Đội ngũ giảng viên - Đối tượng học viên
- Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng Việc gọi tên các loại hình lớp ở mỗi đề mục, dựa trên cơ sở nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nhóm tác giả chia thành 3 nhóm lớp như sau:
- Nhóm 1: Lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính và đào tạo Lý luận Chính trị.
- Nhóm 2: Lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý Ngành và bồi dưỡng theo vị trí việc làm.
- Nhóm 3: Lớp đào tạo cử nhân.
Riêng ở mục 2.2.1. Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để tránh lặp nội dung nên nhóm tác giả chia theo: Các lớp trong kế hoạch và Các lớp ngoài kế hoạch.
2.2.1. Xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng 2.2.1.1. Các lớp trong kế hoạch Bộ giao
Nhằm thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo Bộ về công tác đào tạo, bồi dưỡng, đồng thời đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người học, Nhà trường rất trú trọng đến công tác xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
Các lớp bồi dưỡng được tổ chức theo kế hoạch được lãnh đạo Bộ phê duyệt hàng năm gọi là các lớp trong kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch của Nhà trường dựa trên cơ sở: Chức năng, nhiệm vụ của Trường; Sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
Nhu cầu của ngành, của đơn vị và của cá nhân người học. Trong đó, xác định nhu cầu là một điểm then chốt để có một bản kế hoạch khả thi.
Xác định nhu cầu là một bước cơ bản, quan trọng để xác định đội ngũ cán bộ, công chức đang cần đào tạo, bồi dưỡng cái gì. Xác định nhu cầu không đơn giản chỉ là thăm dò về số lượng được đào tạo, bồi dưỡng mà quan trọng hơn là phải làm rõ những mong muốn, nguyện vọng của cán bộ, công chức, của cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, từ đó đưa ra những chương trình đào tạo, bồi dưỡng khoa học, phù hợp với người học.
Để nắm bắt nhu cầu về đào tạo, bồi dưỡng của cán bộ, công chức, viên chức năm 2013 Nhà trường đã tổ chức thành công Hội nghị “Xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức ngành Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2014”. Đây là Hội nghị có ý nghĩa thiết thực đối với Nhà trường trong công tác xây dựng kế hoạch, tham mưu với Lãnh đạo Bộ về nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng trên các lĩnh vực của Ngành. Tuy nhiên, những hội nghị như thế này chưa được được tổ chức thường niên. Hàng năm, để xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng Nhà trường thường dựa trên báo cáo kết quả đàotạo, bồi dưỡng của năm, kết quả khảo sát nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng của các cơ quan, đơn vị trong Bộ và các địa phương, Nhà trường xây dựng bản Dự kiến Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng năm kế tiếp trình Bộ trưởng. Công việc này thường được tiến hành vào quý II hàng năm. Tuy nhiên, khi Kế hoạch gửi lên Vụ Tổ chức Cán bộ thì Vụ thường phân về Trường những lớp Bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính, lớp Quản lý Ngành và các lớp đào tạo Lý luận Chính trị, còn các lớp bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo vị trí, việc làm lại phân về cho các Tổng cục, Cục, Vụ chức năng. Các đơn vị này lại phối hợp với Trường để mở lớp. Với cách làm này nguồn lực dành cho công tác đào tạo bồi dưỡng bị phân tán gây khó khăn cho cả Nhà trường và các đơn vị chức năng.
Nhà trường chủ động trong việc xây dựng kế hoạch nhưng Bộ thường xuyên phê duyệt kế hoạch muộn (có năm đến đầu quý II mới được phê duyệt) đã ảnh hưởng lớn tới hoạt động của Nhà trường.
Sau khi Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, phòng Đào tạo - Bồi dưỡng, Trung tâm Ngoại ngữ, Công nghệ truyền thông, Trung tâm Liên kết đào tạo, bồi dưỡng phân công nhiệm vụ cho chuyên viên đảm nhiệm các lớp trên cơ
sở năng lực, sở trường và cân nhắc đến điều kiện cá nhân nhằm tạo thuận lợi tốt nhất cho mỗi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
Sau khi nhận nhiệm vụ, mỗi chuyên viên phân tích kế hoạch thành các công việc cụ thể và phối hợp với các phòng chức năng tiến hành các công việc theo Quy trình tổ chức lớp đã được ban hành.
2.1.1.2. Các lớp ngoài kế hoạch Bộ giao
Ngoài các lớp thuộc nhiệm vụ chính trị Trường còn tổ chức các lớp ngoài kế hoạch. Các lớp ngoài kế hoạch là những lớp Trường liên kết, phối hợp với các Tổng cục, Cục, Vụ và các địa phương hoặc các trường Cao đẳng, Đại học, Học viện.
Đối với các lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý ngành, lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch; lớp kỹ năng; lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính; lớp đào tạo Trung cấp lí luận Chính trị - Hành chính việc xây dựng kế hoạch được tiến hành sau khi có công văn đề nghị phối hợp mở lớp của các đơn vị, địa phương. Phòng Đào tạo - Bồi dưỡng, Trung tâm Liên kết đào tạo, bồi dưỡng hoặc Trung tâm Ngoại ngữ, Công nghệ truyền thông thống nhất với đối tác về công việc của mỗi bên để tiến hành xây dựng kế hoạch trình Hiệu trưởng phê duyệt.
2.2.2. Công tác tổ chức, quản lý các lớp đào tạo, bồi dưỡng 2.2.2.1. Đội ngũ thực hiện việc tổ chức, quản lý các lớp
Công tác tổ chức, quản lý lớp đào tạo, bồi dưỡng của trường Cán bộ quản lý văn hóa, thể thao và du lịch được tiến hành bởi đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm. Phần lớn nhân sự tham gia vào công tác tổ chức lớp thuộc biên chế của phòng Đào tạo - Bồi dưỡng, Trung tâm Ngoại ngữ, công nghệ truyền thông, Trung tâm Liên kết, đào tạo, bồi dưỡng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám hiệu Nhà trường, cụ thể như sau:
- Phòng Đào tạo - Bồi dưỡng: Giai đoạn từ 2010 đến 2015 nhân sự của Phòng ở mức 6-7 cán bộ, giảng viên. Cuối năm 2014, đồng chí Trưởng phòng phát triển lên làm Phó hiệu trưởng. 01 đồng chí Phó trưởng Phòng lên làm Trưởng Phòng. Đến thời điểm năm 2015 Phòng có 6 cán bộ, giảng viên. Trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng, 02 Chuyên viên và 01Giảng viên. Trình độ 01 Nghiên cứu sinh là đồng chí Trưởng phòng và 5 thạc sĩ.
Sang năm 2016 số lượng cán bộ, giảng viên của Phòng có sự thay đổi do yêu cầu về sắp xếp, kiện toàn tổ chức của nhà trường, đồng chí Phó trưởng phòng chuyển sang làm Trưởng khoa Quản lý văn hóa, thể thao và du lịch. 02 đồng chí chuyên viên của Phòng phát triển lên làm Phó trưởng phòng và nhận mới 02 cán bộ trẻ. Đến nay tổng số cán bộ, giảng viên phòng Đào tạo - Bồi dưỡng là 6 cán bộ, giảng viên. Nhìn chung đội ngũ cán bộ, giảng viên Phòng Đào tạo - Bồi dưỡng đều là cán bộ tâm huyết với nghề, dày dạn kinh nghiệm. Tuy nhiên, với số lượng 6 người, hàng năm mở từ 25 - 30 lớp, phần lớn các lớp này mở ở các địa phương trên cả nước nên cán bộ thường xuyên phải đi công tác xa. Do vậy, để phù hợp với tính chất của công việc phòng Đào tạo - Bồi dưỡng rất cần được tăng cường thêm nhân sự là nam giới.
- Trung tâm Liên kết đào tạo, bồi dưỡng là tổ chức mới được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2015, lực lượng mỏng, mới có 02 cán bộ, gồm 01 phó giám đốc và 01 chuyên viên. Bên cạnh những khó khăn do thành lập trong bối cảnh cung vượt cầu, phải cạnh tranh với nhiều Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng khác đã tạo được “thị trường” riêng. Tuy nhiên, Trung tâm đã cố gắng tìm hướng đi mới, khai thác nguồn bồi dưỡng ở các địa phương. Với những nỗ lực này Trung tâm mở được một số lớp, năm 2015 mở được 2 lớp và trong 6 tháng đầu năm 2016 mở được 5 lớp, đặc biệt có 01 lớp liên kết với Học viện Báo chí Tuyên truyền đào tạo trình độ cử nhân Chính trị học. Theo quy định chức năng, nhiệm vụ thì Trung tâm hoạt động theo cơ chế tự trang trải, nhưng hiện nay nhân lực của Trung tâm mỏng, chưa “khai thác” được nhiều nguồn nên để hoạt động được theo cơ chế tự trang trải cần có lộ trình cụ thể.
