Chương II. Phân tích khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam
2.2. Khả năng ứng dụng tin học trong công tác kế toán của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và khả năng ứng dụng tin học
Cục Địa chất và khoáng sản Việt là một đơn vị Hành chính sự nghiệp do Thủ tưởng Chính phủ quyết định thành lập. Có hệ thống tổ chức từ Cục đến các đơn vị thành viên địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước. Hiện nay, tổng số cán bộ nhân viên kế toán trong toàn Ngành là 233 người trong đó trình
độ đại học - 134; cao đẳng 5; trung cấp 84 người. Về chất lượng, nhìn chung
đội ngũ kế toán tổng hợp và kế toán trưởng các đơn vị cấp 3 có chất lượng khá. Đội ngũ kế toán ở các đơn vị trực thuộc cấp 3 còn trung bình, ở một số nơi còn yếu. Các đơn vị địa chất đã qua hạch toán chế độ kế toán doanh nghiệp từ những năm 1970 đến năm 1999. Từ năm tháng 7/2000 đến tháng 12/2005 áp dụng “Chế độ kế toán sự nghiệp Địa chất” theo Quyết định số 44//2000/QĐ-BCN ngày 14/7/2000 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. Từ tháng 1/2005 đến tháng 3/2006 thực hiện theo thông tư 121/2002/TT-BTC và công văn số 14893-TC/CĐKT ngày 17/12/ 2004 của Bộ Tài chính. Từ tháng 4/2006
đến nay thực hiện theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, Công văn số 14893- TC/CĐKT của Bộ Tài chính về việc bổ sung chế độ kế toán sự nghiệp có thu
Địa chất, và công văn số 2843/BTNMT-KHTC về việc bổ sung chế độ kế toán chuyên Ngành Địa chất.
Phòng kế hoạch tài chính đảm nhiệm công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại Cục, vừa thực hiện quản lý công tác kế toán thống kê tài chính tại các đơn vị thành viên.
Tại các đơn vị thành viên, công tác kế toán được bố trí trong phòng kế toán thống kế đặt tại đơn vị. Số lượng thành viên ở từng đơn vị tuỳ thuộc quy mô, địa bàn và nhiệm vụ được Cục giao, có nhiệm vụ thực hiện các công việc về kế toán thống kê tài chính của đơn vị mình. Các Liên đoàn, Trung tâm, Chi cục Khoáng sản đặt tại các tỉnh được Nhà nước giao vốn và hạch toán độc lập.
Tuỳ thuộc yêu cầu quản lý và qui mô hoạt động mà các các đơn vị tổ chức công tác kế toán tập trung hay phân tán.
Về công tác quản lý tài chính được quy định như sau (đối với khối hạch toán phụ thuộc):
Liên đoàn hạch toán tập trung vốn, doanh thu, chi phí, xác định lợi nhuận, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, trích lập các quỹ. Được sử dụng vốn và các quỹ của mình để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Được quyền thay đổi cơ cấu vốn, tài sản phục vụ nhu cầu kinh doanh, phục vụ. Điều hoà vốn Nhà nước giữa các Đoàn trực thuộc. Được quyền sử dụng vốn, tài sản hình thành bằng nguồn vốn tự có của mình để đầu tư Liên doanh liên kết. Được quyền huy động vốn dưới mọi hình thức theo quy định của pháp luật. Liên đoàn hạch toán tập trung doanh thu của các Đoàn để xác định lợi nhuận của toàn đơn vị.
Các Đoàn được Liên đoàn Trưởng giao quản lý tài sản, vốn phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ. Được chủ động bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận sau thuế của Đoàn. Được sử dụng vốn và các quỹ của
Đoàn để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Thực hiện đúng chế độ khấu hao TSCĐ theo quy định của nhà nước. Toàn bộ khấu hao TSCĐ đơn vị nộp về Liên đoàn. Quản lý doanh thu, chi phí và xác định lợi nhuận nội bộ.
Mọi quan hệ tín dụng giữa Liên đoàn và các đối tác bên ngoài do Liên
đoàn thực hiện, quản lý và phải tuân theo quy định của Bộ tài chính. Liên
đoàn có trách nhiệm xây dựng, trình, đăng ký kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính của mình với cấp có thẩm quyền. có trách nhiệm nộp các khoản thuế và các khoản nộp khác và sử dụng lãi sau thuế theo quy định của pháp luật hiện hành.
Liên đoàn phải thực hiện nghiêm chỉnh Luật kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính của Ngành đã được Bộ Tài chính chấp thuận.
