Tổ chức là một chuỗi hoạt động diễn ra trong một giai đoạn của quản lý.
Hoạt động tổ chức trước hết và chủ yếu là xây dựng cơ cấu tổ chức: xác định các bộ phận cần có, thiết lập mối quan hệ ngang và dọc của các bộ phận, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, xây dựng quy chế hoạt động.
2.5.1. Quá trình tổ chức
Soạn thảo và quyết định các mục tiêu của tổ chức
Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu.
Nhóm các hoạt động lại theo nhân lực và các nguồn lực hiện có một cách tối ưu theo hoàn cảnh để hình thành cơ cấu tổ chức.
Phân nhiệm và phân quyền rành mạch cho các bộ phận
Ràng buộc các bộ phận theo chiều dọc và chiều ngang trong mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn và thông tin
Tuyển dụng cán bộ, giáo viên
Tìm kiếm và lựa chọn người có năng lực và phẩm chất phù hợp với nhiệm vụ theo quy trình 4 bước:
Xác định nhu cầu nhân lực của nhà trường
Mô tả công việc và xác định tiêu chuẩn của các chức danh cán bộ đối với từng nhiệm vụ công tác.
Thu hút người tham gia tuyển chọn.
Tuyển chọn người tốt nhất theo yêu cầu công việc.
Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, giáo viên
Động viên cán bộ, giáo viên làm tốt công việc:
Đáp ứng nhu cầu: vật chất, an toàn, nhu cầu xã hội, được tôn trọng, khẳng định và hoàn thiện bản thân.
Xem xét các yếu tố bình thường như các điều kiện làm việc, lương, quan hệ ngang, dọc, các chế độ, chính sách cần đảm bảo ổn định, tăng dần tạo tâm lý yên tâm làm việc.
Nếu không thì sẽ hoang mang, kém tích cực.
Yếu tố thứ hai là sự thừa nhận và trân trọng đối với sự đóng góp của cán bộ, giáo viên vào công việc chung, tạo điều kiện cho họ phát triển, hoặc là sự hứng thú của công việc hay là ý nghĩa quan trọng của nhiệm vụ.
Đánh giá cán bộ
Đánh giá theo đặc điểm cá nhân và phẩm chất công tác là cách hay quan tâm lâu nay nhưng chưa quan tâm nhiều đến kết quả công tác cao hay thấp.
Đánh giá theo kết quả thực hiện mục tiêu.
Đánh giá theo kết quả thực hiện mục tiêu và kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng thực hiện các chức năng quản lý.
2.5.2. Nguyên tắc cấu trúc tổ chức
Nguyên tắc tầm quản lý được: Cấu trúc tổ chức được quyết định trước hết bởi tầm quản lý được. Nếu quy mô quá lớn, địa bàn quá rộng, công việc quá phức tạp...thì khó có thể quản lý tốt được. Trong những trường hợp đó phải phân nhỏ tổ chức theo một cấu trúc thích hợp.
Tầm quản lý được phụ thuộc vào các yếu tố: trình độ của người quản lý. trình độ của người bị quản lí; tốc độ thay đổi của công việc; trình độ thông tin; mục tiêu, phân nhiệm và phân quyền rành mạch, rõ ràng; quy mô và độ phức tạp của việc quản lý cũng như của đối tượng quản lý; yêu cầu về sự chỉ đạo và kiểm tra đối với người dưới quyền hoặc là do tính chất công việc.
Nguyên tắc tính đẳng cấu đòi hỏi cấu rúc của cơ cấu bộ máy quản lý phải phản ánh được độ phức tạp của đối tượng quy luật. Như vậy để đảm bảo tầm quản lý được đồng thời không bỏ sót nhiệm vụ của chủ thể quản lý.
Nguyên tắc tính đặc thù thể hiện là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các ngành, các lĩnh vực khác nhau là không giống nhau. Nó phải phù hợp với đặc điểm của từng lĩnh vực.
Nguyên tắc rành mạch và tiết kiệm
Nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận phải được quy định rành mạch, không được bỏ sót và cũng không được chồng chéo. Số bộ phận và biên chế phải được tiết kiệm tối đa. Số bộ phận và biên chế tăng lên theo cấp số cộng thì mối quan hệ giữa chúng sẽ tăng lên theo cấp số nhân, gây khó khăn cho công tác quản lý, đồng thời kéo theo sự tốn kém về chi phí nhiều mặt. Nguyên tắc này còn yêu cầu người quản lý không vội vàng tăng biên chế hoặc lập kèm bộ phận khi có việc mới xuất hiện. Cần phải xem xét để giao việc mới đó cho bộ phận hoặc cán bộ sẵn có nào. Chỉ khi không thể làm như vậy được thì mới tính đến việc tăng biên chế hoặc lập thêm bộ phận mới.