Như vậy, Nhà trường có 2 tổ chức là phòng Đào tạo - Bồi dưỡng và Trung tâm liên kết đào tạo, bồi dưỡng cùng đảm trách nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng. Để hiểu rõ hơn nhiệm vụ của từng tổ chức này ta tiếp cận ở chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổ chức.
- Trung tâm Liên kết đào tạo, bồi dưỡnglà đầu mối và trực tiếp khai thác, tổ chức các dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng và các dịch vụ khác với các cơ quan, tổ chức, cơ sở đào tạo trong, ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Nhà trường đáp ứng nhu cầu của xã hội theo quy định của pháp luật. Hoạt động theo cơ chế tự trang trải.
- Phòng Đào tạo, Bồi dưỡng có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng.
Như vậy, chức năng của 2 tổ chức này rất rõ ràng, cụ thể. Phòng Đào tạo - Bồi dưỡng thực hiện các lớp theo kế hoạch được Bộ phê duyệt. Trung tâm Liên kết đào tạo, bồi dưỡng làm dịch vụ xã hội hóa đào tạo, bồi dưỡng.
2.2.2.2. Hoạt động tổ chức và quản lý các lớp đào tạo, bồi dưỡng - Tổ chức lớp
Để hoạt động mở lớp đi vào nề nếp, đảm bảo tiến độ, chất lượng, mục tiêu. Sau nhiều năm làm công tác tổ chức và quản lý các lớp đào tạo, bồi dưỡng phòng Đào tạo - Bồi dưỡng đã đúc rút kinh nghiệm và thiết lập quy trình tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng. Quy trình tổ chức các lớp cơ bản được tiến hành giống nhau, gồm các bước và các các công việc:
1. Thông báo mở lớp.
2. Xây dựng chương trình học tập (đối với các lớp các lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý ngành)
3. Lập kế hoạch mở lớp.
4. Lên Lịch học.
5. Soạn thảo Tờ trình gửi Bộ (kèm theo Lịch học, dự toán kinh phí).
6. Soạn thảo Công văn cử cán bộ tham gia Ban Tổ chức lớp.
7. Quyết định thành lập Ban Tổ chức.
8. Quyết định cử cán bộ quản lý lớp.
9. Lịch đón tiếp giảng viên nước ngoài (Những lớp có giảng viên nước ngoài).
10. Triệu tập học viên.
11. Mời giảng viên 12. Kế hoạch khai giảng.
13. Nội quy học tập.
14. Danh sách học viên.
15. Công văn đề nghị đơn vị và phối hợp tổ chức học tập thực tế cho học viên.
16. Phiếu đánh giá.
17. Danh sách cấp chứng chỉ.
18. Kế hoạch bế giảng.
19. Quyết định cấp chứng chỉ.
20. Quyết định khen thưởng học viên có thành tích cao trong học tập 21. Báo cáo tổng kết.
22. Thư cảm ơn (những lớp phối hợp với Học viện hoặc địa phương).
Quy trình tổ chức lớp được ban hành nội bộ vào năm 2013 đã giúp cho lãnh đạo quản lý, theo dõi công việc thuận lợi hơn, đồng thời giúp cho chuyên viên dễ dàng triển khai các công việc theo trình tự, không sót việc, không quên việc.
- Quản lý lớp
Cũng như tổ chức lớp, việc quản lý lớp được tiến hành như sau:
+ Phổ biến nội quy học tập; Cung cấp lịch học cho học viên (nếu lớp học dài ngày cung cấp lịch học theo từng đợt).
+ Ổn định tổ chức lớp, bầu Ban cán sự lớp.
+ Cán bộ quản lý lớp cùng với Ban cán sự lớp quản lý học viên theo qui chế công tác đào tạo, bồi dưỡng.
