CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIỀN TỆ VÀ PHÁT HÀNH KHO QUỸ TẠI NHNN
3.2 Thực trạng công tác quản lý tiền tệ và phát hành kho quỹ tại Kho tiền TW
3.2.2 Các quy trình nghiệp vụ cụ thể
Căn cứ tờ trình kế hoạch điều hòa tiền mặt được Cục Trưởng phê duyệt, Phòng Kế toán – Tài vụ tiến hành vào sổ tay theo dõi xuất, nhập tiền để kiểm tra số dƣ theo từng mệnh giá, chất liệu tiền của từng Kho tiền TƢ;
Tiến hành lập lệnh điều chuyển tiền theo nội dung tờ trình, mỗi lệnh sẽ đƣợc in thành 4 liên theo mẫu. Hiện nay lệnh điều chuyển đƣợc lập bằng file Excel, các liên lệnh điều chuyển đƣợc in và ký trực tiếp;
Lệnh điều chuyển đƣợc gửi đến các đơn vị liên quan để thực hiện điều chuyển tiền nhƣ: NH xuất, NH nhập, Vụ TCKT, Cục PHKQ.
* Yêu cầu quản lý: Lập lệnh điều chuyển tiền là chứng từ kế toán để các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện công tác điều chuyển tiền trong hệ thống NHNN.
b) Quy trình nghiệp vụ xuất, nhập Quỹ Dự trữ phát hành (DTPH)
Căn cứ vào uỷ nhiệm điều chuyển tiền của Kho tiền TƢ, lệnh điều chuyển tiền của Phòng Kế toán – Tài vụ lập, kế toán viên lập biên bản giao nhận tiền do chương trình giao dịch kho quỹ cung cấp;
Chuyển biên bản giao nhận tiền về bộ phận Thủ kho;
Thủ kho tiền căn cứ vào lệnh điều chuyển tiền, biên bản giao nhận tiền, phiếu xuất kho (Vụ TCKT lập) để thực hiện điều chuyển tiền.
* Yêu cầu quản lý: Thực hiện xuất, nhập Quỹ DTPH trên cơ sở phải có đầy đủ chứng từ nêu trên, sau khi thực hiện nghiệp vụ điều chuyển tiền bộ chứng từ kế toán được lưu giữ tại các đơn vị liên quan như: Vụ TCKT (1 bộ); Cục PH&KQ (2 bộ: Thủ kho & Kế toán); NH xuất hoặc NH nhập (1 bộ).
c) Quy trình nghiệp vụ nhập Quỹ DTPH tiền mới in, đúc từ nhà máy in tiền
Căn cứ vào biên bản giao nhận tiền mới in đúc của nhà máy in tiền, giấy uỷ nhiệm của Kho tiền TƢ, số tiền thực tế nhập vào kho, kế toán viên lập biên bản giao nhận tiền do chương trình giao dịch kho quỹ cung cấp;
Chuyển biên bản giao nhận tiền cho Thủ kho;
Thủ kho và các thành viên ký vào biên bản giao nhận chuyển lại biên bản giao nhận cho Vụ TCKT, Vụ TCKT lập phiếu nhập kho;
* Yêu cầu quản lý: Sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập tiền, bộ chứng từ kế toán được lưu giữ tại các đơn vị liên quan như: Vụ TCKT (1 bộ); Cục PH&KQ (2 bộ: Thủ kho & Kế toán). Biên bản nhập kho tiền mới in, đúc là cơ sở để đề nghị thanh toán chi phí in, đúc của các cơ sở in tiền.
d) Quy trình nghiệp vụ xuất, nhập tiền mẫu
Căn cứ vào tờ trình đƣợc Thống đốc phê duyệt, phòng Kế toán – Tài vụ lập lệnh điều chuyển tiền;
Căn cứ vào lệnh điều chuyển tiền, giấy ủy nhiệm của Kho tiền TƢ, kế toán viên lập biên bản giao nhận tiền do chương trình giao dịch kho quỹ cung cấp;
Chuyển biên bản giao nhận tiền cho Thủ kho;
Thủ kho tiền căn cứ vào lệnh điều chuyển tiền, biên bản giao nhận tiền, phiếu xuất, nhập kho (Vụ TCKT lập) để thực hiện xuất, nhập tiền mẫu.
