CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MỚI NHẬT HẢI
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
2.2.3. Phân tích các kết quả phiếu điều tra về cơ cấu tổ chức của công ty
của OIC NEW
STT Các tiêu chí Lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ (%)
1 Mô hình cơ cấu tổ chức
hiện tại của công ty Chức năng 18/18 100
2 Đánh giá về cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty
Phù hợp 8/18 44.44
Cần điều chỉnh 10/18 55.56
3 Việc bố trí các phòng ban, bộ phận trong công ty
Hợp lý 15/18 83.33
Chưa hợp lý 3/18 16.67
4
Quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin trong công ty
Rất tốt 0 0
Tốt 10/18 55.56
Bình thường 8/18 44.44
Kém 0 0
5
Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên trong công ty
Tốt 10/18 55.56
Khá 5/18 27.78
Trung Bình 3/18 16.67
Kém 0 0
6 Phòng ban hoạt động chưa hiệu quả
Phòng Kinh doanh 1/18 5.56
Phòng Hành chính -
Nhân sự 7/18 38.89
Phòng Kế toán - Tài
chính 1/18 5.55
Phòng Kỹ thuật 1/18 5.55
Phòng Marketing 9/18 50
7 Thêm nhân viên cho các phòng ban
Phòng Kinh doanh 0/18 0
Phòng Hành chính -
Nhân sự 8/18 44.44
Phòng Kế toán - Tài
chính 0/18 0
Phòng Kỹ thuật 0/18 0
Phòng Marketing 10/18 55.56
Nguồn: Phiếu điều tra sinh viên Nhận xét: Theo kết quả phiếu điều tra, có 100% số phiếu cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty là theo mô hình ma trận; 55.56% số phiếu cho rằng cơ cấu tổ chức cần được điều chỉnh; phòng Hành chính - Nhân sự (38.89%) và phòng Marketing (50%) hoạt động chưa hiệu quả do thiếu nhân viên. Vì vậy, công ty phải tổ chức tuyển dụng thêm nhân viên đặc biệt là phòng Hành chính - Nhân sự (44.44% cho rằng phòng Hành chính - Nhân sự cần tuyển thêm nhân viên) và phòng Marketing (55.56% cho rằng cần tuyển thêm nhân viên cho phòng Marketing).
Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức chức năng của công ty là sự gọn nhẹ, đơn giản, giúp thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi nhân viên phát huy đặc điểm năng lực, sở trường của mình. Đồng thời, có điều kiện tích lũy kiến thức, kinh nghiệm của bản thân; tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban, làm giảm sự trùng lặp nguồn nhân lực, tăng cường sự phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn.
Bên cạnh đó, mô hình này cũng thể hiện một số nhược điểm như: Sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong công ty kém hiệu quả, việc thuyên chuyển nhân viên sang các vị trí phòng ban khác không được linh hoạt và hiệu quả.
Theo kết quả điều tra thì có 15/18 phiếu cho rằng các phòng ban của công ty được bố trí hợp lý.
Bảng 2.8: Cơ cấu lao động của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
Phân loại
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số lượng
(Người) Tỷ lệ % Số lượng
(Người) Tỷ lệ % Số lượng
(Người) Tỷ lệ % - Theo giới tính
+ Nam + Nữ
90 60
60 40
120 80
60 40
150 100
60 40
Tổng 150 100 200 100 250 100
- Theo trình độ + Trên Đại học + Đại học + Dưới Đại học
15 45 90
10 30 60
26 80 94
13 40 47
42 133
75
16.8 53.2 30
Tổng 150 100 200 100 250 100
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty Nhận xét:
- Về số lượng và chất lượng lao động:
Nhìn chung lượng lao động của công ty tăng theo các năm, do công ty mở rộng sản xuất, tuyển thêm người vào làm ở bộ phận sản suất và bộ phận văn phòng để đáp ứng nhu cầu lao động trong công ty.
Không chỉ về số lượng, chất lượng lao động qua các năm cũng có xu hướng tăng dần đều. Trình độ lao động trên Đại học tăng từ 10% năm 2014 lên 16.8% năm 2016, trình độ Đại học tăng từ 30% năm 2014 lên 53.2% năm 2016, trình độ dưới Đại học
giảm xuống từ 60% năm 2014 xuống còn 30% năm 2016. Điều này cho thấy công ty đang tập trung đào tạo phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty.
- Về cơ cấu lao động:
Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ lao động nam và nữ trong công ty không quá lớn (nam chiếm 60%, nữ chiếm 40%) do ngành nghề kinh doanh thiên về công nghệ, kỹ thuật.
Bảng 2.9: Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc và mối quan hệ giữa các phòng ban
STT Tiêu chí Các phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ %
1
Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của từng phòng ban
Tốt 5/18 27.78
Khá 8/18 44.44
Trung bình 5/18 27.78
Kém 0 0
2 Mối quan hệ giữa các phòng ban
Rất chặt chẽ 0 0
Chặt chẽ 3/18 16.67
Chưa chặt chẽ 9/18 50
Lỏng lẻo 6/18 33.33
Nguồn: Phiếu điều tra sinh viên Nhận xét:
- Về mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của các phòng ban:
Theo kết quả điều tra cho thấy, mức độ đáp ứng yêu cầu của các phòng ban tương đối tốt với 8/18 phiếu chọn mức khá. Nhưng bên cạnh đó, có 5/18 phiếu chọn mức trung bình là vì phòng Hành chính - Nhân sự và phòng Marketing còn chưa đủ nhân lực dẫn đến hiệu quả công việc chưa đáp ứng một cách tốt nhất.
- Về mối quan hệ giữa các phòng ban:
Còn chưa chặt chẽ như kết quả điều tra thu được (9/19 phiếu). Nguyên nhân là do với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng thì tính chuyên môn hóa cao là ưu điểm cũng là nhược điểm, bởi mỗi phòng ban trong công ty chỉ chú trọng tới chức năng và
nhiệm vụ của mình được giao mà không quan tâm tới các phòng ban khác. Do đó, tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng còn kém.
Bảng 2.10: Mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của OIC NEW
(5 là mức cao nhất, 1 là mức thấp nhất)
STT Các nguyên tắc
Mức độ đáp ứng
1 2 3 4 5
1 Tính tương thích giữa hình thức và tổ chức 0 1/18 2/18 10/18 5/18
2 Thống nhất chỉ huy 0 1/18 1/18 3/18 13/18
3 Cân đối 0 7/18 9/18 2/18 0
4 Tin cậy 0 1/18 7/18 9/18 1/18
5 Linh hoạt 5/18 9/18 4/18 0 0
6 Hiệu quả 0 5/18 6/18 7/18 0
Nguồn: Phiếu điều tra sinh viên Nhận xét: Theo kết quả phiếu điều tra thì cơ cấu tổ chức của OIC NEW đã đảm bảo được nguyên tắc thống nhất chỉ huy (13/18 phiếu chọn mức 5), tính tin cậy (9/18 phiếu chọn mức 4) nguyên tắc tương thích giữa hình thức và chức năng (10/18 chọn mức 4). Tuy nhiên, tính cân đối (9/18 phiếu chọn mức 3) đạt mức trung bình, tính tin cậy (10/18 phiếu chọn mức 3) và tính linh hoạt (9/18 phiếu chọn mức 2), cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty còn thiếu linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Do đó, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đảm bảo tính linh hoạt, tin cậy và cân đối là điều cần thiết để đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.