Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.3. NỘI DUNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.3.1. Các mô hình hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Trong mỗi DN khác nhau đều tồn tại mô hình HTTTKT khác nhau. Theo James A.Hall, tùy thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT của DN, mô hình HTTTKT bao gồm các loại: Mô hình thủ công, Mô hình dữ liệu phẳng, Mô hình cơ sở dữ liệu, Mô hình REA, Mô hình ERP, Mô hình điện toán đám mây.
Mô hình quy trình thủ công:
Đây là mô hình lâu đời và truyền thống nhất của HTTTKT. Trong mô hình này, các giao dịch kinh tế phát sinh được ghi chép thủ công bằng tay trên các giấy tờ là các chứng từ kế toán. Thông tin kế toán được lưu trữ dưới hình thức là các chứng từ, sổ, thẻ, bảng, sau đó được xử lý và kết xuất lên các báo cáo bằng phương pháp thủ công. Ở đây, nhân tố con người là nhân tố đặc trưng trong xử lý thông tin kế toán.
Mô hình này có ưu điểm là giúp cho người làm kế toán xác định luồng dữ liệu một cách trực quan hơn: người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì đó là phương pháp cơ bản và phổ thông. Có thể làm việc được ở mọi tình huống, không phụ thuộc vào các công nghệ tiên tiến.
Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy. Tuy nhiên, mô hình cũng có nhược điểm là: Việc ghi chép lặp lại nhiều lần cho
Thu nhận thông tin Nhu cầu
thông tin
Chứng từ, tài liệu kế toán
Tài khoản, sổ sách kế toán
Báo cáo kế toán Xử lý thông
tin
Cung cấp thông tin Kiểm soát
thông tin
một nghiệp vụ kế toán vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian, khả năng xảy ra sai sót cũng cao. Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và sửa chữa. Đồng thời, kế toán phải làm nhiều quy trình mới ra được báo cáo các loại nhất là vào dịp kết sổ cuối năm.
Mô hình dữ liệu phẳng (Flat – File):
Mô hình này mô tả một môi trường trong đó các tập tin dữ liệu cá nhân không liên quan đến các tập tin khác. Người sử dụng cuối trong môi trường này sở hữu các tệp dữ liệu của họ chứ không phải chia sẻ với người sử dụng khác. Như vậy, quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện là các ứng dụng độc lập chứ không phải là hệ thống tích hợp. Khi nhiều người sử dụng cần cùng một dữ liệu cho các mục đích khác nhau, họ phải có được bộ dữ liệu riêng biệt có cấu trúc với nhu cầu cụ thể của họ (James A.Hall) [48, tr27].
Mô hình này có ưu điểm hơn mô hình thủ công là tốc độ dữ liệu xử lý nhanh hơn, dữ liệu có tính bảo mật hơn vì một phần công việc của kế toán đã thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, mô hình này vẫn có một số hạn chế trong quá trình sử dụng như: 1) Lưu trữ dữ liệu: tốn nhiều chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu.
Vì cùng một dữ liệu phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau sẽ được lưu trữ nhiều lần khác nhau. Đồng thời có nhiều thủ tục lưu trữ dữ liệu. 2) Cập nhật dữ liệu: Các DN có rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin cần cập nhật định kỳ để phản ánh những thay đổi. Khi người dùng giữ các tập tin riêng biệt, tất cả các thay đổi phải được thực hiện riêng cho mỗi người dùng. Điều này làm tăng thêm công việc thực hiện và các chi phí quản lý dữ liệu cũng tăng lên. Đồng thời nếu việc cập nhật thông tin không được thực hiện một cách đồng bộ ở tất cả các tập tin của những người sử dụng sẽ dẫn đến thông tin phản ánh thiếu chính xác ảnh hưởng đến việc ra quyết định. 3) Người sử dụng thông tin khác nhau khó có thể hợp nhất được những tệp dữ liệu riêng biệt. Như vậy, sẽ khó đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin nếu người sử dụng thay đổi nhu cầu.
Mô hình Cơ sở dữ liệu (Data base):
Mô hình này được sử dụng để quản lý dữ liệu, trong đó dữ liệu phổ biến được chia sẻ cho những người sử dụng khác nhau. Với dữ liệu trong tổ chức ở
một vị trí trung tâm, tất cả người sử dụng có quyền truy cập vào các dữ liệu mà họ cần để đạt được mục tiêu của mình. Việc truy cập vào các nguồn dữ liệu được kiểm soát bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). Đây là một hệ thống phần mềm đặc biệt được lập trình để biết được các yếu tố dữ liệu cho mỗi người sử dụng được trao quyền truy cập. Nếu người sử dụng yêu cầu dữ liệu mà người đó không được phép truy cập, yêu cầu bị từ chối. Như vậy, với mô hình này, thủ tục giao quyền sử dụng là một vấn đề kiểm soát quan trọng cho các kiểm toán viên phải xem xét.
Mô hình cơ sở dữ liệu cho phép thiết kế các ứng dụng hệ thống tích hợp để có khả năng hỗ trợ các nhu cầu thông tin của nhiều người sử dụng từ một tập hợp chung của bảng cơ sở dữ liệu được tích hợp. Tuy nhiên, mô hình cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần là cho phép tích hợp xảy ra, sự tích hợp này không được bảo đảm. Hiện nay, trong HTTTKT hầu hết các đơn vị có sử dụng mối quan hệ giữa cơ sở dữ liệu với ứng dụng là những thiết kế truyền thống, không sử dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại. Do đó, mô hình này chưa thực sự đem lại hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Mô hình REA (Resources, Events, and Agents):
Mô hình REA đã được đề xuất trong năm 1982 như là một mô hình kế toán tổng quát. Những tiến bộ trong công nghệ cơ sở dữ liệu đã đưa ra một mô hình mới REA như một giải pháp thiết thực để thay thế mô hình hạch toán truyền thống. Mô hình REA là một khung cơ sở kế toán, được sử dụng để mô hình hóa các nội dung quan trọng của một tổ chức: các nguồn lực, các sự kiện, các đối tượng liên quan và các mối quan hệ giữa chúng.
Mỗi quy trình kinh doanh trong DN có một mô hình REA riêng. Ở trung tâm của mỗi mô hình REA thường có một cặp sự kiện, được liên kết bởi một quan hệ trao đổi, thường được gọi là quan hệ “hai mặt”. Một trong những sự kiện này thường đại diện cho một nguồn lực bị mất hoặc mất đi, trong khi một nguồn khác được nhận hoặc thu được. Ví dụ, trong quá trình bán hàng, một sự kiện sẽ là
“bán hàng” - nơi hàng hoá bị bán đi, và một sự kiện đó là “nhận tiền mặt” - nơi nhận tiền mặt. Hai sự kiện này được liên kết với nhau, việc nhận tiền mặt xảy ra
để đổi lấy việc bán hàng, và ngược lại. Mối quan hệ hai chiều này có thể phức tạp hơn, ví dụ như trong quá trình sản xuất, nó thường liên quan đến hơn hai sự kiện (James A.Hall) [48, tr31].
Mô hình Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
Đây là mô hình hiện nay được các DN đang tiếp cận và triển khai áp dụng.
Trong phạm vi luận án của mình, tác giả cũng đi sâu vào nghiên cứu mô hình ERP (Enterprise resource planning), từ đó làm căn cứ để hướng đến áp dụng trong các DN mà tác giả nghiên cứu.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phát triển cùng phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudon và Laudon, J.P, 2007) [50]. Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp DN gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ, nó tác động thay đổi qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của DN. Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép DN tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn DN, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick và Labuschagne, 2005) [53].
Như vậy, mô hình ERP là một mô hình hệ thống thông tin cho phép DN tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh quan trọng của nó. ERP phá vỡ rào cản chức năng của mô hình truyền thống bằng việc chia sẻ dữ liệu, lưu chuyển thông tin, và cung cấp những thông tin về hoạt động kinh doanh chung giữa tất cả người dùng của tổ chức (James A. Hall, 2008) [48, tr34].
Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản:
+ Quy trình quản lý. Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Quy trình quản lý và quy trình xử lý của phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau.
+ Phần mềm xử lý là phần mềm ERP.
+ Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ.
+ Cơ sở dữ liệu toàn DN là tất cả các dữ liệu của toàn bộ DN được lưu trữ chung.
+ Con người tham gia trong qui trình xử lý của hệ thống ERP.
Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạt động theo một nguyên tắc nhất định theo những đặc điểm sau:
Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông qua một cơ sở dữ liệu chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một phần mềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động (Marnewick và Labuschagne, 2005) [53].
Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin: Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system - DMS). Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao.
Hoạch định toàn bộ nguồn lực của DN: Đây chính là điểm cốt lõi, cơ bản trong hệ thống ERP. Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng được luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.
Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạt động kinh doanh: Thực hiện theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện.
Hệ thống ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và qui trình kinh doanh: Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo
quy trình. Muốn ứng dụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi quy trình hoạt động kinh doanh gồm xử lý quản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý hoạt động (thực hiện hoạt động theo xét duyệt); và xử lý thông tin (thu thập và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạt động) phải được xây dựng thành quy trình hoàn chỉnh và ổn định (Nguyễn Bích Liên, 2012) [19, tr29].
Trong một DN nếu áp dụng hệ thống ERP sẽ đem lại hiệu quả cho HTTTKT. Nhiều nghiên cứu cho thấy sự tích hợp của HTTTKT trong hệ thống ERP cải thiện chất lượng đầu ra của kế toán và kiểm soát nội bộ trong DN (Ali, Alzoubi, 2011) [36] và tác giả cũng đồng thuận với ý kiến này. Mục tiêu của HTTTKT là cung cấp thông tin hữu ích với các hình thức khác nhau cho người sử dụng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của họ. Hệ thống ERP có thể cung cấp các lợi ích sau (Brazel và Li, 2005) [42]:
+ Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho người sử dụng thông tin kịp thời hơn. Vì ERP là hệ thống tích hợp thông tin và các hoạt động xử lý trên cơ sở thông tin cho tất cả các vùng hoạt động của doanh nghiệp nên ERP không những tích hợp thông tin từ các bộ phận, các vùng hoạt động khác nhau mà nó còn cho phép chia sẻ thông tin, dữ liệu.
+ Hệ thống ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.
+ Hệ thống ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của DN nên nó cho phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng của thông tin.
Mô hình điện toán đám mây(cloud computing):
Điện toán đám mây, còn gọi là điện toán máy chủ ảo, là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Thuật ngữ
“đám mây” ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng Internet (dựa vào cách được bố trí của nó trong sơ đồ mạng máy tính) và như một liên tưởng về độ phức tạp của các cơ sở hạ tầng chứa trong nó.
Ở mô hình điện toán này, mọi khả năng liên quan đến CNTT đều được
cung cấp dưới dạng các “dịch vụ”, cho phép người sử dụng truy cập các dịch vụ công nghệ từ một nhà cung cấp nào đó “trong đám mây” mà không cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ đó, cũng như không cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ công nghệ đó.
Trong những năm gần đây, điện toán đám mây đã tạo ra một cuộc cách mạng trong ngành công nghiệp máy tính, thay đổi cơ bản cách thức lưu trữ, chia sẻ và xử lý dữ liệu. Đối với những ứng dụng quản lý DN, phần mềm ERP dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud ERP), được cung cấp dưới dạng SaaS (phần mềm ứng dụng) trong HTTTKT đang được các nhà quản lý DN quan tâm đến. Mô hình Cloud ERP đem đến những lợi thế đáng kể so với mô hình ERP cũ.
Các tiến bộ này của các công cụ phân tích giúp cho Cloud ERP có giá trị hơn vì nó cho phép các DN phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin tốt hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh hơn. Các báo cáo cần tới hơn một ngày để có thì với công cụ phân tích sẽ được hoàn thành trong một vài phút.
Tương tự như vậy, một khối lượng dữ liệu có thể làm cho hệ thống ERP cũ bị đứng sẽ được phân tích trong một khoảng thời gian chấp nhận được. Các công cụ phân tích tiên tiến sẽ giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên các thông tin tức thời, chẳng hạn như bao nhiêu đơn vị cần được sản xuất hoặc bao nhiêu hàng cần phải được bổ sung vào kho.
Phần mềm Cloud ERP tích hợp một vài hoặc tất cả các chức năng cần thiết để một DN hoạt động, như: quản lý khách hàng, quản lý nguồn lực, quản lý đơn hàng, kế toán, hàng tồn kho,… thành một hệ thống hoàn chỉnh, và toàn bộ dữ liệu của DN được quản lý bởi hệ thống Cloud ERP sẽ được lưu trữ ở “trên mây”.
Việc ứng dụng Mô hình Cloud ERP có những lợi ích hơn hẳn so với mô hình ERP cũ như:
Cloud ERP có tổng chi phí sở hữu ổn định, dễ kiểm soát hơn, và thấp hơn ERP truyền thống trong phần lớn thời gian vòng đời của giải pháp. Mô hình ERP trên đám mây yêu cầu mức đầu tư ban đầu thấp hơn vì DN không phải xây dựng và duy trì những dịch vụ cơ sở hạ tầng, nhà cung cấp ERP sẽ chịu trách nhiệm về những việc này.