CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIỀN TỆ VÀ PHÁT HÀNH KHO QUỸ TẠI NHNN
3.4 Giới thiệu hệ thống quản lý tiền tệ và phát hành kho quỹ tập trung
3.4.8 Mô hình quy trình nghiệp vụ tổng thể của hệ thống
Trong giới hạn đề tài thực hiện đánh giá hệ thống trên 2 phân hệ sau:
Phân hệ Tác nghiệp kho quỹ (gọi tắt ECC), gồm các chức năng:
Nhập tiền từ nhà máy in tiền
Theo dõi Seri tiền mới in
Quản lý kho và các quỹ tại chi nhánh
Nhập/xuất tại đơn vị, thu/chi tại quỹ, thu/chi đổi cơ cấu tiền
Xử lý tiền chưa công bố lưu hành, đã công bố lưu hành nhưng chưa phát hành, chƣa phát hành.
Xử lý tiền đình chỉ lưu hành, tiền giả/nghi giả, tiền bị phá hoại/nghi bị phá hoại
Xử lý tiền mẫu, tiền lưu niệm.
Quản lý vàng
Kiểm kê kho, quản lý các tài sản khác...
42
ECC.00: TỔNG QUAN CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Kho tiền trung ươngKho/ Quỹ chi nhánh (Sở giao dịch)Cục PHKQ
ECC 02 Nhận tiền mới từ
Nhà máy in tiền
ECC 08 Đưa tiền mới vào lưu
thông ECC 01 Tạo mã tiền/tài sản
khác
ECC 03 Điều chuyển giữa kho tiền và kho tiền
ECC 04 Quy trình ĐC giữa kho tiền, CN/SGD
ECC 05 Quy trình nhập xuất
giữa các Quỹ ECC 09
Quy trình thu tiền mặt
ECC 11 Quy trình thu chi đổi
cơ cấu
ECC 10 Quy trình chi tiền
mặt
ECC 21 Kiểm kê tại QNV
ECC 22 Kiểm kê tại QDT, Quỹ khác, Quỹ CPH
ECC 20 Kiểm kê kho
ECC 07 Quy trình xuất tiền đi
tiêu hủy ECC 06 Quy trình ĐC từ kho
TW sang kho tiêu hủy
ECC 23 Quy trình Đóng mở
kỳ ECC 23 Quy trình Đóng mở
kỳ
ECC 12 Quy trình quản lý
tiền giả
ECC 13 Quy trình quản lý
tiền nghi giả
ECC 14 Quy trình quản lý tiền nghi phá hoại
ECC 15 Quy trình quản lý
tiền bị phá hoại
ECC 16 Quy trình quản lý tiền đình chỉ, tuyển
chọn
ECC 18 Quản lý tiền lưu
niệm
ECC 19 Quản lý tài sản khác
ECC 17 Quản lý tiền mẫu
Hình 3. 3: Quy trình nghiệp vụ tổng thể trong phân hệ Tác nghiệp kho quỹ (ECC) (Nguồn: Chi cục Công nghệ Tin học tại Tp.HCM)
Tổng thể có 24 quy trình nghiệp vụ, trong đó:
01 quy trình tổng thể
22 quy trình nghiệp vụ chi tiết
01 quy trình đóng mở kỳ theo ngày theo đặc thù của NHNN
Tại mỗi quy trình, người dùng thấy được các nội dung về ý nghĩa, mục đích, phạm vi, sơ đồ xử lý và mô tả của quy trình. Mối liên hệ giữa các quy trình nhƣ sau:
ECC.01 – Quy trình tạo mã tiền/tài sản khác : Thực hiện tạo mã tiền tài sản trên hệ thống, và sử dụng cho tất cả các quy trình sau.
ECC.02 – Quy trình nhập tiền từ nhà máy in tiền : Quản lý việc giao nhận tiền mới in, đúc giữa Cục PHKQ và Nhà máy in, đúc tiền.
ECC.03 – Quy trình điều chuyển giữa kho tiền và kho tiền : Phân phối đủ tiền dự trữ từ kho tiền I cho kho tiền II và chi nhánh Bình Định
ECC.04 – Quy trình điều chuyển tiền giữa kho tiền và chi nhánh Ngân hàng Nhà nước :Phân phối đủ tiền dự trữ cho Sở giao dịch và Chi nhánh NHNN các tỉnh/ thành phố
ECC.05 – Quy trình nhập xuất tiền giữa các quỹ : Quy trình điều hòa tiền giữa hai Quỹ tại chi nhánh NHNN các tỉnh/thành phố, nhằm đảm bảo phân phối đủ tiền theo định mức tại các quỹ của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, đảm báo đáp ứng đủ tiền mặt cung cấp cho các Ngân hàng thương mại, Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước…
ECC.06 – Quy trình điều chuyển tiền giữa kho tiền Trung ƣơng sang kho tiêu hủy : Căn cứ vào bản kế hoạch tiêu hủy đƣợc Thống đốc phê duyệt, quản lý việc điều chuyển tiền từ kho tiền TW sang kho tiền tiêu hủy.
ECC.07 – Quy trình xuất tiền đi tiêu hủy.
ECC.08 – Quy trình đưa tiền mới vào lưu thông.
ECC.09 – Quy trình thu tiền mặt.
ECC.10 – Quy trình chi tiền mặt
ECC.11 – Quy trình thu chi đổi cơ cấu
ECC.12 – Quy trình quản lý tiền giả
ECC.13 – Quy trình quản lý tiền nghi giả
ECC.14 – Quy trình quản lý tiền nghi bị phá hoại
ECC.15 – Quy trình quản lý tiền bị phá hoại
ECC.16 – Quy trình quản lý tiền đình chỉ
ECC.17 – Quy trình quản lý tiền mẫu
ECC.18 - Quy trình quản lý tiền lưu niệm
ECC.19 – Quy trình quản lý tài sản khác
ECC.20 – Quy trình kiểm kê tại kho tiền TW : Kiểm tra số lƣợng, cơ cấu tiền thực tế trong kho. Đối chiếu sổ sách và xử lý các trường hợp chênh lệch xảy ra nếu có
ECC.21 – Quy trình kiểm kê Quỹ nghiệp vụ : Kiểm kê tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ phát hành
ECC.22 – Quy trình kiểm kê tại Quỹ dự trữ, các Quỹ khác và Quỹ Chƣa PH.
ECC.23 – Quy trình đóng mở kỳ: Thực hiện đóng mở kỳ 2 cấp tại đơn vị và tại Cục PHKQ
Phân hệ Quản lý và điều hòa tiền mặt (gọi tắt APO), gồm các chức năng:
Dự báo và lập kế hoạch nhu cầu tiền mặt
Lập kế hoạch phân phối tiền mặt
Lập kế hoạch in đúc tiền mới
Lập kế hoạch hủy tiền
Lập kế hoạch chuyển tiền
45
APO.01 QUY TRÌNH TỔNG THỂ DỰ BÁO VÀ LẬP KẾ HOẠCH
Cán Bộ Cục PHKQCán bộ Chi nhánh
APO.02 Xử lý Dữ liệu
APO.03 Dự báo nhu cầu tiền mặt dài hạn
APO.04 Dự báo nhu cầu tiền mặt ngắn hạn
toàn quốc
A
A
APO.09 Lập kế hoạch điều
hòa giữa các kho tiền
APO.05 Lập kế hoạch in
đúc tiền mới
APO.10 Lập kế hoạch điều
hòa tiền cho các chi nhánh
APO.07 Xác định mức điều
hòa Quỹ DTPH
APO.08 Xác định định mức
Quỹ Nghiệp Vụ Phát Hành APO.06
Lập Kế hoạch tiêu hủy tiền
ECC.05 Quy trình nhập xuất tiền giữa các
Quỹ
Hình 3. 4: Quy trình tổng thể phân hệ dự báo và lập kế hoạch (Nguồn: Chi cục Công nghệ Tin học tại Tp.HCM)
Tổng thể có 10 quy trình, trong đó có 1 quy trình tổng thể và 09 quy trình chi tiết. Tại mỗi quy trình, người dùng thấy được các nội dung về ý nghĩa, mục đích, phạm vi, sơ đồ xử lý và mô tả của quy trình. Mối liên hệ giữa các quy trình nhƣ sau:
APO.02 – Xử lý dữ liệu: Quy trình này mô tả và quy định công việc tập hợp và xử lý dữ liệu phục vụ cho Dự báo và Lập kế hoạch.
APO.03 – Dự báo nhu cầu tiền mặt dài hạn: kế thừa kết quả của quy trình xử lý dữ liệu APO.02 và cung cấp thông tin tham khảo cho quy trình APO.04.
APO .04 – Dự báo nhu cầu tiền mặt ngắn hạn: kế thừa kết quả của quy trình xử lý dữ liệu APO.02 và cung cấp dữ liệu đầu vào cho quy trình APO.05 (dự báo cầu về tiền)
APO.05 – Lập kế hoạch in đúc tiền mới: kế thừa thông tin dự báo cầu về tiền từ quy trình APO.04 và APO.02 để tính ra đƣợc lƣợng tiền cần in, đúc.
APO.06: Lập kế hoạch tiêu hủy tiền: kế thừa thông tin từ phân hệ tác nghiệp kho quỹ để quản lý lƣợng tiền sẽ tiêu hủy.
APO.07 – Xác định mức điều hòa Quỹ DTPH: cung cấp thông tin định mức quỹ dự trữ, nhu cầu tiền của chi nhánh, làm căn cứ điều hòa tiền cho các chi nhánh, cảnh báo người dùng khi tồn kho nằm ngoài định mức
APO.08 – Xác định định mức Quỹ Nghiệp vụ Phát hành: cung cấp thông tin định mức quỹ nghiệp vụ phát hành, làm căn cứ cho việc nhập xuất giữa các quỹ của chi nhánh, cảnh báo người dùng khi tồn kho nằm ngoài định mức.
APO.09 – Quy trình điều hòa giữa các kho tiền: kế thừa thông tin dự báo nhu cầu tiền mặt của các chi nhánh thuộc kho tiền phụ trách.
APO.10 – Quy trình điều hòa tiền cho các chi nhánh: kế thừa thông tin dự báo nhu cầu tiền mặt của chi nhánh và thông tin định mức quỹ DTPH từ quy trình APO.07