Quản lý chi thường xuyên NSNN là quá trình các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sử dụng hệ thống các biện pháp tác động vào hoạt động chi thường xuyên NSNN, đảm bảo cho các khoản chi thường xuyên được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả
Việc quản lý và điều hành đối với tất cả các cấp NSNN được thực hiện theo Luật ngân sách. Chu trình ngân sách bao gồm ba khâu nối tiếp nhau là: Lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán NSNN. Theo đó cơ chế quản lý chi là một quy trình thống nhất bao gồm từ khâu lập dự toán đến khâu thẩm định, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách. Hoạt động quản lý chi ngân sách nói chung và địa phương nói riêng cũng không nằm ngoài phương thức quản lý thông qua chu trình ngân sách đó.
1.2.1. Quản l lập ự toán chi thường u ên ngân sách cấp
Dự toán NS xã hàng năm được xây dựng dựa trên các căn cứ sau:
- Các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng và trật tự an toàn xã hội của xã thể hiện trong kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội xã.
- Chính sách, chế độ thu NSNN, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi của
NS xã và tỷ lệ phân chia nguồn thu do HĐND tỉnh quy định.
- Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NS hiện hành như: chế độ tiền lương cán bộ công chức xã, chi cho hoạt động của các ban ngành đoàn thể…
- Số kiểm tra về dự toán NS xã do UBND huyện thông báo.
- Tình hình thực hiện dự toán NS xã năm trước và một số năm liền kề, ước thực hiện NS năm hiện hành.
- Dự báo những xu hướng và vấn đề có tác động đến NS xã năm kế hoạch.
Xây dựng hệ thống định mức chi thường xuyên :
Định mức cho gồm hai loại: định mức phân bổ và định mức sử dụng ngân sách.
- Định mức phân bổ ngân sách: Đây là định mức mang tính chất tổng hợp.
Loại định mức này có các hình thức biểu hiện như: định mức chi hành chính trên một biên chế; định mức chi tổng hợp cho một học sinh thuộc các cấp học; định mức cho một giường bệnh; định mức chi cho sự nghiệp văn hóa thông tin, phát thanh truyền hình, thể dục thể thao tính trên một người dân …
Định mức này có thể ban hành hàng năm hoặc tính cho cả một thời kỳ ổn định ngân sách, có tính đến yếu tố điều chỉnh tăng hàng năm do trượt giá. Trên cơ sở tổng chi NSĐP được trung ương giao và định mức phân bổ ngân sách do Thủ tướng Chính phủ ban hành, địa phương phải xây dựng và ban hành các định mức phân bổ cho các ngành, các cấp, các đơn vị thụ hưởng ngân sách, phù hợp với khả năng tài chính – ngân sách và đặc thù ở địa phương. Định mức phân bổ ngân sách là căn cứ để phân bổ chính thức tổng mức kinh phí trong hệ thống các đơn vị dự toán.
Đối với ngân sách cấp xã, căn cứ dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ dự toán chi ngân sách cấp xã được HĐND quyết định, UBND cấp xã thực hiện phân bổ dự toán chi thường xuyên chi tiết đến loại, khoản của Mục lục ngân sách Nhà nước theo quy định và sau đó gửi tới kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch
Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bản dự toán do Uỷ ban nhân dân cấp xã gửi đến, kiểm tra thời gian lập đã đúng theo quy định hay chưa?
Sau khi thực hiện bước trên, KBNN tiến hành kiểm tra, so sánh, đối chiếu các khoản chi trong dự toán phải đảm bảo đúng nội dung NSNN đã được duyệt, đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định, đúng nội dung
chương, loại, khoản mục, mã nguồn NSNN. Nếu chưa đúng KBNN sẽ trả lại và yêu cầu UBND cấp xã lập lại dự toán đúng theo quy định. Nếu dự toán được lập đã đúng thì KBNN tiến hành nhập dữ liệu vào vào chương trình Tabmis theo từng chương, loại, khoản mục.
Căn cứ vào dự toán đã được nhập sẽ là cơ sở để KBNN tiến hành quá trình quản lý chấp hành chi thường xuyên.