* Yêu cầu quản lý: Thực hiện xuất, nhập tiền mẫu trên cơ sở phải có đầy đủ chứng từ nêu trên, sau khi thực hiện nghiệp vụ xuất, nhập, bộ chứng từ kế toán đƣợc lưu giữ tại các đơn vị liên quan như: Vụ TCKT (1 bộ); Cục PH&KQ ( 2 bộ: Thủ kho & Kế toán); NH xuất hoặc NH nhập (1 bộ).
e) Quy trình nghiệp vụ xuất, nhập tiền lưu niệm
Căn cứ vào tờ trình đƣợc Thống đốc phê duyệt, giấy ủy nhiệm của Kho tiền TƯ, kế toán viên lập biên bản giao nhận tiền do chương trình giao dịch kho quỹ cung cấp;
Chuyển biên bản giao nhận tiền về Thủ kho;
Thủ kho tiền căn cứ vào lệnh điều chuyển tiền, biên bản giao nhận tiền, phiếu xuất, nhập kho (Vụ TCKT lập) để thực hiện xuất, nhập tiền.
* Yêu cầu quản lý: Thực hiện xuất tiền lưu niệm trên cơ sở phải có đầy đủ chứng từ nêu trên, sau khi thực hiện nghiệp vụ điều chuyển tiền bộ chứng từ kế toán được lưu giữ tại các đơn vị liên quan như: Vụ TCKT (1 bộ); Cục PH&KQ (2 bộ:
Thủ kho & Kế toán); NH xuất hoặc NH nhập (1 bộ).
f) Quy trình khoá, mở sổ máy, truyền dữ liệu về Cục Công nghệ Tin học Cuối ngày làm việc, sau khi biên bản xuất, nhập tiền, tài sản phát sinh trong ngày được Trưởng phòng kế toán kiểm soát và Thủ kho xác nhận, Trưởng phòng kế toán đóng sổ ngày làm việc hiện tại, lưu lại dữ liệu và tiến hành mở sổ ngày tiếp theo;
Kế toán viên tiến hành tạo file ngày làm việc đã đƣợc đóng bằng cách chọn các chỉ tiêu báo cáo thông qua chương trình HTBC 2008;
Kế toán viên truyền file đã tạo qua chương trình truyền tin mạng nội bộ đến Cục Công nghệ Tin học;
Cục Công nghệ Tin học sẽ cập nhật file báo cáo trên để các đơn vị liên quan có quyền truy cập, khai thiệu tồn kho, tồn quỹ tiền và tài sản khác tại các Kho tiền TƢ.
g) Quy trình khai thác file báo cáo từ Kho tiền II
Ngân hàng TƢ có 2 Kho tiền TƢ: Kho tiền I đặt tại Hà Nội, Kho tiền II đặt tại TP Hồ Chí Minh có chức năng, nhiệm vụ xuất, nhập tiền từ Kho tiền TƢ đến chi nhánh NHNN Tỉnh, TP và ngƣợc lại. Riêng Kho tiền I thực hiện tiếp nhận tiền mới in, đúc từ các nhà máy (NM) in tiền. Do vậy, Cục PH&KQ thực hiện công tác tổng hợp số liệu báo cáo các Kho tiền TƢ hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất. trên cơ sở số liệu xuất, nhập tại Kho tiền II truyền file báo cáo, Phòng Kế toán – tài vụ ( Cục PH&KQ) thực hiện nhận file và mở nén file đó tại chương trình giao dịch kho quỹ để kiểm tra, đối chiếu các phát sinh xuất, nhập, tồn quỹ giữa sổ sách kế toán tại Phòng Kế toán – Tài vụ với sổ máy của Kho tiền II.