CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI TÙNG NAM
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
2.2.1. Tình hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
2.2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
a. Đặc điểm phân cấp quản lý kinh doanh trong công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Hiện nay, công ty TNHH xuất nhâp khẩu thương mại Tùng Nam được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Hoạt động theo điều lệ của công ty TNHH. Giám đốc bổ nhiệm lãnh đạo của các phòng ban.
Giám đốc
Là người trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt trong kinh doanh và quản lý của công ty.
Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, điều lệ công ty trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Tín dụng của công ty.
Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong công ty theo quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty. Quản lý chi phí của Công ty.
Phòng hành chính tổng hợp
Chịu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của Công ty và vấn đề hành chính khác.
Ban Giám Đốc
Phòng kinh doanh Phòng Kế toán Phòng hành chính
tổng hợp
Phòng nghiên cứu Phát triển
Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luôn chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty.
Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
Phòng kinh doanh: gồm hai bộ phận là bộ phận kinh doanh và bộ phận phát triển dự án.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu và xây dựng cho lãnh đạo Công ty về kế hoạch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường, xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng, chịu trách nhiệm giới thiệu sản phẩm rộng rãi, thực hiện việc ký hợp đồng cho Công ty.
Thực hiện các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa như: Quảng cáo, khuyến mại, giới thiệu sản phẩm.
Phòng kinh doanh hiện có 10 nhân viên. Tất cả đều được đào tạo chuyên nghiệp từ các trường Đại học Tài Chính, Học Viện Báo Chí, Đại học Ngoại Thương, các chuyên ngành về kinh doanh, truyền thông và sáng tạo các ý tưởng, đề ra phương án, lập kế hoạch phát triển dự án...
Phòng kế toán:
Giúp việc Giám Đốc lập kế hoạch khai thác và luôn chuyển vốn, đáp ứng tốt các yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Phòng trực tiếp thực thi nhiệm vụ hạch toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung thực, nhanh chóng, chính xác.
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thu chi định kỳ nhằm giúp Giám đốc điều hành vốn hiệu quả theo quy định của pháp luật.
Phòng nghiên cứu phát triển
Tiến hành nghiên cứu, thu thập ý kiến khách hàng về sở thích, đánh giá chung nhu cầu của khách hàng để tìm ra sản phẩm phù hợp.
b. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức ở Công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Ưu điểm:
Trong cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam thì mọi quyền lực và quyền ra quyết định đều tập chung vào giám đốc, trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc rất rõ ràng, do đó Giám đốc có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời. Các trưởng phòng chỉ đóng góp ý kiến, xây dưng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh của giám đốc giao cho nhân viên phòng mình biết. Sau đó trưởng phòng có trách nhiệm lập kế hoạch triển khai, kiểm tra, đánh giá và báo cáo cho giám đốc tình hình, tiến độ và kết quả đạt được của nhiệm vụ phòng ban mình.
Mô hình cơ cấu tổ chức của Tùng Nam đã thể hiện tính chuyên môn hóa cao trong công việc. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng như phòng hành chính tổng hợp sẽ tập chung vào các vấn đề liên quan đến nhân lực, phòng kinh doanh sẽ tập chung để phát triển sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế toán sẽ tập chung khai thác, luân chuyển vốn và lập các báo cáo tài chính, phòng nghiên cứu phát triển thì tập chung nghiên cứu nhu cầu khách hàng để tìm ra sản phẩm phù hợp cho nên hiệu quả công việc đạt được cao, kích thích sự sáng tạo của mỗi phòng ban.
Nhân viên trong công ty có đến gần 80% là tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành kinh tế, kế toán, marketing… nên việc đào tạo và huấn luyện nhân sự sẽ trở nên đơn giản, hơn nữa mỗi nhân viên sẽ được tuyển dụng vào các phòng ban phù hợp với chuyên ngành của mình và mỗi phòng ban lại chỉ thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng của phòng ban mình. Nhân viên trong mỗi phòng ban có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn hóa của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong phòng ban của mình.
Nhược điểm:
Trong mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng thì mỗi phòng ban chỉ chú trọng đến việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không cần quan tâm đến các phòng ban khác cũng như mục tiêu chung của công ty. Cơ cấu tổ chức của Tùng Nam rất đơn giản chỉ với 4 phòng ban thế nhưng lại xuất hiện rất nhiều mâu thuẫn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khiến Giám đốc phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng ban, việc thống nhất ý kiến trở lên khó khăn gây trở ngại cho quá trình ra quyết định của Giám đốc.
Phòng kinh doanh và phòng nghiên cứu phát triển đã không có sự phối hợp với nhau trong việc khảo sát thăm dò ý kiến, nhu cầu, sự thỏa mãn của khách hàng đối với
các dòng sản phẩm bánh kẹo của Tùng Nam dẫn đến việc khảo sát bị trùng lặp, kém hiệu quả, tốn chi phí của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty chưa linh hoạt, chưa thích nghi được với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, hạn chế sự phát triển của người quản lý chung.
Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự tốt, quá trình truyền đạt thông tin và quá trình phản hồi vẫn còn chậm trễ, không tạo được sự gắn kết trong toàn công ty làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
2.2.1.2. Phân tích tình hình bố trí và sử dụng lao động trong cơ cấu tổ chức ở Công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam.
Sau 4 năm thành lập và phát triển từ một văn phòng nhỏ với 20 nhân viên, hiện tại công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên gồm hơn 50 nhân viên chính thức (chưa kể nhân viên thời vụ các cộng tác viên vào đợt lễ tết).
a. Số lượng, chất lượng lao động của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Bảng 2.2. Số lượng, chất lượng lao động của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam trong 3 năm 2015 - 2017
Năm Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Số lượng
Tỷ lệ (%)
Số lượng
Tỷ lệ
(%) Số lượng Tỷ lệ (%) Trình
độ
Sau đại học 2 7,69 3 6,98 5 9,26
Đại học 9 34,62 14 32,56 17 31,48
Trung cấp 9 34,62 15 34,88 18 33,33
LĐPT 6 23,07 11 25,58 14 25,93
Giới tính
Nam 18 69,23 28 65,12 32 59,26
Nữ 7 30,77 15 34,88 22 40,47
Độ tuổi
Dưới 25 8 30,77 12 27,91 15 27,78
25- 35 13 50,00 23 53,49 26 48,15
Trên 35 5 19,23 8 18,60 13 24,07
Tổng số LĐ 26 100% 43 100% 54 100%
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Qua bảng 2.2. Ta thấy rằng lực lượng lao động của công ty như sau: Đa số nhân viên chính thức của công ty đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung cấp với
chuyên ngành kinh tế, tỉ lệ này chiếm gần 70%. Ban lãnh đạo công ty là những người có trình độ sau đại học. Như vậy, xét về mặt trình độ lao động có thể thấy chất lượng lao động của công ty là tốt, có trình độ cao, thỏa mãn yêu cầu, đòi hỏi tính chuyên môn của công việc. Ngoài ra công ty cũng tuyển một số nhân viên tốt nghiệp THPT, để đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động chân tay.
Nguồn nhân lực của công ty tăng đều đặn qua các năm tuy nhiên tỷ lệ trình độ lao đông của công ty không có biến động nhiêu để đáp ứng nhu cầu công việc một cách hiệu quả góp phần thúc đẩy công ty phát triển lớn mạnh.
Tỷ lệ lao động nam của công ty luôn ở mức cao, điều này hoàn toàn phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp với điều kiện công việc nặng nhọc, áp lực cao và phải di chuyển thường xuyên. Các lao động nữ của công ty chủ yếu làm việc tại văn phòng như phòng tổ chức hành chính hay phòng nhân sự.
Đa số nhân viên công ty đều đang ở độ tuổi lao động trẻ chiếm đến 80% vì vậy tạo được môi trường năng động trẻ trung nhiệt huyết cho nhân viên. Đây là lực lượng lao động chính của công ty với trình độ chuyên môn cao và sự nhiệt tình, năng động của tuổi trẻ giúp công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra và ngày càng phát triển.
Nhìn chung lại, trình độ lao động trong toàn công ty đang ngày càng cải thiện tốt hơn, chất lượng lao động cũng được quan tâm hơn. Khi trình độ lao động được chú trọng hơn sẽ tạo lợi thế cạnh tranh lớn mạnh của công ty.
b. Thực trạng bố trí và sử dụng lao động tại công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
Thông qua bảng số lượng lao động của công ty tại năm 2017 cùng với việc xem xét về trình độ, cũng như cơ cấu về giới tính độ tuổi và đặc trưng của ngành nghề kinh doanh công ty đã xây dựng nên cơ cấu bố trí lao động hiện tại như sau:
Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH xuất nhập khẩu Tùng Nam (Đơn vị: Người)
Chỉ tiêu Số lượng
Theo hợp đồng Ký hợp đồng dài hạn 17
Ký hợp đồng có thời hạn 37
Phòng ban
Giám đốc 1
Phòng hành chính tổng hợp 15
Phòng kinh doanh 15
Phòng kế toán 13
Phòng nghiên cứu và phát
triển 10
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Lao động hiện tại của công ty được phân bổ khá hợp lý. Bộ máy quản trị là những người có kiến thức và chuyên môn cao, có khả năng đảm nhiệm được nhiệm vụ được giao. Giám đốc và những trưởng phòng đều là những người có bằng đại học và sau đại học nên sở hữu những kiến thức chuyên môn về quản lý cũng như ngành nghề kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên, việc sắp xếp tổ chức lao động theo phòng ban vẫn còn hạn chế. Với Giám đốc, mọi vấn đề quản lý điều hành đều do mình Giám đốc quản lý nên có khi Giám đốc công ty quá bận rộn không thể phê duyệt kịp thời các công việc của công ty.
