CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VỀ ĐĂNG KÝ KINH DOANH ĐỐI VỚI
2.1. Thực trạng pháp luật về đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp
2.1.3. Quy định về trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh
Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh qua các luật doanh nghiệp và văn bản hướng dẫn đã có sự đổi mới rõ nét, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp gia nhập thị trường, cụ thể:
Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp 1999
Luật doanh nghiệp 1999 ra đời, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong tư duy lập pháp của nhà làm luật. Nếu như trước đây, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin phép thành lập và ĐKKD thì khi Luật doanh nghiệp 1999 có hiệu lực, hai thủ
tục này được gộp thành một, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục ĐKKD. Như vậy, bản chất trong mối quan hệ ĐKKD giữa Nhà nước và doanh nghiệp cũng thay đổi, từ xin phép thành lập doanh nghiệp sang đăng ký nhằm thông báo sự hiện diện của doanh nghiệp.
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký
Người thành lập doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ hồ sơ ĐKKD theo quy định của pháp luật cho Cơ quan ĐKKD được cơ cấu tại Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 2: Xử lý hồ sơ
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ chuyển hồ sơ xuống các cơ quan chuyên trách bên dưới, cơ quan chuyên trách có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ ĐKKD.
Bước 3: Trả kết quả
Trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ĐKKD có trách nhiệm giải quyết việc ĐKKD; nếu hồ sơ bị từ chối thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Việc loại bỏ một số yêu cầu khi ĐKKD như yêu cầu số vốn tối thiểu, xác nhận trụ sở giao dịch chính,…đã giúp việc ĐKKD trở nên thuận tiện hơn. Quy định về trình tự thủ tục ĐKKD trong Luật doanh nghiệp 1999 đã phần nào đáp ứng được nhu cầu khởi sự của các chủ thể khi thực hiện chính sách nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế lúc bấy giờ.
Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp 2005
Luật doanh nghiệp 1999 đã phần nào đáp ứng được nhu cầu ĐKKD của doanh nghiệp nhưng trước bối cảnh hội nhập kinh tế trong khu vực và trên thế giới, những quy định này đã bộc lộ ra những bất cập như thời gian xử lý hồ sơ còn chậm ảnh hưởng lớn đến việc khởi nghiệp khi mà tính chất của khởi nghiệp là chớp thời cơ, yêu cầu nhiều loại giấy tờ,…Bởi vậy, Luật doanh nghiệp 2005 ra đời với kỳ vọng đơn giản hóa các thủ tục, loại bỏ hết cơ chế “xin – cho, chấp thuận, cấp phép” gây khó khăn cho doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho người đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tham gia vào thị trường. Các bước thực hiện ĐKKD cụ thể như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ ĐKKD
Người thành lập doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ ĐKKD theo quy định, từng loại hình đăng ký sẽ yêu cầu những giấy tờ khác nhau cụ thể: hồ sơ ĐKKD đối với DNTN, công ty hợp danh, công ty TNHH, CTCP được quy định lần lượt tại Điều 16, Điều 17, Điều 18 và Điều 19 Luật doanh nghiệp 2005. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng ĐKKD cấp tỉnh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ và người thành lập doanh nghiệp chịu trách nhiệm tính chính xác của nội dung hồ sơ.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ ĐKKD
Cơ quan ĐKKD thực hiện ghi vào sổ ĐKKD và cho người thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận về việc ghi nhận hồ sơ hợp lệ. Thời điểm xác định thời hạn thực hiện trách nhiệm của cơ quan ĐKKD được tính từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Và giấy biên nhận được coi là minh chứng về việc tiếp nhận hồ sơ và người thành lập doanh nghiệp có thể dùng làm căn cứ khiếu nại khi cơ quan ĐKKD không cấp GCNĐKDN khi đến hạn và cũng không có thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Bước 3: Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ ĐKKD
Cơ quan ĐKKD có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ (Tuy nhiên khi Nghị định 43/2010/NĐ – CP về đăng ký doanh nghiệp ra đời thì thời hạn này rút ngắn xuống còn 05 ngày làm việc [11]). Nếu từ chối cấp GCNĐKDN thì cơ quan ĐKKD phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, yêu cầu sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp.
