II- TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG HẢI DƯƠNG
2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG HẢI DƯƠNG
Bộ máy nhân viên kế toán tại trụ sở chính của công ty có 04 nhân viên kế toán, trong đó tất cả các nhân viên bao gồm 01 kế toán trưởng và 03 kế toán viên đều thuộc trình độ đại học. Theo quy định trong việc tuyển dụng kế toán viên tại công ty, các nhân viên kế toán được tuyển dụng phải có trình độ ít nhất là bậc cao đẳng.
2.1.1. Chức năng của bộ máy kế toán
- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
- Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau giúp giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.
- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra quyết định.
Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt thông tin và giải thích các thông tin kế toán cần thiết, đưa ra những định hướng tài chính cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt của nhà quản trị.
2.1.2. Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán tại công ty
* Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Thị Hồng Hà- trưởng phòng Tài chính- kế toán chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng Tài chính Kế toán;
có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng Tài chính kế toán theo đúng qui định hiện hành và điều lệ của công ty; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của tổng giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ; kiểm tra Báo cáo Tài chính, Báo cáo quản trị; đưa ra những tham mưu về tình hình tài chính của công ty; tham gia ý kiến với Giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ trong công ty;
báo cáo bằng văn bản cho cấp trên khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty.
* Tại trụ sở chính:
- Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ mở sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi về các khoản thu tiền nước, tiền lắp đặt, mua vật tư, chi trả các khoản dịch vụ mua ngoài. Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng kết quả lao động của CBCNV trong công ty, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng quỹ lương.
Kế toán vốn bằng tiền đồng thời chịu trách nhiệm về kế toán thanh toán, công nợ: viết hóa đơn hàng hóa bán ra, kê khai doanh thu từng loại hàng hóa, theo dõi quản lý tình hình thanh toán của khách hàng, tình hình thanh toán công nợ nội bộ, các khoản tạm ứng. Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo chứng từ phát sinh công nợp phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn. Thực hiện bù trừ công nợ.
- Kế toán thuế: lập báo cáo thuế (tờ khai và quyết toán thuế), làm việc trực tiếp với cơ quan thuế. Đồng thời kế toán thuế chịu trách nhiệm về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tài sản cố định: Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư, phiếu đề nghị cấp vật tư để nhập, xuất kho vật tư và mở thẻ kho cho từng loại vật tư để xác định được lượng nhập, tồn của từng loại vật tư. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Theo dõi cơ cấu tài sản cố định, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao theo đúng chế độ, theo dõi chi tiết tài sản cố định sử dụng ở các bộ phận.
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, làm việc với bộ phận thu tiền hàng, giao dịch với ngân hàng; cuối ngày thực hiện kiểm kê quỹ một lần đối chiếu với sổ quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa.
* Tại các đơn vị sản xuất:
- Phụ trách kế toán đơn vị sản xuất (xí nghiệp): làm lương cho công nhân viên xí nghiệp; ghi nhận và quản lý tài sản cố định tại xí nghiệp; điều hành công việc kế toán tại xí nghiệp; tổng hợp số liệu của xí nghiệp, lập báo cáo về tình hình sản xuất, tồn kho, công nợ của xí nghiệp nộp cho kế toán trưởng cụ thể: Ghi nhận thông tin về NVL; theo dõi lượng NVL sử dụng trong ngày phục vụ cho việc lập báo cáo để tính giá thành sản phẩm; hàng tuần dựa vào danh sách NVL đã chốt cùng với thủ kho kiểm kê số lượng NVL theo xác suất, xác định nguyên nhân nếu có chênh lệch và sửa đổi; cuối tháng kiểm kê và lập báo cáo NVL. Ghi nhận và quản lý công cụ dụng cụ phát sinh tại xí nghiệp; hàng tuần tiến hành kiểm kê xác suất công cụ dụng cụ tồn kho, lập báo cáo công cụ dụng cụ tồn kho; cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ kế toán công cụ dụng cụ với sổ kho của thủ kho.
2.1.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Tổ chức theo hình thức bộ máy kế toán phân tán thích hợp với quy mô và cách thức phân bố các bộ phận của công ty.
2.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG HẢI DƯƠNG
2.2.1. Các chính sách kế toán chung
- Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01/... đến ngày 31/12/…..
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ).
- Chế độ kế toán áp dụng: theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy (theo hình thức Chứng từ ghi sổ).
- Các chính sách kế toán áp dụng:
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền:
Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán:
Tỷ giá thực tế.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá vốn.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Trung bình tháng.
Phương pháp hạch toán HTK: phương pháp Kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Khấu hao theo đường thẳng.
+ Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính, nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay…được xây dựng theo chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Lập chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ. Theo quy định của công ty, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và do bộ phận trực tiếp phát sinh nghiệp vụ lập.
- Lưu chuyển chứng từ: các chứng từ kế toán liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất chủ yếu phát sinh ở đơn vị sản xuất và được kế toán nguyên vật liệu, phụ trách kế toán ghi nhận và kiểm tra rồi chuyển lên phòng điều hành để soát xét.
Các chứng từ về tiền, công nợ, thuế được chuyển thẳng lên phòng điều hành để ghi nhận. Với một số chứng từ như hóa đơn...thì được photo ra thêm một bản gửi lên kế toán công nợ trên văn phòng đại diện để hoàn thiện bộ hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế và để kế toán công nợ kiểm tra. Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ theo nhu cầu hoạt động quản lý của khu vực nào khu vực ấy sẽ tự ghi nhận và lưu giữ chứng từ.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng thông tư số 200/2014/TT-BTC để thiết lập hệ thống tài khoản kế toán. Cách thức mở tài khoản chi tiết với các đối tượng như sau:
- Tài khoản doanh thu: được theo dõi chi tiết theo từng nội dung (Doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán các thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ...), với từng loại tài khoản đó lại có những tài khoản chi tiết theo từng đơn vị sản xuất.
- Tài khoản chi phí: được theo dõi tương tự như doanh thu (ban đầu là theo từng nội dung sau đó là đi vào chi phí của từng đơn vị sản xuất).
- Tài khoản tiền mặt: được chi tiết thành tiền VNĐ và ngoại tệ, Tiền VNĐ lại được chi tiết theo từng bộ phận quản lý.
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng: tương tự tiền mặt. Các loại tiền được chi tiết theo từng ngân hàng và từng loại tiền gửi.
- Tài khoản hàng tồn kho: được mở rất chi tiết, đặc biệt TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) mở theo từng loại sản phẩm tại từng đơn vị sản xuất.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ kết hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán Vacom.
Trích: sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày:
Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng:
+ Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo Tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và phải bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty được tổ chức với đầy đủ 04 loại Báo cáo Tài chính sau:
- Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh Báo cáo Tài chính.
Mẫu B 01- DN Mẫu B 02 – DN Mẫu B 03 - DN Mẫu B 09 – DN
Với niên độ kế toán theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì thời hạn hoàn tất và nộp Báo cáo Tài chính năm của công ty là 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm làm báo cáo. Nơi nhận báo cáo bao gồm: Cơ quan Thuế, Cơ quan Thống kê và Cơ quan Đăng ký kinh doanh.
Việc lập và trình bày Báo cáo Tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày Báo cáo Tài chính”: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. Việc thuyết minh Báo cáo Tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc lập Báo cáo Tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán, được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo Tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.
Ngoài các Báo cáo Tài chính năm, công ty còn tổ chức thiết lập Báo cáo Tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược. Mỗi dạng đều có cả 4 loại Báo cáo Tài chính trên và được lập theo quý (trừ quý IV).
2.2.6. Giới thiệu khái quát phần mềm kế toán công ty đang áp dụng
Hiện nay Công ty cổ phần giống cây trồng Hải Dương đang sử dụng phần mềm kế toán Vacom. Một số đặc điểm của phần mềm kế toán Vacom như sau:
Nhập bảng excel vào Các hệ thống danh mục.
Nhập bảng excel vào dữ liệu phát sinh của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ.
Vừa nhập chứng từ vừa theo dõi được số dư và xem báo cáo.
Nhập dữ liệu nhanh hơn với chức năng Sao chép (copy) chứng từ.
Nhập dữ liệu nhanh hơn với chức năng tạo chứng từ từ một chứng từ khác như: Tạo phiếu Chi/Thu từ Phiếu nhập/Hóa đơn bán hàng... chọn Phiếu nhập kho để tạo Hóa đơn bán hàng hoặc Phiếu xuất, chọn hóa đơn bán hàng để lập chứng từ Hàng bán bị trả lại....
Kiểm soát chứng từ tốt hơn với chức năng chèn dòng vào giữa các dòng, dịch chuyển thứ tự dòng để dễ đối chiếu với chứng từ gốc...
Giao diện khoa học và rất dễ sử dụng, đặc biệt chuyên sâu về quản trị và tính giá thành.