Để đánh giá được công việc quản lý chi thường xuyên đảm bảo đúng theo quy định, cán bộ KBNN nhập dự toán phải sát sao và đối chiếu cẩn thận giữa dự toán được lập với quyết định giao chỉ tiêu dự toán NSNN của cơ quan cấp trên cho UBND cấp xã. Đồng thời có các biện pháp nhắc nhở hoặc gửi công văn yêu cầu điều chỉnh dự toán chính xác.
1.2.2. Quản l chấp hành chi thường u ên ngân sách cấp
Quản lý NSNN là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong kế hoạch ngân sách năm trở thành hiện thực. Do đó, góp phần thực hiện các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của xã. Qua việc quản lý chi thường xuyên ngân sách sẽ bảo đảm kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức về kinh tế - tài chính của Nhà nước, đánh giá sự phù hợp giữa chính sách với thực tiễn.
Kho bạc Nhà nước tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách xã phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN.
Đơn vị sử dụng NSNN gửi Kho bạc Nhà nước toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan để kiểm tra theo đúng quy định hiện hành. Nội dung quản lý chi thường xuyên ngân sách xã của KBNN bao gồm:
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên ngân sách xã gồm kiểm tra chặt chẽ đối chiếu mẫu dấu, mẫu chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán đơn vị sử dụng ngân sách trên chứng từ với Giấy đăng ký sử dụng tài khoản, mẫu dấu, mẫu chữ ký mở tại KBNN;
- Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ KBNN tiến hành kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
+ Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi.
Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách, đồng thời là chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi đơn vị sử dụng ngân sách giao dịch.
Ngoài những nội dung trên, trong quá trình quản lý chi thường xuyên ngân sách cấp xã qua KBNN cần thực hiện một số yêu cầu như: Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí thường xuyên NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về định mức trang bị, hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp.
Việc thanh toán các khoản chi NSNN tại KBNN thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa dịch vụ; trường hợp chưa thực hiện được việc thanh toán trực tiếp KBNN thực hiện thanh toán qua đơn vị sử dụng NSNN.
1.2.3. Quản l qu ết toán chi thường u ên ngân sách cấp
Là quá trình tổng kết việc thực hiện dự toán ngân sách năm. Nội dung của khâu này là việc quản lý tính chính xác các Báo cáo tài chính năm của các đơn vị sử dụng NSNN. Rà soát lại các số liệu tổng hợp do đơn vị gửi đến, đối chiếu với báo cáo kế toán tổng hợp của KBNN, từ đó tìm ra các sai sót của số liệu để thực hiện điều chỉnh hoặc thu hồi, hay tìm ra các thiếu sót của chế độ để có kiến nghị tới các cơ quan có thẩm quyền … Khâu này là khâu cuối cùng của một chu trình ngân sách, nó được thực hiện khi năm ngân sách kết thúc.
Nội dung quản lý quyết toán chi thường xuyên gồm:
- Kiểm tra số lượng các loại báo cáo quyết toán phải đảm bảo đầy đủ và gửi kịp thời theo thời gian đã quy định của Luật NSNN
- Số liệu trong báo cáo quyết toán phải đảm bảo chính xác, trung thực và theo đúng mục lục quy định.
- Báo cáo quyết toán năm của các đơn vị dự toán và của ngân sách các cấp phải được KBNN đồng cấp xác nhận về tổng số và chi tiết trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
Qua công tác quyết toán chi thường xuyên sẽ giúp các cơ quan quản lý phân
tích, đánh giá quá trình chấp hành ngân sách, chấp hành các định mức Nhà nước đã quy định của các đơn vị thụ hưởng ngân sách cũng như của các cấp ngân sách một cách chính xác, trung thực và khách quan; đồng thời nâng cao trách nhiệm các đơn vị trong quá trình sử dụng ngân sách; làm cơ sở cho việc xây dựng cũng như điều chỉnh các định mức phân bổ ngân sách, xây dựng dự toán ngân sách cho năm sau.