Ngoài ra theo Điều 20 Luật doanh nghiệp năm 2005 quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục, điều kiện và nội dung ĐKKD, đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài lần đầu tiên đầu tư vào Việt Nam. Theo đó, “Giấy chứng nhận đầu tư đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” [25].
Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp 2014
Ngày 26/11/2014 Luật Doanh nghiệp 2014 được Quốc hội biểu quyết thông qua thay thế cho Luật doanh nghiệp 2005 trên cơ sở kế thừa và phát huy những kết quả tốt trong cải cách Luật Doanh nghiệp 2005, đồng thời khắc phụ những hạn chế, bất cập còn tồn tại, tiếp tục tạo MTKD thuận lợi cho doanh nghiệp. Để chính thức đi
vào hoạt động, người thành lập doanh nghiệp sẽ phải trải qua tất cả 8 thủ tục cụ thể là:
Thứ nhất, thủ tục ĐKKD với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền được cơ cấu tại huyện, tỉnh nơi thành lập doanh nghiệp
- Bước 1: Nộp hồ sơ và xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền
Chủ thể ĐKKD phải chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp cho cơ quan có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm tính chính xác của hồ sơ. Quy định này giúp nâng cao tính trung thực của chủ thể muốn tham gia vào thị trường, nếu trong thời gian hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp xảy ra vấn đề, bị phát hiện thiếu, sai sót so với hồ sơ đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm đồng thời giúp cơ quan ĐKKD rút ngắn thời gian xem xét hồ sơ để ra quyết định cấp hay không cấp GCNĐKDN.
- Bước 2: Xem xét hồ sơ
Phòng ĐKKD có trách nhiệm nhập thông tin trong hồ sơ đăng ký vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kiểm tra hồ sơ và các tài liệu chứng minh.
Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan ĐKKD sẽ cấp GCNĐKDN, trong trường hợp thiếu hay hồ sơ chưa hợp lệ thì cơ quan ĐKKD phải thông báo cho người đăng ký thành lập doanh nghiệp bằng văn bản và nêu rõ lý do, sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Hình thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại cơ quan ĐKKD; Nộp đơn đăng ký trực tuyến và bản in để kiểm chứng.
- Bước 3: Công bố nội dung ĐKKD
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN, doanh nghiệp phải thực hiện việc công bố nội dung ĐKKD trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, thủ tục khắc dấu doanh nghiệp
Doanh nghiệp bắt buộc phải có dấu vì cần phải “sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật” [26]. Doanh nghiệp có thể tự quyết định hình
thức, số lượng, nội dung trên con dấu của doanh nghiệp mình. Trên thực tế, con dấu này được sử dụng để mở tài khoản ngân hàng.
Thứ ba, thủ tục gửi thông báo trực tuyến về mẫu dấu của doanh nghiệp cho cơ quan ĐKKD
Trước khi sử dụng con dấu này, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu này đến Phòng ĐKKD. Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận và cơ quan ĐKKD sẽ thực hiện đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp có quyền quyết định ngày con dấu có hiệu lực.
Với quy định cụ thể về mẫu con dấu này, doanh nghiệp sẽ bớt được thời gian, chi phí, phiền hà trong thủ tục, giảm bớt các cơ quan Nhà nước tham gia vào quy trình ĐKKD này, như trước đây việc cấp, sử dụng con dấu cho doanh nghiệp do Bộ công an quy định. Đồng thời việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ ĐKKD từ 05 ngày xuống còn 03 ngày làm việc đã tạo thuận lợi tối đa cho người thành lập doanh nghiệp. Cụ thể hóa quy định này, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Bộ tài chính ban hành Thông tư liên tịch số 01/2016/TTLT–BKHĐT-BTC hướng dẫn việc trao đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, thông tin tình hình hoạt động của doanh nghiệp và thông tin về báo cáo tài chính. Theo đó, hệ thống đăng ký thuế tự động tạo mã số thuế mà không cần sự kiểm tra, xem xét của cán bộ đăng ký thuế.
Thứ tư, mở một tài khoản ngân hàng
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp không bắt buộc phải mở tài khoản tại ngân hàng nhưng trên thực tế doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục này. Bởi lẽ để các khoản chi phí khi thành lập doanh nghiệp được khấu trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đầu vào thì những giao dịch trên 20 triệu đồng của công ty cần phải thực hiện qua giao dịch chuyển khoản của ngân hàng.
Thực tế này xuất phát từ quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư số 26/2015/TT- BTC hướng dẫn thực hiện thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ sửa đổi Điều 15 Thông tư số 39/2014/TT – BTC [2].
Thứ năm, phê duyệt hóa đơn VAT in sẵn với Cục thuế thành phố
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT tự in hoặc mua hóa đơn GTGT điện tử.
Quy định về thuế GTGT điện tử là không bắt buộc và phần lớn các công ty lựa chọn hệ thống thuế GTGT truyền thống.
Người nộp đơn phải liên hệ với nhà xuất bản để đặt in số hóa đơn GTGT và phải đăng ký hóa đơn tự in với Cục thuế thành phố.
Để đăng ký tự in hóa đơn, người thành lập doanh nghiệp phải nộp đơn đăng ký theo mẫu chuẩn kèm theo (i) mẫu hóa đơn tự in, bao gồm đầy đủ các chi tiết theo luật định; (ii) Bản đồ địa điểm đặt trụ sở công ty hoặc bản sao nếu có xác nhận của Ủy ban nhân xã, phường; (iii) Giấy tờ pháp lý của tổng giám đốc; (iv) Bản sao GCNĐKDN; (v) Giấy chứng nhận đăng ký thuế và bản sao.
Thứ sáu, nộp thuế môn bài
Doanh nghiệp phải thực hiện hoạt động nộp thuế môn bài cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký bằng cách nộp trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng được chỉ định. Đối với doanh nghiệp mới thành lập trong 6 tháng đầu năm sẽ phải nộp toàn bộ số thuế môn bài hàng năm, nếu thành lập trong 6 tháng cuối năm thì phải nộp 50% thuế môn bài hàng năm. Mức thuế phải nộp sẽ tùy theo quy mô của doanh nghiệp và được quy định cụ thể tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT – BTC hướng dẫn về lệ phí môn bài [4].
Thứ bảy, khai báo sử dụng lao động với địa phương
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, chủ doanh nghiệp phải đăng ký tất cả người lao động và trình độ của họ với Phòng lao động theo mẫu quy định.
Mối quan hệ giữa chủ doanh nghiệp và người lao động do Bộ luật lao động quy định và được quy định trong HĐLĐ.
Thứ tám, đăng ký người lao động với Quỹ bảo hiểm xã hội để đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội (BHXH)
Doanh nghiệp phải đăng ký người lao động với Quỹ BHXH. Chủ doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) phải điền vào mẫu đơn do Quỹ BHXH cũng cấp gồm các thông tin: họ tên, ngày tháng năm sinh, mức lương (ghi trong hợp đồng lao động), số sổ BHXH, bản sao có chứng thực GCNĐKDN và bản sao từng hợp đồng lao động.
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan BHXH phải cấp sổ đăng ký bảo hiểm cho từng người lao động mới mà người sử dụng lao động trước đó chưa cấp sổ. Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH và bảo hiểm y tế cho từng người lao động. Kể từ khi bảo hiểm y tế sáp nhập vào quỹ bảo hiểm xã hội, việc đóng bảo hiểm y tế được thực hiện (hàng tháng hoặc hàng quý) trực tiếp vào quỹ BHXH.
