CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI TÙNG NAM
3.3. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở Công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam
3.3.1.1. Tái cấu trúc công ty theo hướng tái cơ cấu nhân viên trong công ty Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong Công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên trong Công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty. Công ty cần tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phân đang thiếu. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của Công ty. Phải làm cho nhân viên thấu hiểu, thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với Công ty
Công ty cần xem xét lại nhân sự trong các phòng ban, cắt giảm những nhân sự thừa không cần thiết, làm việc không hiệu quả, không có tinh thần trách nhiệm để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất đúng người, đúng việc. Đúng người, đúng việc ở đây là phải dựa trên năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Công ty để sắp xếp bố trí công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc và là động lực để nhân viên phấn đấu.
Cụ thể tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của Công ty như sau:
Phòng kinh doanh: Nhưng do yêu cầu mở rông hoạt động kinh doanh thì phòng kinh doanh cần thêm nhân lực để đảm nhiệm một số công việc như xây dựng chiến lược Marketing và chiến lược phát triển thương hiệu. Cụ thể tái cơ cấu nhân viên phòng kinh doanh thể hiên rất rõ qua bảng so sánh sau:
Bảng 3.1: Bảng so sánh cơ cấu tổ chức nhân viên cũ, mới của phòng kinh doanh (Đơn vị: Người)
Các chức doanh Cơ cấu nhân
viên cũ
Cơ cấu nhân viên
mới
1.Trưởng phòng 1 1
2.Phó phòng 1 1
3.Nhân viên xây dựng kế hoạch và chiến lược kinh 3 4
doanh
4.Nhân viên giám sát, kiểm tra chất lượng công việc 2 2 5.Nhân viên nghiên cứu đề xuất lựa chọn đối tác đầu
tư liên doanh liên kết 3 2
6.Nhân viên báo cáo về tình hình chiến lược, những
phương án thay thế và cách hợp tác với khách hàng 2 2 7.Nhân viên nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh
tranh 3 2
8.Nhân viên xây dựng chiến lược Marketing 0 2
9.Nhân viên xây dựng chiến lược phát triển thương
hiệu 0 1
Phòng hành chính tổng hợp: Hiện tại có 15 nhân viên nhưng với quy mô hiện nay thì cần thêm nhân viên tổ chức, quản lý, theo dõi, kiểm tra công tác liên quan đến trật tự phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh,…Cơ cấu nhân viên của phòng hành chính tổng hợp thể hiên rất rõ qua bảng so sánh sau:
Bảng 3.2: Bảng so sánh cơ cấu tổ chức nhân viên cũ, mới của phòng hành chính tổng hợp
(Đơn vị: Người)
Các chức danh Cơ cấu nhân
viên cũ
Cơ cấu nhân viên
mới
1.Trưởng phòng 1 1
2.Phó phòng 1 1
3.Nhân viên tuyển dụng và phát triển nhân lực 5 5
4.Nhân viên lưu trữ hồ sơ, soạn thảo các văn bản, các tài
liệu hành chính lưu hành nội bộ 3 3
5.Nhân viên đón tiếp khách và đối tác 2 2
6.Nhân viên quản lý và bảo dưỡng tài sản của Công ty 3 2 7.Nhân viên tổ chức, quản lý,theo dõi, kiểm tra công tác
trật tự, phòng cháy chữa cháy… 0 2
3.3.1.2. Tăng cường phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Các phòng ban trong Công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam chưa có sự phối hợp hoạt động và đây là vấn đề cần khắc phục để cơ cấu tổ chức của Công ty đạt hiệu quả. Việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã khiến cho sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng bị suy giảm. Làm cho tiến độ công việc bị chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hóa tổ chức bị rời rạc.
Để khắc phục được những hạn chế đế cần có những giải pháp sau:
Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu tại vị trí thuận tiện để mọi nhân viên trong Công ty thường xuyên nhìn thấy. Mọi nhân viên đều được đào tạo để nắm vững được mối liên hệ giữa các bộ phận, biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
Thứ hai, Ban Giám đốc cần tổ chức những cuộc họp bao gồm phó giám đốc và tất cả nhân viên trong Công ty cùng tham gia và đưa ra vấn đề để mọi người cùng thảo luận và giải quyết. Lắng nghe và lấy ý kiến đóng góp của nhân viên khi thấy ý kiến phù hợp từ đó sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc, hăng hái phát biểu ý kiến để xây dựng tổ chức, làm cho mỗi nhân viên cảm thấy họ quan trọng trong Công ty để họ làm việc tốt hơn, nhiệt tình và có trách nhiệm hơn.
3.3.1.3. Sắp xếp lại nhân lực tại các phòng ban
Để biết được số lượng nhân lực tại mỗi phòng ban là nhiều hay ít đã phù hợp chưa thì phải dựa vào thực tế nhiệm vụ và khối lượng công việc mà bộ phận đó đảm nhận. Qua điều tra, phân tích tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu thương mại Tùng Nam cho thấy số lượng nhân viên tại các phòng ban trong Công ty là chưa hợp lý. Có những phòng ban khối lượng công việc ít dẫn đến nhân viên nhàn rỗi không có việc làm, trong khi lại có những phòng ban khối lượng công việc quá nhiều nên nhân viên trong phòng không thể hoàn thành công việc đúng tiến độ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, để khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên cần giao đúng người đúng việc, đúng thời hạn đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt tùy theo từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.