Thực trạng quản lý tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÔNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC, ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

3.3. Thực trạng quản lý tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên

3.3.1. Quản lý quá trình hình thành TSC

Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm tài sản công

Để hình thành TSC phục vụ cho công tác quản lý, công tác giảng dạy, nghiên cứu của giảng viên và học tập của sinh viên, Nhà trường xây dựng kế hoạch mua sắm, sửa chữa và bảo dưỡng các TSCĐ, CCDC trong toàn trường.

Căn cứ nhu cầu và khả năng cân đối các nguồn tài chính, Nhà trường chủ động lên kế hoạch và chỉ đạo phòng Quản trị - Phục vụ định kỳ hàng năm xây dựng danh mục các TSCĐ, CCDC cần bảo dưỡng, sửa chữa hoặc mua mới.

Đối với bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, đơn vị có nhu cầu sẽ soạn thảo văn bản đề nghị bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị hoặc phương tiện vận tải của đơn vị kèm danh mục thiết bị, phương tiện. Phòng Quản trị - Phục vụ lập kế hoạch, trình Hiệu trưởng phê duyệt, liên hệ với các đơn vị sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng có uy tín tiến hành ký kết hợp đồng bảo trì chung cho toàn trường hàng năm.

- Đối với bảo dưỡng, sửa chữa máy tính: Phòng Quản trị - Phục vụ phối hợp Khoa Toán – Tin và các khoa có sử dụng máy tính kiểm tra, lập biên bản kiểm tra sự cố, xin ý kiến xử lý của Hiệu trưởng. Căn cứ ý kiến xử lý của Hiệu trưởng phê duyệt, các đơn vị lập dự trù vật tư cần thay thế và lĩnh tại kho vật tư để tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị. Trường hợp các đơn vị không tự bảo dưỡng, sửa chữa được, Phòng Quản trị - Phục vụ lập tờ trình xin ý kiến Hiệu trưởng phê duyệt ký hợp đồng với nhà thầu (Đại lý của các Hãng) để bảo dưỡng thiết bị.

- Đối với các thiết bị chuyên dụng cho các phòng thực hành, thí nghiệm: Trưởng đơn vị đề nghị bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị phòng thực hành, thí nghiệm cần được bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm duy trì tuổi thọ của thiết bị, Phòng Quản trị - Phục vụ lập tờ trình xin ý kiến Hiệu trưởng phê duyệt ký hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Đơn vị sử dụng phối hợp cùng với Phòng Quản trị - Phục vụ nghiệm thu sau khi hoàn tất bảo trì, bảo dưỡng.

- Đối với phương tiện vận tải: Phòng Tổng hợp đề nghị bảo dưỡng các phương tiện theo định kỳ nhằm đảm bảo an toàn, duy trì tuổi thọ và khả năng khai thác của phương tiện vận tải. Khi phát sinh vấn đề cần sửa chữa, bảo dưỡng Phòng Quản trị - Phục vụ lập biên bản kiểm tra sự cố của phương tiện, xin ý kiến xử lý của Hiệu trưởng. Căn cứ ý kiến xử lý của Hiệu trưởng phê duyệt, Phòng Quản trị - Phục vụ lập dự trù vật tư cần thay thế và lĩnh tại kho vật tư để tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện.

Đối với mua sắm CCDC, căn cứ kế hoạch năm, tiến độ giảng dạy và nhiệm vụ công tác chuyên môn, hàng tháng trưởng các đơn vị lập kế hoạch dự trù vật tư để phục vụ cho công tác của đơn vị. Dự trù vật tư tháng phải đảm bảo đủ số lượng cần thiết cho hoạt động của đơn vị, đảm bảo theo phương châm tiết kiệm, tránh lãng phí.

Biểu mẫu bản dự trù vật tư do phòng Quản trị - Phục vụ phát hành.

Đối với mua sắm TSCĐ, hàng năm, căn cứ Quyết định của Bộ về việc giao dự toán thu – chi ngân sách nhà nước; trên cơ sở dự trù mua sắm trang thiết bị phục vụ năm học của các đơn vị đã được Hội đồng mua sắm tài sản thông qua, Phòng Quản trị - Phục vụ phối hợp Phòng Tổng hợp lập kế hoạch mua sắm tài sản trang thiết bị của trường. Trong đó nêu rõ số lượng, xuất xứ, chủng loại, các thông số kỹ thuật chủ yếu của thiết bị và dự trù kinh phí, thời gian tổ chức thực hiện việc mua sắm.

- Tất cả các hồ sơ trên sẽ được tập hợp theo từng gói thầu và trình Hiệu trưởng, xin chủ trương mua sắm (Phòng Quản trị - Phục vụ thực hiện).