Trình tự, thủ tục đăng ký kinh doanh theo Luật doanh nghiệp 2020
Với mục tiêu tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thành lập và ĐKKD cho doanh nghiệp, giảm chi phí và thời gian trong khởi sự kinh doanh tại kỳ họp thứ 9 ngày 17/06/2020 Quốc hội khóa XIV đã thông qua Luật doanh nghiệp 2020 thay thế Luật doanh nghiệp 2014 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Luật doanh nghiệp 2020 có những đổi đáng kể trong bỏ thủ tục công bố dấu, không phải nộp thêm bản in để đối chiếu khi nộp hồ sơ qua mạng điện tử. Đồng thời, để cải thiện thủ tục gia nhập thị trường, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15/10/2020 theo đó Nghị định đã gộp 4 thủ tục là “đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký BHXH, đăng ký với cơ quan lao động địa phương để khai báo sử dụng lao động và đăng ký sử dụng hóa đơn với Cục thuế thành một quy trình” [21]. Như vậy, quy trình cụ thể được áp dụng đối với doanh nghiệp được thành lập năm 2021 như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ và xin cấp GCNĐKDN
Người thành lập doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) thực hiện nộp hồ sơ ĐKKD tại Cơ quan ĐKKD. Luật doanh nghiệp 2020 quy định rõ 03 phương thức ĐKKD mà chủ thể kinh doanh có thể lựa chọn là: “đăng ký trực tiếp, đăng ký qua dịch vụ bưu chính và đăng ký qua mạng thông tin điện tử” [27]. Như vậy, nhà làm luật đã hợp thức hóa phương thức nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính viễn thông, giúp chủ thể kinh doanh có thêm lựa chọn, thuận lợi trong khâu nộp hồ sơ. Tuy nhiên sự thay đổi này không phải là bước đột phá bởi trên thực tế, cơ quan ĐKKD cũng đã tiến hành trả hồ sơ qua đường bưu chính.
Cơ quan ĐKKD có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp GCNĐKDN trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ
sơ hợp lệ; trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì cơ quan ĐKKD phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi và bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp.
Bước 2: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải thực hiện công khai thông tin về ngành nghề, danh sách các nhà sáng lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được GCNĐKDN.
Bước 3: Khắc dấu của doanh nghiệp
Quy định về dấu của doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung từ Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, Luật vẫn quy định nội dung bắt buộc phải thể hiện trên con dấu gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Luật doanh nghiệp 2020 tiếp tục thực hiện cải cách đáng kể về con dấu của doanh nghiệp là bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu, không quy định nội dung bắt buộc phải thể hiện trên con dấu như trước.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể có “dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử” bên cạnh “dấu được làm tại cơ sở khắc dấu”. Việc bổ sung thêm chữ ký điện tử là một nét mới so với Luật doanh nghiệp 2014 tuy nhiên đây cũng không phải là bước đột phá bởi lẽ chữ ký điện tử đã được doanh nghiệp sử dụng trên thực tế và Luật giao dịch điện tử ban hành năm 2015 đã có quy định về vấn đề này. Do đó việc ghi nhận dấu dưới hình thức chữ ký số là quy định phù hợp với tình hình thực tế và xu hướng áp dụng công nghệ như hiện nay.
Doanh nghiệp thành lập mới năm 2021 sẽ được hưởng ưu đãi về thuế môn bài theo quy định của Nghị định 22/2020/NĐ – CP sửa đổi bổ sung một số điều tại Nghị định 139/2016/NĐ – CP quy định về lệ phí môn bài, doanh nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải làm tờ khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30/01 năm sau năm mới thành lập.
*Trình tự, thủ tục cho việc thành lập doanh nghiệp thực hiện kinh doanh các ngành nghề có điều kiện sẽ thực hiện theo luật chuyên ngành của các ngành nghề đó. Ví dụ như trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng thương mại, giấy phép thành lập chi nhánh ngân hàng nước ngoài như sau: