Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán
Để hiểu được bản chất của HTTTKT, trước tiên chúng ta phải hiểu được vai trò của thông tin kế toán trong một DN. Thông tin kế toán là một nguồn lực kinh doanh, giống như các nguồn lực kinh doanh khác (nguyên liệu, vốn, lao động). Thông tin kế toán rất quan trọng cho sự sống còn của các tổ chức kinh doanh. Thông tin kế toán dùng để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng bên trong và bên ngoài DN (James A.Hall) [48].
Sơ đồ 1.1: Dòng chảy của thông tin trong doanh nghiệp
(Nguồn: James A.Hall, Hệ thống thông tin kế toán [48]) Hoạt động kinh doanh trong DN được chia thành nhiều cấp độ, hình thành theo kim tự tháp. Từ đó, DN được chia thành ba tầng quản lý: quản lý hoạt động,
Nhân viên Hoạt động hàng ngày
Quản lý hoạt động Quản lý cấp trung
Quản lý cấp cao
Các bên liên quan
Nhà cung cấp Khách
hàng
quản lý cấp trung và quản lý cấp cao. Quản lý hoạt động có trách nhiệm trực tiếp kiểm soát các hoạt động hàng ngày của DN. Quản lý cấp trung có trách nhiệm đối với việc lập kế hoạch và điều phối các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu ngắn hạn của DN. Lãnh đạo cấp cao nhất có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch dài hạn và thiết lập các mục tiêu của DN. Mỗi cá nhân trong tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ của mình thì cần phải có thông tin. Theo lập luận này, thì các luồng thông tin được chảy theo hai hướng: theo chiều ngang và chiều dọc.
Các dòng chảy ngang của thông tin hỗ trợ nhiệm vụ cấp hoạt động với những thông tin chi tiết về các giao dịch kinh tế tài chính có ảnh hưởng đến DN như thông tin về sự kiện bán hàng, sử dụng lao động và nguyên liệu trong quá trình sản xuất… Dòng chảy dọc phân phối thông tin tóm tắt về các hoạt động của DN lên phía trên để quản lý các cấp. Quản lý các cấp sử dụng thông tin này để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và kiểm soát theo chức năng của mình. Thông tin cũng chảy xuống phía dưới từ nhà quản lý cấp cao để quản lý cơ sở và nhân viên hoạt động theo hình thức hướng dẫn.
Một dòng chảy thứ ba của thông tin chính là sự giao lưu giữa các DN và người sử dụng ở môi trường bên ngoài, bao gồm hai nhóm: các đối tác như khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan giao dịch như các cổ đông, các tổ chức tài chính và các cơ quan chính phủ. Tất cả các nhóm người sử dụng đều có nhu cầu về thông tin ở các mức độ khác nhau [48].
Khái niệm hệ thống: Theo James A.Hall (2011), “Hệ thống là một tổng thể bao gồm các thành phần hay nhiều hệ thống con có mối quan hệ với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước”. Một hệ thống phải phục vụ ít nhất cho một mục đích, khi một hệ thống không còn phục vụ cho mục đích nào nữa thì nó cần được thay thế. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi là hệ thống con. Một hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống.
Các hệ thống con này được thiết lập cũng có mục tiêu riêng trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức.
Khái niệm HTTTKT: Trên thực tế, có nhiều khái niệm khác nhau về
HTTTKT trong DN. Theo Gelinas, Dull và Wheeler (2012), HTTTKT được coi như một hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý của tổ chức [65]. Theo quan điểm của Saira et al (2010), HTTTKT được định nghĩa là một hệ thống xử lý các dữ liệu, phân tích nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người sử dụng để lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. HTTTKT được xem như là một hệ thống hỗ trợ quản lý trong việc lập kế hoạch và quy trình kiểm soát bằng cách cung cấp thông tin có liên quan và đáng tin cậy cho việc ra quyết định.
Theo nhận định này, HTTTKT không chỉ có mục đích lập ra các báo cáo tài chính, mà nó còn đi xa hơn quan điểm truyền thống này là HTTTKT được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý hoạt động kinh doanh của DN [59]. HTTTKT cũng đề cập đến nhận thức và sự hài lòng của người sử dụng thông tin để ra quyết định và giám sát khi DN đã có sự phối hợp và kiểm soát thông tin thu được.
Những lập luận của James A.Hall cho rằng, HTTTKT gồm có ba hệ thống con chính: (1) Hệ thống xử lý giao dịch (TPS: “Transaction Processing System”), hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày với các tài liệu, báo cáo cho người dùng trong DN. Đây là trung tâm chức năng tổng thể của hệ thống thông tin kế toán, phản ánh các sự kiện kinh tế tài chính và phân phối các thông tin tài chính cần thiết để hỗ trợ cho các hoạt động hàng ngày của đơn vị. Để xử lý khối lượng giao dịch hàng ngày, TPS sử dụng ba chu trình giao dịch: chu trình doanh thu, chu trình chi phí và chu trình chuyển đổi. Mỗi chu trình xử lý các loại giao dịch tài chính khác nhau. (2) Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính (GLS, FRS: “General Ledger System”, “Financial Reporting System”), đưa ra các báo cáo tài chính theo yêu cầu của pháp luật như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ… Thông tin trên các báo cáo này chủ yếu để cho người dùng bên ngoài đơn vị.
(3) Hệ thống báo cáo quản lý (MRS: “Management Reporting System”), cung cấp các báo cáo tài chính chuyên dùng nội bộ và các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định cũng như lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị như ngân sách, phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận, báo cáo trách nhiệm và các báo cáo sử dụng dữ liệu chi phí hiện tại (chứ không phải là quá khứ) [48].
Theo Boochholdt (1999) và Romney (2012), “Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thông tin và ra quyết định” [41]. Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán, quá trình xử lý dữ liệu chính là quá trình ghi chép, tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế toán thích hợp và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là sản phẩm thông tin trên báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo kế toán này cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Sơ đồ 1.2: Quy trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán
(Nguồn: James A.Hall, Hệ thống thông tin kế toán [48]) HTTTKT bao gồm hai hệ thống cơ bản, đó là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Cả hai hệ thống này tạo thành một HTTTKT hoàn chỉnh, nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, bao gồm cả bên trong và bên ngoài DN. Trong đó:
Hệ thống thông tin KTTC là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài DN như các chủ sở hữu, các nhà cung cấp, các nhà đầu tư, các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý… Các đối tượng này sử dụng thông tin
Nghiệp vụ kinh tế
Phân tích, ghi chép, lưu trữ
Người sử dụng Quyết định
kinh tế
Phân tích, tổng hợp, lập báo cáo Hoạt động
sản xuất kinh doanh
kế toán nhằm mục đích đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết, đánh giá năng lực, trách nhiệm của cán bộ quản lý, hay các quyết định về đầu tư đối với đơn vị.
Các thông tin do hệ thống thông tin này cung cấp phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành với mục đích là cho ra hệ thống báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính phải được công ty kiểm toán độc lập kiểm tra và xác nhận nhằm đảm bảo tính trung thực và khách quan của các thông tin trên báo cáo.
Hệ thống thông tin KTQT là công cụ chủ yếu cung cấp thông tin bên trong DN nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN, phục vụ cho quá trình lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định. Hệ thống thông tin KTQT không chỉ phản ánh các sự kiện đã qua mà còn dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế tài chính của chúng đối với DN, hỗ trợ cho chức năng quản lý trong việc hoạch định và lập kế hoạch của DN.
Trong một nghiên cứu của Adebayo, Mudashiru cho rằng, HTTTKT là công cụ quản lý hiệu quả nhất vì nó cung cấp phương pháp có trật tự thu thập và tổ chức thông tin về các giao dịch kinh doanh khác nhau để trợ giúp việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị. HTTTKT hiện nay không chỉ dừng lại ở giới hạn của dữ liệu và thông tin tài chính, mà còn bao gồm các dữ liệu và thông tin mô tả và định lượng để cung cấp những thông tin hữu ích trong việc ra quyết định cho người sử dụng hiện tại và tương lai, bao gồm các nhà đầu tư, cho vay, nhà cung cấp, các chủ nợ, khách hàng, cơ quan chính phủ, công chúng ngoài việc quản lý. Thông tin kế toán cũng giúp cho các nhà quản lý hiểu được nhiệm vụ của mình rõ ràng hơn và giảm sự không chắc chắn trước khi đưa ra quyết định của mình. HTTTKT xuất phát từ nguồn số liệu kế toán, nó sản xuất ra thông tin kế toán chi tiết, là cơ sở vô giá cho việc ra quyết định. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán rất quan trọng cho tất cả các tổ chức, cần thiết để duy trì một HTTTKT trong hoạt động của đơn vị [34].
Có thể thấy chức năng quan trọng nhất của HTTTKT là cung cấp thông tin cho người sử dụng, bao gồm: 1) thông tin tài chính nhằm thực hiện qua trình tổng hợp, đo lường, truyền đạt tình hình tài chính của DN và chủ yếu để phối
hợp công việc trong tổ chức và 2) thông tin hữu ích hỗ trợ cho việc ra quyết định và chủ yếu sử dụng cho mục đích điều hành và kiểm soát DN. Một số nghiên cứu cho thấy, việc đánh giá hiệu quả HTTTKT phụ thuộc vào chất lượng thông tin đầu ra của hệ thống trong việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng (Qatawneh, 2005) [58]. Hiệu quả của HTTTKT cũng phụ thuộc vào nhận thức của người ra quyết định về tính hữu ích của thông tin được tạo ra bởi hệ thống, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình hoạt động, báo cáo quản lý, ngân sách và kiểm soát trong đơn vị (Sajady et al, 2008) [60].
Nghiên cứu HTTTKT theo cách tiếp cận dựa trên góc độ tiến trình xử lý thông tin đã xuất hiện tại Việt Nam trong những năm gần đây (Nguyến Thế Hưng, 2006; Hoàng Văn Ninh, 2010; Trần Thị Nhung, 2016...) và khá tương đồng với nghiên cứu HTTTKT phổ biến trên thế giới (Boochholdt, 1999 ; Saira et al., 2010 ; Romney và Steinbart, 2012 ; Gelinas, Dull và Wheeler, 2012…). Theo đó, tác giả Emeka-Nwokeji, (2012) đã đưa ra nhận định: “HTTTKT là công cụ dùng để thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu tài chính kế toán và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định” [43].
HTTTKT trong đơn vị thực hiện các nội dung công việc như: Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên, liên tục, chuyển dữ liệu thành các thông tin mà nhà quản lý có thể lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các hoạt động của tổ chức và từ đó đưa ra các quyết định.
Các nghiên cứu về HTTTKT đều thống nhất quan điểm đó là quy trình chung của HTTT bao gồm: Thu thập thông tin, xử lý – phân tích thông tin và cung cấp thông tin. Trong nội dung luận án, tác giả cũng thể hiện quan điểm đồng thuận là:
“HTTTKT là một hệ thống bao gồm các quá trình thu thập, hệ thống hóa và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin kinh tế tài chính cung cấp cho các đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định”.
Đối tượng sử dụng thông tin là bất kỳ tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN, bao gồm đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài DN. Theo Benjamin, J.J và Stanga, K.G (1977), các nhóm sử dụng thông tin gồm: nhà phân tích tài chính, cổ đông, ngân hàng, chủ nợ hiện tại và
tương lai, người lao động, khách hàng, nhà cung cấp hiện tại và tương lai, nhà hoạch định thuế, các cơ quan quản lý, các nhóm hoạt động xã hội, và công chúng [40]. Theo tác giả, có thể chia người sử dụng thông tin kế toán thành ba nhóm theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 1.3: Đối tượng sử dụng thông tin kế toán
(Nguồn: Tác giả luận án tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu) (1) Những nhà quản lý DN: là những người có trách nhiệm điều hành hoạt động SXKD của DN, có thể là Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, chủ DN hoặc là những nhà quản lý được thuê. Để đạt được mục tiêu tổng quát của DN là phải tối đa hóa lợi nhuận, nghĩa là với một chi phí thấp nhất phải thu được một khoản thu nhập lớn nhất có thể, để có thể cạnh tranh trên thị trường thì các nhà quản lý phải quyết định mục tiêu, lựa chọn phương thức tiến hành và dự đoán những khả năng, kết quả diễn ra. Nhà quản lý thành đạt phải có quyết định chính xác, hiệu quả dựa trên những thông tin kịp thời và chắc chắn. Thông tin kế toán là chỗ dựa quan trọng trong nhiều quyết định kinh tế của các nhà quản lý. Vì vậy, các nhà quản lý luôn cần đến những thông tin kế toán về toàn bộ hoạt động của DN như thông tin về tài sản, nguồn vốn kinh doanh, cơ cấu và tình trạng vốn, về tình hình kết quả kinh doanh của DN.
(2) Những người có lợi ích trực tiếp từ DN: như các nhà đầu tư, các chủ Hoạt động kinh
tế, tài chính
Hệ thống thông tin kế toán
Người có lợi ích trực tiếp - Nhà đầu tư; Chủ nợ
- Khách hàng; Nhà cung cấp
Người có lợi ích gián tiếp - Nhà hoạch định chính sách - Cơ quan quản lý Nhà nước - Cơ quan thuế
- Các đối tượng khác Nhà quản lý DN
- Ban giám đốc - Chủ sở hữu
nợ, khách hàng, nhà cung cấp cả hiện tại và tương lai. Những nhà đầu tư khi đã, đang và sẽ đầu tư luôn quan tâm đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và các thu nhập tiềm năng trong tương lai.
(3) Những người có lợi ích gián tiếp từ DN: như các nhà hoạch định chính sách, cơ quan thuế, các cơ quan quản lý Nhà nước. Đó là những người cần thông tin kế toán để ra các quyết định cho những vẫn đề xã hội như hoạch định các chính sách, soạn thảo các chính sách, các quy định luật pháp. Ngoài ra, còn có các đối tượng sử dụng khác như công chúng, chính quyền địa phương quan tâm đến các vấn đề công bố thông tin trách nhiệm xã hội của DN, đặc biệt là DNSX có ảnh hưởng tác động tới môi trường, an sinh xã hội…