Chịu sự kiểm tra, giám sát về tài chính và các hoạt động kinh doanh khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Tuy các đơn vị trong Ngành Địa chất quy mô hoạt động không lớn, mỗi năm Ngân sách Nhà nước cấp cho toàn Ngành khoảng 150 tỷ đồng còn lại các
đơn vị trong ngành phải tự ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác với doanh thu trung bình hàng năn khoảng 250 tỷ đồng. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong Ngành thực chất như một doanh nghiệp. Do vậy, trong công tác kế toán vừa phải đảm bảo các báo cáo tài chính của đơn vị sự nghiệp vừa phải tổng hợp theo các mẫu biểu mang tính chất đặc thù của Ngành , vừa phải cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị làm cho công tác kế toán rất khó khăn và phức tạp.
Trên thị trường hiện nay chưa có một chương trình kế toán nào phù hợp với Chế độ kế toán đặc thù của Ngành. Nếu sử dụng Phần mềm kế toán đã sẵn có trên thị trường thì chỉ áp dụng được một sổ kế toán (sổ quĩ, sổ ngân hàng, sổ cái, bảng cân đối phát sinh), các báo cáo kế toán không phù hợp. Để xây dựng một Phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của Ngành về kế toán tài chính, kế toán quản trị cung cấp cho 17 Liên đoàn và 66 Đoàn phụ thuộc chi phí lên tới 800 triệu đồng (Theo dự toán của công ty Misa). Do không có kinh phí nên các đơn vị trong Cục Địa chất khó có khả năng thực hiện tin học hóa công tác kế toán.
Nhu cầu về thông tin kế toán của các đơn vị trong Ngành Địa chất cũng giống như nhu cầu thông tin kế toán của các doanh nghiệp thông tin kế toán mang tính chất bắt buộc theo quy định, bao gồm: các loại sổ, báo cáo tài chính và báo cáo thuế cung cấp cho cơ quan chức năng, phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán theo chế độ kế toán quy định. Những thông tin kế toán
quản trị, thông tin phân tích hoạt động tài chính, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp .
Theo chế độ kế toán hiện hành, cho dù đơn vị có qui mô lớn hay nhỏ thì
công tác kế toán vẫn phải thực hiện đầy đủ các phần hành như nhau, có nghĩa là phải thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán của một đơn vị hoạt động độc lập.
Các đơn vị trong ngành Địa chất thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi cả nước, tổ chức phân tán nhỏ lẻ thường đóng quân tại vùng núi cao cách xa thành phố, thị xã giao thông đi lại khó khăn. Nếu công việc kế toán không có phần mền trợ giúp thì công tác kế toán gặp rất nhiều khó khăn. Hơn nữa, nhân viên kế toán ở các Đoàn địa chất rất ít người có đủ trình độ tin học để tự thiết kế một phần mềm phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị mình.
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kinh tế tài chính, Cục trưởng Cục Địa chất và khoáng sản Việt Nam ra Quyết định số 409/QĐ/ĐCKS-KH ngày 15/11/200 giao cho Liên đoàn Trắc địa Địa hình “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý điều tra địa chất, điều tra khoáng sản và hoạt động khoáng sản”, nhiệm vụ trong năm 2000 là “Lập và trình duyệt đề án nối mạng tin học; Xây dựng và chuyển giao Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp
Địa chất; Quản lý hồ sơ cán bộ” chương trình do Vũ Văn Thắng làm chủ biên và trực tiếp lập trình. Phần mềm đã được triển khai sử dụng cho 17 Liên đoàn và 66 Đoàn phụ thuộc sử dụng. Phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, cung cấp những thông tin kinh tế kịp thời giúp cho lãnh đạo chỉ
đạo sản xuất kinh doanh.
Từ đó đến nay đã trải qua hai lần thay đổi chế độ kế toán. Do vậy, Phần mềm kế toán không còn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Để đáp ứng yêu cầu cấp thiết phục vụ cho nhu cầu tin học hoá công tác kế toán trong Ngành Địa chất, Em đã lập trình phầm mềm kế toán mới theo Thông tư
121/2002/TT-BTC Phần mềm đã được triển khai ứng dụng cho tất cả các đơn
vị trong Ngành Địa chất. Ngày 30/3/2006 Bộ tài chính ra Quyết định 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Bằng kiến thức đã được trang bị tại trường, Em đã hoàn thiện Phần mềm kế toán đáp ứng yêu cầu tin học hoá công tác kế toán trong Ngành. Phần mềm kế toán được viết bằng ngôn ngữ Visual FoxPro với những tính năng mềm dẻo hơn, thuận tiện hơn cho người dùng. Phần mềm được kế thừa tính ưu việt của các phần mền hiện đang lưu hành trên thị trường, đồng thời khắc phục, ngăn ngừa những lỗi có thể xẩy ra trong quá trình sử dụng.