Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.3. NỘI DUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.3.5. Quá trình kiểm soát thông tin kế toán
Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch và chỉnh sửa các sai lệch quan trọng.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Theo quan điểm của COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính. (3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận:
Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không.
Đánh giá rủi ro: được hiểu là hoạt động nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát: là các biện pháp, quy trình, thủ tục kiểm soát đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức
đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ:
kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng quy định mà tổ chức đã đề ra, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành hay không…
Hệ thống thông tin và truyền thông: cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết.
Ở phương diện quản lý, kiểm soát hay kiểm soát nội bộ là công cụ cung cấp một đảm bảo hợp lý giúp một tổchức đạt được mục tiêu cũng như những phản ứng hữu hiệu đối với các rủi ro xẩy ra trong quá trình quản lý (Gelinas và Dull) [65]. Theo Henry Fayol, kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn [45, tr107]. Theo GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (2003), kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành các đối tượng hoặc khách thể quản lý [27].
Với ý nghĩa như vậy, kiểm soát được hiểu theo nhiều hướng khác nhau, chẳng hạn như cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các biện pháp hoặc chính sách cụ thể; đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc ảnh hưởng hoặc chi phối đáng kể dựa trên quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua nội quy và quy chế. Theo TS. Nguyễn Thị Phương Hoa (2009) đã nhận định, kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả [15, tr14]. Cũng nghiên cứu về kiểm soát thông tin, TS. Nguyễn Tố Tâm (2014) đã đưa ra khái niệm, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quản lý, được thực hiện tại các cấp độ và giai đoạn khác nhau trong quản lý theo cách thức phù hợp với đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát bao gồm việc đo lường, đánh giá đối tượng kiểm soát
nhằm đạt được hiệu quả trong quản lý [28, tr12]. Kiểm soát thông tin là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin không bị sai lệch, thông tin không bị bóp méo.
Để kiểm soát thông tin cần thực hiện tổ chức kiểm soát thông tin phù hợp với đặc điểm của thông tin đó.
Như vậy, kiểm soát thông tin đóng vai trò quan trọng đối với các mặt hoạt động của DN, giúp cho thông tin cung cấp được hiệu quả hơn, thiết thực hơn với nhà quản trị. Ngoài ra, kiểm soát có tác dụng rà soát quy trình hoạt động của HTTTKT từ khâu thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp thông tin làm cho quy trình này được hoạt động nhuần nhuyễn liên tục, có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tăng tính liên kết của HTTTKT, giúp giảm thiểu chi phí cho quá trình thu thập và truyền tải thông tin.
Đồng thuận với quan điểm của Snezana Knezevic (2012) về vai trò của HTTTKT trong việc ra các quyết định kinh tế, tài chính, quy trình kiểm soát thông tin kế toán theo sơ đồ sau [63]:
Sơ đồ 1.7: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong HTTTKT [63]
- Kiểm soát đầu vào: phải đảm bảo rằng các thông tin thu thập một cách đầy đủ, chính xác, ngăn chặn những thông tin đầu vào sai lầm, phản ánh trên các chứng từ kế toán một cách phù hợp nhất. Đối với đơn vị sử dụng kế toán thủ công thì đây chính là quá trình kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ và phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Đối với đơn vị sử dụng CNTT thì cần kiểm soát quá trịnh nhập dữ liệu có chính xác không. Độ chính xác của việc nhập dữ liệu trong quá trình kế toán là một điều kiện tiên quyết để tính chính xác của đầu ra, tức là trong các báo cáo tài chính. Kiểm soát đầu vào phải đảm bảo các số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán có độ tin cậy, hợp pháp, hợp lệ. Đây là khâu quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin thu thập và nó ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán sau này.
