CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Tuỳ thuộc vào chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp thiết lập một cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Dựa trên nguyên tắc cơ bản trong xây dựng cơ cấu tổ chức đó là
“cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh”. Khi chiến lược kinh doanh thay đổi kéo theo đó là sự thay đổi của cơ cấu tổ chức cho phù hợp.
Tuy nhiên sự thay đổi của chiến lược không phải bắt buộc phải có sự thay đổi của cơ cấu tổ chức.
Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp
Phòng kinh doanh Phòng tài chính
Giám Đốc
Chuyên gia
Phòng sản xuất
Chuyên gia
Các doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực đều có chung nhiệm vụ sau:
Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường; Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi; Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh; Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội; Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Và để những nhiệm vụ trên có thể thực hiện nhanh chóng và đạt hiệu quả cao thì các doanh nghiệp kinh doanh cần xây dung một cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ linh hoạt.
Quy mô kinh doanh
Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp, phải hình thành nhiều cấp quản lý, nhiều bộ phận, đơn vị hơn và ở mỗi cấp cũng đảm nhiệm nhiều công việc hơn đòi hỏi tính chuyên môn cao hơn.
Trình độ lao động và trang thiết bị quản trị
Trong thời buổi công nghiệp hóa hiện đại hóa ngày nay, trang thết bị quản trị ngày càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp vì trong công tác quản trị nhân sự phải biết sử dụng các nhân viên có năng lực quản trị phù hợp. Với đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm doanh nghiệp chỉ sử dụng một số ít nhân lực song vẫn đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với chất lượng cao. Trình độ lao động và trang thết bị là hai yếu tố luôn song hành và tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị tốt hay không, bởi đội ngũ nhân viên phải có trình độ có chuyên môn và kỹ năng giỏi thì mới có thể sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm làm việc như thế công việc mới có thể hoàn thành nhanh, gọn, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tăng cường khả năng sáng tạo của nhân viên từ đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn.
1.3.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Môi trường chung:
Môi trường bên ngoài doanh nghiệp là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức. Đó là:
Môi trường kinh tế: Đây là một yếu tố rất quan trọng thu hút sự quan tâm của tất cả các nhà quản trị. Sự tác động của các yếu tố của môi trường kinh tế này có tính chất trực tiếp và năng động hơn so với một số các yếu tố khác của môi trường tổng quát.
Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe doạ khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau và có ảnh hưởng gián tiếp đến cấu trúc tổ chức của công ty.
Môi trường chính trị - pháp luật: Ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng mục tiêu, chiến lược kinh doanh cũng như việc lựa chọn loại hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua đó ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức.
Môi trường văn hóa – xã hội: Sự thay đổi của các yếu tố văn hoá xã hội một phần là hệ quả của sự tác động lâu dài của các yếu tố vĩ mô khác, do vậy nó thường xảy ra chậm hơn so với các yếu tố khác. Một số những đặc điểm mà các nhà quản trị cần chú ý là sự tác động của các yếu tố văn hoá xã hội thường có tính dài hạn và tinh tế hơn so với các yếu tố khác, thậm chí nhiều lúc khó mà nhận biết được. Trên cơ sở đó quyết định lĩnh vực mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp và qua đó ảnh hưởng gián tiếp đến việc lựa chọn mô hình tổ chức của doanh nghiệp.
Môi trường ngành
Khách hàng: Khách hàng là thị trường của doanh nghiệp đồng thời khách hàng là một yếu tố quan trọng chi phối đến hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Mỗi sự biến đổi về nhu cầu, về quyết định mua của khách hàng đều buộc doanh nghiệp phải xem xét đến các chiến lược của mình để có kế hoạch thay đổi chiến lược phù hợp. Từ đó ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp.
Người cung ứng: Là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật liệu, thông tin… cho doanh nghiệp. Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Do vậy, đó là cơ sở để ra quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức.
Đối thủ cạnh tranh: Vì quy mô thị trường có hạn nên các đối thủ cạnh tranh luôn tìm ra các độc chiêu để thu hút khách hàng. Do mỗi đối thủ cạnh tranh có một cách thức thu hút khách hàng khác nhau nên khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn khác nhau của các sản phẩm cạnh tranh vì vậy doanh nghiệp cần nắm rõ các chiến lược của các đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu hơn nữa nhu cầu của khách hàng để có chiến lược tốt đáp
ứng một cách đầy đủ và chính xác yêu cầu của khách hàng. Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho nó phát triển các lợi thế mới.
Chính sách quản lý của nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Ở mỗi thời kỳ nhà nước đều có những chính sách tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển kinh tế một cách mạnh mẽ và bền vững lại vừa hình thành cơ cấu hợp lý, hài hòa.