Dự báo có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của nhà trường trên cơ sở nắm vững đường lối phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước, của địa phương, hiểu biết thị trường, nhu cầu giáo dục-đào tạo, sự cạnh tranh và đặc biệt là phân tích kỹ các điểm mạnh và điểm yếu của nhà trường về giáo dục - đào tạo, dịch vụ, về cán bộ, giáo viên, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vốn...Trên cơ sở phân tích kỹ nhu cầu và khả năng mới có thể xác định được đúng phương hướng hoạt động và phát triển của nhà trường.
Các phương pháp dự báo phát triển nhà trường có thể sử dụng là: nghiên cứu đường lối, chính sách phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước, của địa phương; tiến hành các hoạt động Marketing nhằm tìm hiểu thị trường, nhu cầu và sự cạnh tranh; phân tích điểm mạnh và điểm yếu của trường. Sử dụng các phương pháp dự báo, các phần mềm dự báo.
Dự báo (số lượng, chất lượng, cơ cấu) học sinh Dự báo giáo viên
Dự báo cơ sở vật chất, tài chính Các dự báo khác
2.4.2. Xác định những khoảng cách
Khoảng cách chiến lược xuất hiện giữa hiện tại và tương lai
Khoảng cách còn ở năng lực hiện tại của bạn và năng lực tương lai mong muốn của chính bạn.
Khoảng cách còn thể hiện ở khả năng, tiềm năng và hiện thực Khoảng cách cũng đang thể hiện trong mối quan hệ của bạn
Hãy xác định khoảng cách một cách liên tục nếu bạn muốn thay đổi thành công.
Đo lường được hiện tại và phán đoán được tương lai một cách rõ ràng, minh bạch, toàn diện và chính xác là việc làm tích cực chuẩn bị cho sự thay đổi thành công.
2.4.3. Xác định nhu cầu thay đổi
Hãy cố gắng đáp ứng nhu cầu cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh một cách thiện chí và hợp lý.
Hãy tiếp thu ý kiến, nguyện vọng của mọi người (kể cả học sinh và phụ huynh học sinh) một cách nghiêm túc và thấu hiểu.
- Đo lường sự không hài lòng và tận dụng sự không hài lòng
- Sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học để xác định nhu cầu
- Xem xét kỹ đầu ra và các yếu tố đảm bảo chất lượng đầu ra là nhu cầu trung tâm của trường học.
Chọn lựa những thay đổi cần thiết Nhận biết và đánh giá sự phức tạp
Xây dựng kế hoạch, chương trình thay đổi 2.4.4. Xác định các mục tiêu thay đổi
Mục tiêu
Trạng thái của trường học là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra xét ở một thời điểm nhất định (điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, các nguồn lực, thành tích và hạn chế…); ở thời điểm hiện tại được gọi là thực trạng; trạng thái tương lai phản ánh mục tiêu của hệ thống (là trạng thái mong đợi cần có của hệ thống sau một thời gian nhất định).
Quỹ đạo thay đổi của trường học là chuỗi các trạng thái nối nhà trường từ trạng thái đầu đến trạng thái cuối.
Dựa vào kết quả đoán định xu hướng phát triển để xác định mục tiêu thay đổi nhà trường. Mục tiêu thay đổi trường học là trạng thái được xác định trong tương lai của nhà trường hoặc của một số yếu tố cấu thành của nó.
*Căn cứ vào đặc điểm tổ chức và hoạt động của nhà trường sẽ có hệ thống mục tiêu như sau:
THỰC TRẠNG
(trạng thái hiện
tại)
TRẠNG THÁI TƯƠNG LAI
TRẠNG THÁI
BAN ĐẦU
Phát triển số lượng học sinh và nâng cao chất lượng, hiệu quả giáo dục .
Tổ chức thực hiện và phát triển các chương trình giáo dục.
Phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên, giáo viên đủ và đồng bộ, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống.
Phát triển nguồn lực tài chính và xây dựng, sử dụng, bảo quản trường sở, thiết bị, phương tiện
Xây dựng và không ngừng hoàn thiện các tổ chức chính quyền, Đảng và các đoàn thể quần chúng để xây dựng trường vững mạnh.
Phát triển các mối quan hệ của nhà trường với xã hội để làm tốt công tác giáo dục và phát triển giáo dục.
Tùy theo sự phát triển kinh tế-xã hội của mỗi địa phương và điều kiện, hoàn cảnh riêng của mỗi trường mà hệ thống mục tiêu sẽ được cụ thể hóa và mang màu sắc riêng.
- Mục tiêu phải xác đáng.
- Mục tiêu được trình bày dưới dạng định lượng hoặc định tính. Mục tiêu định lượng dễ truyền đạt, dễ kiểm điểm việc thực hiện.
- Cần xác định mục tiêu ưu tiên trong hệ thống mục tiêu để tập trung các nguồn lực thực hiện.
- Nên xác định mục tiêu kỳ vọng để phấn đấu đạt hiệu quả và chất lượng cao.
- Mục tiêu của các cấp hợp thành hệ thống mục tiêu phân cấp.
- Hệ thống mục tiêu ở từng cấp hợp thành mạng lưới mục tiêu
*Những căn cứ để xác định mục tiêu:
Đường lối, chính sách phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của Đảng và Nhà nước.
Kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội-giáo dục của địa phương.
Nhu cầu giáo dục và học tập.
Điểm mạnh và điểm yếu của trường về giáo dục, dịch vụ, về các nguồn lực, kể cả tiềm lực.