Phòng hành chính tổng hợp: Với 15 người bao gồm 1 trưởng phòng và 1 phó phòng có chuyên môn để tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty. Các nhân viên còn lại trong phòng được phân công để đảm nhiệm những công việc sau: Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực; lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng và soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng;
sắp xếp đón tiếp khách, đối tác; quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty. Các nhân viên trong công ty chủ yếu tốt nghiệp ở các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nên có trình độ chuyên môn để đáp ứng được yêu cầu công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên số lượng nhân viên của phòng vẫn không thể đáp ứng hết nhu cầu công việc của phòng. Hơn nữa quy mô công ty ngày càng tăng nên cần thêm những nhân viên để kiểm tra công tác liên quan đến trật tự, vệ sinh, phòng cháy chữa cháy…
Phòng kinh doanh: Với 15 người trong đó có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng có chuyên môn để tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh. Các nhân viên
trong phòng thực hiện những nhiệm vụ sau: Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm; giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao; nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết; báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng; nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh. Tất cả nhân viên trong phòng đều là những người có chuyên môn, chăm chỉ, nhiệt tình xong với số lượng công việc của phòng quá nhiều nên các nhân viên không thể đáp ứng kịp thời công việc của phòng ban mình làm ảnh hướng đến mục tiêu chung của công ty.
Phòng kế toán: Với 13 nhân viên trong đó có một trưởng phòng và một phó phòng có chuyên môn để xây dựng hệ thống kế toán của doanh nghiệp cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật. Các nhân viên trong phòng làm những nhiệm vụ sau: Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty; nắm bắt tình hình tài chính và có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu đồng thời tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định; giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…; quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định…; thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế. Với quy mô và số lượng công việc tại công ty thì đội ngũ nhân viên trong phòng kế toán có thể đáp ứng và đạt hiệu quả cao.
Phòng nghiên cứu phát triển: Gồm 10 nhân viên trong đó có 1 trưởng phòng và một phó phòng có chuyên môn về sản phẩm, thị trường và khách hàng. và 8 nhân viên chia làm 2 nhóm làm việc nhỏ. 2 nhóm làm việc này có trách nhiệm nghiên cứu, thu thập ý kiến khách hàng về sở thích, đánh giá chung nhu cầu của khách hàng để tìm ra sản phẩm phù hợp từ đó lập kế hoạch báo cáo cho trưởng phòng và trình lên giám đốc.
Do yêu cầu công việc là thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng nên các nhân viên trong phòng chủ yếu là những người nhanh nhẹn, giao tiếp tốt, chịu được áp lực công việc và đặc biệt là hiểu rất rõ về sản phẩm, khách hàng. Với quy mô công ty hiên nay thì 10 nhân viên phân cho phòng nghiên cứu phát triển là phù hợp.
Với kết quả số liệu thu thập và qua quá trình nghiên cứu thực trạng tại công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam, nhận thấy: Bộ máy cơ cấu tổ chức tại
công ty khá đơn giản nhưng về tổng thể những năm qua cũng phát huy được vai trò quản lý, tổ chức của mình. Tuy nhiên vẫn còn có những phòng ban chưa được bố trí hợp lý dẫn đến việc không phát huy được hết công dụng của phòng ban. Ngoài ra, số lượng người ở trong một số phòng ban chưa đủ. Do đó nhân viên đôi khi phải làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ. Điều này được thể hiện rõ nhất qua đánh giá trực tiếp của nhân viên công ty ở số liệu tổng hợp từ phiếu điều tra dưới đây:
Bảng 2.4. Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
STT Chỉ tiêu
Số lượng phiếu điều tra Điểm mức độ
trung bình Rất
kém kém Trung
bình Tốt Rất
tốt
(1đ) (2đ) (3đ) (4đ) (5đ)
1 Mức độ về số lượng phòng
ban hiện nay 12 20 6 2 0 1.95
2 Mức độ phù hợp của cơ cấu
tổ chức và chiến lược 24 5 10 1 0 1.7
3 Tính chuyên môn hóa của
các phòng ban hiện nay 1 5 8 14 12 3.78
4 Mức độ hoàn thành công
việc của các phòng ban 3 5 7 8 7 3,28
5 Mức độ phối hợp, tương tác
giữa các phòng ban 1 19 11 7 2 2,75
6 Mức độ trao đổi thông tin
trong toàn công ty hiện nay 7 24 8 1 0 2.08
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát) Chú thích: Xếp loại mức độ trung bình: Rất kém: 1 – 1,4 điểm; Kém: 1,5- 2,5 điểm; Trung bình: 2,5 – 3,5; Tốt: 3,5 – 4,4; Rất tốt: 4,5 – 5 điểm.
Qua kết qủa thu được từ phiếu điều tra, thu thập, xử lý dữ liệu nhận thấy: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là chưa phù hợp với các phòng ban hiện nay, vị trí được bố trí trong các phòng ban là chưa phù hợp. Như những nhận xét và đánh giá mức độ ở phiếu điều tra cho thấy cơ cấu tổ chức của công ty không thể đáp ứng được mục tiêu và chiến lược của công ty đã đề ra một cách nhanh chóng. Cơ cấu tổ chức