Do tính chất, đặc điểm mỗi loại hình lớp có cách thức quản lý khác nhau:
1. Quản lý lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính, đào tạo Trung cấp lí luận Chính trị - Hành chính
Hoạt động quản lý các lớp này được thực hiện theo Quyết định số 268/QĐ-HVCT-HCQG, ngày 03 tháng 02 năm 2010 của Ban Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh về việc ban hành các Quy chế, Quy định quản lý đào tạo, bồi dưỡng. Ngày 10 tháng 4 năm 2013 Hiệu trưởng Trường Bồi dưỡng cán bộ quản lý văn hoá, thể thao và du lịch đã ký ban hành Quyết định số 38/QĐ-BDCBQL Quy chế, Quy định về tổ chức, quản lý đào tạo, bồi dưỡng.
Theo đó, việc tổ chức và quản lý các lớp tập trung vào công tác tổ chức, quản lý học viên. Tại Quyết định số 38/QĐ-BDCBQL nêu rõ:
+ Hệ thống tổ chức, quản lý học viên của nhà trường gồm: Hiệu trưởng, Ban tổ chức lớp học, phòng Đào tạo - Bồi dưỡng, chủ nhiệm lớp.
Trách nhiệm của Hiệu trưởng: Chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch tổ chức, triển khai của khóa học được quy định trong quy chế này.
Trách nhiệm của Ban Tổ chức lớp: Thực hiện kế hoạch tổ chức, triển khai khóa học theo quy định trong từng quy chế.
Trách nhiệm của phòng Đào tạo - Bồi dưỡng: Trực tiếp triển khai, thực hiện kế hoạch tổ chức lớp, quản lý học tập của học viên được quy định trong quy chế.
Trách nhiệm của chủ nhiệm lớp: Theo dõi, hướng dẫn các hoạt động của học viên; hỗ trợ các học viên hoàn thành kế hoạch học tập; tổ chức các nhóm học tập trong lớp để hỗ trợ nhau trong học tập và hoạt động thực tiễn; thực hiện nhiệm vụ quản lý học viên theo phân công của Ban tổ chức lớp học và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về công tác quản lý của mình.
Đối với các lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính, trong quá trình học tập học viên không được nghỉ học quá 15% tổng số thời gian của môn học, học phần hoặc cụm chuyên đề; nếu trường hợp vắng quá thời gian quy định (15%) thì học viên không được dự kiểm tra, thi học phần, môn học hoặc cụm chuyên đề đó; nếu học viên nghỉ học không có lý do quá 1/3 tổng thời gian của chương trình hoặc không đủ điều kiện dự kiểm tra quá 1/3 tổng số học phần của chương trình thì Nhà trường sẽ ra quyết định buộc thôi học, thông báo về cơ quan, đơn vị học viên công tác và hủy toàn bộ kết quả học tập mà học viên đã đạt được.
Đối với hệ Trung cấp lí luận Chính trị - Hành chính học viên không được nghỉ học quá 10% tổng thời gian môn học, học phần đó; nếu trường hợp vắng quá thời gian quy định (10%) thì học viên không được dự kiểm tra, thi môn học, học phần đó; nếu học viên nghỉ học không có lý do quá 1/4 tổng thời gian của chương trình hoặc không đủ điều kiện dự thi, kiểm tra quá 1/4 tổng số môn học, học phần của chương trình thì nhà trường sẽ ra quyết định buộc thôi học, thông báo về cơ quan, đơn vị học viên công tác và hủy toàn bộ kết quả học tập mà học viên đã đạt được.
Cán bộ chủ nhiệm lớp có trách nhiệm theo dõi và báo cáo với Hiệu trưởng Nhà trường về những trường hợp học viên không đáp ứng yêu cầu về thời lượng lên lớp và ý thức học tập chưa tốt để Nhà trường xem xét và có biện pháp nhắc nhở, xử lý.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Nhà trường trong việc tiếp thu ý kiến phản hồi của học viên, mỗi lớp đều có Ban cán sự do học viên đề xuất. Ban cán sự có nhiệm vụ: Đại diện cho tập thể lớp liên hệ với giảng viên, chủ nhiệm lớp, các phòng chức năng trong nhà trường để tiếp nhận thông tin liên quan đến hoạt động học tập và phong trào của lớp; phản ánh, kiến nghị với nhà trường giải quyết các vấn đề có liên quan đến học viên; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ học tập, rèn luyện, các hoạt động thực tế theo kế hoạch của nhà