Kiểm soát đầu vào
Kiểm soát quá trình phân tích, xử lý thông tin
Kiểm soát đầu ra
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, thực hiện thủ tục phân loại, phân tích và xử lý dữ liệu. Khâu kiểm soát này nhằm đảm bảo rằng các dữ liệu trong HTTTKT được phân tích, xử lý theo phương pháp khoa học, phù hợp nhất với từng loại thông tin và phù hợp nhất mục đích của thông tin cần cung cấp, đảm bảo các thông tin sau khi xử lý có hữu ích đối với các nhà quản trị. Khi xử lý thông tin kế toán cũng cần phải lựa chọn trong những thông tin đã được thu thập, ghi nhận những thông tin nào cần thiết cho mục đích cung cấp thì tiến hành xử lý, những thông tin ghi nhận ban đầu không phù hợp thì loại bỏ, tránh gây tình trạng nhiễu về thông tin kế toán (Lê Thị Hồng) [16, tr73].
- Kiểm soát đầu ra: Đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin cho người sử dụng thông qua các hình thức báo cáo kế toán. Các báo cáo tài chính cung cấp thông tin về DN cho mục đích quản lý, cũng như đối với những người sử dụng nội bộ và bên ngoài (Chuẩn mực kế toán quốc tế - Trình bày Báo cáo tài chính IAS 1) [55]. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, báo cáo tài chính trước khi được cung cấp cho người sử dụng, nó cần thiết được kiểm tra với người có trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong sổ sách kế toán. Các kiểm soát viên phải đối chiếu, xem xét, tính toán lại các chỉ tiêu được cung cấp, để đảm bảo các thông tin cung cấp là hữu ích nhất. Những thông tin được trình bày trong các báo cáo phụ thuộc vào việc báo cáo đó dành cho người dùng nội bộ hay bên ngoài. Các báo cáo phải đáp ứng được các mục tiêu mà họ đã chuẩn bị, thông tin kế toán được cung cấp có liên quan cho việc ra quyết định, lập kế hoạch và kiểm soát các quyết định kinh doanh.
Theo tác giả, quá trình kiểm soát thông tin kế toán của hệ thống là quá trình hướng đến việc kiểm soát chất lượng thông tin kế toán để cung cấp cho những người sử dụng. Người sử dụng thông tin được coi là người đưa ra quyết định tổng thể về lợi ích của bất kỳ thông tin mà họ nhận được. Chất lượng thông tin kế toán được hiểu như là những thuộc tính làm cho những thông tin trình bày trên các BCTC trở nên có thể hiểu được và hữu ích đối với những người sử dụng thông tin. Chất lượng thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo
tính dễ hiểu; tính thích đáng; tính đáng tin cậy; tính hữu hiệu và tính có thể so sánh được, khi cần có thể kiểm tra, xem xét, đối chiếu lại được. Trong điều kiện ứng dụng mô hình ERP, để kiểm soát chất lượng thông tin kế toán, các DN cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán của hệ thống.
Vai trò của người kế toán trong HTTTKT ứng dụng mô hình ERP Trong môi trường ERP, vai trò của kế toán không còn tập trung vào hoạt động ghi chép, kết chuyển, tính toán dữ liệu mà chuyển sang phân tích dữ liệu, thông tin để hỗ trợ cho người ra quyết định cũng như giám sát, kiểm soát chất lượng thông tin. Việc tập trung vào chức năng phân tích, giám sát của kế toán sẽ giúp tăng tính hữu ích, phù hợp của thông tin tạo ra để hỗ trợ cho người quản lý DN. Như vậy, trong điều kiện ERP, việc thay đổi vai trò của người kế toán có tác động tới chất lượng hữu ích, hiệu quả, tin cậy của chất lượng thông tin.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài DN. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định của những người sử dụng.
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và nâng cao lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong các DNSX như bản chất, vai trò, chức năng của hệ thống thông tin kế toán; nhu cầu thông tin kế toán và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán. Đồng thời, tác giả đi sâu vào nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo tiến trình xử lý thông tin bao gồm quá trình thu nhận thông tin kế toán; quá trình xử lý thông tin kế toán; quá trình cung cấp thông tin kế toán; quá trình kiểm soát thông tin kế toán.
Từ đó, là cơ sở để nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất thép thuộc Tổng công ty thép Việt Nam ở các chương sau.
Chương 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT THÉP THUỘC
TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM