II- TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG HẢI DƯƠNG
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.2. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Đối với hoạt động kinh doanh của Công ty thì nguồn nguyên vật liệu:
Nguồn nguyên liệu để sản xuất giống lúa thuần là hạt giống tác giả, hoặc giống xác nhận được chọn mẫu từ ruộng trồng đại trà tại các xí nghiệp, Trại thực nghiệm giống của Công ty hoặc tại các ruộng của các hợp tác xã và các đơn vị khác đuợc các chuyên gia và cán bộ kỹ thuật của Công ty chọn lọc, làm thuần. Các giống lúa tác giả được Công ty mua tại các cơ sở nghiên cứu sản xuất trong nước như Viện Khoa học Nông nghiệp Việt Nam, Viện di truyền nông nghiệp, Viện cây lương thực thực phẩm, Viện bảo vệ thực vật ...
Vật liệu giống còn được nhập/mua từ công ty khác. Lúa lai và các giống cây trồng khác được sản xuất trên cơ sở phối hợp với các cơ quan tác giả trong và ngoài nước như Viện Di truyền Nông nghiệp, Viện Cây lương thực và Cây thực phẩm, Trường Đại học Nông nghiệp Hà Nội, Trung tâm Khảo nghiệm giống cây trồng tỉnh Hải Dương.
Các nguyên liệu phụ trợ khác của Công ty chủ yếu là phân bón cũng như một số hoá chất phục vụ việc sản xuất giống. Những nguyên vật liệu này được cung cấp khá phổ biến trên thị trường.
2.3.2.1. Chứng từ sử dụng - Biên bản kiểm nghiệm - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, thành phẩm...
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng
- TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”.
- TK 153: “Công cụ dụng cụ”. TK này có 3 TK chi tiết cấp 2 (TK 1531: công cụ dụng cụ, TK 1532: bao bì luân chuyển, TK 1533: Đồ dùng cho thuê).
- TK 1331: “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ”.
2.3.2.2. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Với tính chất nghiệp vụ có số lượng lớn, giá trị mỗi lần xuất nhập kho cao, doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ số dư để hạch toán chi tiết.
2.3.2.3. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC
Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp quá trình nhập xuất tồn của hàng tồn kho.
Do được tiến hành bằng máy vi tính nên các công việc chuyển sổ, đối chiếu, lên báo cáo tổng hợp được thực hiện một cách tự động. Kế toán có nhiệm vụ dựa trên các chứng từ ban đầu để ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào đúng phân hệ hàng tồn kho.
* Quy trình nhập kho
(1) Có bảng kê nhập vật tư (nguyên vật liệu) của cán bộ mua hàng, hóa đơn GTGT (nếu có), đề nghị nhập (báo cáo sản lượng tổ trưởng), Biên bản hàng trả lại ( nếu là hàng trả lại).
(2) Thủ kho, KCS, bảo vệ kiểm tra số lượng, giá trị tiến hành ký vào phiếu nhập kho.
(3) Tiến hành đưa hàng vào kho quản lý, sắp xếp hàng theo thứ tự đã định, có ghi tên hàng, ngày tháng nhập lên trên nhãn sản phẩm.
(4) Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán (tập hợp chứng từ cho kế toán bàn giao lúc chiều cùng ngày )
(5) Kế toán căn cứ vào, hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập có đầy đủ chữ ký (thủ kho, người nhập hàng, KCS hoặc bảo vệ) nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
* Quy trình xuất hàng
(1) Căn cứ vào đề nghị xuất hàng có chữ ký người đề nghị và trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc (người có thẩm quyền), hợp đồng kinh tế, thông báo đóng công.
(2) Thủ kho tiến hành xuất hàng theo đề nghị giao cho đối tượng vận chuyển (lái xe hoặc khách hàng) có sự tham gia của KCS, bảo vệ xác định chủng loại hàng và số lượng hàng đã được giao.
(3) Giao hàng theo phiếu xuất kho, lập phiếu xuất có đầy đủ chữ ký: thủ kho, người nhận hàng, KCS, hoặc bảo vệ, thủ trưởng đơn vị (xuất hàng ra ngoài công ty).
(4) Chuyển phiếu xuất kho cho kế toán (tập hợp chứng từ cho kế toán bàn giao vào buổi chiều cùng ngày).
(5) Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng theo phiếu xuất, gửi hóa đơn cho khách hàng.