Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
3.3.1. Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các DNSX thép
Trong ngắn hạn: Các DNSX thép có thể tái cấu trúc chức năng bộ máy của HTTTKT theo mô hình ERP nhằm góp phần nâng cao chất lượng HTTTKT.
Hiện nay, hệ thống kế toán của DNSX thép đang thực hiện chủ yếu bởi
các phần mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các bộ phận, phòng ban khác. Do vậy, thông tin kế toán được cung cấp chủ yếu vào cuối kỳ sau khi tổng hợp từ các bộ phận, phòng ban. Mọi thông tin giữa các phòng ban khi cần sử dụng phải chuyển dưới dạng hồ sơ, giấy tờ. Giải pháp ERP sẽ giúp các DN thực hiện đồng bộ bằng cách liên kết phần mềm kế toán với các phần mềm khác. Theo đó, toàn bộ các dữ liệu về hoạt động tài chính, kế toán, kinh doanh được lưu trữ và quản lý trên máy chủ tại văn phòng Tổng công ty hoặc công ty, các bộ phận, phòng ban đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này thông qua phân quyền truy cập và mức độ khai thác thông tin theo từng đối tượng. Giải pháp này đảm bảo hiệu quả, giảm thiểu được khá lớn thời gian cũng như khối lượng công việc, đồng thời cũng đảm bảo tính chính xác, kịp thời thông tin giữa các bộ phận. Việc tổng hợp thông tin cũng được thực hiện tức thời và dễ dàng.
Hệ thống ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể giúp DN chuẩn hóa được quy trình hoạt động; kiểm soát được hoạt động của các phòng ban; hoạch định chiến lược trong DN, từ đó đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao về tính đa dạng, chính xác, kịp thời và chất lượng của thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài DN.
Việc áp dụng mô hình ERP trong các DNSX thép sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:
(1) Các DNSX thép với đặc thù có quá trình sản xuất gồm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn thực hiện bởi các xí nghiệp, bộ phận. Trong một số DNSX thép có quy mô lớn như Công ty gang thép Thái Nguyên, Công ty thép tấm lá Phú Mỹ…
có nhiều đơn vị trực thuộc, chi nhánh, xí nghiệp, bộ phận sản xuất, vì vậy khối lượng dữ liệu xử lý lớn. Khi ứng dụng ERP, giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu. Khi một nghiệp vụ diễn ra sẽ được một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thực hiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận, phòng ban chức năng khác có liên quan. Vì vậy, tốc độ xử lý thông tin trong quy trình thủ tục giấy tờ sẽ tốn nhiều thời gian hơn khi xử lý trên máy tính. Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc,
giảm thiểu thời gian chết, giảm khối lượng công việc của kế toán và các bộ phận liên quan trong hệ thống từ việc thu nhận, xử lý thông tin, đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, xử lý chính xác kịp thời.
(2) Hệ thống ERP tích hợp các phân hệ phần mềm hạn chế tối đa các công việc trùng lặp khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác nhau và đặc biệt là giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công, làm tăng năng suất lao động. Nhờ ERP, hoạt động quản lý của các DNSX thép được chuẩn hóa thành một quy trình thống nhất, giúp các DN quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
(3) Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều phân hệ phần mềm trong DN, điều này giúp loại bỏ sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa. Ta cứ hình dung nếu nhiều người cùng nhập một dữ liệu, khi có sai sót khó để biết ai là người nhập sai và sai ở đâu? Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP.
Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng DN cụ thể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan. Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong DN hay các chi nhánh, công ty con của DN có thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ.
(4) Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin hữu ích, đáng tin cậy dựa trên nguồn thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ. Trước khi ứng dụng ERP, một nhà quản trị cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động doanh nghiệp. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông tin sẽ có sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi). Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
(5) ERP sử dụng thông tin tích hợp nên có khả năng cung cấp thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính của các DNSX thép một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn cho các đối tượng sử dụng.
(6) Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Song song với việc tăng năng suất lao động, ERP còn có thể giúp DNSX thép quản lý tốt nguồn lực của mình. Các nguồn lực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm soát chặt chẽ chi phí, gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh. Các phân hệ phần mềm trong hệ thống ERP giúp các DNSX thép theo dõi, kiểm soát hiệu quả hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong DN. Ví dụ: Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép DN theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và xác định hạn mức tồn kho một cách chính xác từ đó giảm nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh.
(7) Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh: ERP có thể giúp các DNSX thép thực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược kinh doanh bằng cách tăng khả năng cạnh tranh lành mạnh. Việc tích hợp và liên kết các phân hệ trong hệ thống ERP giúp DN tạo mối liên kết giữa các hoạt động của mình để cùng thực hiện mục tiêu phát triển chung. Đồng thời, phân hệ quản lý sản xuất giúp DN nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị cũng như nhân lực. Nhờ đó, giảm chi phí trên một đơn vị sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh của DN.
Việc ứng dụng CNTT trong kế toán cũng như trong quản lý đã được thực hiện từ nhiều năm nay. Tuy nhiên, việc triển khai ERP còn khá mới mẻ đối với các DNSX thép. Để có thể triển khai thành công hệ thống ERP trong các DNSX thép thuộc TCT thép Việt Nam đòi hỏi toàn thể nhân viên trong DN phải thay đổi phong cách làm việc của mình cho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ. Toàn thể nhân viên trong DN thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ xử lý công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy định trong phần mềm ERP.
Trong dài hạn: Các DNSX thép có thể áp dụng mô hình ERP dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud ERP).
Bằng cách chuyển sang điện toán đám mây, các DNSX thép có thêm khá nhiều công cụ mới cho những quy trình kinh doanh khác nhau. Cloud ERP mang lại sự an toàn và ổn định, lưu giữ cũng như truy cập thông tin một cách nhanh chóng nhất, bởi:
- Cloud ERP được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành CNTT, đã cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của DN nhanh chóng, chính xác cũng như hiệu quả.
- Cloud ERP có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ, điều này sẽ là một lợi thế để bảo vệ thông tin.
- Một mặt khác, Cloud ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có phần mềm Cloud ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với sự giúp sức của phần mềm Cloud ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực.
- Ngoài ra, Cloud ERP còn tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo kế toán đa dạng để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý.
- Phần mềm Cloud ERP giúp các DN giảm bớt những sai sót, giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản.
Sự ổn định và an toàn của mô hình Cloud ERP là một giải pháp hữu hiệu cho các DNSX thép, nhất là đối với các DNSX thép có quy mô vừa và nhỏ trong việc lưu giữ dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.
Tuy nhiên, hiện nay phần mềm Cloud ERP vẫn trên con đường hoàn thiện và nâng cấp, cố gắng mang đến cho DN những công cụ đắc lực giúp củng cố lại các quy trình và phát triển chiến lược sản xuất kinh doanh của DN. Các DNSX thép cần chuẩn bị tốt về cơ sở CNTT để trong thời gian tới có thể áp dụng mô hình này trong HTTTKT của DN mình.