- Thuê Tư vấn thẩm định giá các gói thầu: Trên cơ sở Báo cáo kết quả thẩm định giá các gói thầu của Tư vấn, lập tờ trình (Phòng Quản trị - Phục vụ thực hiện) trình Bộ phê duyệt kế hoạch sử dụng ngân sách và kế hoạch đấu thầu mua sắm tài sản năm của Trường.

Bảng 3.3. Thực trạng lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên giai đoạn 2017 – 2019 Nội dung Đơn vị

tính 2017 2018 2019 So sánh

2018/2017 2019/2018 Dự trù số lần

bảo dưỡng TSCĐ, CCDC

lần 2 2 2 - -

Dự trù chi phí sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ,

CCDC

đồng 20.000.000 22.000.000 25.000.000 2.000.000 3.000.000

(Nguồn: Phòng Quản trị - Phục vụ) Qua khảo sát ý kiến của Ban Giám hiệu và Phòng Quản trị - Phục vụ, những người trực tiếp quản lý TSC tại ĐH Khoa học, tác giả thu thập được các ý kiến đánh giá về công tác quản lý quá trình hình thành TSC như sau:

Bảng 3.4. Kết quả khảo sát nhà quản lý về quản lý quá trình hình thành tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên

Chỉ tiêu Mức độ đồng ý Điểm trung

bình Ý nghĩa 1 2 3 4 5

Kế hoạch mua sắm tài sản công được

lập định kỳ 3 3 7 8 4 3,28 Bình

thường Kế toán hạch toán mua sắm tài sản cố

định theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, về sổ sách chứng từ liên quan

1 1 4 12 7 3,92 Đồng ý

Quy trình và thông tin đấu thầu về tài

sản công được công bố công khai 3 6 11 3 2 2,80 Bình thường (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp kết quả khảo sát) Kết quả khảo sát cho thấy, kế hoạch mua sắm TSC rất được quan tâm, chú trọng nên đã được lập định kỳ, tuỳ vào tình hình tài chính và nhu cầu sử dụng của đơn vị.

Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch mới chỉ được đánh giá ở mức độ “Bình thường” với mức điểm 3,28 với ý nghĩa vẫn cần phải được cải thiện hơn nữa do việc lập kế hoạch chưa được tổ chức thực sự bài bản, vẫn chưa thực sự bám sát nhu cầu của các đơn vị thuộc trường. Đồng thời, với hoạt động đấu thầu mua sắm TSC, về cơ bản đã được ĐH Khoa học công bố công khai (2,8 điểm với mức ý nghĩa “Bình thường”) nhưng vẫn chưa cập nhật nhanh chóng thông tin về đấu thầu dẫn đến một vài hạng mục còn chậm thông tin và không có nhiều lựa chọn nhà thầu. Duy chỉ có nhận định về công tác hạch toán kế toán nhận được sự đồng thuận của đa số người tham gia khảo sát (3,92 điểm ứng với mức ý nghĩa “Đồng ý”).

Mặt khác, khi khảo sát ý kiến của các cán bộ, giảng viên, sinh viên, những người trực tiếp sử dụng TSC tại ĐH Khoa học, tác giả nhận được các kết quả như sau:

Bảng 3.5. Kết quả khảo sát người sử dụng tài sản về quản lý quá trình hình thành tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên

Chỉ tiêu Mức độ đồng ý

Điểm trung bình

Ý nghĩa

1 2 3 4 5

Quy trình và thủ tục đề xuất mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ đơn giản, gọn nhẹ, không rườm rà

47 61 121 83 61 3,13 Bình

thường

Nguồn hình thành tài sản rõ ràng,

minh bạch 32 54 103 94 90 3,42 Đồng ý

Cán bộ, giảng viên, sinh viên được thu thập ý kiến để khảo sát nhu cầu và sự cần thiết mua sắm tài sản công

87 115 84 75 12 2,49 Không

đồng ý

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp kết quả khảo sát) Các cán bộ, giảng viên, sinh viên tại ĐH Khoa học là những người trực tiếp sử dụng TSC và đồng thời cũng là những người tham gia đề xuất ý kiến về việc mua sắm TSC. Họ cho rằng quy trình và thủ tục đề xuất mua sắm TSCĐ, CCDC tại ĐH

Khoa học đơn giản, gọn nhẹ và không rườm rà (3,13 điểm với mức ý nghĩa “Bình thường”). Cán bộ, giảng viên và sinh viên khi có nhu cầu sử dụng TSC mà nhận thấy ĐH Khoa học chưa đáp ứng thì có thể đề xuất ý kiến. Căn cứ vào tính xác thực và đông đảo nhu cầu của người sử dụng, lãnh đạo ĐH Khoa học sẽ xem xét và cân đối tài chính để tiến hành mua sắm.

ĐH Khoa học luôn công bố công khai nguồn hình thành tài sản (3,42 điểm với mức ý nghĩa “Đồng ý”. TSC được mua sắm mới là sử dụng nguồn NSNN, hay nguồn huy động từ cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường.

Mặc dù vậy, ĐH Khoa học chưa thực hiện khảo sát ý kiến của các cán bộ, giảng viên và sinh viên về nhu cầu hay sự cần thiết mua sắm một loại TSC nào đó (2,49 điểm thể hiện ý kiến “Không đồng ý”). Công nghệ ngày càng phát triển, trong khi đó ĐH Khoa học là một đơn vị cần phải tiên phong trong áp dụng khoa học công nghệ vào giảng dạy, nghiên cứu và học tập, để đào tạo những lớp kỹ sư trình độ cao, cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho nền kinh tế của địa phương và của cả nước.

Do đó, trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập, cán bộ, giảng viên, sinh viên sẽ nhận thấy sự cần thiết phải mua sắm mới những thiết bị, máy móc hiện đại. Nhà trường cần định kỳ rà soát và tổ chức khảo sát ý kiến nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu về thiết bị dạy và học, tạo diều kiện thuận lợi để cán bộ, giảng viên và sinh viên được tiếp cận với những công nghệ, thiết bị máy móc hiện đại.

3.3.2. Quản lý quá trình khai thác và sử dụng TSC

Ngoài các văn bản pháp luật của Quốc hội, của Chính phủ và Bộ Tài chính quy định liên quan đến TSC, Hiệu trưởng Trường ĐH Khoa học đã ban hành Quyết định số 50/QĐ-ĐHKH ngày 08/02/2012 Về việc ban hành quy định quản lý, sử dụng tài sản trong Trường ĐH Khoa học.

Theo đó trong quá trình khai thác và sử dụng TSC, các đối tượng bao gồm cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường cần tuân thủ chặt chẽ những quy định về TSC. Cụ thể:

- Đối với TSCĐ, cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường được giao sử dụng tài sản phải có trách nhiệm quản lý và bảo quản tài sản được giao; khi phát hiện nguyên nhân có thể làm hư hỏng tài sản thì chủ động báo với đơn vị hoặc các phòng chức năng

có liên quan để có biện pháp xử lý ngay, hạn chế thấp nhất sự thiệt hại của tài sản.

Những cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản của đơn vị phải nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ, nội quy đã được quy định; hết sức giữ gìn không để tài sản bị hư hỏng, mất mát; phải sử dụng hiệu quả và kịp thời phát hiện những nguyên nhân có thể gây hư hỏng tài sản; tiến hành các biện pháp cần thiết để duy trì sự hoạt động của tài sản ở mức tốt nhất. Mỗi đơn vị quản lý sử dụng: Phòng, Trung tâm, Khoa, Bộ môn trực thuộc Trường đều được cấp một quyển sổ theo dõi TSCĐ theo mẫu thống nhất chung cho toàn trường (mẫu sổ do Phòng Quản trị - Phục vụ phát hành). Số liệu trong sổ theo dõi TSCĐ của đơn vị sử dụng và số liệu trong sổ sách của bộ phận quản lý tài sản Nhà trường phải thống nhất với nhau. Phòng Quản trị - Phục vụ chịu trách nhiệm tổ chức công tác kiểm kê tài sản hàng năm hoặc bất thường (do bàn giao, chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê theo chủ trương của Nhà nước); phát hành mẫu biểu, sổ sách và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Đồng thời, phòng Quản trị - Phục vụ phải báo cáo kết quả kiểm kê và biện pháp xử lý trình Ban Giám hiệu quyết định.

- Đối với CCDC, công tác quản lý tương tự như quản lý TSCĐ. Quá trình sử dụng vẫn được theo dõi chặt chẽ từ lúc bàn giao CCDC cho các đơn vị cho đến khi báo hỏng. Mỗi đơn vị đều được cấp một quyển sổ theo dõi CCDC theo mẫu thống nhất chung cho toàn trường (mẫu sổ căn cứ theo quy định trong chế độ kế toán cho Bộ Tài chính ban hành). Số liệu trong sổ theo dõi CCDC của đơn vị sử dụng và số liệu trong sổ sách của bộ phận quản lý tài sản Nhà trường phải thống nhất với nhau.

