CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MỚI NHẬT HẢI
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Hiện tại cơ cấu tổ chức của OIC NEW được xây dựng theo mô hình chức năng.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức phòng ban của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc ssssssssssoátsoát sssssssssssssssoá
t
Tổng giám đốc ssssssssssoátsoát sssssssssssssssoá
t Giám đốc tài chính
Giám đốc tài chính Giám đốc phát triển thị trường Giám đốc phát triển
thị trường Giám đốc công nghệGiám đốc công nghệ
P. Kế toán - Tài chính P. Kế toán - Tài chính
P. Hành chính - Nhân sự P. Hành chính - Nhân sự
Phân xưởng dịch Phân xưởng dịch P. CSKH
P. CSKH
Phân xưởng sản xuất Phân xưởng sản xuất Phân xưởng kỹ thuật Phân xưởng kỹ thuật P. Marketing
Phòng CSKH
Phòng CSKH P. Marketing Phòng CSKH
Phòng CSKH P. Kinh doanh P. Kinh doanh
Hiện nay cơ cấu tổ chức của OIC NEW vẫn còn đang trong giai đoạn hoàn thiện.
Nhìn chung công ty lựa chọn tổ chức theo mô hình lấy nhân lực chủ chốt của doanh nghiệp bao gồm: Hành chính - Nhân sự, Kế toán - Tài chính và Sản xuất, Kinh doanh.
Các phòng ban và bộ phận khác của doanh nghiệp đều được thực hiện theo hình thức thuê ngoài.
Trách nhiệm và chức năng của các phòng ban:
a) Hội đồng quản trị
Chức năng của Hội đồng quản trị là định hướng các mục tiêu phát triển của công ty và điều hành những công việc chung nhất của công ty.
Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của công ty, thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Họp thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển của công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh, chính sách chi trả cổ tức và các vấn đề doanh nghiệp quan trọng khác. Tổ chức họp định kì hàng quý nhằm đánh giá kết quả hoạt động từng quý của công ty và thảo luận những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị. Các cuộc họp Hội đồng quản trị bất thường sẽ được tổ chức trong các trường hợp cần thiết.
b) Ban giám đốc
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự ban Giám đốc của OIC NEW STT Chức năng Số người Trình độ
1 Tổng Giám đốc 1 Tiến sĩ
2 Giám đốc 3 Thạc sĩ
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Chức năng và nhiệm vụ của giám đốc công ty: là người đứng đầu quản lý, chỉ đạo và điều hành chung toàn công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các vấn đề quan trọng của công ty.
Theo như kết quả điều tra phòng vấn thì mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của ban Giám đốc là rất tốt trong tất cả các phòng ban của OIC NEW. Điều này cho thấy khả năng điều hành, chỉ đạo công ty hoạt động của các giám đốc là đúng đắn và hợp lý.
c) Phòng Marketing
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự phòng Marketing của OIC NEW STT Chức năng Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Đối với mọi doanh nghiệp phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phát triển của doanh nghiệp đó. Theo ông Lưu Hải Minh – Chủ tịch Hội đồng quản trị của OIC NEW cho biết, hiện nay điều thiếu sót mà OIC NEW đang cố gắng khắc phục đó là xây dựng được phòng ban Marketing với chức năng lên chiến lược cho các chương trình mới, sản phẩm mới, giúp đẩy nhanh tiến độ thương mại hóa của các sản phẩm mà công ty đang nghiên cứu sản xuất. Trên thực tế, tại OIC NEW bộ phận Marketing chủ yếu là từ thuê ngoài hoặc doanh nghiệp nhận tư vấn chứ doanh nghiệp chưa có bộ phận Marketing riêng. Do vậy, mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của OIC NEW còn chưa tốt.
d) Phòng Kế toán - Tài chính
Bảng 2.3: Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán - Tài chính của OIC NEW
STT Chức năng Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Kế toán trưởng 1 Đại học
3 Kế toán tổng hợp 2 Đại học, Cao đẳng
4 Kế toán thanh toán 2 Đại học, Cao đẳng 5 Trưởng bộ phận Tài chính 1 Đại học
6 Nhân viên tài chính 2 Đại học, Cao đẳng
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Kế toán - Tài chính có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc về mặt tài chính hàng năng trên cơ sở sản xuất kinh doanh, quản lý chắc chắn nguồn vốn, hạch toán thu chi tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước, phân tích hoạt động kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc chủ động sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả để phát triển sản xuất kinh doanh. Đồng thời, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Tại OIC NEW, đây là phòng Kế toán - Tài chính luôn là một phòng ban đóng vai trò quan trọng then chốt trong hoạt động của công ty. Do đó, mọi hoạt động tại phòng này luôn được chú trọng hoàn thành và giải quyết rất tốt - Ông Lưu Hải Minh nói.
e) Hành chính - Nhân sự
Bảng 2.4: Cơ cấu nhân sự phòng Hành chính - Nhân sự của OIC NEW
STT Chức năng Số lượng Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Trưởng bộ phận Hành chính 1 Đại học
3 Nhân viên Hành chính 1 Cao đẳng
4 Trưởng bộ phận Nhân sự 1 Đại học
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Cùng với quá trình hình thành và phát triển OIC NEW cũng đã xây dựng được một hệ thống nhân sự cốt cán, giúp công ty hoạt động có hiệu quả và quản lý được hệ thống của nhân viên. Để có thể thành công lâu dài trên thị trường trong và ngoài nước, nhà quản trị các doanh nghiệp cần thấy rõ tầm quan trọng của nguồn lực vô hình trong quá trình quản trị chiến lược nhận diện và đánh giá đúng mức các nguồn lực vô hình nhận viện và đánh giá đúng mức các nguồn lực vô hình sẵn có, biết được những nguồn lực vô hình chưa có để nỗ lực xây dựng và phát triền chúng trong tương lai.
Nhiệm vụ chính của phòng Hành chính - Nhân sự tại OIC NEW là nắm bắt tình hình nhân sự, xây dựng các chương trình đào tạo nhân lực, công tác hành chính trong công ty. Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản trị nhân sự theo chỉ đạo của Giám đốc.
Chị Nguyễn Thị Ngọc Thảo, trưởng phòng Hành chính - Nhân sự của OIC NEW cho biết, đối với một Start - up như OIC NEW thì việc quan trọng và cấp thiết nhất trong quản lý nhân sự chính là thành lập ra được hệ thống quản lý, các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI, xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên, vì chỉ có quản lý tốt con người thì công ty mới có thể phát triển được, nhưng do phòng còn thiếu nhân lực nên việc đáp ứng yêu của công việc của phòng còn chưa đạt kết quả tốt nhất.
f) Phòng Kinh doanh
Bảng 2.5: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh của OIC NEW
STT Chức năng Số lượng Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên kinh doanh 5 Đại học, Cao đẳng
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Là phòng ban chức năng tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với các đơn vị khác trong công ty xây dựng các chiến lược kinh doanh trong công ty.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch bán hàng, theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm. Từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty cho từng thời kỳ và đề xuất các phương án xây dựng kinh doanh cho các kỳ tiếp theo.
Như bảng 1.4 ta thấy, doanh thu và lợi nhuận qua các năm đều tăng cho thấy phòng Kinh doanh đóng góp một vai trò không nhỏ để công ty có thể đạt được kết quả như thế. Điều này cho ta biết rằng mức độ đáp ứng công việc tốt của phòng Kinh doanh.