*Các phương pháp xác định mục tiêu
Phương pháp tiếp cận ngoại suy,
Phương pháp tiếp cận tối ưu,
Phương pháp tiếp cận thích ứng,
Phương pháp chuyên gia,
Phương pháp nhóm họp theo điều khiển học.
*Hệ thống chuẩn kiểm tra tính xác đáng của mục tiêu
Các mục tiêu có phản ánh được Tầm nhìn – Sứ mạng – Giá trị của nhà trường không?
TẦM NHÌN – SỨ MẠNG – GIÁ TRỊ - MỤC TIÊU
Các mục tiêu có bao hàm những nội dung chính của hoạt động nhà trường không ?
Có quá nhiều mục tiêu không? Có thể hợp nhất một số mục tiêu không
Các mục tiêu có được trình bày rõ về:
-Số lượng?
-Chất lượng không?
-Thời gian nào phải hoàn thành?
Các nguồn lực có cân đối với mục tiêu không?
Có vượt quá thẩm quyền của trường không?
Có xác định mục tiêu ưu tiên không?
Mục tiêu kỳ vọng có hợp lý không?
Hệ thống mục tiêu có thống nhất không? Có mâu thuẫn không?
Các mục tiêu có được xây dựng một cách dân chủ không?
Đã thông báo đầy đủ các mục tiêu đến những người thực hiện chưa?
Hầu hết các trường học thường có tầm nhìn, sứ mạng không rõ ràng; xác định và chọn lựa giá trị mơ hồ hoặc không có kỳ vọng gì.
Mục tiêu nên thể hiện được cơ hội và thách thức của hiện tại và tương lai.
Nhiều trường học đã thay đổi số phận bắt đầu từ việc tập trung vào xác định mục tiêu.
Những thái độ khác nhau trong việc xác định mục tiêu
- Thái độ duy ý chí: cảm tính, mong muốn quá lớn, vượt xa khả năng thực hiện.
- Thái độ cơ hội: không có mục tiêu, việc đến tay thì làm, bị động và lạc đường.
- Thái độ đúng đắn: xác định mục tiêu một cách khoa học. Chủ động và có định hướng.
- Không để bị cuốn hút theo mục tiêu đến mức không giữ được nhịp điệu làm việc, dẫn đến nôn nóng, nóng nảy, thúc ép người dưới quyền làm việc quá sức ...Cần vừa chăm lo công việc, vừa chăm lo đời sống và lao động của tập thể một cách cân đối. Tổ chức lao động của bản thân và của người lao động dưới quyền một cách khoa học, động viên đúng mức cả về vật chất và tinh thần sẽ tạo ra năng suất lao động cao. Ngoài thời gian lao động, mọi người còn cần thời gian để nghỉ ngơi, học tập và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ. Đó là điều kiện tối cần thiết sẽ tái sản xuất sức lao động với trình độ cao hơn.
Kế hoạch
Nếu chỉ tuyên bố về các mục tiêu đã lựa chọn thì điều này vẫn chỉ là những ước muốn và hy vọng, mặc dù có tính toán, nghiên cứu kỹ lưỡng. Muốn biến các mục tiêu thành kết quả thì phải lập kế hoạch.
- Lập kế hoạch để thực hiện hệ thống mục tiêu tức là tìm các nguồn lực (nhân lực- vật lực-tài lực) và thời gian, không gian,... cần cho việc hoàn thành các mục tiêu.
- Chi phí về tất cả các mặt phải được xác định. Hơn nữa phải tìm ra phương án chi phí ít nhất cho việc thực hiện mỗi một mục tiêu. Vì đạt được mục tiêu với chi phí ít nhất là để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Đó là điều mà bất kì người quản lý nào cũng mong muốn và cố gắng đạt được.
- Tính cân đối của kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải tìm ra đủ các nguồn lực và điều kiện để thực hiện mỗi mục tiêu. Nó cũng không cho phép tập trung các nguồn lực và điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu này mà bỏ mục tiêu khác đã lựa chọn. Cân đối giữa hệ thống mục tiêu và các nguồn lực và điều kiện thực hiện chúng, hay nói khác đi, cân đối giữa yêu cầu và khả năng đòi hỏi người quản lý phải nắm vững khả năng mọi mặt của tổ chức mình, kể cả các tiềm năng có thể có, thấu hiểu từng mục tiêu và tính tóan tỉ mỉ việc đầu tư cho mỗi mục tiêu theo một phương án tối ưu.
- Những khó khăn, hạn chế trong việc lập kế hoạch:
Mặc dù đã dự đoán mọi tình hình nhưng khi lập kế hoạch cũng không thể biết trước một cách chính xác những thay đổi về chính sách, về nhu cầu, thậm chí cả về các nguồn lực bên trong nhà trường.
- Những nguyên nhân thất bại khi thực hiện kế hoạch:
Thiếu đầu tư vào việc lập kế hoạch nên kế hoạch sơ lược, không xác định.
Dự báo không đầy đủ, không chính xác dẫn đến định hướng sai hoặc chọn mục tiêu không xác đáng, hoặc vấp phải khó khăn lớn mà không lường trước được.
Quá tin vào những kinh nghiệm trong quá khứ mà chúng có thể đã không còn phù hợp với tương lai nữa.
Sức ỳ của tư duy, của thói quen làm cho không biến đổi kịp, không sáng tạo để bắt kịp những đổi mới về nhiều mặt, phải thay đổi kịp thời khi cần thiết.
Thiếu giao phó đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn cũng như các điều kiện khác cho các thành viên trong tổ chức về thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch.
Thiếu biện pháp kiểm sóat thích hợp và thiếu thông tin.
Thiếu một hệ thống kế hoạch đồng bộ, thống nhất giữa các cấp QL.