Ngoài việc kiểm kê TSCĐ theo định kỳ hàng năm, đơn vị cũng phải kiểm kê CCDC để báo cáo và đề nghị Ban Giám hiệu cho phép thanh lý những CCDC không còn sử dụng được.

Thực trạng bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm TSC tại ĐH Khoa học trong giai đoạn 2017 – 2019 được cụ thể trong bảng

Đối với mua sắm CCDC, sau khi dự trù vật tư của tháng được Hiệu trưởng phê duyệt, Phòng Quản trị - Phục vụ kết hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính tiến hành các thủ tục mua sắm trang bị cho các đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước.

Đối với mua sắm TSCĐ, căn cứ vào kế hoạch sử dụng ngân sách và kế hoạch

đấu thầu mua sắm tài sản năm được Bộ phê duyệt; căn cứ vào Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14 ngày 21/06/2017, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013; Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ;

Thông tư số 58/2016/TT-BTC ngày 29/3/2016 của Bộ Tài Chính; Các văn bản hướng dẫn hiện hành…, Phòng Quản trị - Phục vụ lập tờ trình xin Hiệu trưởng tổ chức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu... các gói thầu mua sắm tài sản cho các đơn vị.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu trang bị có tính cấp bách, đột xuất (ngoài kế hoạch năm), đơn vị lập phiếu đề nghị kèm theo bảng thuyết minh cụ thể gửi phòng Quản trị - Phục vụ trình Hiệu trưởng xem xét quyết định.

Căn cứ nội dung phê duyệt kết quả xét chọn Nhà cung cấp, Hội đồng mua sắm tài sản trường sẽ chính thức “Thông báo kết quả xét chọn nhà cung cấp” đến các nhà thầu tham gia dự thầu và Phòng QTVT phối hợp cùng các đơn vị có liên quan tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu.

Phòng Quản trị - Phục vụ, Phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ phối hợp đơn vị sử dụng tiến hành giao nhận, nghiệm thu hàng hóa theo nội dung hợp đồng đã được ký kết với nhà cung cấp.

Thủ tục thanh quyết toán Hợp đồng, bao gồm:

+ Hợp đồng kinh tế;

+ Biên bản thương thảo và hoàn thiện hợp đồng;

+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

+ Biên bản nghiệm thu;

+ Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán; Hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành; Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán (Phụ lục 3a – Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016).

+ Bảng thông báo tỷ giá hối đoái (Nếu giá trị hợp đồng bằng ngoại tệ khác VND);

+ Biên bản thanh lý hợp đồng;

+ Văn bản phê duyệt kế hoạch sử dụng ngân sách và kế hoạch đấu thầu mua sắm tài sản của cấp có thẩm quyền (Bộ).

+ Văn bản chấp thuận kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền (Bộ).

+ Biên bản đóng thầu, biên bản mở thầu, biên bản xét thầu, báo cáo kết quả xét thầu và các văn bản khác có liên quan (nếu là hình thức chào hàng cạnh tranh, đấu thầu);

Bảng 3.6. Thực trạng bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm tài sản công tại Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên giai đoạn 2017 – 2019

Stt Nội dung

Đơn vị tính

2017 2018 2019

So sánh

2018/2017 2019/2018

1 Phí sửa chữa,

bảo dưỡng đồng 18.250.000 19.472.000 21.936.000 1.222.000 2.464.000 2 Mua sắm

mới đồng 92.648.000 115.528.030 336.435.466 22.880.030 220.907.436 (Nguồn: Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên) Trong giai đoạn 2017 – 2019, hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ và CCDC được Phòng Quản trị - Phục vụ tiến hành định kỳ và rất kịp thời, sát sao.

Những đơn vị có đơn đăng ký bảo dưỡng định kỳ và giấy đề xuất sửa chữa đều được Phòng xử lý nhanh, gọn và có hiệu quả. Về chi phí bảo dưỡng sửa chữa, trung bình khoảng 18 đến 22 triệu đồng. Năm 2017 là 18.250.000 đồng, năm 2018 tăng lên 19.472.000 đồng và năm 2019 là 21.936.000 đồng. Hầu hết các TSCĐ và CCDC của ĐH Khoa học đều được sử dụng giữ gìn nên còn khá mới, ít khi xảy ra hỏng hóc. Khi có các TSCĐ và CCDC cần thay thế, mua mới, các đơn vị hoặc phòng Quản trị - Phục vụ đề xuất Ban Giám hiệu xét duyệt. Kết quả trong giai đoạn 2017 – 2019, ĐH Khoa học đã thay mới một số TSCĐ và CCDC, trị giá TSC được mua sắm mới năm 2017 là 92.648.000 đồng, năm 2018 là 115.528.030 đồng và năm 2019 là 336.435.466 đồng.