Nguyên tắc chuyên môn hóa
Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ quản lý có nhiệm vụ thực hiện chuyên sâu một nhiệm vụ để đi sâu công việc, trau dồi nghiệp vụ và thao việc, từ đó có thể đảm bảo được chất lượng, năng suất, hiệu quả của công việc. Nguyên tăc này đòi hỏi mỗi cán bộ không được phụ trách quá nhiều nhiệm vụ khác nhau khi không thật sự cần thiết (liện hệ về đào tạo nhân tài quản lý của người Nhật về bề rộng và bề sâu của chuyện môn). Cần chú ý đến việc xây dựng mối liên hệ ngang giữa các bộ phận, quan hệ dọc theo cấp bậc thì dễ đảm bảo hơn.
2.5.2. Phân công trách nhiệm
Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động, thể hiện ở quyền ra quyết định hay các chỉ thị. Trình trạng tập trung quyền lực tuyệt đối vào một người thì có nghĩa là không có người quản lý cấp dưới và không có cơ cấu tổ chức. Trong mỗi tổ chức cần có sự phân quyền nhất định. Đồng thời cũng không có sự phân quyền tuyệt đối vì khi đó sẽ không còn cương vị quản lý, vị trí bị loại bỏ thì cơ cấu tổ chức cũng không còn.
Sự phân quyền không đơn giản ở sự giao phó quyền lực mà là phản ánh một đường lối về tổ chức và quản lý, đòi hỏi một sự lựa chọn xem những quyết định nào sẽ được giao cho cấp nào trong cơ cấu tổ chức. Thực tế cho thấy nguyên nhân thất bại của phần lớn tổ chức là do phân quyền không đúng. Một tổ chức mạnh là một tổ chức có khả năng phản ứng nhanh nhạy với mọi tình hình, hoàn thành các mục tiêu một cách có hiệu quả. Chi khi kiểm soát được quy mô và phạm vi thì các quyết định của người quản lý mới có hiệu quả. Vượt ra khỏi tầm quản lý được thì việc cải tiến tổ chức sẽ phải làm hai việc cơ bản: thay đổi cơ cấu và phân quyền lại.
Giao quyền
Quyền hạn phải tương xứng với nhiệm vụ.
Giao quyền theo chức năng.
Nguyên tắc bậc thang
Sử dụng đúng quyền hạn theo cấp bậc
Thống nhất trong mệnh lệnh
Tuyệt đối và liên đới trong trách nhiệm.
Nghệ thuật giao quyền
Sự sẵn sàng chia sẻ quyền lực, tin cậy cấp dưới, lựa chọn cán bộ, không khoán trắng, không cô lập, khen thưởng sự ủy quyền có kết quả và tiếp thu tốt quyền hạn, Thiết lập hệ thống kiểm tra hữu hiệu, đảm bảo sự cân bằng, vừa sức
Tạo sự cam kết
Tạo điều kiện cho sự thay đổi Hạn chế các phản kháng
Chỉ đạo là thể hiện tính tích cực của người chỉ huy trong hoạt động của mình. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch là có sự theo dõi và giám sát công việc để chỉ huy, ra lệnh cho các bộ phận và các hoạt động của nhà trường diễn ra đúng hướng, đúng kế hoạch, tập hợp được các lực lượng giáo dục trong một tổ chức và phối hợp tối ưu với nhau.
Chỉ đạo là quá trình liên kết, liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức, tập hợp, động viên và hướng dẫn, điều hành họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Trong khi thực hiện kế hoạch có thể có một số vấn đề chưa phù hợp với thực tiễn cần phải điều chỉnh cho hợp lý hơn. Hiệu trường bám sát hiện trường, phân tích nhanh chóng các vấn đề thực tiễn để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa, bù đắp, chỉnh lý kế hoạch để hoạt động giáo dục đạt hiệu quả tối ưu.
Muốn chỉ đạo tốt Hiệu trưởng cần thu thập thông tin chính xác, biết phân tích, xử lý các nguồn thông tin và đưa ra các quyết định đúng đắn. Điều đó nếu thực hiện tốt sẽ nâng cao uy tín của người lãnh đạo, còn ngược lại thì sẽ làm giảm uy tín. Nguồn thu tập thông tin quan trọng đó là kiểm tra, kiểm kê, thanh tra, đánh giá.